Documentmanagement en examinering Aventus Roy Dusink en Jacob

Documentmanagement en examinering Aventus Roy Dusink en Jacob Hop 30 januari 2015

Onderwerpen • • • Voorwerk Vaststellen prioriteiten Pilot voorstel Pilot Uitvoeren Opbrengsten delen Vervolgtraject

Voorwerk • • • DSP Basissselectiedocument Processen mappen Systemen in kaart brengen Prioriteren van onderwerpen Plan van aanpak

Architectuur Documentmanagement Aventus Processen Student-gegevensbeheer Aanmelden Inschrijven Beheren studentgegevens Opleiden uitschrijven Opleiden Toetsen / Examineren Diplomeren Functionaliteit Kernregistratie deelnemers Leeromgeving Edu. Arte KRD Corr. DUO Learning 4 U Traject. Edu. Arte Leerlingvolgsysteem planner KRD Examinering: examenproducten -> wettelijke. Vrijstelling eisen -> vindbaar Bewijs uitschrijving Diploma Cijferlijst Examinering: examendossier Certificaat Corr. Examen. Rapportage-> wettelijke eisen Leerlingvolgsysteem Portfolio Overdracht Toets en reglement -> procesbewaking examinatie Instellingsresultaten. Examinering: Instellings. Onderwijs. BPVO document overzicht Wettelijke eisen -> verschillende document overeenkomst examen. Procesbewaking: commissie BPV -> STA typenvan doc samen commissie -> dubbel werk Proces verbaal Assessment is een beroep bewaren in. Benoeming -> geen logische Benoeming zooitje Corr. B&W dossier: examen. Procesbewaking: commissie van opvolging in/uitschrijving harcopy/video/ Verklaring commisssie ontbrekende Corr. B&W beroep Word/product derdengelden Beroepschrift resultaten leerovereenkomst Examenprotocol Digitaal Inschrijvings. Samenwerken: Procesbewaking: Besluit doorstroombescheiden/a Chinese interfaces -> proces nietschorsing anmelding deelnemers tussen dossier afdeling Kernregistratie OI gevolgd (wel Besluit Legitimatie -> STA uitschrijving bv) verwijdering Corsa Fileshare Corsa Documentmanagement Papier Kwaliteitsregistrati es van Qonderzoeken weer opslaan? Workflow te rigide voor samenwerken Beschikbaarheid: toegankelijkheid documenten tbv Qonderzoeken Nu decentraal/sectoren Archief Vindplaats -Examenplannen -Opleidingsgidsen -Etc. Veiligheid examens/toetsen (ontwikkeling)

Uitkomsten voorfase 1. Alles digitaal 2. Ordeningsafspraken voor heel Aventus gelijk (elke sector) -> Liefst geautomatiseerd op basis van type 3. Niet meer dan 3 metadateringsvelden handmatig vullen 4. Alles waar wettelijke eisen aan gesteld worden, komen in sterk gestructureerd DMS -> kan in primair systeem als dat voldoet 5. Documenten waaraan samengewerkt wordt, komen in Trefpunt

Plan vaan aanpak 1. Examendocumenten 2. Managementdocumenten

Pilot opstellen 1. 2. 3. 3. 4. 5. 6. Klein Pilot Alle betrokenen die samen uitvoeren Verschillende opleidingen Betrokkenheid E&E Werkwijze en opbrengsten Pilot plannen

Proces examineren Kaders stellen Construeren en vaststellen Examineren Leren Uit ‘Verantwoordelijkheden en bevoegdheden’ 1. Jaarkalender procesbeschrijvingen (Excel) 2. Agenda sectorale examencommissie 3. Notulen sectorale examencommissie 4. Agenda subexamencommissie Diplomeren

Subproces ‘Examineren’ 1. Ingevulde evaluatieformulieren examenkwaliteit 2. EES enquete 1. Advies inhuur of zelf uitvoeren examinering 2. Besluit inhuur of zelf uitvoeren examinering 3. Opdracht tot inhuur of opdracht tot selectie medewerkers 1. Jaarplanning examenfaciliteiten 2. Examenrooster 3. Afgenomen examenonderdeel 4. Ingevuld proces verbaal 5. Formulier toezegging extra toets faciliteiten 1. Beoordeeld examenonderdeel 2. Vastgestelde beoordeling 1. Geregistreerd examenresultaat 2. Invoeropdracht 3. Examendossier 1. Examenplan 2. Examenopdrachten 3. Ingevulde beoordelingsformulieren 4. Gemaakt werk 4. Overzichtsrapportage 5. Formulier inzage examen

Proces en documenten • Proces Document Verantwoordelijk Kaders stellen Checklist examenplan Examenplan Secretaris examinering Lid subexamencommissie Construeren en vaststellen Notulen sectorale examencommissie Notulen subexamencommissie Examenproducten digitaal Vaststellingsformulier examenproducten Secretaris examinering Lid subexamencommissie Examineren Proces verbaal Invoeropdracht Beoordelingsformulier Gemaakt werk inclusief beoordeling Mederwerker studentenservice Voorzitter subexamencommissie Diplomeren Vaststellingsformulier t. b. v. diplomering Formulier vrijstelling Kopie diploma + resultatenoverzicht Medewerker studentenservice Voorzitter subexamencommissie

Documenttype: Ingevulde checklist Eigenaar: Subexamencommissie Bestandstype: . doc Wettelijke eisen: - Proces: Kaders stellen Afhankelijkheden document: Subproces: Opstellen examenplan Format: zie handboek DM per fase Verantwoordelijk voor opslag Toegankelijk voor Concept: Share. Point Subexamencommissie subexamencommissie Definitief: Share. Point Subexamencommissie Sectorale examencommissie Vastgesteld: Share. Point (read-only) Subexamencommissie Kwaliteitsmedewerker, examencommissie Metadatavelden Examenplan, CREBO, cohort, leerweg Taxonomie

Opleidingen • Onderwijsassistent • Monteur werktuigkundige installaties • Verkoper reizen

Teams • • • Het pilotteam bestaat per opleiding uit: Secretaris examinering Voorzitter subexamencommissie (teammanager) Lid van de subexamencommissie Medewerker studentenservice • Begeleiding

Aanpak • • Twee dagdelen Bestaande dossiers Aanwezige documenten Geen vervanging

Uitvoering en planning • Mondeling commitment • Agendadruk • Communicatie tussen Team en STS

Uitvoering • Aanlevering van documenten • Scannen • Metadateren • Werkbaarheid

Uitvoering • • • Werken met sjablonen Metadatering Inrichting Autorisatie Werkbaarheid

Bevindingen • Bevindingen – Processen rond Sharepoint • • • Sjablonen Metadatering Inrichting Autorisatie Werkbaarheid – Processen rond Corsa • • Aanlevering van documenten Scannen Metadateren Werkbaarheid

Bevindingen Sharepoint • Geen complexe autorisaties, maar verschillende bibliotheken – Per team, twee bibliotheken • Concept en definitieve versies, schrijfrechten voor alle auteurs • Vastgestelde versies, schrijfrechten voor zeer beperkt aantal gebruikers, leesrechten voor iedereen

Examendossier en samenwerking teams - STS • Verantwoordelijkheid team Gemaakt werk Bewaren tot vaststelling diploma Examen dossier Bewaren tot 1, 5 jaar na diplomering Digitaliseren Verantwoordelijkheid STS Examen resultaten Bewaren tot 30 jaar na diplomering Examenresultaten (beoordelingsformulieren)

Aanbevelingen • • • Examendocumenten in Sharepoint Gemaakt werk bij de teams Beoordelingsformulieren loskoppelen van gemaakt werk Beoordelingsformulieren digitaaal Resultaten invoieren door docenten

Hoe nu verder? • ………