Dokumentenmanagementsystem Alfresco Basistraining Handout Nicole Schimmel 15 04

Dokumentenmanagementsystem Alfresco Basistraining – Handout Nicole Schimmel 15. 04. 2015 NOVALED CONFIDENTIAL Page 1

1 Informationen zu Dokumentenmanagementsystemen Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Bei einem Datenbank-gestützten Dokumentenmanagement, stehen im Datensatz zu einem Dokument beliebige Felder für Metadaten oder zur Verschlagwortung zur Verfügung große Suchmöglichkeiten. Vorteile eines DMS: Umfassendere Gestaltungsmöglichkeiten bei Zugriffsrechten ( Informationssicherheit und Datenschutz) Rechtevergabe bis auf den letzten Unterordner, sogar bis auf eine Datei möglich Können vom Site Manager selbstständig und über ein grafisches Interface vergeben werden Automatische Versionierung von Dokumenten Visualisierte Ordnungsstrukturen Generelle Struktur: SITES statt Laufwerke NOVALED CONFIDENTIAL Page 2

1 Informationen zu Dokumentenmanagementsystemen Rechte: Alfresco bietet 4 Standard-Rollen: Manager: Alle Rechte Mitarbeiter (Collaborator): Lesen, Hinzufügen und Bearbeiten aller Dokumente, Verschieben und Löschen eigener Dokumente Beitragender (Contributor): Lesen aller, Hinzufügen, Bearbeiten, verschieben und Löschen eigener Dokumente Verbraucher (Consumer): Ausschließlich Leserechte Je nach Rechtestruktur der Site (eingerichtet durch die Site Manager), kann der Zugriff* und die Rolle eines Site-Mitglieds von Ordner zu Ordner unterschiedlich sein. *Kein Zugriff, keine Sichtbarkeit. NOVALED CONFIDENTIAL Page 3

2 Zugang zu Alfresco Via browser: Via CIFS (als Laufwerk eingebunden) https: //alfresco. ad. novaled. com/share Benutzername + Passwort = Computeranmeldung NOVALED CONFIDENTIAL Page 4

3 CIFS - Zugang CIFS ist ein Protokoll, welches Dokumente, die auf einem World Wide Web server gespeichert sind, mit dem lokalen Netzwerk verbindet. Mit Win 7 sind die Alfresco Sites als Laufwerke (via CIFS) eingebunden. Computer > A: Laufwerk CIFS bietet die SSO (Single-Sign-On) Funktion. Kein mehrfaches Login notwendig. NOVALED CONFIDENTIAL Page 5

3 CIFS - Navigation Mit einem Klick auf das Alfresco „Laufwerk“ werden alle Sites angezeigt, auf die man Zugriff hat. In der Document. Library befinden sich alle Ordner und Dateien der Site. NOVALED CONFIDENTIAL Page 6

3 CIFS - Dateien bearbeiten funktioniert grundsätzlich wie auf Netzlaufwerken. Ist die Datei bereits zur Bearbeitung geöffnet, erscheint eine Fehlermeldung: Das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Dateien erfolgt wie gewohnt (je nachdem über welche Rechte man verfügt). NOVALED CONFIDENTIAL Page 7

4 Web. Interface – Home Das Layout und die Elemente des Dashboards (dashlets) kann man anpassen. Empfehlenswert sind: • Meine Sites • Meine Aufgaben • Meine Dokumente • Site Mitglieder Nach der Anmeldung gelangt man immer zuerst auf das persönliche Dashboard. (Home) NOVALED CONFIDENTIAL Page 8

4 Web. Interface – Profil und Papierkorb Unter Mein Profil kann jeder Nutzer seinen eigenen Papierkorb verwalten. Ausversehen gelöschte Dateien lassen sich hier wiederherstellen. Unter Info kann man sein Profil aktualisieren. NOVALED CONFIDENTIAL Page 9

4 Web. Interface – Site Dashboard Jede Site hat ein eigenes Dashboard welches vom Site-Manager gestaltet wird. Über den Menüpunkt Dokumentenbibliothek gelangt man in die Ordnerstruktur. NOVALED CONFIDENTIAL Page 10

4 Web. Interface - Dokumentenbibliothek In der Dokumentenbibliothek findet man alle Dokumente, Ordner, Links… NOVALED CONFIDENTIAL Page 11

4 Web. Interface - Neuen Ordner erstellen/Ordnerebene eine Ordnerebene nach oben NOVALED CONFIDENTIAL Page 12

4 Web. Interface - Leisten & Buttons Aktionen-Menüleiste, Site-Elemente-Leiste, Dokumenten-Pfad (Navigationsverlauf) Angezeigte Elemente (Ordner, Dateien) sortieren nach. . . NOVALED CONFIDENTIAL Page 13

4 Web. Interface - „Ausgewählte Einträge. . . “ Damit „Ausgewählte Elemente“ anwählbar ist, muss ein Ordner/ eine Datei per Häkchen markiert sein. Man kann mehrere Ordner oder Dateien als ZIP herunterladen, kopieren, verschieben oder löschen. NOVALED CONFIDENTIAL Page 14

4 Web. Interface - Dateien hochladen Zwei Möglichkeiten Dateien im Alfresco zu speichern: Per Drag & Drop vom Laufwerk oder Desktop ins Alfresco Hochladen-Buttons Speich er beginn ung t mit Versio n 1. 0 NOVALED CONFIDENTIAL Page 15

4 Web. Interface - Dateien Herunterladen / Im Browser anzeigen Über diese beiden Buttons kann man das Dokument lediglich sichten oder speichern. NOVALED CONFIDENTIAL Page 16

4 Web. Interface – Dateien bearbeiten Dokumente im Alfresco können Online oder Offline bearbeitet werden. Dateien bearbeiten können nur die Rollen Mitarbeiter & Manager. Beitragende können nur eigene Dokumente bearbeiten. NOVALED CONFIDENTIAL Page 17

4 Web. Interface – Online bearbeiten 1. „Online bearbeiten“ anklicken 2. Sicherheitsfrage mit OK bestätigen 3. Datei wird geöffnet 4. Datei ist für andere Nutzer gesperrt 5. Änderungen vornehmen 6. Speichern Es erfolgt eine automatische Versionierung. (die Vorgängerversion bleibt erhalten) NOVALED CONFIDENTIAL Erst nach. Schließen der Datei (auch ohne Änderungen) ist diese wieder verfügbar. Page 18

4 Web. Interface – Offline bearbeiten 1. Klick auf „Offline bearbeiten“ 2. Meldung „Öffnen mit“ OK (entspricht einem Download) 3. Datei wird geöffnet 4. Änderungen vornehmen 5. Datei speichern Da die Datei als Arbeitskopie geöffnet/heruntergeladen wurde, muss man sie nun zunächst zwischenspeichern. Es empfiehlt sich der Desktop. Mit dem Schließen der Datei ist das Offline-Bearbeiten nicht beendet! Die Datei bleibt weiterhin für andere Site-Mitglieder zur Bearbeitung gesperrt, bis eine neue Version hochgeladen ist (next page). NOVALED CONFIDENTIAL Page 19

4 Web. Interface – Neue Version Die Datei kann ohne Namensänderung abgespeichert werden, da beim Upload ins Alfresco der dortige Dateiname erhalten bleibt. 6. Zwischengespeicherte Datei über „Neue Version hoch laden“ im Alfresco speichern. NOVALED CONFIDENTIAL Page 20

4 Web. Interface – Offline-Bearbeiten Hinweise Erst mit dem Upload der neuen Version ist das Offline bearbeiten beendet und die Datei wird wieder freigegeben. Hinweis 1: Benötigt jemand dringend Zugriff auf die Datei, kann der Bearbeiter (und der Site Manager) die Bearbeitung abbrechen. Hinweis 2: Man kann die Aktion „Neue Version hochladen“ jederzeit nutzen. z. B. bei Erhalt einer neuen Version per Email NOVALED CONFIDENTIAL Page 21

6 FRAGEN NOVALED CONFIDENTIAL Page 22

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