DOKUMENTOVANJE SISTEMA INTERNE KONTROLE Treba da razumijete Definiciju

DOKUMENTOVANJE SISTEMA INTERNE KONTROLE

Treba da razumijete Definiciju dijagrama toka Grafičko predstavljanje sistema interne kontrole Metodologiju pravljenja dijagrama toka Vrste dijagrama toka Standardne simbole dijagrama toka Analizu dijagrama toka Prednosti i nedostatke dijagrama toka Narativne opise interne kontrole Upitnike interne kontrole

Oblasti na koje se treba usrediti Interna kontrola Procese koji zahtjevaju veliki rad Kašnjenja Cikluse preispitivanja Kretanje dokumentacije Dupliranje ili izostavljanje

Definicija sistema • Sistem (proces, posao, funkcija ili djelatnost) je niz, skup ili zbir ideja, dijelova, djelatnosti i / ili ljudi koji su vezani ili međusobno povezani radi ostvarenja ciljeva.

VRSTE INTERNIH KONTROLA • Organizacione kontrole: mora postojati dobro definisana organizaciona struktura koja pokazuje kako se odgovornost i ovlašćenja raspoređuju. • Podjela dužnosti: osnovni oblik kontrole je podjela odgovornosti tako da nijedno lice ne može u potpunosti evidentirati i obraditi transakciju. Ovo se može postići odvajanjem funkcije davanja ovlašćenja, funkcije evidentiranja, i funkcije čuvanja. • Fizičke kontrole: one obezbjeđuju da pristup sredstvima i evidenciji bude dozvoljen samo ovlašćenom osoblju. • Davanje ovlašćenja i odobrenja: za sve transakcije potrebno je ovlašćenje i odobrenje od strane odgovornog lica. Ograničenja koja se tiču ovlašćenja potrebno je navesti u pismenoj formi.

VRSTE INTERNIH KONTROLA • Aritmetičke i računovodstvene kontrole: obuhvataju one kontrole koje provjeravaju aritmetičku tačnost evidencije kao što su kontrolni računi, poravnanja i kontrole dokumenata koje iz toga slijede. • Osoblje: ispravno funkcionisanje sistema zavisi od zaposlenja dobro motivisanog, kompetentnog osoblja koje posjeduje neophodan integritet za obavljanje svojih poslova. • Nadzor: važan aspekt svakog sistema kontrole je postojanje procedura za nadzor od strane rukovodstva. • Kontrole rukovodstva: njih vrši rukovodstvo van svakodnevnog rada sistema. Primjer za to je nadzor pomoću kontrole budžeta.

OD INTERNOG REVIZORA SE ZAHTJEVA DA: • • • Ima neku formu opisa sistema. Bude u mogućnosti da identifikuje koje procedure se zahtjevaju za odgovarajuće upravljanje takvim sistemom. Evaluira da li te kontrole postoje i da li zaista funkcionišu.

Dokumentovanje sistema interne kontrole • Grafičko dokumentovanje • Upitnici interne kontrole • Narativni opisi

Dokumentovanje internih kontrola • Bez obzira koji se metod koristi za dokumentovanje internih kontola, proces je u osnovi isti i koristi ove korake: Intervjuisanje zaposlenih u određenom odjeljenju i bilježenje primijenjenih operacija. Pripremanje sistemske dokumentacije (narativni opisi, grafičko dokumentovanje itd. ) Slijediti tok jedne ili više transakcija kroz sistem da bi se lakše potvrdila tačnost dokumentacije Razmatranje kontrolnih karakteristika Identifikovanje dobrih strana i slabosti internih kontrola.

Dokumentovanje sistema ima tri glavna cilja: • Identifikovati kontrole unutar sistema koje potom mogu da se ispitaju • Obezbijediti informacije koje su neophodne da podrže preporuke za linijske direktore u vezi sa unapređenjem efektivnosti i efikasnosti sistema. • Obezbijediti osnovne informacije za nove članove tima revizije.

Grafičko dokumentovanje sistema sažima tok dokumenata kroz organizaciju ili odjeljenje identifikujući na taj način interne kontrole koje se odnose na određene procese i aktivnosti.

DEFINICIJA DIJAGRAMA TOKA Dijagram toka (flowcharts) “su grafički prikazi aktivnosti koje se odvijaju prilikom izvršenja nekog posla”. Njima se prikazuje struktura sistema sa stanovišta funkcija, dokumenata, postupaka i izvještaja. Dijagrami toka uobičajeno se pripremaju za pojedina odjeljenja ili funkcije u preduzeću. U vezi primjene dijagrama toka u internoj reviziji, može se reći da je dijagram toka: sredstvo koje osigurava jednostavan i sažet pregled sistema i njegovih ključnih elemenata, sredstvo pomoću kojeg interni revizor može analizirati sistem i utvrditi njegove jake i slabe strane, tehnika za oblikovanje novog, efektivnijeg i efikasnijeg sistema i vodič za revizora u fazi planiranja i obavljanja interne revizije.

Dijagrami toka su grafički prikaz sistema svih: Dokumenata Knjiga računa Protoka dokumenata Protoka informacija Aktivnosti Interne kontrole.

Upotreba dijagrama toka Obrada dokumenata Određivanje stvarnih i željenih pravaca Može identifikovati probleme i potencijalna poboljšanja Može identifikovati slabosti u kontroli Može se primijeniti na cjelokupan proces, proizvod, osobu ili odjeljenja

Revizor treba da odgovori na sljedeća pitanja: Kako se procesi izvršavaju? Koje su kontrole ključne? Da li su procesi dobro oblikovani u smislu upravljanja rizicima i njihovim održavanjem na prihvatljivom nivou? Ako to nije tako, gdje su nedostaci u dizajniranju procesa?

Metodologija pravljenja dijagrama • dijagrami toka trebaju biti jednostavni, tako da su cijela struktura ili tok jasni na prvi pogled, • mora postojati usklađenost simbola, tako da svaki simbol predstavlja jednu moguću interpretaciju, • smjer prikaza bi trebao biti od gore prema dole i s lijeva na desno, • ne smije biti nedorečenosti, • glavni tok treba završiti u donjem desnom uglu, a ne u sredini stranice, • linije za povezivanje smiju se presjecati samo tamo gdje je to neophodno, kako bi se sačuvala jednostavnost prikaza.

Smjernice za pravljenja dijagrama • • Radni papir podijeliti na dvije ili tri kolone Kratki narativni opisi slijede redoslijed obrade Unijeti radno mjesto lica koje obavlja operaciju Koristiti simbole za dokumentaciju Naznačiti kada nastaje neka transakcija Unijeti krajnje odredište dokumenta Naznačiti mjesta koja predstavljaju dobre strane ili slabosti • Unositi samo bitne kontrole

Savjeti za pravljenja dijagrama • Neka bude jednostavan. • Nemojte se opterećivati samim izgledom već imajte na umu zbog čega vam je potreban dijagram toka. • Nacrtajte ga brzo odnosno ugrubo tj. u toku razgovora ili dok pregledate uputstva. • Pravite dijagram procedure iz pisanog uputstva samo kada procjenjujete uputstvo. • Pravite dijagram onoga što se zaista dešava a ne onoga što bi trebalo da se dešava (ljudi vam govore ono što oni misle da želite da čujete). • Neevidentirane izmjene procedura su rezultat plana ili greške. • U toku crtanja dijagrama provjerite da li nedostaju procesi, dokumenta ili provjere. • Upamtite KAKO, GDJE, ŠTA, KADA, AKO. • Logički razmišljati o procesima. • U pripremu dijagrama uključiti najširi krug zainteresovanih osoba.

Faze revizijskog procesa Polazeći od standarda interne revizije, iterativni proces reviziranja odvija se u četiri faze: • planiranje interne revizije, • ispitivanje i ocjena poslovanja, • izvještavanje o obavljenoj internoj reviziji i • praćenje realizacije preporuka

Standard: 2201 – Razmatranja pri planiranju Planirajući zadatke, interni revizori moraju razmotriti: • ciljeve aktivnosti koja se pregleda i načine na koje aktivnost kontroliše svoje djelovanje, • značajne rizike za aktivnost, njene ciljeve, resurse i ostvarivanje te načine na koje će se potencijalni učinak rizika odražavati na prihvatljivom nivou, • adekvatnost i efektivnost upravljanja rizikom aktivnosti, kao i sistema kontrole upoređenih sa relevantnim okvirom ili modelom kontrole, • prilike za postizanje značajnih poboljšanja kod upravljanja rizikom i kontrolnih sistema aktivnosti.

Prednosti i mane dijagrama toka

Prednosti • Lakoća razumijevanja • Brže • Primijete se propusti, slabosti u kontroli, nedostaci

Mane • Neophodno je vrijeme kako bi se savladala metodologija • Samo osoba koja priprema dijagram ga i razumije • Bespotrebno detaljisanje

Simboli Početak / Završetak Proces / Aktivnost Odluka Dokument

Ručna radnja Ulaz / Izlaz On-Page Connector Nastavak toka na istoj strani C-4/2 A Off-Page Connector Nastavak toka na drugoj strani A OFF-LINE DATOTEKA A-abecedna, N-numerička

Broj bilješke Tok dokumenata Tok informacija The height of the text box and its associated line increases or decreases as you add text. To change the width of the comment, drag the side handle. Bilješke, komentar, tumačenja Priprema

Magnetni disk On-line spremanje Direktan pristup arhivi Sravnjenja, pregledi, upoređenja Ručni unos

Crtanje dijagrama toka • Uvijek koristiti običnu olovku (ili drugo sredstvo koje se može izbrisati) • Postaviti niz vertikalnih linija (kolona) • Sačuvati posljednju lijevu kolonu za opise

Dijagram toka

PRIMJERI DIJAGRAMA TOKA

Prijemno odjeljenje Nabavno odjeljenje 1 Početak Narudžbenica bez podataka o količini Zahtev za nabavku Prijem zahteva za nabavku i provera da li je zahtev u skladu sa planom nabavke Da li ima na zalihama? Regisrar zahteva Otpremnica Narudžbenica P Arhiva N Slanje narudžbenice dobavljaču Arhiviranje 1. 2011 po broju narudžbenice Od Prijemnog odeljenja Zahtev Izveštaj o prijemu Od dobavljača Faktura Otpremnica Narudžbenica Usaglašavanje dokumenata i provera cene i količine, upoređenje fakture sa narudžbenicom i izveštajem o prijemu i odobrenje plaćanja Prijem, brojanje i provera kvaliteta robe Izdavanje i isporuka Da Izveštaj o prijemu Prikupljanje i obrada ponuda i izbor dobavljača Program za obradu narudžbenica Od Nabavnog odeljena Profaktura Ne Lista odabranih dobavljača Od dobavljača Računovodstvo Unos naziva dobavljača, količine, cene i broja narudžbenice 1 Četiri primerka: Dobavljaču Računovodstvu Odeljenju za nabavku Odeljenju za prijem Četiri primerka: Dobavljaču Računovodstvu Odeljenju za nabavku Šefu Odelj. za prijem Plaćanje dobavljaču Izveštaj o isplati P Knjiženje u datotekama Dnevnik prijema Datoteka narudžbenica Dobavljač Datoteka dobavljača Kraj Slika 2. Primjer dijarama toka nabavke Datoteka glavne knjige

BYU - Financial Services Function: Student Loan Accounting ARP 06 Notes: 1 Pursue signature; if necessary Phone contact Letter Place in priority file Loan Procedures Student Loan Specialist From Cashier 2 If long term, must have: Co-signer signature Student signature Co-signer affidavit Notary stamps Co-signature may be waived by financial aid for: International Students Other special circumstances - Receive Promissory Notes from Cashier Promissory Notes 3 Collection hold is evaluated 4 Enter date stamped or date received. Enter amount of loan request if less than note 5 If tuition posted, date is uploaded to UCA student account daily. If tuition is not posted, data waits for posting. 6 Short term and long term loans are filed separately. - Check for student signature and date 1 Signature and date? 2 UCA 3 Sscreen N - Phone contact - Place in priority file until corrected. Y Credit or Collection 3 hold? Y - Phone contact - Place in priority file until corrected. N 4 - Process - Enter date and initials - File Notes 5 Promissory Notes 6 File Drawing 1: DAG: 9/3/01: 10/20/01 UCA N 310 Screen Revision: 0 Effective Date:

Process Flow Chart Process Map Brigham Young University Department: Process: Bookstore Cash Receipts Processing Document Level: 5 Tech Data Proprietary Dept. A Dept. B Dept. C

Process Heading Notes: BYU - Financial Services Function: Student Loan Accounting ARP 06 Define specific process being documented. 12 pt. Bold Left Justify Revision: 0 Effective Date: Loan Procedures 1 Pursue signature; if necessary Phone contact Letter Place in priority file Process Title Student Note Clerk Place heading in Background page. Center, 12 pt. , Arial Font, Bold. Include Primary Department (i. e. , Individual Title F r o m Cashier 10 pt. , Note Text If long term, Bold, must have: 8 pt. Underline, Co-signer signature - Receive Promissory Left Justify Student signature Notes from Cashier Co-signer affidavit Notary stamps Co-signature may be waived by financial aid Promissory Note for: (3 Copies) International Students is. To Format Bullets, Other special circumstances Create text with paragraph Address Right Justify. Clerk Correction 8 pt. Arial Font Bold Financial Services, Purchasing), Function and file name. 2 Personnel Separator Form Titles Separate personnel &/or 8 pt. Centered Note # of departments with dotted line (line pattern 2). copies returns; mped Highlight text; received. Select bullet icon and insert signatur 4 Enter date bullets; Check for student e sta or date oan and date Select Format Enter amount of l Select Text 1 request if less than 3 Collection hold evaluated note UCA 3 Screen Select Paragraph Set Left Indentation at 2 mm, If tuition posted, CARight at 0 and First at -2 mm. 5 date is uploaded to U Close menu bar. student account daily. If tuition is not posted, data waits for posting. Signature and date? 2 Credit or Collection 3 hold? Note Numbers Use note numbers from standard stencil Indent text, then place note. To indent text: -Send to address correction clerk. Promissory Note (3 Copies) Y A 6 Short term and long term loans are filed separately. N - Pro - Ent initial - File Text in Symbols - Phone contact 8 - Place in priority Y pt. file until corrected. Set off steps with dash (-). - Receive Promissory Notes from Cashier -Correct address and return. N cess 4 From text or pointer mode highlight text box, er date and Select Format s Select Text Notes 5 Select Tabs Set default tab to 6 mm. Close and initial tab to start text in box. Promissory Note (3 Copies) A UCA N 310 Screen Show distribution of form copies Off-page reference is to page Insert footer on background page. Promissory Note (1 Copies) Promissory Note (2 Copies) Format is pathnamepreparer’s View-Header/ letter. In this instance it is to page 2, off page reference A. does not show up Footer option. I on draft but does initialsdate preparedcurrent date. in Print Preview This is in 6 pt type, left and top justified. Insert page using number then related reference and when printed. 6 File C: Documents and SettingsauddagMy DocumentsProjects DocumentationBYUH DocumentationFlow chart guide. vsd: DAG: 9/3/ 01: 02/28/03 2 A Page 1 of 1 36

14. 11. 2011 37

Procedura za donošenje poslovnih odluka

Procedura za odobravanje plasmana 14. 11. 2011 40

Procedura za odobravanje plasmana 14. 11. 2011 41

Procedura za odobravanje plasmana 14. 11. 2011 42

Vertikalni prikaz procesa Tok postupka, opis aktivnosti, odgovornosti i prateći dokumenti daju se u sljedećoj formi:

Opis elemenata vertikalnog prikaza procesa • Matrica nadležnosti treba utvrditi odgovornost za izvršenje i rok u kojem je pojedinu aktivnost potrebno izvršiti. Nadležnost za izvršenje je potrebno odrediti u svakoj aktivnosti, dok se rok određuje za aktivnosti u kojima je vremenski rok od bitnog značnja ili je određen zakonom, odnosno podzakonskim aktom. Prateći dokumenti – su dokumenti ili zapisi koji nastaju tokom odvijanja procesa i provođenja postupka, kao npr. zapisnik sa javnog otvaranja ponuda, ugovor i sl.

ANALIZIRANJE DIJAGRAMA TOKA

Treba analizirati sljedeće Pouzdanost i integritet finansijskih i operativnih informacija. Efektivnost i efikasnost operacija Zaštitu imovine Usklađenost sa zakonima, pravilnicima i ugovorima

Oblasti na koje se treba usrediti Interna kontrola Procese koji zahtjevaju veliki rad Kašnjenja Cikluse preispitivanja Kretanje dokumentacije Dupliranje ili izostavljanje

Interna kontrola Da li bi interna kontrola registrovala ovaj segment nedostatka? Da li ova osoba ili odjeljenje može da napravi grešku ili izmijeni podatke koje sistemi kontrole neće primijetiti? Na koji način se kontroliše pristup sistemu? Da li se primjenjuje princip svako kontroliše svakoga? Da li postoji razdvojenost odobrenja zahtjeva od isplate ili odobrenja zahtjeva i potvrde prijema na račun? Da li postoji razdvajanje poslova vezanih za odnose sa klijentima i pratećih poslova?

Usaglašenost • • Da li je navedeni sistem u skladu sa sistemom koji je naveden u internom uputstvu? Da li je dozvoljeno odstupanje od uputstva?

Efikasnost i efektivnost Da li postoji bolja alternativa za postizanje istog rezultata? Da li postoji višak dokumenata, knjiga i izvještaja? Da li su isti podaci upisani/unijeti u sistem više od jednog puta? Da li je redoslijed aktivnosti logičan? Da li se aktivnosti mogu kombinovati? Šta prouzrokuje kašnjenja?

NARATIVNI OPISI

Narativni opisi Oni opisuju sistem interne kontrole.

Narativni opisi Izrada opisa poslovnih procesa je upravljački alat kojim se s jedne strane prati određeni proces od početka do kraja, odnosno s druge strane proces se prikazuje između različitih odjeljenja, sektora, tijela i rukovodioca. Opis procesa sastoji se od: ulaza u proces, aktivnosti i izlaza procesa. Nadalje, opis procesa omogućuje rekonstrukciju svih pojedinačnih transakcija i operacija provedenih u okviru jednog konkretnog procesa, odnosno verifikovanje navedenih transakcija i operacija od njihovog početka do završetka, s ciljem omogućavanja rekonstrukcije svih pojedinačnih aktivnosti i njihova odobrenja. Obuhvata sisteme dokumentovanja, izvještavanja, računovodstva i arhiviranja.

Narativni opisi Svrha opisa procesa jeste pomoć revizorima (i rukovodstvu) da procijene adekvatnost upravljanja i kontrole, zatim mogućih gapova, preklapanja ili dupliranja posla između organizacionih jedinica. Opis procesa daje jasan pogled na: • procese, • ciljeve tih procesa, • povezanosti jednog procesa sa drugim procesima, • aktivnosti procesa, • vrijeme provođenja aktivnosti u okviru procesa, • potencijalne gapove kontrola i/ili preklapajuće kontrole i • zakonske, finansijske i druge dokumente na kojima se aktivnosti u okviru procesa temelje, odnosno koji im služe kao podloga.

Primjer opisa kreditnog procesa ŠTA SVE TREBA OPISATI: 1. POPUNJAVANJE ANKETNOG LISTA I OCJENA POSLOVNE IDEJE 2. PODNOŠENJE ZAHTJEVA ZA KREDIT/ JEMSTVO 3. OBRADA KREDITNOG REFERATA 4. OCJENA POSLOVNOG PLANA 5. SAČINJAVANJE PREDLOGA ODLUKE 6. DOSTAVA REFERATA I IZVJEŠTAJA KREDITNOM ODBORU I DONOŠENJE ODLUKE 7. OTVARANJE KREDITNOG DOSIJEA 8. SAČINJAVANJE I POTPISIVANJE UGOVORA I PRIBAVLJANJE INSTRUMENATA OBEZBJEĐENJA 9. ZAHTJEV ZA ODOBRAVANJE SREDSTAVA BANKE I PRENOS NA RAČUN DOBAVLJAČA 10. OBRAČUN NAKNADA ZA USLUGE, POREZA NA PROMET I KAMATA I ISPOSTAVLJANJE NALOGA 11. MONITORING

Dokumentacija koja proizlazi iz procesa R. B. 1. Šifra obrasca DI-02 -01/1 Anketni list 2 DI-02 -01/2 Zahtjev za odobravanje kredita ili jemstva 3. DI-02 -01/3 Zapis o procjeni ponuđenog obezbjeđenja - II - 4. DI-02 -01/4 - II - 5. DI-02 -01/5 - II - 6. DI-02 -01/6 - II - 7. DI-02 -01/7 Referat za obradu zahtjeva za kratk. kredit/jemstvo-šira verzija Referat za obradu zahtjeva za kratk. kredit/jemstvo-uža verzija Referat za obradu zahtjeva za srednjoročni kredit ili jemstvo Izvještaj o kreditnoj analizi - II - 8. DI-02 -01/8 Izvod izvještaja o kreditnoj analizi - II - 9. DI-02 -01/9 - II - 10 DI-02 -01/10 Predlog odluke za odobravanje srednjeročnog kredita ili jemstva Kontrolna lista za monitoring - II - Kontrolna lista za monitoring na poslovima kreditnih odnosa sa inostranstvom - II - 11. DI-02 -01/11 Naziv obrasca Čuvanje Mjesto Vrijeme Odjeljenje 5 god. nakon sredstava i otplate plasmana u filijali kredita - II -

UPITNICI INTERNE KONTROLE

Upitnici interne kontrole Upitnici služe za opisivanje sistema interne kontrole. Oni vode revizora u ispitivanju odgovornosti menadžera u vezi specifičnih i opštih internih kontrola. Upitnici se obično osmišljavaju da negativan odgovor pokazuje potencijalnu slabost interne kontrole. Negativan odgovor će prouzrokovati da revizor odredi da li postoje kompenzatorske kontrole koje bi nadoknadile negativan odgovor

Primjer upitnika interne kontrole prodaje Red. br. Pitanja 1. Da li je prodaja pravilno autorizovana? 2. Da li je otpremljena roba fakturisana? 3. Da li su sve fakture pravilno pripremljene? 4. Da li su fakture evidentirane? 5. Da li sve fakture prati dokumentacija? 6. Itd. . . DA NE N/P Primjedbe 59

Pitanja za provjeru znanja nakon pređenog poglavlja 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Navedite tri načina dokumentovanja interne kontrole? Koja od ova tri načina je vizuelni način dokumentovanja? Opišite metodologiju pravljenja dijagrama toka (flowchart)? Šta sadrži dijagram toka? U koje svrhe služi dijagram toka? Kada revizori prave dijagrame toka? Da li opise procesa i dijagrame toka treba da prave organizacije u javnom sektoru? Koji se standardi simboli koriste za dijagram toka i šta je njihovo značenje? Kako se zove knjiga u kojoj se nalaze svi opisi procesa javnog preduzeća? Kada i kako interni revizori koriste upitnike interne kontrole u svom radu – koja je to faza procesa revizije? Koje su prednosti dijagrama toka? Da li interni revizori treba da čuvaju dijagrame toka u stalnom dosijeu?