DISEO Y DIAGRAMACIN DE PROCESOS TALLER DE PROCESOS

DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS. TALLER DE PROCESOS. Dra. Isabel Cristina Chaw Ortega 1

MAPA GLOBAL DE PROCESOS n Es la ilustración de cómo funciona un proceso dentro de una organización. n Un mapa ayuda a visualizar los pasos de un proceso y a identificar sus ineficiencias. 2

MAPA GLOBAL DE PROCESOS n En el mapa se deben identificar: n Los participantes del Proceso. n Los inputs y outputs de todo el proceso. 3

MAPA GLOBAL DE PROCESOS n Los pasos o actividades dentro de un proceso. n Las áreas que abastecen de inputs intermedios y que reciben outputs de cada paso. 4

PASOS PARA HACER UN MAPA GLOBAL DE PROCESOS n 1) Determinar el inicio (input) y el fin del proceso (output). n 2) Identificar las actividades o pasos que generan el output. n 3) Identificar quienes participan o quien es el responsable de cada actividad. 5

PASOS PARA HACER UN MAPA GLOBAL DE PROCESOS n 4) Identificar la secuencia de pasos. n 5) Precisar los inputs/proveedores y los outputs/destinatarios de cada paso. 6

Atención de quejas en ISE Admisión Calificación Distribución Reporte 15 -X-99 Investigación Registro Fin Queja Secretaria y/o personal que recepc. la queja Informe con recom. Y/o sanc. C/ copia al asegurado Registra la queja en el libro Califican la queja Jefes de Dep. Intendente. Jefes de Dep. Responsable de la queja Distrib. * especialidad y carga de trab . Se reporta al asegurado Queja registrada Queja calif. Q. Dist . Asegur. informado Registro de los result. Investigación del caso Q. Invest. Result. Registr . 7 Informe

FLUJOGRAMAS Son dibujos detallados de las actividades de un proceso. n Permiten identificar problemas potenciales del proceso. n Sirven como método estandarizado de comunicación, ya sea de procesos nuevos o ya existentes. n 8

FLUJOGRAMAS n Los Flujogramas utilizan un conjunto estándar de símbolos, mostrando las actividades en secuencia y los puntos de decisión que ocurren en un proceso. 9

APLICACIONES DE LOS FLUJOGRAMAS n Sirven para identificar como se realiza una actividad existente. n Investigar la existencia de errores o “cuellos de botella”. n Ayudan a rediseñar un proceso. 10

DIFERENCIAS ENTRE UN MAPA GLOBAL DE PROCESOS Y UN FLUJOGRAMA n n Mapa Global de Procesos. Enfoca los inputs y los outputs, y la interrelación entre organizaciones. n No detallan el flujo de trabajo en un paso. No usa símbolos estándar. n n n Flujograma. Enfoca la comprensión de un flujo secuencial de trabajo dentro de un PASO o de varios. Muestra flujos físicos y de información. Se usa simbología estándar. 11

PASOS PARA HACER UN FLUJOGRAMA 1) Determinar el primero y último de los pasos del proceso. n 2) Anotar el primer paso en la parte superior de la hoja y dibujar una elipse alrededor de él. n 3) Escribir cada paso del proceso en secuencia. Usar rectángulos para las actividades n 12

PASOS PARA HACER UN FLUJOGRAMA n 4) Utilizar rombos para las decisiones. n 5) Señalar el sentido del diagrama de flujo, desde el inicio hasta el final, mediante flechas que indican la conección de todos los rectángulos y rombos. 13

PASOS PARA HACER UN FLUJOGRAMA 6) Regresar al principio de la trayectoria y repetir el paso (4) (rombo de decisiones), para cualquier trayectoria que se ramifique de la principal. n 7) Anotar el último paso en la parte inferior de la página, y dibujar una elipse alrededor de él y conectar la trayectoria primaria con sus ramificaciones hasta el último paso. n 14

OTROS SÍMBOLOS UTILIZADOS SON: n n n Almacenamiento o inventario. Input o output de información transmitida por escrito. Espera de una persona o producto. Desplazamiento del cliente o producto Dirección del Flujo. 15

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DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS n Es el que muestra todas aquellas atenciones sucesivas que recibe un cliente, señalandose todos los hechos sujetos a exámenes mediante el símbolo que corresponde. n Permite identificar la actividad o atención al cliente que hace que el proceso sea considerado crítico 17

DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS Se identifican: n Las actividades que se dan en un proceso. n El tiempo empleado en cada actividad. n La distancia que hay entre una actividad y otra. n 18

DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS Pasos para su elaboración: n 1) Identificar el servicio y el proceso a estudiar. n 2) Colocar la fecha y numerar la hoja. n 3) Identificar el inicio y el fin del proceso. n 4) Describa cada actividad en forma consecutiva, indicando duración, y distancia entre cada una. n 19

DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS n 5) Identifique la actividad que hace que el proceso sea crítico, marcando con un aspa en cualquiera de las posibilidades: n Simplificar, mejorar o eliminar, e igualmente marcar el aspa en los items cambios, método, persona, formato o infraestructura. 20

DIAGRAMA DE ANÁLISIS DE PROCESOS n 6) Totalice las distintas actividades: Operación, Inspección, Transporte y espera. n 7) Anote el tiempo, distancia y costo total por cliente atendido en el cuadro resumen. 21