DOCUMENT OS OFICIAIS DOCUMENTOS OFICIAIS O QUE SO
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DOCUMENT OS OFICIAIS
DOCUMENTOS OFICIAIS – O QUE SÃO? São todos aqueles, de qualquer espécie e em qualquer suporte - que contenha informação registrada através de algum meio, seja este gráfico, papel, magnético, sonoro, vídeo, fotografia, entre outros, revestida de forma padronizada, sobre ações ou acontecimentos de qualquer natureza - produzidos e recebidos pelos Órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive os da administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS Impessoalidade Clareza Concisão Formalidade Uso do padrão culto de linguagem
ESTRUTURA GERAL Identificação Início do texto Endereçamento Fecho Assunto Identificação do signatário Vocativo
TIPOS DE DOCUMENTOS Padrão Ofício: se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma. ofício aviso memorando
Estrutura Padrão Ofício tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede local e data assunto destinatário texto fecho assinatura do autor da comunicação identificação do signatário.
OFÍCIO É o meio de comunicação externa e formal de que uma unidade administrativa se utiliza para tratar de assuntos oficiais com unidades pertencentes a outro órgão (ou outra entidade) da Administração Pública ou a pessoa jurídica de direito privado. Estrutura cabeçalho, denominação do documento, local e data, vocativo, exposição do assunto, fecho, identificação do signatário, endereçamento.
AVISO Meio de comunicação externa e formal de que unidades administrativas e presidentes de comissões ou grupos de trabalho utilizam para comunicar ao público em geral assuntos oficiais que lhe possam interessar e solicitar-lhe a participação. Estrutura cabeçalho, denominação do documento, objeto (resumo do teor do aviso), exposição do assunto, local e data, identificação do signatário, rodapé.
MEMORANDO Modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc Apresenta como principal característica a agilidade. Estrutura cabeçalho, denominação do documento, data, destinatário, assunto (resumo do teor do documento), exposição do assunto, fecho, identificação do signatário, rodapé.
ATA Registra resumidamente e com clareza as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões, sessões ou assembléias realizadas por comissões, conselhos, congregações, corporações ou outras entidades semelhantes. Deve ser redigida de maneira que não seja possível qualquer modificação posterior. Estrutura cabeçalho, denominação do documento, exposição do assunto, identificação dos signatários e fecho.
ATESTADO Documento pelo qual um servidor afirma a veracidade de um fato ou a existência de uma situação de direito da qual tem conhecimento em razão do cargo que ocupa ou da função que exerce. Estrutura cabeçalho, denominação do documento, exposição do assunto, local e data, nome do signatário, rodapé.
CARTA ELETRÔNICA (E-MAIL) Meio de comunicação expedido pela rede virtual adequado ao envio de arquivos digitais e aos assuntos oficiais que requeiram rápida difusão ou tratamento urgente. Não possui uma estrutura rígida, no entanto, deve conter, sempre que possível: vocativo. fecho. identificação do signatário, composto pelo nome completo do signatário seguido do nome do cargo (ou função) que exerce, da unidade administrativa e o endereço completo, com número telefônico.
CIRCULAR Meio de comunicação formal de que uma unidade administrativa se utiliza para tratar de assuntos oficiais com vários destinatários, de modo simultâneo e uniforme, documento multidirecional. Estrutura cabeçalho, denominação do documento, local e data, destinatário, assunto (resumo do teor do documento), vocativo, exposição do assunto, fecho, identificação do signatário, rodapé. Atenção: se um memorando, um oficio ou uma carta forem dirigidos multidirecionalmente serão chamados de memorando-circular, ofício-circular e carta- circular.
CONVOCAÇÃO A convocação é o ato pelo qual se faz o convite para que alguém compareça a determinado evento. É necessário especificar local, data, finalidade. O objetivo da convocação deve ser reconhecido prontamente.
DECLARAÇÃO Documento pelo qual se afirma, sob responsabilidade legal, algo sobre uma pessoa, situação ou acontecimento. Estrutura cabeçalho, denominação do documento, exposição do assunto, local e data, identificação do signatário, rodapé.
REQUERIMENTO Meio de comunicação formal de que um interessado se utiliza para requerer a uma autoridade administrativa competente um direito de que se julgue detentor. Estrutura denominação do documento, vocativo, exposição do assunto, fecho, local e data, identificação do signatário
REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA DISTRITO FEDERAL. BRASIL. Secretaria de Estado de Gestão Administrativa. Subsecretaria de Tecnologias de Gestão. Manual de Comunicação Oficial do Governo do Distrito Federal. Brasília: SGA, 2006. C MARA DOS DEPUTADOS. Manual de redação. Brasília: Câmara dos Deputados, Coordenação de Publicações, 2004. Série fontes de referência. Guias e manuais; n. 17. PREFEITURA DE CANOAS. Manual de redação oficial. 1ª edição, junho de 2010. SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO DO PIAUÍ. Manual de redação oficial. Teresina: UCE/PNAGE- PI, 2006.
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