DISTRICT 112 C 2020 2021 Quelques conseils pour

DISTRICT 112 C 2020 -2021 Quelques conseils pour une bonne visioconférence 1

“ Depuis plus d'un siècle, les Lions changent le monde. Il arrive cependant que ce soit le monde qui nous oblige à changer ” C. D. 2

Aujourd’hui, le coronavirus (COVID-19) représente un défi pour l'un des aspects les plus traditionnels de l’affiliation au club : LES RÉUNIONS Si la distanciation sanitaire nous empêche de nous réunir en personne, elle n’empêche pourtant pas de se retrouver en toute sécurité. 3

Comment? Rien de plus simple: Cela ne prend quelques secondes et trois clicks. C’est totalement gratuit…. Tant que ça dure ! 4

. Il suffit de taper https: //8 X 8. vc/le nom de la salle de votre choix 5

Quitter Ouvrir/fermer le chat Partager l’écran Lever/baisser la main Micro on/off Camera on/off

Une dizaine de jours avant la réunion - Envoyez une invitation avec l’ordre du jour de la réunion. Insérez-y le lien de la salle de réunion ( )et aussi les liens vers tous les documents que vous prévoyez d’utiliser afin que les absents puissent s’y référer. Vous pouvez aussi y joindre un code d’accès si vous le souhaitez ( ). - Familiarisez-vous avec tous les aspects et fonctionnalités de la plateforme pour vous assurer d’être à l'aise dans votre rôle de maître de cérémonie virtuel. - Envoyez deux rappels un la veille de la réunion et - un autre une heure avant. 8

30 à 60 minutes avant la réunion - Testez votre audio et vidéo pour vous assurer que les deux fonctionnent correctement. 8 X 8 MEET vous y invite avant la réunion. - Si vous prévoyez de partager votre écran, fermez toute application inutilisée. - Ouvrez à l’avance tout fichier (Word, Power. Point, Excel) et chargez toute page web à laquelle vous allez vous référer pendant la réunion afin de pouvoir cliquer dessus rapidement. - Connectez-vous cinq à dix minutes avant l'heure de la réunion pour vous assurer que tout est réglé et que vous êtes prêt à accueillir les participants. 9

Pendant la réunion - Affichez une diapositive titre de pré-réunion comportant un message indiquant que vous commencerez sous peu. Cela permettra aux participants de savoir qu'ils sont au bon endroit et que tout est en ordre. - Commencez votre réunion deux minutes après l'heure prévue. Il est tentant de vouloir attendre plus longtemps pour que plus de participants s’y joignent, mais il est important de respecter l’emploi du temps de ceux qui se montrent ponctuels. - Assurez-vous que tout le monde vous entend correctement et faites l’appel ou invitez chacun des participants à dire un bonjour rapide pour vous assurer que vous pouvez entendre tout le monde. - En cas d’effet Larsen ou de bruit de fond excessif, demandez à tous les participants de désactiver leur micro lorsqu’ils n’ont pas la parole. 10

- Si vous prévoyez d'enregistrer la réunion, informez les participants. - Soyez dynamique, souriez et faites preuve d'humour, comme vous le feriez en personne. Cela pourra mettre à l'aise ceux qui ne sont pas habitués aux réunions virtuelles. - Engagez régulièrement la participation de chaque participant. Invitez-les par leur nom, sans ordre particulier, à poser des questions ou des commentaires, sans pour autant les mettre sur la sellette. - Lorsque vous affichez quelque chose sur votre écran, laissez aux participants le temps de l’examiner. Il se peut que l'écran de certains prenne jusqu’à cinq secondes pour s'adapter tout changement effectué sur le vôtre. - Avant tout, détendez-vous et soyez vous-même. Il est fort probable que des problèmes techniques surviennent. Essayez de garder le sens de l'humour. Cela aidera tout le monde à se sentir à l'aise et à rester ouvert à cette forme de réunion. 12

Après la réunion - Envoyez l'enregistrement de la réunion et tous documents pertinents aux membres du club par e-mail. - Invitez-les ensuite à vous faire part de tout commentaire qu’ils auraient à faire sur la réunion, y compris toute idée pour en améliorer l'expérience. - Partagez vos conseils de réunion virtuelle et vos exemples de réussite avec d'autres. . Lions sur votre page Facebook ou votre site internet. 13

Plus que jamais, restons unis, actifs, réactifs, créatifs et innovants ! 15

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