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Déploiement des salles de pilotage au CISSS de Laval Présenté par : Mireille Camilien : Directrice adjointe par intérim, DQÉPE, CISSS de Laval Mohsen Vaez : Adjoint au DST, CISSS de Laval 12 avril 2017
Contenu de la présentation § § § § Présentation du contexte Identification des préoccupations de gestion Gestion de la performance globale via les salles de pilotages Présentation de la conception d’une salle de pilotage Les éléments pour faciliter l’animation de la salle de pilotage Le modèle privilégié à Laval Les impacts sur l’organisation
L’élément déclencheur
La cohérence organisationnelle
Le contexte § § Depuis l’entrée en vigueur de la loi 10, le CISSS de Laval s’affaire à identifier et à développer une vue globale des processus clinico-administratifs ainsi que des continuums de soins et services fragilisés par les impacts reliés à la transformation. Une démarche de soutien à la transformation a été développée puis mise en œuvre pour permettre de : o dresser un état de situation en regard des différents processus administratifs et cliniques; o élaborer le portefeuille de priorités organisationnelles; o mettre en place les salles de pilotage et tableaux de bord opérationnels via les stations visuelles.
Le contexte – les préoccupations de gestion… Élaboration PDI Entretienprévention Coût unitaire Priorités Organisationnelles Avancement des projets Performance/ efficience Plan d’action MSSS Le gestionnaire Défi technologique Assurance salaire Expertise
Quelles sont vos préoccupations de gestion? Directions Préoccupations de gestion Sécurité Accessibilité des systèmes Disponibilité des systèmes DRI Satisfaction de la clientèle Retour sur l’investissement (lien - investissements et résultats observés) DST DL Utilisation des infrastructures Gestion des enveloppes budgétaires Qualité et sécurité pour les usagers et les employé(e)s Direction de soutien Communication et arrimages avec la DRI et les services cliniques Retenir le personnel des titres d’emploi mieux rémunérés à l’extérieur du réseau Coût des repas Les corrections aux courroies d'assemblage Le renouvellement à terme des contrats Les factures payées sans bon de commande L'intensité des déplacements en fonction des heures travaillées Directions Préoccupations de gestion Accessibilité des services et listes d’attente Les usagers NSA hospitalisés DPSAPA Équité dans la prestation de services Grands consommateurs de services (particulièrement pour les petits profils) Le roulement du personnel Direction clinique
Identification volontaire! La réponse à la gestion des préoccupations § L’obligation ministérielle de s’engager dans le renforcement de la culture de la mesure par le déploiement de salles de pilotage et stations visuelles. § L’objectif de ces salles est d’augmenter la contribution des différents acteurs de l'établissement à l’amélioration de la performance organisationnelle afin de répondre aux besoins des clients ainsi que d’harmoniser la gestion de la performance.
La gestion de la performance globale § Une salle de pilotage est un espace réservé, où se rencontrent les membres d’une direction pour faire le point et identifier les opportunités qui serviront à améliorer leur performance. Elle permet, entre autres, de : Ø assurer transparence et cohérence dans le processus décisionnel; Ø pousser la recherche de la performance en mettant l’accent sur les services aux usagers/ clients internes; Ø supporter la prise de décisions sur la base de données pertinentes, de qualité et disponibles à temps; Ø faire des liens entre les efforts consentis et les résultats obtenus.
Grâce aux principes intégrés de cascade et d’escalade dans les salles de pilotage, la performance opérationnelle est ainsi liée à la performance d’une direction et contribue par conséquent à la performance générale de l’organisation.
La conception
Les 4 dimensions d’une salle de pilotage 1 • Matrice en X • Objectifs stratégiques • Indicateurs de la planification stratégique 2 4 § Un modèle qui a fait ses preuves! • Portefeuille de projets • Suivi des livrables et échéanciers de projets • Opportunités d’amélioration • Enjeux opérationnels et pistes de solutions • Bons coups § Un changement de culture bénéfique pour une organisation en pleine transformation § Une occasion qui nous permet de prendre le temps de s’améliorer, ensemble ! 3 • Indicateurs en lien avec dimension 3 de la salle stratégique • Indicateurs/préoccupations de gestion
Dimension 1 : Planification stratégique (matrice en X)
Dimension 2 : Élaboration
Salle tactique - Dimension 2
Salle tactique - Dimension 2 Exercice de la charge et de la capacité
Dimension 3 : Vérification
Dimension 3 : Vérification
Dimension 3 : TS 01 -ASAL 01 -PCI 01
Dimension 4 : Ajustement Mode résolution de problème § Identification de la problématique: obstacle rencontrée § Situation actuelle § Situation désirée § Analyse des écarts EXPÉRIMENTATION
L’animation
Le modèle
Démarche pour le déploiement des salles de pilotage et des stations visuelles
Le but poursuivi § § Améliorer de façon quotidienne et continue la qualité et la pertinence des services donnés aux clients afin que ces derniers puissent remplir leur mission. Pourquoi l’adoption d’un tel système? «Tout ce qui est mesuré et observé s’améliore» - Bob Parson, président de Go. Daddy Ø La mobilisation : Se réunir, partager et avancer ensemble. mobilisation Ø La prévoyance : Anticiper les résultats, prévenir le risque et minimiser les impacts. Prendre des décisions et prévoyance alignements basés sur des faits. Ø L’amélioration continue : Défier le statu quo, affronter le changement pour améliorer l’efficience amélioration continue organisationnelle.
Les impacts sur l’organisation Bénéfices et acquis § L’amélioration de la cohésion organisationnel § Une volonté de poursuivre et de ne pas revenir en arrière § Amélioration des indicateurs transversaux (agrégés) § Une solidarité entre les directions § Une meilleure prise en charge des portefeuilles de projet par direction Difficultés rencontrées § Un effet « top down » prononcé si pas déployé jusqu’au bout § Un changement organisationnel trop rapide § Difficulté d’appropriation (surtout pour les directions de soutien) § Une méthodologie encore en expérimentation en santé § Révision de la stratégie de gestion et de l’exploitation des données. § Des équipes essoufflées
Questions Référence: Cadre de référence des salles de pilotage stratégiques et tactiques, MSSS novembre 2015
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