Dowiadczenia IZ RPO WP w zakresie kontroli realizacji

Doświadczenia IZ RPO WP w zakresie kontroli realizacji projektów Gdańsk, 19 luty 2020 r. Projekt współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Doświadczenia IZ RPO WP w zakresie kontroli IZ RPO WP prowadzi następujące kontrole prawidłowości realizacji Projektów: • weryfikacja „ex-ante" dokumentacji udzielanych zamówień, przeprowadzana w siedzibie Instytucji Zarządzającej na podstawie dokumentów przekazanych przez beneficjenta. W projektach dofinansowanych z EFS beneficjent przekazuje dokumenty na wezwanie Instytucji Zarządzającej;

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Doświadczenia IZ RPO WP w zakresie kontroli • weryfikacje wydatków - polegające na sprawdzeniu dostarczenia towarów i usług (w tym wykonania robót budowlanych) współfinansowanych w ramach projektów, faktycznego poniesienia wydatków oraz ich zgodności z RPO WP 2014 -2020 oraz zasadami unijnymi i krajowymi, w tym: - weryfikacje wniosków beneficjenta o płatność, - kontrole w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta, w tym w formie wizyt monitoringowych, - kontrole krzyżowe służące zapewnieniu, że wydatki ponoszone w projektach nie są podwójnie finansowane w ramach różnych projektów/programów;

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Doświadczenia IZ RPO WP w zakresie kontroli • kontrole na zakończenie realizacji projektu - służące sprawdzeniu kompletności dokumentów potwierdzających właściwą ścieżkę audytu w odniesieniu do zrealizowanego projektu, przeprowadzane przed akceptacją wniosku o płatność końcową; • kontrole trwałości projektu.

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Doświadczenia IZ RPO WP w zakresie kontroli Kontrole prowadzone są w następujących trybach: • planowym – zgodnie z Rocznym Planem Kontroli ustalonym przez IZ oraz • doraźnym – w wyniku m. in. podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w Projekcie np. zgłoszonego przez opiekuna lub Uczestników Projektu

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrole w miejscu realizacji projektu Co najmniej 5 dni przed rozpoczęciem kontroli planowej w siedzibie Beneficjent otrzymuje zawiadomienie wraz z wykazem dokumentów poddawanych kontroli. Kontrole trwają zazwyczaj od 2 do 4 dni w zależności od wartości oraz stopnia zaawansowania Projektu. Wizyty monitoringowe planowane są co do zasady na podstawie harmonogramów wsparcia umieszczanych przez beneficjentów w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych RPO WP w zakładce „Wsparcie”. W przypadku braku aktualnych informacji dotyczących udzielanego wsparcia uniemożliwiających przeprowadzenie wizyty IZ może zastosować Taryfikator kosztów pośrednich (obowiązujący od 01 stycznia 2020 r. ).

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola rozliczeń finansowych Metodologia doboru próby dokumentów finansowych: • W celu wyłonienia próby dokumentów stosujemy metodykę doboru losowego oraz osądu eksperckiego z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego, • Bazę do oszacowania wielkości próby stanowią wnioski Beneficjenta o płatność złożone za pośrednictwem SL 2014, • Dobór próby dokonywany jest na podstawie pozycji dowodów księgowych ujętych we wnioskach o płatność, • Populację podlegającą badaniu stanowi suma pozycji dowodów księgowych z wszystkich wniosków o płatność objętych kontrolą.

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Program kontroli – rozliczenia finansowe Kontrola rozliczeń finansowych W trakcie kontroli weryfikujemy: • oryginały dokumentów księgowych, • dowody zapłaty i inne dokumenty potwierdzające fakt zakupu zamówionych towarów i usług, • jakość zakupionych towarów i dostarczanych usług (w powiązaniu z postępem rzeczowym), • czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, a płatności realizowane są z wyodrębnionego rachunku, • czy w ramach projektu nie finansuje się zwykłej działalności Beneficjenta, • czy przekazane środki nie wygenerowały przychodu,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola rozliczeń finansowych • czy nie stwierdzono podwójnego finansowania związanego z realizacją więcej niż 1 projektu w szczególności związanego z zatrudnieniem personelu oraz zakupami środków trwałych i w ramach cross-financingu, • czy wydatki nie znajdują się w katalogu wydatków niekwalifikowalnych, • czy wydatki są niezbędne dla osiągnięcia celów projektu, • czy zapewniony jest wymagany wkład własny i czy został prawidłowo udokumentowany i wniesiony zgodnie z harmonogramem realizacji Projektu, • czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowalny.

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola rozliczeń finansowych Nieprawidłowości/uchybienia: • niezgodności w zakresie wysokości rozliczanych wydatków np. zawyżenie wydatku w stosunku do ilości zrealizowanych usług bądź dostarczonych towarów, • brak potwierdzenia realizacji usług/dostarczenia towarów np. odbioru cateringu przez Uczestników Projektu, list obecności, protokołów odbioru, • zawyżanie wartości wkładu własnego np. niezgodność ze stawkami rynkowymi, niewłaściwa wycena pracy wolontariuszy,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola rozliczeń finansowych Nieprawidłowości/uchybienia: • brak zgodności pomiędzy danymi zawartymi we wnioskach o płatność a danymi wynikającymi z dokumentów księgowych, np. błędne numery księgowe lub ewidencyjne, błędne kwoty brutto dokumentów itp, • wnoszenie wkładu własnego niezgodnie z harmonogramem realizacji projektu.

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola kwalifikowalności uczestników Dobór próby dokonywany jest na podstawie danych ujętych w SL 2014, metodą losową przy wykorzystaniu arkusza kalkulacyjnego lub na podstawie osądu eksperckiego. W trakcie kontroli weryfikujemy: • Czy Beneficjent posiada dokumenty potwierdzające kwalifikowalność uczestników projektu (deklaracje uczestnictwa, formularze zgłoszeniowe, oświadczenia bądź zaświadczenia), • Czy Beneficjent potwierdził kwalifikowalność uczestników przed udzieleniem im pierwszej formy wsparcia, • Czy Beneficjent prowadzi procedurę rekrutacji i przyznawania wsparcia uczestnikom projektu w sposób opisany we wniosku o dofinansowanie,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola kwalifikowalności uczestników Nieprawidłowości / uchybienia. • brak potwierdzenia kwalifikowalności uczestnika projektu przed udzieleniem pierwszej formy wsparcia, • brak dokumentów potwierdzających status uczestnika oraz spełnienie warunków grupy docelowej, • niezgodność danych uczestników zawartych w systemie SL 2014 z dokumentacją przedstawioną w trakcie kontroli.

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola prawidłowości przetwarzania danych osobowych uczestników Projektu W trakcie kontroli weryfikujemy: • Czy Uczestnicy złożyli oświadczenia dotyczące przetwarzania ich danych osobowych zgodne z załącznikami do umowy o dofinansowanie, • Czy pracownicy Beneficjenta posiadają imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, • Czy Beneficjent posiada dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych w jednostce, • Czy Beneficjent powierza przetwarzanie danych osobowych innym podmiotom, • Czy Beneficjent informuje IZ RPO o powierzeniu przetwarzania danych osobowych,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola prawidłowości przetwarzania danych osobowych uczestników Projektu Nieprawidłowości / uchybienia • brak oświadczeń uczestników Projektu dot. przetwarzania danych osobowych, • niedopełnienie obowiązku poinformowania IZ o powierzeniu przetwarzania danych osobowych innym podmiotom,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola kwalifikowalności personelu Sprawdzeniu podlega kwalifikowalność wynagrodzeń personelu merytorycznego oraz kwalifikacje personelu zarządzającego. Wybór dokumentów następuje na podstawie osądu eksperckiego w zależności od liczby personelu projektu. W trakcie kontroli weryfikujemy: • Czy Personel posiada odpowiednie kwalifikacje (dyplomy ukończenia studiów, zaświadczenia o ukończeniu kursów, świadectwa ukończenia studiów podyplomowych, zaświadczenia o uzyskaniu kwalifikacji), • Czy osoby dysponujące środkami dofinansowania nie były prawomocnie skazane za przestępstwa przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwa skarbowe,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola kwalifikowalności personelu • Czy łączne zaangażowanie zawodowe osoby wykonującej zadania we wszystkich projektach oraz poza nimi nie przekracza dopuszczalnego limitu 276 godzin, • Czy w przypadku angażowania osób stanowiących personel projektu na podstawie stosunku pracy beneficjent: posiada prawidłowo sporządzone dokumenty potwierdzające prawidłowość zatrudnienia lub oddelegowania, czy umowa obejmuje wszystkie zadania, czy prawidłowo ustalił proporcję zaangażowania, • Czy wysokość wynagrodzeń personelu odpowiada stawkom stosowanym u Beneficjenta poza projektami (regulaminy wynagrodzeń lub inne dokumenty wskazujące stawki stosowane przez Beneficjenta w ramach podstawowej działalności (pozaprojektowej), • Czy w projekcie nie są rozliczane niekwalifikowalne składniki wynagrodzeń, • Czy Beneficjent wprowadza do systemu informatycznego SL 2014 dane dotyczące angażowania personelu zgodnie z zakresem wskazanym w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków.

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola kwalifikowalności personelu Nieprawidłowości/uchybienia: • rozbieżność pomiędzy kwalifikacjami posiadanymi przez Personel Projektu, a kwalifikacjami określonymi we wniosku o dofinansowanie, • niezgodność stawek wynagrodzeń osób zatrudnionych w projekcie ze stawkami stosowanymi u Beneficjenta poza projektem, • ustalenie wymiaru czasu pracy osób zatrudnionych w ramach projektu z naruszeniem przepisów Kodeksu Pracy dotyczących norm czasu pracy, • przekroczenie dopuszczalnego limitu łącznego zaangażowania zawodowego 276 godzin miesięcznie.

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola kwalifikowalności personelu • brak dokumentów potwierdzających oddelegowanie pracownika do pełnienia zadań związanych z realizacją projektu, • brak zgodności danych zawartych w systemie SL 2014 z dokumentacją przedstawioną w trakcie kontroli, • brak oświadczeń dotyczących zaangażowania w realizację innych projektów i innych zadań, na podstawie których beneficjent oraz kontrolujący mogą potwierdzić zachowanie wymaganego limitu godzin,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola postępu rzeczowego realizacji projektu Kontroli podlega dokumentacja potwierdzająca realizację działań wskazanych przez Beneficjenta we wnioskach o płatność tj. dzienniki zajęć, listy obecności, protokoły odbioru itp. Sprawdzony jest poziom osiągniętych wskaźników produktu i rezultatu. W trakcie kontroli weryfikujemy: • Czy realizacja projektu odbywa się zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu (założenia merytoryczne, terminowość), • Czy informacje przekazywane we wnioskach o płatność w zakresie postępu rzeczowego są zgodne ze stanem faktycznym, • Czy projekt jest monitorowany zgodnie z Zasadami pomiaru wskaźników,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola postępu rzeczowego realizacji projektu • Czy zakupione w projekcie elementy infrastruktury, sprzętu oraz wyposażenia są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem, • Czy istnieje ryzyko niezrealizowania założeń merytorycznych projektu oraz nieosiągnięcia jego wskaźników, • Czy Beneficjent realizuje zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie działania z zakresu równości szans zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji.

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola postępu rzeczowego realizacji projektu Nieprawidłowości / uchybienia: • brak dokumentacji potwierdzającej realizację poszczególnych działań w projekcie, • brak zgodności danych pomiędzy skontrolowaną dokumentacją merytoryczną projektu, a danymi zawartymi we wnioskach o płatność, • brak zgodności pomiędzy danymi zawartymi we wnioskach o płatność a stanem faktycznym, w zakresie wartości osiągniętych wskaźników rezultatu bezpośredniego oraz produktu.

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia W ramach kontroli na miejscu weryfikacji podlega każde zamówienie udzielone na podstawie Pzp powyżej progów podlegających publikacji w Dzienniku Urzędowym UE. W pozostałych przypadkach weryfikacji podlega nie mniej niż jedno zamówienie wybrane z zastosowaniem metody osądu eksperckiego, co do zasady o najwyższej wartości udzielone w ramach projektu na podstawie ustawy Pzp albo zasady konkurencyjności albo ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie albo rozeznania rynku.

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia W trakcie kontroli Pzp weryfikujemy m. in. : • czy Beneficjent szacuje wartości zamówień z należytą starannością, • czy ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w odpowiedni sposób, • czy SIWZ zawiera wszystkie elementy, zgodnie z zapisami ustawy Pzp i zostało udostępnione wszystkim zainteresowanym wykonawcom, • czy prawidłowo sporządzono opis przedmiotu zamówienia (jednoznacznie i wyczerpująco, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty),

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia • czy warunki udziału w postępowaniu oraz kryteria oceny ofert zostały określone prawidłowo (przejrzyście, adekwatnie do zamówienia, przy zapewnieniu zachowania uczciwej konkurencji), • czy Beneficjent posiada prawidłowo wypełniony i kompletny protokół z postępowania, • czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty, zgodnie z kryteriami oceny ofert, • czy Beneficjent dopuścił do udziału w postępowaniu oferty, które powinny zostać odrzucone lub/i wykonawca powinien zostać wykluczony,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia • czy w przypadku zgłoszenia odwołań zostały one rozpatrzone, • czy umowa podpisana z wykonawcą została przygotowana zgodnie z warunkami określonymi w SIWZ, treścią oferty, po zakończeniu postępowania odwoławczego i na czas określony w SIWZ, • czy w przypadku niewykonania/nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia zostały zastosowane sankcje określone w umowie z wykonawcą.

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia W zakresie kontroli zasady konkurencyjności weryfikujemy m. in. : • czy Beneficjent prawidłowo określił wartość zamówienia, tj. dokonał zsumowania usług i towarów w ramach danego projektu przy uwzględnieniu 3 kryteriów, • czy Beneficjent umieścił zapytanie ofertowe w bazie konkurencyjności (https: //bazakonkurencyjnosci. funduszeeuropejskie. gov. pl/), • czy zapytanie ofertowe zawiera wszystkie wymagane elementy (np. opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału oraz opis sposobu dokonywania ich oceny, informacje o wagach punktowych, termin składania ofert, opis sposobu przyznania punktacji),

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia • czy opis przedmiotu zamówienia został prawidłowo skonstruowany i nie odnosi się do określonego wyrobu lub źródła (jednoznacznie i wyczerpująco, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty), • czy Beneficjent dokonał wyboru najkorzystniejszej spośród złożonych ofert, • czy informacja o wyniku postępowania została odpowiednio upubliczniona, • czy postępowanie zostało przeprowadzone w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia • czy Beneficjent posiada kompletny protokół potwierdzający prawidłowość wyboru wykonawcy (wykaz ofert, wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem, załączniki – złożone oferty, potwierdzenie upublicznienia zapytania, oświadczenie o braku powiązań z wykonawcami).

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia W zakresie rozeznania rynku weryfikujemy m. in. : • czy Beneficjent dokonał rozeznania rynku na wszystkie towary i usługi w związku z realizacją projektu, których wartość przekracza 20 tys. zł netto, • czy w ramach procedury rozeznania rynku Beneficjent dokonał analizy cenników potencjalnych wykonawców zamówienia, • czy Beneficjent udokumentował rozeznanie rynku (analizowane cenniki, ewentualne inne dokumenty np. upublicznione zapytania o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia).

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia Nieprawidłowości / uchybienia: 1. Szacowanie wartości zamówienia dokonywane z nienależytą starannością. • brak dokumentacji potwierdzającej szacowanie zamówienia, • dokonywanie szacowania wartości zamówienia w kwotach brutto, • ustalenie wartości zamówienia publicznego w okresie dłuższym niż 3 m-ce przed dniem wszczęcia postępowania w zakresie usług i dostaw oraz 6 m-cy na roboty budowlane, • brak aktualizacji szacowania wartości zamówienia;

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia 2. Podział zamówienia skutkujący ominięciem przepisów ustawy lub Wytycznych. • nieprawidłowe sumowanie zamówień, powodujące zastosowanie niewłaściwego trybu (Pzp, zasady konkurencyjności, rozeznania rynku), • nieprawidłowa interpretacja przesłanek przedmiotowej, czasowej i podmiotowej skutkująca ominięciem przepisów ustawy lub Wytycznych,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia • ustalanie wartości zamówienia w odniesieniu do danego projektu w przypadku zamówień realizowanych przez Beneficjentów, będących zamawiającymi w rozumieniu Pzp, • brak sumowania tożsamych zamówień w ramach jednego podmiotu będącego Zamawiającym, • niepołączenie tożsamych zamówień ujętych w różnych pozycjach budżetu projektu;

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia 3. Błędy proceduralne i merytoryczne • błędy w protokole (braki podpisów, brak daty i miejsca zatwierdzenia protokołu, niewpisanie danych osób wchodzących w skład komisji przetargowej, gdy komisja była powołana, brak oświadczeń zamawiającego i oferenta o braku powiązań kapitałowych i osobowych w przypadku zasady konkurencyjności), • brak potwierdzenia upublicznienia zapytania ofertowego, • nieumieszczenie w opisie przedmiotu zamówienia nazw i kodów identyfikujących (CPV), • nieprawidłowości związane z wyborem najkorzystniejszej oferty (np. błędy rachunkowe), • brak upublicznienia wyniku postępowania,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia • sformułowanie warunków udziału w postępowaniu w sposób przewyższający wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia oraz ograniczający konkurencję i równe traktowanie wykonawców, np. : o określenie, iż od składających oferty oczekuje się doświadczenia współpracy z gdańskimi instytucjami i placówkami w przypadku usług psychologa, prawnika lub trenera, o wymóg, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy „Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie usługi, tj. : posiadają środki finansowe na rachunku bankowym w wysokości co najmniej 100 000, 00 złotych z przeznaczeniem na zapewnienie płynności finansowej Wykonawcy na czas realizacji całości usługi”,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia o wymóg, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy dysponują osobami zdolnymi do wykonania usługi a więc osobami legitymującymi się m. in. „c) znajomością zasad horyzontalnych i specyfiki realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych”, o warunek, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy „w okresie trzech lat przed dniem złożenia oferty, a jeżeli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy – w tym okresie, w należyty sposób zrealizowali łącznie min. 1700 godzin usług o tematyce pokrewnej z zamówieniem opisanym w niniejszej procedurze lub równoważnych” w kontekście zaplanowanych 1152 godzin szkolenia kiedy jeden cykl szkolenia obejmuje 48 godzin lekcyjnych dla grupy 12 osób, a kolejne stanowią jedynie powielenie tak zrealizowanych jednostkowych zajęć. Postawiony przez Zamawiającego warunek wprowadza wymóg posiadania doświadczenia, które kilkadziesiąt razy przekracza wymiar pojedynczego szkolenia, co w kontekście przedmiotu zamówienia jest warunkiem nadmiernym, znacznie przekraczającym minimalne poziomy zdolności do należytego wykonania rzeczowego zamówienia, którymi powinni cechować się potencjalni Wykonawcy,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 • dokonanie opisu przedmiotu zamówienia w sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący, np. : o zawarcie w opisie zapisu: Osoba zatrudniona odpowiedzialna będzie między innymi za realizację następujących zadań(…), o dokonanie opisu przedmiotu zamówienia dot. cateringu z pominięciem ilości poszczególnych produktów na osobę/grupę/dzień (np. gramatury posiłków, litrażu napojów, minimalnych wymaganych ilości innych produktów wyrażonych w jednostkach miary), o zamieszczenie w opisie przedmiotu zamówienia wymogu, że sale szkoleniowe mają być zlokalizowane „miejscu z dogodnym dojazdem środkami komunikacji zarówno prywatnej, jak i publicznej”. Zamawiający nie zdefiniował, co uważa za miejsce z dogodnym dojazdem środkami komunikacji prywatnej i publicznej (np. maksymalna odległość proponowanej sali od przystanków komunikacji publicznej, ilość linii komunikacji publicznej znajdująca się w bezpośrednio przy proponowanej sali, odległość od drogi dojazdowej w przypadku korzystania z samochodu prywatnego itp. ),

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola - zamówienia • nieuzasadnione odniesienie się do określonego wyrobu, źródła, znaków towarowych, patentów lub specyficznego pochodzenia, w opisie przedmiotu zamówienia bez określenia zakresu rozwiązań równoważnych, • niezachowanie formy pisemnej postępowania o zamówienie (braki w dokumentacji z przeprowadzonego postępowania przetargowego, zasady konkurencyjności lub rozeznania rynku).

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola – działania promocyjne Weryfikowana jest dokumentacja potwierdzająca realizację działań informacyjno-promocyjnych tj. zdjęcia, materiały promocyjne, zrzuty ekranu, kopie materiałów do prasy, informacje o organizacji spotkań (np. ogłoszenia, zaproszenia), program spotkania. W trakcie kontroli weryfikujemy: • czy prawidłowo oznaczono miejsce realizacji projektu, dokumentację, stronę internetową oraz inne materiały informacyjne wytworzone w ramach projektu, • czy prawidłowo zastosowano znaki graficzne UE, FE oraz Pomorskie na wszystkich materiałach promocyjnych i informacyjnych oraz dokumentach stosowanych podczas realizacji projektu,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola – działania promocyjne • czy Beneficjent prawidłowo informuje o realizacji projektu współfinansowanego ze środków UE w ramach EFS, Nieprawidłowości/uchybienia: • brak oznaczenia miejsca realizacji wsparcia plakatem w formacie minimum A 3, • zastosowanie logotypów o nieprawidłowej kolorystyce

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola – monitoring W trakcie kontroli weryfikujemy: • czy forma wsparcia jest zgodna z wnioskiem o dofinansowanie projektu, • czy liczba uczestników odpowiada założeniom opisanym we wniosku o dofinansowanie projektu, • czy forma wsparcia jest zgodna z harmonogramem realizacji wsparcia, udostępnianym przez beneficjenta na podstawie umowy/decyzji o dofinansowanie, • czy forma wsparcia jest zgodna z umową na realizację usługi (jeśli została zlecona),

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola – monitoring • czy pomieszczenia, w których realizowane są zadania merytoryczne oraz materiały udostępniane uczestnikom są dostosowane pod kątem potrzeb osób z niepełnosprawnościami, • czy pomieszczenia, w których realizowane są zadania merytoryczne, są oznakowane plakatami lub tablicami zawierającymi logotypy Unii Europejskiej, Funduszy Europejskich i Urzędu Marszałkowskiego Województwa Pomorskiego,

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Kontrola – monitoring • czy uczestnicy otrzymują materiały, które są oznakowane zgodnie Wytycznymi w zakresie informacji i promocji projektów dofinansowanych w ramach RPO WP na lata 2014 -2020, • czy sprzęt, wyposażenie oraz elementy infrastruktury zakupione w celu udzielenia wsparcia są dostępne w miejscu realizacji projektu i są wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem. Z każdego monitoringu sporządzany jest Protokół oględzin, do którego załącznik stanowi dokumentacja fotograficzna.

Regionalny Program Operacyjny Województwa Pomorskiego na lata 2014 -2020 Podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości W przypadku podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości w Projekcie na podstawie art. 24 ust. 3 ustawy z dnia 11 lipca 2014 roku o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014 -2020 jesteśmy zobowiązani do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, w ramach którego Beneficjent przedstawia swoje stanowisko.

Dziękujemy za uwagę.