DOKUMENT VALDYMO REGLAMENTAVIMO INICIATYVOS IR SIEKIAMI POKYIAI LVAT

DOKUMENTŲ VALDYMO REGLAMENTAVIMO INICIATYVOS IR SIEKIAMI POKYČIAI LVAT Dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo skyriaus vedėja dr. Daiva Lukšaitė 2018 m. vasario 28 d. , Vilnius

ĮSTATYMINIO REGLAMENTAVIMO PAKEITIMAI PIRMASIS ETAPAS Dokumentų ir archyvų įstatymo pakeitimo projektas, kuriuo keičiami įstatymo 10, 11 ir 12 straipsniai (įstatymo projektą LRS numatoma pateikti 2019 m. pavasario sesijoje) Sudaryti teisinę galimybę įtraukimu į apskaitą laikyti ne tik „registravimo“ faktą dokumentų registre, bet ir IS priemonėmis. Sudaryti teisinę galimybę trumpai ir (ar) ilgai saugomus popierinius dokumentus išsaugoti elektronine forma, t. y. kita forma, nei jie buvo sukurti.

ĮSTATYMINIO REGLAMENTAVIMO PAKEITIMAI ANTRASIS ETAPAS Dokumentų ir archyvų įstatymo pakeitimo projektas, kuriuo keičiami įstatymo 15 ir 19 straipsniai (įstatymo projektas bus parengtas ir pateiktas Lietuvos Respublikos kultūros ministerijai per 2019 m. I ketvirtį). Pakeisti teisinį reguliavimą taip, kad veikiančių registrų, VIS duomenis, turinčius archyvinės reikšmės (istorinių ir kitų tyrimų tikslais), būtų galima perduoti į valstybės archyvus. Pakeisti teisinį reguliavimą, valstybės archyvų atliekamus procesus taip, kad veikiančių registrų, VIS duomenų archyvinę reikšmę vertintų archyvarai ir priimtų sprendimus dėl jų saugojimo nuolat.

DOKUMENTŲ VALDYMO FUNKCIJOS KONSOLIDAVIMO (PERTVARKYMO) ASPEKTAI DV funkcijos efektyvumo vertinimo kriterijai, LRV nustatytos siektinos reikšmės DV funkcijos efektyvumo ataskaitos už 2012 – 2016 m. LRVK sisteminio bendrųjų funkcijų pertvarkymo modelio ieška 2017 m. Bendrųjų funkcijų konsolidavimas LRVK 2018 m. įgyvendino ES lėšomis finansuotus bendrųjų funkcijų vertinimo projektus, pradėjo veikti NBFC Bendrųjų funkcijų pertvarkymas (LRV pasitarimų protokolai, atskiri pavedimai susijusioms institucijoms)

DOKUMENTŲ VALDYMO EFEKTYVUMO VERTINIMAS Ne kartą atlikus DV funkcijos efektyvumo vertinimo kriterijų analizę, buvo prieita prie išvados, kad reikalinga sistemiškai peržiūrėti dokumentų valdymo funkcijos efektyvumo vertinimo procesą. LVAT 2015 -07 -15 raštu Nr. (1. 13 E) V 4 -412 Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijai pateikė pasiūlymus dėl Viešojo valdymo tobulinimo 2012– 2020 metų programos įgyvendinimo 2016– 2018 metų veiksmų plano (2016– 2018 metų veiksmų plano) projekto, ir vienas iš pasiūlymų – vykdyti projektą „Dokumentų valdymo funkcijos efektyvumo vertinimo sistemos sukūrimas“. Projektui VRM preliminariai buvo numačius skirti lėšas. 2016 m. I metų pusėje LVAT neoficialiai informuota, kad tokio pobūdžio projektas integruotinas į Lietuvos Respublikos finansų ministerijos numatytą rengti bendrųjų funkcijų efektyvumo didinimo koncepcijos projektą (tokio projekto rengimas buvo numatytas Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2015 m. spalio 5 d. pasitarimo protokolu (svarstytas 7 klausimas „Dėl Vyriausybei atskaitingų institucijų ir įstaigų bendrųjų funkcijų 2014 m. efektyvumo vertinimo ataskaitos“). 2017 m. pradžioje LVAT informuota, kad minėtą koncepcijos projektą koordinuoja LRVK. Veiklos efektyvumo vertinimo kriterijų sąrašas, patvirtintas Lietuvos Respublikos finansų ministro 2010 m. spalio 25 d. įsakymu Nr. 1 K-330 „Dėl Strateginio planavimo metodikos įgyvendinimo ir vertinimo kriterijų“ (2018 m. birželio 18 d. įsakymo Nr. 1 K-222 redakcija) tebegalioja.

VEIKLOS EFEKTYVUMO VERTINIMO KRITERIJŲ SĄRAŠAS http: //finmin. lrv. lt/lt/veiklos-sritys/veiklos-efektyvumotobulinimas/bendruju-funkciju-efektyvumas

DOKUMENTŲ VALDYMO FUNKCIJOS KONSOLIDAVIMO (PERTVARKYMO) ASPEKTAI q LRVK iniciatyva per 2018 m. I–III ketvirčius įvykdytas projektas „Pasirengimas bendrųjų funkcijų viešajame sektoriuje konsolidavimui“, kurio rezultatas – Dokumentų valdymo funkcijos situacijos analizė ir konsolidavimo galimybės. q Esminiai siūlymai: Mažinti oficialiųjų dokumentų kiekį dokumentų valdymo sistemose, atitinkamų sričių oficialiuosius dokumentus perkeliant į centrines atitinkamų veiklos sričių informacines sistemas. Palaipsniui pereiti nuo oficialiųjų dokumentų valdymo prie dokumentų (įrašų) valdymo, valdymo toliau mažinti popierinių dokumentų skaičių valstybės institucijose ir palaipsniui pereiti prie bendros dokumentų valdymo informacinės sistemos dokumentų mainams įstaigose vykdyti.

DOKUMENTŲ VALDYMO FUNKCIJOS KONSOLIDAVIMO (PERTVARKYMO) ASPEKTAI Lietuvos Respublikos Vyriausybės pasitarimo protokolu (2018 m. rugsėjo 4 d. Nr. 40): 40 Pavesta Vidaus reikalų ministerijai, Kultūros ministerijai ir Ūkio ministerijai iki 2018 m. gruodžio 31 d. : pateikti Vyriausybei pasiūlymus dėl Įstaigų atliekamos dokumentų valdymo funkcijų efektyvumo didinimo priemonių, etapų ir apimties; sudaryti darbo grupę, kuri koordinuotų ministerijų pasiūlymų įgyvendinimą. grupę Pavesta Vidaus reikalų ministerijai kartu su Finansų ministerija iki 2018 m. gruodžio 31 d. pateikti Vyriausybei pasiūlymus dėl dokumentų valdymo funkcijų efektyvumo didinimo finansavimo.

DOKUMENTŲ VALDYMO FUNKCIJŲ EFEKTYVUMO DIDINIMO PRIEMONIŲ PLANAS (PRITARTA 2019 -01 -30 VYKUSIAME LRV PASITARIME) Siekiant sudaryti sąlygas ir užtikrinti galimybes įstaigoms, greta tradicinių rašytinių ar jiems prilygintų dokumentų, valdyti įrašus, pavesti: Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai ir Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijai iki 2019 m. rugsėjo 1 d. nustatyti įrašų rengimo, apskaitos, tvarkymo, saugojimo, naikinimo reikalavimus; Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai: iki 2019 m. rugsėjo 1 d. pakeisti tradicinių rašytinių ar jiems prilygintų dokumentų valdymą reglamentuojančius teisės aktus taip, kad būtų supaprastinti jų administravimo procesai; iki 2019 m. rugsėjo 1 d. nustatyti popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma reikalavimus, tokiu būdu nesaugant sukurto dokumento originalo; iki 2020 m. gruodžio 31 d. atlikti informacinių sistemų įrašų ilgalaikio išsaugojimo ir perdavimo į valstybės archyvus galimybių studiją, Elektroninio archyvo informacinės sistemos modernizavimo poreikiui įvertinti; Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijai iki 2020 m. vasario 29 d. parengti ir pateikti Lietuvos Respublikos Vyriausybei nutarimo projektą, įpareigojantį įstaigas pakeisti veiklos administravimo procesus, atsižvelgiant į nustatytus įrašų (dokumentų) valdymo reikalavimus. Naujai parengti teisės aktai įsigaliotų ne anksčiau kaip 2021 m.

DOKUMENTŲ VALDYMĄ REGLAMENTUOJANČIŲ TEISĖS AKTŲ PAKEITIMAS Svarstoma: Atsisakyti rekvizitų dėstymo aprašymo ir numatyti, kokie dokumento elementai yra privalomi. Atsisakyti parašo kaip privalomo rekvizito. Atsisakyti dokumentų bylų sudarymo pagal formas (E, VG ir pan. ) Numatyti, kad įstaigos dokumentų skaitmenines kopijas galėtų perduoti valstybės archyvams. Tai sietina su situacija, kai įstaiga gautas skaitmenines kopijas valdo originalo teisėmis ir yra numatyta tokias kopijas saugoti nuolat. Peržiūrėti dokumentų tvarkymo ir apskaitos reikalavimus, susijusius su bylų lapų numeravimu, apskaitos dokumentų sudarymu, kartu ir dokumentų perdavimu į valstybės archyvus. q Dokumentų valdymą reglamentuojančių teisės aktų pakeitimas siejamas su dokumentų valdymo funkcijos konsolidavimu.

ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ VALDYMĄ REGLAMENTUOJANČIŲ TEISĖS AKTŲ Svarstoma: PAKEITIMAS Peržiūrėti elektroninių dokumentų privalomųjų metaduomenų poreikį. Supaprasti elektroninių dokumentų rengimą. Numatyti, kokie el. dokumentai turi būti privalomai rengiami kaip oficialieji (pvz. , ADOC formatu). Parengti gaires ne oficialiųjų el. dokumentų rengimui. Svarstyti iš naujo kvalifikuotų el. parašų ir kvalifikuotų laiko žymų naudojimo klausimą. Suderinti taisyklių nuostatas su Elektroninės atpažinties ir patikimumo užtikrinimo paslaugų įstatymu. q Dokumentų valdymą reglamentuojančių teisės aktų pakeitimas siejamas su dokumentų valdymo funkcijos konsolidavimu.

SIEKIAMI POKYČIAI Valstybės mastu sutaupyti bendrųjų funkcijų atlikimui skiriamas lėšas ir tokias funkcijas vykdyti efektyviau; Sumažinti dokumentų valdymo funkcijai atlikti naudojamų įrankių įvairovę ir kiekį; Suvienodinti dokumentų valdymo procesų brandą; Supaprastinti dokumentų valdymo procesus ir procedūras; Sudaryti teisines, infrastruktūros galimybes valstybės archyvams sukaupti įvairialypį dokumentinį paveldą;

PRAŠOME KLAUSTI. . .