Dokumentasi Perubahan Proses IK 305 Infrastruktur Teknologi Informasi

Dokumentasi Perubahan Proses IK 305 Infrastruktur Teknologi Informasi Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M. Com(IS)

Capaian Pembelajaran Materi Perkuliahan � Mahasiswa mampu membuat dokumentasi perubahan proses menggunakan BPM

Topik Bahasan 1. 2. 3. Dokumen rancangan Diagram rancangan proses Pemodelan proses bisnis

Topik kali ini meliputi: � Pendokumentasian implementasi, inovasi, dan perbaikan proses yang didukung oleh infrastruktur TIK, � Pembuatan dokumen rancangan akhir untuk pengguna yang secara grafis menggambarkan proses bisnis yang diajukan oleh Analis Bisnis. Sebagai contoh akan digunakan kasus Ticket Sales Inc. untuk memperlihatkan hal-hal penting.

Dokumen rancangan

� Merancang solusi TIK harus dilakukan pada 2 level. 1) Proses bisnis harus dipahami, dioptimasi, dan didokumentasi 2) Solusi teknologi kemudian dapat dirancang untuk mendukung proses bisnis yang dioptimasi � Metode untuk mendokumentasi proses bisnis akan diperlihatkan dengan tujuan untuk membuat dokumen proses yang memperlihatkan bagaimana TIK akan diimplementasi untuk meningkatkan atau inovasi tugas bisnis. � Dokumentasi terlihat seperti pekerjaan yang paling membosankan, namun adalah yang paling penting. Dokumen yang dihasilkan harus layak bagi manajemen untuk memahami proses bisnis, sehingga teknisi dapat membangun infrastruktur yang direkomendasikan, dan bagi pengguna untuk memahami maksud dibuatnya TIK.

Diagram rancangan proses

Untuk membuat rekomendasi proses yang layak, diperlukan hal-hal berikut : � Dokumen inovasi atau perbaikan proses yang meliputi: ◦ Misi, visi, dan tujuan organisasi untuk inovasi atau perbaikan proses. ◦ Daftar seluruh rekomendasi untuk inovasi dan perbaikan proses, termasuk bagaimana perubahan dapat memenuhi misi, visi, dan tujuan organisasi. Rekomendasi juga berisi detil pimpinan atau tim proyek yang diperlukan. � Sebuah process map memperlihatkan pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis di organisasi. � Diagram proses bisnis as-is (yang ada) dan to-be (dioptimasi) untuk semua proses yang akan diinovasi atau diperbaiki. � Analisis kesenjangan (gap analysis) yang menjelaskan apa yang dibutuhkan untuk mengubah dari keadaan

� Contoh sebuah process map

Pemodelan proses bisnis

Business process modeling (BPM) dimulai dengan membuat peta proses bisnis (business process map). Contoh sebuah diagram proses bisnis

Analis Bisnis perlu untuk melakukan aktifitas berikut ini sebelum memulai membuat process map dan/atau business process model : 1) Identifikasi tujuan atau misi dari proyek pemodelan. Analis Bisnis harus bertemu dengan stakeholder (misal: pengguna, manajer, pelanggan) serta memahami bisnis proses yang berjalan apakah perubahan proses bisnis diperlukan, dan bila ya, mengapa.

2) Menentukan sasaran yang terukur. Proyek TIK dapat diukur dengan 2 cara: (1) pengukuran organisasional seperti ROI (2) pengukuran proses seperti perubahan pada output proses 3) Idektifikasi strategi untuk memenuhi sasaran. Analis Bisnis harus mengidentifikasi berbagai strategi yang masuk akal untuk organisasi. Strategi ini dapat meliputi otomasi proses, alihdaya (outsourcing), serta inovasi atau perbaikan proses.

4) Identifikasi proses bisnis terkait. Proses bisnis jarang yang berdiri sendiri. Mereka memiliki input dan output yang mempengaruhi proses lain, khususnya dengan pertimbangan bahwa banyak pekerjaan dipecah menjadi tugas yang dilakukan oleh individu atau sistem yang berbeda. 5) Identifikasi project champion yang diperlukan. Ketidakmampuan untuk mengidentifikasi project champion yang penting membuat banyak proyek menjadi gagal. Setiap organisasi, proses, dan sekumpulan informasi memiliki orang penting yang membuatnya terjadi.

Terima Kasih