Disposicin de Archivos SEPARATAS Y MATERIAL DE ESTUDIO

Disposición de Archivos SEPARATAS Y MATERIAL DE ESTUDIO ADM 001 HK Consultores CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

Temario. �Primera Parte: �Conceptos Generales �Información de Consulta �Segunda Parte: - Clases de Archivos HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

Conceptos Generales. Diferencias entre “almacenamiento de papel” y archivo de datos”. # Almacenamiento de Papel Archivo de Documentos 1 Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias. . . Documentos importantes que hay que conservar clasificados y ordenados. . . 2 Pocas personas saben lo que hay. Inventario de los documentos con la descripción correspondiente. 3 Los documentos llegan como pueden Traslado organizado 4 Cada persona conserva o elimina lo que le parece oportuno Criterios únicos de eliminación y conservación 5 Es difícil encontrar y consultar un documento Consulta y préstamo de la documentación en forma ágil. 6 Todo el mundo puede acceder 7 No hay normas de archivo ni de clasificación Acceso al personal o personas autorizadas Manual de gestión de documentación y archivos y cuadro de clasificación corporativo HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

Conceptos Generales. Fases del Ciclo de Vida de la Documentación FASE FUNCIÓN DURACIÓN LOCALIZACIÓN 1. ACTIVA Documentación en uso permanente y consulta frecuente. 16 meses 2. SEMIACTIVA Documentación Ejercicio anterior o de Consulta esporádica. Documentación Archivada en Baulera. 24 meses Archivos personales o en archivo de la empresa en el Estudio Archivo Papeles auditoria anterior y Archivo recurrente Archivo General 3. INACTIVA 24 meses en adelante. HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

Información de Consulta Archivo Información de Consulta Los documentos de apoyo informativo existen en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión de asesoramiento. Normalmente pueden comprender: • publicaciones, • fotocopias de legislación, • folletos, • copias de escritos remitidos por otra Estudios o Clientes que se conservan por su función informativa, modelo etc, . HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

Información de Consulta Archivo Información de Consulta (Continuación) Consejos para su organización. - Esta documentación ha de organizarse separada del resto del Archivo. - Una forma útil de organizar esta información en soporte papel es la creación de dossieres temáticos, de forma que los documentos, publicaciones o libros queden ordenados por asuntos. - Los dossieres en papel tendrian que ser únicos y de consultas de todos los integrantes del estudio. (EVITAR QUE CADA UNO TENGA EL PROPIO) HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

Clases de Archivos. . . CLASIFICACION DE ARCHIVOS Archivo Transitorio Empresas Archivo Permanente Archivo Definitivo Archivo Recurrente Auditoria Archivo Anual Función Principal: Tener disposición de la información en forma ágil y eficiente. Que sea de fácil consulta para cualquier integrante de la Organización. HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

ARCHIVO TRANSITORIO �CARPETAS DE TRABAJOS EN CURSO �CAJA DE TRABAJOS EN CURSO HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

BIBLIORATO NRO. 1 �MEMOS �VENCIMIENTOS �NOVEDADES �INFORMES HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

BIBLIORATO NRO. 2 �BALANCES �I. G. J. �ACTAS SOCIETARIAS �CONTRATOS �ESTATUTOS Y MODIFICACIONES HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

BIBLIORATO NRO. 3 �IMPUESTO A LAS GANANCIAS �IMPUESTOS A LA GAN. M. PRESUNTA �INSPECCIONES - MULTAS �OTROS A. F. I. P. HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

BIBLIORATO NRO. 4 �IMPUESTO AL VALOR AGREGADO �IMPUESTO A LOS INGRESOS BRUTOS �TASAS DE SEGURIDAD �OTROS IMPUESTOS HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

BIBLIORATO NRO. 5 �PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA DEL BALANCE EN CURSO HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

BIBLIORATO NRO. 6 �PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA DEL BALANCE ANTERIOR HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

ORDENARSE �Con ORDEN se aprovecha el TIEMPO y se multiplican las posibilidades. Sin ORDEN se pierde energía. HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

BENEFICIOS �CON UN BUEN ARCHIVO SE OPTIENE: �Eficiencia �Ahorro de Tiempo �Ahorro de Energía �Seguridad y Tranquilidad HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com

En una próxima entrega. . . �Conservación de Documentos �Eliminación de Documentos �Archivo Electrónico �Paperless Office MUCHAS GRACIAS. El equipo de HK Consultores - CONTADORES PUBLICOS & ABOGADOS www. hkconsultores. com