Dr sc Arian Rajh nasl izv prof Highflott

Dr. sc. Arian Rajh, nasl. izv. prof. Highflott d. o. o. AMMA MODEL ZRELOSTI: Procjene zrelosti procesa s gradivom u pismohranama i arhivima 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod

7. 3. 2021. Sadržaj 1. Što su modeli zrelosti? 2. Kako se rade modeli zrelosti? 3. Za što u arhivistici mogu poslužiti modeli zrelosti? 4. AMMA model zrelosti 5. Daljnje istraživanje i izrada alata 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 2

Što su modeli zrelosti? Zrelost • stupanj razvoja, dostignuće organizacije, kvaliteta, kapacitet • zamišljen, planiran, anticipiran, poželjan… Modeli zrelosti • alati koji služe za procjenu zrelosti 7. 3. 2021. 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 3

Kako se rade modeli zrelosti? norme - okvir • • • ISO/IEC 33001: 2015, ISO/IEC 33002: 2015, ISO/IEC 33003: 2015, ISO/IEC 33004: 2015, ISO/IEC TS 33030: 2017, ISO/IEC 15504 -4: 2004, ISO/IEC 15504 -5: 2012, ISO/IEC 15504 -6: 2013, odn. ISO/IEC AWI TS 33060, ISO/IEC TS 15504 -8: 2012 ISO/IEC TS 15504 -10: 2011 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 3/7/2021 4

Kako se rade modeli zrelosti • Metodologije iz literature • De Bruin i sur. (2005); Becker, Knackstedt i Pöppelbuß (2009) • elaboracija faza razvoja • Pöppelbuß i Röglinger (2011) • osnovna, opisna i propisivačka načela razvoja modela • Frick, Küttner i Schubert (2013) • elaboracija pitanja procjena • Fraser, Moultrie i Gregory (2002) • razvoj pojedinih komponenata 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 8. 3. 2021. 5

Kako se rade modeli zrelosti • komponente • razine zrelosti – obično 5, od 4 -6 • od nezrelosti/početne zrelosti do visoke zrelosti • kriteriji ili šire dimenzije • npr. grupe procesa • elementi ili uže dimenzije • npr. pojedini procesi 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 8. 3. 2021. 6

Za što u arhivistici mogu poslužiti modeli zrelosti? • procjene • kvalitete rješenja pojedinih problema • primjer • DPCMM (Charles Dollar i Lori Ashley) • State Electronic Record Initiative projekt, Co. SA (SAD) • Digital OK alat, ICA MAST alat • A 2 MIGO (E-ARK) • nedostaje • mogućnost procjene prakse s ukupnim gradivom i procjene svih glavnih procesa s gradivom u ustanovama 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 8. 3. 2021. 7

AMMA model zrelosti (Archives Management Maturity Assessment) • modeli zrelosti su česti u drugim i u srodnom području • Katuu (2016, 2018) • razne primjene modela zrelosti u području upravljanja zapisima i sadržajima • arhivi i stvaratelji nisu imali model koji bi obuhvatio njihovu ukupnu praksu 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 8. 3. 2021. 8

AMMA model zrelosti (Archives Management Maturity Assessment) • dizajn modela – što je učinjeno? • određene su razine • određeni su kriteriji: 1. obrada gradiva 2. očuvanje 3. korištenje 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 8. 3. 2021. 9

AMMA model zrelosti (Archives Management Maturity Assessment) • unutar kriterija definirani elementi 1. obrada 1. zahvaćanje, prihvat i/ili stjecanje 2. organizacija i sređivanje 3. evidencija i/ili opis i formatiranje 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 2. očuvanje 2. podizanje svijesti i edukacija 3. proaktivno očuvanje 4. prijenos u drugu okolinu 3. korištenje 1. pretraživanje 2. diseminacija i korištenje 3. dostupne usluge 8. 3. 2021. 10

AMMA model zrelosti (Archives Management Maturity Assessment) • razine zrelosti AMMA modela 1. 2. 3. 4. 5. osnovna – nedokumentirani procesi definirana – ciljane karakteristike se postižu upravljana – predvidljivi rezultati napredna – metrika procesa optimizirajuća – kontinuirana poboljšanja 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod • za napredak sa svake razine na njoj višu razinu određene su mjere poboljšanja 8. 3. 2021. 11

AMMA model zrelosti (Archives Management Maturity Assessment) • dizajn instrumenta procjene zrelosti • • pet svojstava (stanja) po elementu prva tri svojstva odnose se na razine 1 -3 4. i 5. svojstvo odnose se na 4. i 5. razinu ocjene 0 – nedostignuto stanje (svojstvo) 1 – djelomično postignuto stanje 3 – pretežno postignuto stanje 5 – potpuno postignuto stanje 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 8. 3. 2021. 12

AMMA model zrelosti (Archives Management Maturity Assessment) • dizajn upitnika • svojstva se propituju (model sadrži pitanja) • npr. u elementu Prijenos u drugu okolinu: 1. 2. 3. 4. 5. Jesu li pripreme za prijenos, predaju ili pobiranje gradiva usklađene sa zakonodavstvom i/ili s globalnim normama za to područje? Jesu li objekti koji se prenose, predaju ili pobiru, ili njihovi lokatori i identifikatori, formalno definirani? Podržava li proces prijenosa, predaje ili pobiranja obavezne ili odabrane norme i/ili strukture i može li se to dokazati validacijom? Je li proces validacije automatiziran? Jesu li rizici vezani uz prijenos, predaju ili pobiranje identificirani i postoje li mjere za smanjenje ili uklanjanje rizika? 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 8. 3. 2021. 13

8. 3. 2021. AMMA model zrelosti Kriteriji: Obrada Očuvanje Korištenje Elementi: Zahvaćanje, prihvat i/ili stjecanje Podizanje svijesti i edukacija Pretraživanje Organizacija i sređivanje Proaktivno očuvanje Diseminacija i korištenje Evidencija i/ili opis i formatiranje Prijenos u drugu okolinu Dostupne usluge Razina zrelosti 5 4 3 2 Rajh, A. Problem-Oriented Assessments in Archives Management and an Extensive Archival Maturity Model Design. U: Diverse Applications and Transferability of Maturity Models, Katuu, S. (ur. ). Hershey, PA, SAD: IGI Global, 2018. 1 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 14

Daljnje istraživanje i izrada alata • riješene prve tri od ukupno šest faza iz De Bruin i sur. (2005. ) (određivanja opsega, dizajn, popunjavanje podataka, testiranje, implementacija, održavanje) • posljednja odrađena faza bila je faza popunjavanja podataka, u kojoj se odredio instrument procjenjivanja i pitanja za procjenu zrelosti 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 8. 3. 2021. 15

Daljnje istraživanje i izrada alata • prijedlozi 1. HAD kao ciljna zajednica za testiranje modela? 2. izrada računalno podržanog oblika upitnika (Sekcija za e-gradivo i Studentska sekcija)? 3. povratne informacije (revizija modela, npr. pitanja) 4. korištenje modela – besplatno nekomercijalno korištenje za samoprocjene zrelosti 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 8. 3. 2021. 16

Literatura Popis literature i prvi dizajn modela u: Rajh, A. Problem-Oriented Assessments in Archives Management and an Extensive Archival Maturity Model Design. U: Diverse Applications and Transferability of Maturity Models, Katuu, S. (ur. ). Hershey, PA, SAD: IGI Global, 2018. + rad s ovih Savjetovanja… 8. 3. 2021. 51. savjetovanje hrvatskih arhivista, Slavonski Brod 17