Documentbeheer op een fileserver simpel en efficint Isabel

Documentbeheer op een fileserver: simpel en efficiënt Isabel Vandecandelaere (DBZ – PIB) 11/29/2020 1

Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. Waarom een gemeenschappelijk platform? Welke informatie bewaren? Indeling van de server Toegangsrechtenbeleid Eenvoud in beheer Informatie op orde houden 11/29/2020 2

Waarom een gemeenschappelijk platform - 1 • Collega’s kunnen informatie van elkaar gebruiken: – het vermijden van informatie-eilanden – kennis (on)bewust delen • Bijhouden van kopieën is niet meer nodig: – centrale opslag van te delen documenten is mogelijk – we weten wie welke informatie op welke plaats bewaart – vermijden van onnodige dubbels • Gebruik van een gemeenschappelijke mappenstructuur: – verduidelijkt de context van informatie – bevordert de toegankelijkheid 11/29/2020 3

Waarom een gemeenschappelijk platform - 2 • Uitwisselen van informatie verloopt efficiënter: – verschillende collega’s kunnen aan eenzelfde document werken – er is veel minder gevaar voor verschillende versies doordat men deze niet meer als bijlage hoeft over en weer te mailen – de meest actuele versie is makkelijk terug te vinden – mails hebben geen bijlagen meer nodig, maar links • Technische voordelen: – automatische back-up – accurate virusbeveiliging 11/29/2020 4

Welke informatie bewaren • Alle werkgerelateerde documenten – zeker wat gedeeld wordt met collega’s – liefst ook wat niet meteen gedeeld wordt, zoals onafgewerkte documenten • Geen privédocumenten, vakantiefilmpjes, familiefoto’s… 11/29/2020 5

Indeling van de server - 1 • Twee fysieke servers, verder opgesplitst in verschillende partities: – – – fileserver documentatieserver archiefserver applicatieserver persoonlijke ruimte (enkel op aanvraag) 11/29/2020 6

Indeling van de server - 2 • Fileserver (een vaste driveletter per entiteit) – Vereenvoudiging uitwisseling informatie binnen de entiteit (door rechtstreekse verwijzingen) – Je ziet standaard enkel de fileserver van je eigen entiteit – Dynamische werkdocumenten – Mappenstructuur zo stabiel mogelijk – Hoogste niveau(s) volgens organisatiestructuur, daaronder volgens taken en processen 11/29/2020 7

Indeling van de server - 3 Entiteit Driveletter AGO J: / AFM L: / DBZ* N: / ABB O: / * DBZ migreert in de loop van 2010 naar Documentum 11/29/2020 8

Indeling van de server - 4 • Documentatieserver – Delen van informatie tussen alle BZ-personeelsleden, bijv. stukken van de Vlaamse Regering, beleidsbrieven… – Delen van informatie tussen een beperkt aantal collega’s over de verschillende entiteiten heen, bijv. specifieke projecten, rapportering over personeelsgegevens zoals diversiteit… 11/29/2020 9

Indeling van de server - 5 • Archiefserver – Documenten worden niet meer gewijzigd of aangevuld, maar moeten wel nog bewaard worden – Quasi dezelfde mappenstructuur als de fileserver, maar iets beperkter – De schrijfrechten worden beperkt tot één of meerdere beheerders. Medewerkers kunnen enkel leesrechten krijgen. – Overdracht gebeurt op vraag of tijdens trash day 11/29/2020 10

Indeling van de server - 6 • Applicatieserver – Toepassingen / applicaties – Doel: ontlasten van de fileserver 11/29/2020 11

Indeling van de server - 7 • Persoonlijke ruimte – Wordt enkel met een grondige motivatie toegestaan (bijv. evaluatoren) – Andere gevoelige informatie kan op de fileserver worden geplaatst en afgeschermd via toegangsrechten – Quotum van 25 MB – Aan te raden om beheerder (vertrouwensfunctie) toegang te verlenen 11/29/2020 12

Indeling van de server - 8 Inhoud Driveletter Dynamische werkdocumenten J, L, N, O Documentatieschijf Q Archiefdocumenten R Applicaties P [Persoonlijke ruimte] [H] 11/29/2020 13

Toegangsrechtenbeleid - 1 • Toegangsrechten worden ingesteld via de BOB-tool • Netwerk van toegangsrechtenbeheerders: – 1 hoofdbeheerder per entiteit – 1 subbeheerder per subentiteit 11/29/2020 14

Toegangsrechtenbeleid - 2 • Instellen van de toegangsrechten zo open mogelijk: – om samenwerking en informatiedeling te bevorderen – om verkokering en informatie-eilanden tegen te gaan • Concreet: – waar mogelijk leesrechten voor de volledige entiteit – schrijfrechten enkel voor de map van de eigen subentiteit – uiteraard zijn hier uitzonderingen toegestaan, bijv. voor privacygevoelige documenten 11/29/2020 15

Toegangsrechtenbeleid - 3 • Documenteren van de toegangsrechten zo open mogelijk: – per subentiteit heeft iemand toegang tot de BOB-tool en dus zicht op wie waar toegang heeft – in sommige mappen wordt een lijst van de toegangsrechten ter beschikking gesteld (dit wordt manueel uit de BOB-tool gehaald) 11/29/2020 16

Eenvoud in beheer • Eenvoudige toegangsrechtenstructuur • Beheersverantwoordelijken op het juiste niveau: – 1 hoofdbeheerder per entiteit: • overkoepelend beheer entiteitschijven (quotamanagement, toegangsrechten, archivering…) – 1 subbeheerder per subentiteit: • ondersteuning hoofdbeheerder (toegangsrechten, contextualisering bestanden, controle…) 11/29/2020 17

Informatie op orde houden - 1 • Infosessies voor nieuwe personeelsleden • Periodieke trashdays a. d. h. v. archiefbeheersplan • Instellen van quota op de server: – alarmberichten bij het bereiken van 70% en 90% – bij het bereiken van 100%: niet meer mogelijk om documenten op te slaan 11/29/2020 18

Informatie op orde houden - 2 • Rapportering: – automatisch gegenereerd op vaste tijdstippen – dubbels, ongeopende bestanden, grootte van mappen, grote gebruikers, grote bestanden, nieuwe bestanden… 11/29/2020 19

Vragen? 11/29/2020 20