Dokumen SPMI Universitas Brawijaya 2017 LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN

Dokumen SPMI Universitas Brawijaya 2017 ][ LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMINAN MUTU PUSAT JAMINAN MUTU

Dokumen SPMI Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 2

Struktur dan Klasifikasi Dokumen SPMI No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Jenis Dokumen Mutu DOKUMEN INDUK Visi, Misi dan Tujuan Statuta Organisasi dan Tata Kerja (OTK) Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) Rencana Strategis (Renstra) Rencana Strategis Bisnis (RSB) Rencana Bisnis Anggaran (RBA) u/ BLU Rencana Kegiatan & Anggaran Tahunan (RKAT) Program Kerja Pedoman Pendidikan Standar Mutu UB * Standar Pelayanan Minimum (SPM) Badan Layanan Umum (BLU) Standar Pelayanan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) DOKUMEN OPERASIONAL Kebijakan SPMI * Manual Mutu Standard Operating Procedure (SOP) * Formulir atau Borang * Dokumen pendukung * UB UKPA Jur. Prodi √ √ √ √ ** √** - √ √ √ - - - √ √ *** √ √ √ √ √ √ √ √ * Sesuai persyaratan dokumentasi SPMI (Permenristekdikti 62/2016) ** Bersifat opsional sesuai kebijakan fakultas *** Manual SPMI (Dikti) di UB disebut SOP. Di tingkat univ. meliputi dua jenis SOP: 1. SOP untuk memenuhi Standar Mutu UB (mengikuti kaidah PPEPP) 2. SOP untuk menjalankan proses bisnis (mengikuti siklus PDCA) 3 Lab. √ √ √ - UKPPA Fak. √ √ √ -

Konversi Dokumen SPMI UB Versi Lama Kebijakan Mutu UB Manual Mutu UB 4 Versi Baru Kebijakan SPMI UB Manual Mutu (UKPA & UKPPA) Manual Prosedur (MP) Standard Operating Procedure (SOP) Borang-Borang Formulir Dokumen Pendukung

Kode Dokumen SPMI UB • Kode Dokumen terdiri dari kode unit dan kode dokumen. • Dirumuskan berdasarkan Peraturan Rektor UB Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas (kode unit) dan Skema Klasifikasi Arsip UB (kode dokumen). • Lihat daftar urutan Kode Dokumen. 5

Standar Mutu UB • Ditetapkan melalui Peraturan Universitas No. . Tahun 2017. • Tujuannya adalah menjamin agar layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang diselenggarakan di UB sesuai dengan kriteria minimal yang ditetapkan. • Sifatnya wajib dan mengikat untuk semua layanan pendidikan, baik yang dilaksanakan di Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) ataupun di Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA). • Kedudukan dokumen Standar Mutu UB hanya ada di tingkat universitas. 6

Lingkup Standar Mutu UB PENDIDIKAN 1. Standar Kompetensi Lulusan 2. Standar Isi Pembelajaran (Kurikulum) 3. Standar Proses Pendidikan 4. Standar Penilaian Pendidikan 5. Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan 6. Standar Sarana dan Prasarana 7 7. Standar PENELITIAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 1. Standar Isi 2. Standar Peneliti 3. Standar 4. Pengelolaan Standar Proses 5. dan Penilaian Standar 6. Pendanaan dan Pembiayaan Standar Sarana 7. dan Prasarana Standar 8. Keluaran Standar 9. Standar Arah PKM KERJASAM A Standar Arah 1. Prinsip Kerjasama 2. Pola Kerjasama 3. Kerjasama Akademik 4. Kerjasama Non. Akademik 5. Perjanjian Kerjasama 6. Kerjasama dengan Institusi di LN Standar Isi Standar Peneliti Standar Pengelolaan Standar Proses dan Penilaian Standar Pendanaan dan Pembiayaan Standar Sarana dan Prasarana Standar Keluaran Standar

Kebijakan SPMI UB • Merupakan dokumen persyaratan SPMI sesuai Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016. • Kebijakan SPMI UB merupakan gabungan dari Kebijakan Mutu UB dan Manual Mutu UB, dengan format mengikuti template Kebijakan SPMI (Dikti) dan memenuhi persyaratan dokumen SMM ISO 9001: 2008. • Kedudukan dokumen Kebijakan SPMI UB hanya ada di tingkat universitas. 8

Manual Mutu • Merupakan dokumen persyaratan SMM ISO 9001: 2008. • Kedudukan dokumen Manual Mutu ada di tingkat fakultas, jurusan, dan UKPPA. • Format Manual Mutu tetap seperti sebelumnya, yaitu terdiri dari 8 bab, sesuai persyaratan SMM ISO 9001: 2008. • Manual Mutu harus mengacu kepada dokumen yang kedudukannya lebih tinggi (mis. Renstra, Kebijakan SPMI UB, OTK Fakultas, dll. ) 9

Standard Operating Procedure (SOP) (untuk tingkat universitas) • Merupakan konversi dari Manual Prosedur (MP). • Format SOP mengadopsi template Manual SPMI (Dikti) dan memenuhi persyaratan dokumen SMM ISO 9001: 2008. • Penyusunan prosedur mengikuti Template SOP di UB. • Ada dua (2) macam SOP di tingkat universitas: (1) Prosedur untuk memenuhi persyaratan dokumen SPMI (Permenristekdikti 62/2016) dan merupakan adaptasi dari Manual SPMI (Dikti) yang digunakan untuk menjelaskan urutan kerja dalam mencapai Standar Mutu UB. Kaidah penyusunan SOP ini adalah PPEPP. (2) Prosedur untuk menjelaskan proses bisnis UB terkait tri dharma perguruan tinggi. Kaidah penyusunan SOP ini adalah PDCA. 10

SOP untuk ‘PPEPP’ SM UB Dokumentasi tertulis berisi petunjuk praktis mengenai cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana Standar Mutu UB: a. Ditetapkan (P), b. Dilaksanakan (P), c. Dievaluasi (E) pelaksanaannya, d. Dikendalikan (P) pelaksanaannya, e. Ditingkatkan (P) mutunya secara berkelanjutan, oleh semua pejabat struktural atau unit khusus, mengimplementasikan secara sistemik dalam satu siklus utuh pada semua aras dalam organisasi UB. 11

Prosedur Pelaksanaan Prosedur Penetapan Standar Mutu UB Prosedur Peningkatan 12 Prosedur Evaluasi Pelaksanaan Prosedur Pengendalian Pelaksanaan

Pihak yang melakukan evaluasi 1. Audience dari setiap Standar Mutu UB (self evaluation). 2. Pejabat struktural yang merupakan Audience dari Standar Mutu UB dan sebagai bagian dari tugas, wewenang, dan tanggung jawab sesuai struktur organisasi UB. 3. Auditor Internal. 4. Asesor Akreditasi. 13

Standard Operating Procedure (SOP) (untuk tingkat UKPA dan UKPPA) • Merupakan konversi dari Manual Prosedur (MP) untuk menjelaskan urutan kerja sesuai proses bisnis. • Format SOP mengadopsi template Manual SPMI (Dikti) dan memenuhi persyaratan dokumen SMM ISO 9001: 2008. • Penyusunan prosedur mengikuti Template SOP di UB. • Kaidah penyusunan SOP mengikuti siklus PDCA. 14

Template SOP UB 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 15 Lembar Pengesahan Lembar Identifikasi Daftar Isi Tujuan Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Standar Mutu yang Terkait Istilah dan Definisi Urutan Prosedur Bagan Alir Referensi Lampiran

Hal penting yang harus diperhatikan • Coding SOP • Time frame setiap kegiatan • Unit/bagian yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan • Pengesahan oleh top management 16

Contoh Bagan Alir Berbasis Pelaku Prosedur Mahasiswa menyerahkan Naskah dalam bentuk softfile disertai surat pengantar KPS, dan mengisi Formulir yang disediakan Mahasiswa melakukan revisi Mahasiswa menerima hasil rekapitulasi 17 Petugas plagiasi melakukan proses deteksi plagiasi pada naskah yang sudah diserahkan (60 menit) Hasil plagiasi akan direkapitulasi per Bab, dan bukti kalimat yang terplagiat akan diserahkan kembali ke Mahasiswa (15 menit) Sekretaris tim deteksi plagiasi memeriksa hasil pelaksanaan deteksi plagiasi (10 menit) >5% satu atau lebih bab terdeteksi plagiasi Petugas menyerahkan Hasil rekapitulasi Plagiasi kepada mahasiswa ≤ 5% deteksi plagiasi Direktur mengesahkan surat keterangan bebas plagiasi (5 menit)

Contoh Bagan Alir Berbasis Proses (Input – Output) 18

SEKIAN DAN TERIMA KASIH 19