Domaines fonctionnels de Chorus et articulation avec les

Domaines fonctionnels de Chorus et articulation avec les SI métiers Réunion plénière Jeudi 6 novembre 2008

Sommaire } Contexte } Objectifs et périmètre de Chorus } Chorus et le contrôle de gestion 2

Contexte } La démarche de pilotage de la performance publique, inhérente à la LOLF, justifie le recours aux techniques spécifiques du contrôle de gestion notamment pour : § § § La maîtrise des coûts, L’amélioration du dialogue de gestion, L’élaboration des rapports de performance et des analyses de gestion. } Il importe d’examiner dans quelle mesure Chorus répond à ces besoins. } Cette intervention présente Chorus dans son articulation avec le pilotage de la performance. 3

Sommaire } Contexte } Objectifs et périmètre de Chorus } Chorus et le contrôle de gestion 4

Objectifs et périmètre de Chorus Les objectifs Une amélioration à tous les niveaux : } Amélioration de la gestion publique § Mise en œuvre de toutes les dispositions de la LOLF § Amélioration du pilotage de la gestion publique § Renforcement de la traçabilité et de l’auditabilité des données financières de l’État § Simplification des processus financiers } Bénéfices attendus Métiers : § Harmonisation des processus et des pratiques de gestion § Automatisation de certaines tâches à faible valeur ajoutée Système d’information : § Optimisation des ressources § Rationalisation du parc applicatif § Opportunités de dématérialisation Cinq apports majeurs : Parlement Cour des comptes Contrôleurs budgétaires et comptables Gestionnaires Contrôleurs de gestion Citoyens contribuables Auditabilité Traçabilité Transparence Performance Dialogue de gestion 5

Objectifs et périmètre de Chorus Domaines fonctionnels de Chorus V 2 Élaboration et mise à disposition des ressources – SAP/FM • Référentiels budgétaires et organisationnels • Mise en place des crédits et élaboration des ressources • Contrôle du disponible • Mises en réserve, blocages de crédits, réservations de crédits • Fongibilité et réallocation de ressources • Référentiels des TF et gestion des TF • Référentiels de programmation et programmation des dépenses et recettes Recettes non fiscales SAP/SD-FM-FIAP • Engagement de tiers • Gestion des factures avec et sans engagement de tiers • Gestion des indus et factures internes • Gestion des recettes au comptant Exécution des dépenses SAP/SRM-MM-FIAP • Engagement juridique de toute nature • Procédures liées aux marchés publics : avances, retenues de garanties, avoirs • Référentiels et gestion de la structure organisationnelle • Avoirs • Dépenses hors engagement juridique • Dépenses de personnel (intégration de la PSOP et saisie HPSOP) • Réception et certification du service fait • Traitement des factures et mise en paiement • Gestion des cessions-oppositions • CHD • Pilotage des CP • Services facturiers Gestion des actifs SAP/RE-FI • Traitement des actifs immobiliers et mobiliers • Référentiels immobiliers (reprise STGPE) V 2 RE Tenue de la comptabilité SAP/FI-CO-FM • Impacts en comptabilité générale et auxiliaire • Impacts en comptabilité budgétaire • Règles de comptabilisation et gestion des devises et de la TVA • Réimputations • Gestion comptable des tiers • Traitement de fin de gestion • Référentiels, structures organisationnelles et plan de compte Domaines services communs et techniques (Référentiels, Workflow, THPS) • Gestion des tiers (fournisseurs et clients) • Circuit de validation des dossiers • Fiche utilisateur • Profils et habilitations • Portail Chorus • Système d’échange et interface • Infocentre et restitutions 6

Objectifs et périmètre de Chorus Un périmètre fonctionnel en évolution V 1 V 2 Exécution des dépenses § Engagements juridiques (subventions) § Réception et certification service fait § Traitement des factures et paiement § Engagements juridiques de toute Tenue de la comptabilité § Impact comptabilité générale et auxiliaire § Gestion des cessions-oppositions § Impact en comptabilité budgétaire § Réimputation Élaboration et mise à disposition des ressources § Mise en place des crédits § Contrôle du disponible § Fongibilité et réallocation des ressources Référentiels, Workflows, Éléments structurants § Référentiels : programmation, organisation § Gestion des tiers § Gestion des utilisateurs : profil, habilitation § Circuit de validation des dossiers § Portail Chorus et Sécurisation des accès nature § Dépenses hors EJ et dépenses de personnels § Avoir, retenue de garantie et avance § Contrôle hiérarchisé de la dépense Exécution des recettes non fiscales § Engagement de tiers § Gestion des factures § Gestion des indus et facturation interne § Gestion des recettes au comptant Gestion des actifs § Traitement des actifs mobiliers et immobiliers § Référentiel immobilier Élaboration et mise à disposition des ressources § Blocage et mise en réserve d’ETPT § Tranche fonctionnelle et Programmation Versions ultérieures Cœur de Chorus § Traduction comptable § Fonds de concours § Consommation des ETPT § Pré-liquidation de la paie § Frais de poursuite § Formulaires § Service facturier § Dépense à l’étranger… Fonctionnalités avancées § Demande d’achat § Catalogues § Carte d’achat § Gestion des stocks § Régies d’avances et de recettes § Comptabilité d’analyse des coûts § Gestion de projet Référentiels, Workflows, Éléments structurants § Gestion des tiers clients § Traitement de fin de gestion § Validation des RIB 7

Objectifs et périmètre de Chorus La trajectoire Périmètre fonctionnel V. 6 fin 2010 Évolutions mineures V. 5 mi 2010 Début 2010 Évolutions mineures v 4 RNF Fonctions avancées v 3 DA formulaires v 2 RE v 2 RE-FX Juillet 2009 Mars 2009 Janvier 2009 Palier déploiement Juillet 2008 v 1 Infocentre Interfaçage applications interministérielles (DGFi. P, DB, . . ) Nombre de programmes potentiels à déployer Ministères Interfaçage applications AMG 4 progr. 9 progr. 100 utilisateurs Environ 500 utilisateurs Environ 1000 utilisateurs Vague 1 Vague 2 Vague RE Défense, MEN/MESR, Budget MAP, MEEDDAT, MIOMCT, Logement, Justice, Budget Tous ministères XX progr De 1000 à 3000 utilisateurs De 4000 à 6000 utilisateurs Vague 3 Vague 4 Éducation nationale Défense, Justice, Éducation XX progr. De 4000 à 6000 utilisateurs Vague 5 A déterminer Généralisation déploiement Mise en œuvre RGPP XX progr. De 4000 à 6000 utilisateurs Vague 6 A déterminer Périmètre organisationnel 8

Objectifs et périmètre de Chorus La contribution à l’amélioration de la performance de la gestion publique } Chorus concourt à l’amélioration de la performance de la gestion publique à six titres : Pilotage de la performance suivant les grands principes de la LOLF Automatisation des processus et accroissement des synergies entre les services Outils de pilotage sur tous les axes (restitutions et infocentre) Chorus Simplification en matière de gestion comptable Bénéfices apportés par Chorus aux utilisateurs Outils de suivi et d’évaluation du patrimoine de l’État et de la maîtrise des coûts } La mise en œuvre de Chorus induit une amélioration marquée en termes : § D’alignement des processus métiers sur les meilleurs pratiques existantes § D’optimisation de la productivité des utilisateurs § De pilotage des ressources et de mesure de la performance 9

Sommaire } Contexte } Objectifs et périmètre de Chorus } Chorus et le contrôle de gestion 10

Chorus et le contrôle de gestion Couverture de Chorus Performance métier «Performance des processus internes» Ø L’export de données de l’infocentre : § Évaluer le bénéfice attendu des politiques publiques pour le citoyen, le contribuable et l’usager. Piste à creuser : Comment optimiser l’efficacité et l’efficience de l’activité des services administratifs ? Ø La CAC : Analyse des coûts § Définition des coûts prévisionnels des actions associés dans les PAP, § Suivi des coûts des actions définies, § Détermination des coûts réalisés des actions (RAP). Ø Les restitutions : § Aide à l’élaboration des objectifs et des indicateurs de performance budgétaire des PAP, § Suivi des évolutions des budgets prévisionnels et consommés. Performance budgétaire Ø La programmation : § Élaboration des échéanciers de crédits, § Révisions budgétaires en cours d’année. + Niveau de contribution Chorus Périmètre hors Chorus Périmètre d’extension – Piste Zone de référence Chorus 11

Chorus et le contrôle de gestion Le dialogue de gestion - La programmation } Le dialogue de gestion intervient plus particulièrement à des moments clés de la programmation budgétaire : § Lors de la programmation d’un nouvel exercice (dès le mois de mars de l’exercice N pour la préparation du PLF § } Plus généralement, le dialogue de gestion doit intervenir de manière continue tout au long de l’exercice : § Par le suivi périodique de l’exécution des dépenses en regard de la programmation § Par le pilotage des CP (utilisation au mieux des ressources en CP – non reportables – et anticipation des § } dérapages ou sous-consommations) et par le suivi des échéanciers de paiement Par la réactualisation de la programmation infra-annuelle en cas d’aléas de gestion Chorus instrumentalise ce dialogue : § Processus de programmation pluriannuelle et infra-annuelle entre programme et BOP d’une part, BOP et UO § § } N+1) : plusieurs phases de cadrage/programmation organisées au niveau des programmes, BOP et UO suivant des calendriers ministériels Lors de la préparation de la programmation triennale et de ses réactualisations d’autre part : – Organisation de phases de cadrage, de programmation, d’échanges itératifs entre les acteurs, puis de notification – Possibilité de gérer plusieurs versions budgétaires et de réaliser des analyses pluriannuelles – Possibilité de programmer sur des critères métiers (activités) en plus des critères budgétaires réglementaires Tableaux de bord de pilotage permettant de comparer exécution et programmation, en AE et en CP, à des niveaux de détail/agrégats paramétrables (responsables de programmes, de BOP, d’UO, de services…) Échéanciers de CP (besoins en CP calculés périodiquement sur la base des en-cours d’exécution et de la programmation) suivant une maille ajustable (infraannuelle ou pluriannuelle) Chorus, par la mise en œuvre de la programmation et de son suivi en exécution aux différents niveaux de l’organisation budgétaire, offre un support opérationnel au dialogue de gestion 12

Chorus et le contrôle de gestion Les restitutions } Deux types de restitutions : Transactionnel § Restitutions opérationnelles : § Analyse et suivi opérationnel des activités § Restitutions décisionnelles : § Aide au pilotage de la performance et au § Détail pièce § Toutes les informations saisies peuvent être disponibles § Vue des données d’un domaine § Données disponibles en temps réel § Données consolidées § Seuls les axes d’analyse identifiés peuvent être restitués § Vues transverses aux domaines § Données disponibles après chargement courantes. } Infocentre contrôle budgétaire. Les restitutions permettent une analyse multidimensionnelle à partir des différents axes de Chorus 13

Chorus et le contrôle de gestion Les axes Référentiels de comptabilité générale Référentiels budgétaires Compte budgétaire Centre financier Domaine fonctionnel Organisations Nature budgétaire Nomenclature budgétaires et catégories de destination d’emploi Programme BOP/UO Fonds Programme de financement Société Domaine d’activité Compte général Sources de financement Référentiel de programmation et des tranches fonctionnelles TPG de Région CBM TPG de Département Comptable Assignataire Nomenclature des comptes PCE Lignes de recettes ETPT Programmes, Fonds de concours Activités/OB/OP/ Titres/Catégories actions et sous Fonds européens OS -actions (budget et hors Tranches budget de l’Etat) fonctionnelles Organisation Centrale Référentiels analytiques Activité Axe d’analyse pour la programmation Tranche fonctionnelle Axes ministériels Axes libres Attribut utilisé pour la programmation Éléments d’OTP Nature comptable Centre de coûts Localisation Élément Nature dépense Service Projet analytique Référentiels organigramme détaillée bénéficiaire libres CPER technique Centre de coût PRESAGE projet CAC } Périmètre analytique Un par périmètre financier Permettent aux ministères de définir librement leur référentiel et les règles de gestion 14

Chorus et le contrôle de gestion L’infocentre (1/2) Chorus Infocentre Chorus S Y S T È M E Restitutions Données agrégées SOCLE Tables d’export Données détaillées Données budgétaires et comptables détaillées Objets métiers Données budgétaires et comptables 1 fois par jour D ‘ É C H A N G E Infocentre ministériel étie ts m Obje rs Objets m étiers Données b comptab udgétaires et les Ob je ts Do mé co nnée tie mp s rs tab bud les gé tai res et t s e taire dgé s bu née Don tables p com Infocentre ministériel … Infocentre ministériel Transactionnel Chorus Restitutions transactionnelles Données à destination / en provenance de l’infocentre 15

Chorus et le contrôle de gestion L’infocentre (2/2) } } L’infocentre dispose des données budgétaro-comptables issues du transactionnel de Chorus met à disposition des utilisateurs les données de l’infocentre selon plusieurs modalités : Restitution BI Accessible depuis le portail Export de données Création de nouvelles requêtes => Vers les SI ministériels permet aux ministères de réaliser des restitutions incluant des données « métiers » Pré-formatée § Mise en forme prédéfinie § Une granularité identique à celle présente dans Chorus (au plus fin) ; §Un seul point d’entrée par ministère ; Personnalisée § Mise en forme à partir d’un état pré-formaté existant avec navigation dynamique (peut être sauvegardée et réutilisée) La création de nouveaux états permet de satisfaire des besoins complémentaires § L’extraction des données porte sur le mode FULL ou DELTA et sur les objets métiers qui sont regroupés par domaine ; § Cette fonctionnalité requiert une formation particulière ; § La structure des objets et le type d’information envoyés sont les mêmes pour tous les ministères ; § Le nombre d’utilisateurs doit être limité (environ 1% des utilisateurs de l’infocentre). § Le découpage est réalisé en différents flux d’export de données ; il porte uniquement sur la notion de Ministère et donc sur un ensemble de programmes. Déploiement pour les domaines : Budget – Dépense RNF – Programmation V 3 - Déploiement pour les domaines : Budget – Dépense Vx pour les autres domaines 16

Chorus et le contrôle de gestion La CAC – Objectif et règles de gestion (1/5) } Objectif } Évaluer les coûts des actions de politique publique } } Une plus grande lisibilité de l’emploi des crédits ouverts par l’autorisation parlementaire Modernisation et pilotage de la gestion publique Un meilleur éclairage sur les résultats obtenus et la performance au sein des programmes, des actions Règles de gestion § Utilisation des clés de répartition le cas échéant – Création et valorisation § Utilisation des centres de coûts CAC (modélisant les programmes) – Support de coûts permettant d’effectuer les déversements adéquats § Utilisation des cycles de déversement – Création et exécution des déversements internes et externes montant fixe, par pourcentage, suivant la valorisation de la clé utilisée) (au prorata du poids des actions, par 17

Chorus et le contrôle de gestion La CAC – plusieurs niveaux (2/5) } La CAC intervient à plusieurs niveaux : Crédits de paiement par action, sous-action Dépense prévisionnelle complète § Dépense exécutée complète § En version prévisionnelle au titre du PLF, de la LFI-LFI 1, de la LFR 2, : - Calcul de la dépense prévisionnelle complète des actions de politique publique (PAP) En version réelle au titre du PLR : - Calcul de la dépense exécutée complète des actions de politique publique (RAP) Comptabilité budgétaire Charges et certains produits par action, sous action Le coût complet § En version réelle au titre du PLR : - Coût complet des actions de politique publique Comptabilité générale 1 2 LFI retraitée de l’exercice N sur la base de la nomenclature N+1 LFR modifiant considérablement la LFI et à la demande du Parlement 18

Chorus et le contrôle de gestion La CAC – Calcul de la dépense prévisionnelle (3/5) } Les crédits de paiement sont enregistrés dans des vues de « pré-budget » du module CO de SAP } Le chargement des CP au titre du PLF, de la LFI ou de la LFR s’effectue simultanément sur des versions dédiées de prébudget § § version de travail afin de préparer les déversements adéquats version finale : les résultats obtenus sont envoyés à Farandole pour mise à jour des PAP co Exemple : CAC au titre de la LFI (CP ouverts au titre de la LFI et prévisions de Fd. C et ADP) FARANDOLE Mission A Prog 1 C Mission 1 Prog Action 20 Mission Prog B Action 120 Action 20 CP T 3 T 4 . . . T 2 HT 2 CP 2000 500. . . CP 2. 000 500 Centre « CAC » §Vue « pré-budget » §Version de travail FI 1 Intégration co T 3 T 4 T 2 Centre « CAC » PROG 1 – A 10 0 0 10 • Vue « pré-budget » 2000 PROG 1 – A 20 • Version finale LFI PROG 1 – A 30 1 PROG 8 – A 15 0 T 2 50 0 0 60 500 T 3 0 T 4 0 50 0 PROG 1 – A 10 0 PROG 1 – A 20 10 PROG 1 – A 30 1 0 60 PROG 8 – A 15 0 50 0 0 2000 40% 50 0 60% 19

Chorus et le contrôle de gestion La CAC – Calcul de la dépense exécutée (4/5) } Les dépenses sont enregistrées dans la vue « pré-budget » dans le module CO de SAP } Le chargement des CP consommés (statut payé) s’effectue simultanément sur des versions dédiées de prébudget § § version de travail afin de préparer les déversements adéquats version finale : les résultats obtenus sont envoyés à Farandole pour mise à jour des RAP CO Centre « CAC » Dépense exécutée réelle CP en statut payé FM Mission 1 A Prog C 1 Mission Action 20 Mission Prog B Action 120 Action 20 T 2 T 3 . . . T 2 HT 2 CP 1 900 352. . . CP 2. 000 500 • Vue « pré-budget » • Version dépense réelle T 1 T 2 T 3 . . . PROG 1 – A 10 0 PROG 1 – A 20 0 0 • Vue « pré-budget » • Version PLF 500 1 900 352 T 1 T 2 T 3 . . . PROG 1 – A 10 0 0 500 PROG 1 – A 20 0 2 000 500 20

Chorus et le contrôle de gestion La CAC – Calcul du coût complet (5/5) } Le chargement des charges et de certains produits s’effectue simultanément sur des versions dédiées de prébudget § § version de travail afin de préparer les déversements adéquats version finale : les résultats obtenus sont envoyés à Farandole pour mise à jour des RAP Enregistrement automatique des charges sur les centres de coûts collecteurs Consolidation automatique de toutes les charges et produits sur les centres de coûts CAC Centre CC 01 • Vue « réellle » • Exercice 2007 Société TPG 1000 Centre « CAC » PROG 1 – A 10 – A 20 – A 30 610000 40 500 300 6480000000 5 500 300 • Vue « réelle» • Exercice 2007 FI Comptes PCE 610000 Centre CC 02 Société TPG 2000 • Vue « réellle » • Exercice 2007 PROG 1 – A 10 – A 20 – A 30 6480000000 0 500 200 650000 60 61 0 6540000000 0 PROG 1 PROG 8 – A 10 – A 20 – A 30 40 500 300 – A 15 90 48 6480000000 5 1000 500 650000 60 61 0 1000 6540000000 0 50 50% 25% CO 21

Chorus et le contrôle de gestion Synthèse Tableaux de bord Restitutions RAP PLF/LFI Dépenses PAP Clés de répartition Infocentre Version LFI Version PAP Crédits ouverts et mis à disposition Suivi Consommations AE Consommations CP Comptabilité budgétaire Dépense prévisionnelle complète des actions de politique publique Dépense exécutée complète Coût complet des actions de politique publique Comptabilité d’analyse des coûts 22

Questions 23