Documentos Digitais Aula 14 Os Dez Mandamentos da

Documentos Digitais Aula 14

Os Dez Mandamentos da Preservação Digital l (SANTOS, Vanderlei Batista. Arquivística temas contemporâneos. 2007)

l Os 10 mandamentos foi idealizado a partir de uma experiência prática do Arquivo Central do Sistema de Arquivo da Universidade Estadual de Campinas. l Ressalte-se que nada esta definido.

1º Manterás uma política de preservação l Etapa mais difícil, pois é preparar um projeto de preservação para a instituição por um longo prazo. l Como todo projeto este também deve ser revisto periodicamente, fazendo-se novas adaptações. 2º e 3º Não dependerás de hardware e software específicos l O uso de hardware como de software específicos pode gerar dependência tecnológica. l Deve-se sempre analisar as situações, verificando a obsolescência tanto hardware como software e, se necessário realizar a reformatação e a migração.

4º Não confiarás em sistemas gerenciadores como única forma de acesso ao documento digital l Muitas vezes os usuários acreditam que, simplesmente, fazendo a captura dos dados no sistema pode recuperar a qualquer momento. l Levando em consideração que qualquer sistema está sujeito a falhas não é garantida a acessibilidade aos documentos digitais l Cria-se a dependência de manutenção de dos sistemas l Para estes casos os documentos digitais e os seus metadados devem ser organizados de forma a também serem acessados diretamente

5º Migrarás seus documentos de suporte e formato periodicamente l É importante que isso aconteça pois os formatos não duram para sempre, ficando susceptíveis à obsolescência tecnológica. l Selecionar o suporte para preservação: ¡Compatibilidade; ¡Estabilidade; ¡Acessibilidade; ¡Confiabilidade; ¡Qualidade; ¡Capacidade; ¡Preço.

6º Replicarás os documentos em locais fisicamente separados l Caso haja algum tipo de catástrofe e os backups estiverem no mesmo espaço físico que o servidor de toda a documentação digital a perda é total e, em muitos casos, irreparável. l Criação de uma política de contingência com a colocação de backups em locais separados com o mesmo nível de segurança dos depósitos principais.

7º Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento l Tendo em vista a fragilidade dos suportes digitais o armazenamento digital é considerado frágil e sua degradação acontece com rapidez. l Assim é necessário estabelecer uma tabela de confiabilidade para o tempo de uso e armazenamento, implementando rotinas de verificação desse suportes. l Definição do ambiente de armazenamento com controle de temperatura e umidade.

8º Não deixarás de fazer backups e cópias de segurança l É comum a perda de dados, pois seus usuários não se preocupam com possíveis falhas no equipamento ou no meio externo. l A política de backup é o primeiro passo para preservação de documentos digitais, inclusive para se estabelecer estratégias de preservação. l Elaborar uma política de backup: ¡ Estabelecer norma e procedimentos; ¡ Implementação; ¡ Revisão periódica.

9º Não preservarás lixo digital l É comum a criação e armazenamento de material desnecessário, lixo digital, sobrecarregando os servidores e pode colocar em risco a recuperação de informação. l O estabelecimento de Tabela de Temporalidade com a realização periódica de eliminação de material digital liberta espaços de armazenamento para outros os documentos de caráter permanente.

10º Garantirás a autenticidade dos documentos digitais l O necessário processo de migração de documentos digitais pode, se não for realizado de maneira correta por acarretar a perda de autenticidade e fidedignidade. l No processo de migração os bits ficaram expos-tos à influência dos mecanismos utilizados para a migração e à própria influência da equipe. Esta exposição pode trazer: ¡ Perda de dados, perda da estrutura do documento, adulteração, perda do documento, perda da autenticidade, perda do contexto de produção e perda dos metadados l Estabelecimento de critérios que garantam a autenticidade nos processos de migração.