DIV bij UWV DIV bij UWV consequenties van

DIV bij UWV

DIV bij UWV: consequenties van bulkverwerking Papieren Tijger Netwerk, heterdaadsessie Gert-Jan de Graaf, Hoofd DIV 28 september 2010 DIV bij UWV

Agenda ¢ Voorstelronde ¢ Presentatie ¢ Film (15 minuten) over DIV bij UWV (40 minuten) over digitaal werken (20 minuten) ¢ Vragen DIV bij UWV (15 minuten) 3

Het UWV ¢ Uitkeringsinstituut Werknemerverzekeringen i. o. v. ministerie van SZW ¢ Werk boven Uitkeren: re-integratie, sociaal-medisch oordeel en uitkeren ¢ Uitvoering van vele wetten: ZW, WIA (WAO), Wajong, WAZ, IOW ¢ 2. 000 klanten (burgers en bedrijven) ¢ Product van vele fusies: laatste met CWI DIV bij UWV 4

DIV: processen en domeinen ¢ Inputverwerking ¢ Outputverwerking ¢ Archiefomgeving ¢ Informatiecentrum DIV bij UWV 5

DIV: organisatie ¢ Vijf ¢ ¢ ¢ afdelingen: DIV DIV DIV ¢ 163 Productie Beleid en Innovatie Advies en Ontwerp Realisatie en Beheer Informatiecentrum fte DIV bij UWV 6

Informatiecentrum ¢ Collectievorming ¢ Bestellen en toegankelijk maken boeken en tijdschriften ¢ Digitale nieuwsvoorziening ¢ Informatie vraagbaak DIV bij UWV 7

Grondplaat: Input, Archief en Output DIV bij UWV 8

Bulkverwerking ¢ Documentgedreven organisatie ¢ Nog veel papier in de organisatie ¢ Ongeveer 20. 000 medewerkers ¢ 160 kilometer fysiek archief ¢ 15 digitale archiefsystemen ¢ Miljoenen microfiches ¢ 13 miljoen ontvangen documenten/jaar (fysiek en digitaal) ¢ 35 miljoen verstuurde documenten/jaar (fysiek en digitaal) DIV bij UWV 9

Bulkverwerking in DIV-land 1. Veel besparingen en efficiency-verbeteringen door vergaande centralisatie, digitalisering en standaardisering 2. Impact van fouten zeer groot 3. Kwaliteit moet gewaarborgd blijven 4. Goede relatie met de verschillende klanten essentieel DIV bij UWV 10

1. 1 Centralisatie ¢ Postontvangst Basisweg en –versturing vanaf dit pand aan de ¢ Input ongeveer 55% en output ongeveer 60% centraal bij DIV verwerkt ¢ Uitfaseren oude digitale archieven. Het doel is één digitaal archief voor alle klanten binnen UWV ¢ Veel documenten gebruikt door verschillende bedrijfsonderdelen: documentoverdracht niet nodig bij één digitaal archief DIV bij UWV 11

1. 2 Digitalisering ¢ Aansluiten op digitale kanalen aan de voor- en achterkant van de processen ¢ Nu nog maar ongeveer 15% digitaal ontvangen documenten ¢ Aanbieden digitale archiefomgeving voor heel UWV ¢ Digitaliseren van fysieke poststromen ¢ On demand digitaliseren ¢ Achteraf digitaliseren van dossiers DIV bij UWV 12

1. 3 Standaardisering ¢ Standaard format van de formulieren om de herkenning en indexering te optimaliseren ¢ Standaarden voor metagegevens, bestandsformaten en triggerinformatie ¢ Standaard dienstverlening in input- en outputprocessen: standaard vs maatwerk ¢ Vastgestelde DIV bij UWV werkprocedures 13

2. Grote impact ¢ DIV levert de triggers om processen aan te sturen ¢ Als centrale verwerking stokt impact voor alle bedrijfsprocessen en dus voor burger ¢ Dienstverlening moet voorspelbaar zijn. Gaat soms ten koste van de snelheid van het doorvoeren van wijzigingen. ¢ Uitwijk voor input- en outputprocessen contractueel vastgelegd DIV bij UWV 14

3. Kwaliteit gewaarborgd ¢ Metagegevens principe moeten betrouwbaar zijn: vb vier ogen- ¢ Kwaliteitsmedewerkers ¢ Documentspecialisten ¢ Externe bij productie voor probleemgevallen en interne audits van processen ¢ Duidelijke afspraken met leveranciers over de performance van systemen DIV bij UWV 15

4. Klantrelatie ¢ Duidelijke afspraken met klanten over dienstverlening (SLA) ¢ Maandelijkse rapportage over productiecijfers ¢ Ingerichte DIV-Servicedesk ¢ Maandelijks gebruikersoverleg ¢ Maandelijks afnemersoverleg ¢ Verkopen noodzaak uniforme oplossing (standaard vs maatwerk) ¢ Advisering over inrichten informatiehuishouding: op de hoogte blijven wat er speelt DIV bij UWV 16

De film ¢ De waarde van integrale aanpak input-, archief- en outputdomein ¢ Helder ¢ Over DIV bij UWV beeld voor de klanten: Waar gaan we heen? twee jaar zijn we zover! 17

DIV bij UWV 18