Dokumentumkezels GTM szeminrium sorozat A megolds ami mr

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat A megoldás, ami már bizonyított avagy A rendszerető rendszerező Kun Éva Kereskedelmi vezérigazgató helyettes

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat A mindennapok problémái Törvényi háttér Hogyan segítünk mi? Technológia háttér Megoldás: És egy kis ízelítő. . .

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Ismert problémák Papír alapú iratkezelés Egységes nyilvántartás hiánya Heterogén iratok (elektronikus, papíralapú) Irodai folyamatok követhetetlensége, Káosz az irattárban - nincs irattár Dokumentumszám Ügyszám - ügy / ügyintéző Határidő figyelés, és tartás Felesleges többletköltségek

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Új kihívások – várható törvénymódosítások ü 1995. évi LXV. Tv. , 1995. évi LXVI. Tv. , a 79/1995, 40/1998, 179/2003 és 180/2003 kormányrendeletek üMo. Req EU ajánlásban megfogalmazott kritériumok ü már ma 95%-ban megfelel a tervezett törvényi változásoknak (KEIR projekt)

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Hogyan segítünk mi? Projektszervezet felállítása (Követelmény team, Szoftver team, Informatikai team) Követelményspecifikáció és módosított iratkezelési szabályzat Ügyfél saját, testre szabott Rendszerterv elkészítés Implementáció, telepítés, konfiguráció Oktatás Rendszer átadás Pilot üzem Összesen: 2 -9 hónap rendszert kap

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Alapelvek v. Nemzetközi standardoknak megfelelő keretrendszer v. Moduláris - testre szabható v. Illeszthető egyéb rendszerekhez v. Integrált ergonomikus felhasználói felület v. Korszerű technológia v. A megszokott munkakörnyezet maximális kihasználása v. Konfigurálhatóság – változások egyszerű lekövetése

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat A System komplex irodai megoldás, illeszkedik a piacvezető technológiákra: ü Microsoft SQL Server, ü Share. Point Portal Server 2003, ü Biz. Talk 2004 ü Vállalati intranet megoldások ü Microsoft Office irodai környezetre. ü SAP integráció ü Vékony kliens megoldás (takarékos infrastruktúra, magas szintű adatbiztonság)

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Technológia háttér Microsoft SQL 2000 adatbázis IIS alkalmazásplatform, Intranet-es megoldás Igény szerint választható dokumentumtár infrastruktúra: Ø Share. Point Portal Server 2003 (vagy Windows Share. Point Services) Ø MS SQL Server 2000 Ø MS Exchange 2000 Ø Fájlrendszer Igény szerint választható Munkafolyamat támogató megoldás: Ø Biz. Talk Server 2004 Ø SQL alapú konfigurálható megoldás Tetszőleges üzenetküldő infrastruktúra. NET, C# fejlesztő környezet

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Modulok Iktató alrendszer Dokumentum kezelő alrendszer Irattár alrendszer Munkafolyamat-támogató alrendszer SAP integrációs alrendszer Speciális alrendszerek (pl. szerződéstár, statisztikai alrendszer, stb. )

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Iktató alrendszer üÉrkeztető könyvek kezelése üIktatókönyvek kezelése (főszám/alszámos iktatás, előzménykeresés, elő-utóiratkezelés) üÜgynyilvántartások kezelése üÁtadókönyv/kézbesítőlap funkció üÉves iktatókönyv nyomtatás üPostai feladójegyzés kezelés

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Kapcsolt dokumentumok kezelése ü Dokumentumok tárolása a dokumentumtárban ü Dokumentumok csatolása különböző forrásokból (fájl, email, fax, Word, Excel alkalmazások) ü Papír dokumentumok digitalizálása, igény esetén karakterfelismerés (OCR) alkalmazásával ü Teljes szöveges keresés a dokumentumok szövegében ü Hitelesítés (hitelesített időpecsét), digitális aláírás

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Irattár üRaktároz (doboz illetve irat alapú irattárazást is biztosít) üOperatív és Központi irattárat külön kezeli üKölcsönzés teljes funkciója biztosított üAutomatikus irattári tervet készít, selejtezési és levéltárba adási funkciókkal

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Munkafolyamat-támogató alrendszer ü Levelezőrendszerbe integrált, e-mail alapú értesítések a felhasználóknak ü A folyamatok nyomon követése (adatok, lépések, szereplők központi figyelése) ü Határidő figyelés ü Helyettesítés funkció ü Folyamatok egyszerű módosítása ü Beavatkozási lehetőség a „befulladt” folyamatokba ü Riportok, statisztikák lehetősége (személyes és szervezeti hatékonysági elemezések, stb. )

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat 5 éves múlt, kiforrott termék 3 275 elégedett Mon. Doc felhasználó, melyek közül csak a legnagyobbak: KÜM, NKÖM, TMobile, MNB, PSZÁF, VPOP, BM GFIO, FőTáv A legmagasabb szintű Partneri viszony az infrastruktúra gyártójával A terméket a Microsoft forráskód szinten auditálta Modulárisan összeállítható, testre szabható, konfigurálható keretrendszer MSZ ISO/IEC 17799: 2002 -nek megfelelő információvédelem Az ISO 9001: 2000 szabványoknak megfelelő belső működés, a teljes szervezetre

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat És egy kis ízelítő. . .

Dokumentumkezelés GTM szeminárium sorozat Köszönjük a figyelmet! Kun Éva kun. eva@montana. hu