DISEO DEL PLAN DE DIRECCIN DEL PROYECTO ESTABLECIMIENTO

DISEÑO DEL PLAN DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO: ESTABLECIMIENTO DE LA ARQUITECTURA DEL DATAWAREHOUSE DEL INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL, APLICANDO LAS MEJORES PRÁCTICAS DE PMBOK MAESTRÍA EN GESTIÓN DE PROYECTOS AUTORAS: Ing. Helen Criollo Ing. Sandra Pillajo DIRECTOR: Ing. Ramiro Delgado OPONENTE: Ing. Marco Jaramillo Mayo 2014

AGENDA Ø Institución Ø El Problema Ø Objetivos Ø Situación Actual Ø Propuesta Ø Conclusiones Ø Recomendaciones Mayo 2014

LA INSTITUCIÓN - IESS “El IESS tiene la misión de proteger a la población urbana y rural, con relación de dependencia laboral o sin ella, contra las contingencias de enfermedad, maternidad, riesgos del trabajo, discapacidad, cesantía, invalidez, vejez y muerte, en los términos que consagra la Ley de Seguridad Social. ” MISIÓN VISIÓN “El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social se encuentra en una etapa de transformación, el plan estratégico que se está aplicando, sustentado en la Ley de Seguridad Social vigente, convertirá a esta institución en una aseguradora moderna, técnica, con personal capacitado que atenderá con eficiencia, oportunidad y amabilidad a toda persona que solicite los servicios y prestaciones que ofrece. ” Mayo 2014

LA INSTITUCIÓN - IESS Consejo Directivo Dirección General Dirección Seguro General de Salud Individual y Familiar Dirección del Sistema de Pensiones Dirección Seguro General de Riesgo del Trabajo Dirección del Seguro Social Campesino Dirección Nacional de Bienes Inmuebles Dirección de Servicios Corporativ os Dirección Económic a Financiera Dirección de Desarrollo Institucion al (DDI) Plataforma Tecnológica Sistema de Fondos de Reserva Sistema de Cesantía Sistema de Recaudación Sistema de Mora Patronal Sistema de Subsidios Sistema de Jubilación Sistema de Pensiones Sistema de Bienes Inmuebles Sistema de Recursos Humanos SISTEMAS ESPECIALIZADOS Mayo 2014

AGENDA ü Institución Ø El Problema Mayo 2014

EL PROBLEMA Inadecuada Gestión de Proyectos Afect a Datawarehouse Del IESS Incremento de Costos Procesamiento aislado de los datos Resuelve Genera Objetivos no Alcanzados Redundancia de Datos Incumplimiento en los entregables Demora en los procesos de entrega de información Riesgos no controlados o mitigados Duplicidad de esfuerzos (tiempo – recursos) Mayo 2014

EL PROBLEMA Ø Justificación e Importancia C re ad o po r Project Management Institute (PMI) Es Inadecuada Gestión de Proyectos Estándar reconocido Internacionalmente Flexible y sirve de guía para la administración Es Contien e Solución Tecnológica Es elve u Res Dispersión de la Información Data Warehouse IESS Resuelve Colección de etapas de procesos de gestión y áreas de conocimiento Costo Resu elve Redundancia de Datos Mayo 2014

AGENDA ü Institución ü El Problema Ø Objetivos Mayo 2014

OBJETIVOS Ø Objetivo General: Diseñar el Plan de Dirección del Proyecto: Establecimiento de la arquitectura del Datawarehouse del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, aplicando las mejores prácticas del PMBOK. Ø Objetivos Específicos: Realizar un análisis bibliográfico y teórico de las versiones del PMBOK a fin de adaptarlo a la realidad del IESS. Establecer el marco de referencia para la gestión de proyectos de TI de la Dirección de Desarrollo Institucional del IESS basadas en las mejores prácticas del PMBOK. Determinar la situación actual del manejo de la información estratégica del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Establecer cada uno de los insumos de las fases de gestión establecidas en el PMBOK que se van a aplicar en el “Diseño del Plan de Dirección del proyecto: Establecimiento de la arquitectura del Datawarehouse del IESS, aplicando las Mayo 2014 mejores prácticas de PMBOK”.

AGENDA ü Institución ü El Problema ü Objetivos Ø Situación Actual Mayo 2014

SITUACIÓN ACTUAL Ø Estructura Organizacional DDI Mayo 2014

SITUACIÓN ACTUAL Ø Gestión de Proyectos DDI No. de programadores Agendamiento de Citas Médicas Migración de Base de Datos Autenticación Biométrica Qué perfiles se necesitan Quién está haciendo qué? Cuanto tiempo emplean en una actividad Alcance generalizado En qué estado está el proyecto Requisitos del Proyecto Qué actividades del Proyecto se cumplieron Mayo 2014

SITUACIÓN ACTUAL Ø Gestión de Proyectos DDI Proyecto 1 Proyecto 2 MATRIZ DE COMUNICACIONES Nombre del Proyecto: Mantenimiento Completitud de Aplicativos de HL-SSC y Prestaciones Económicas SSC Institución: IESS -DDI Director/Coordinador del Proyecto: Ing. Paola Beltrán Descri pción del Proyec to: Proporcinar aplicativo de Historia Laboral y Prestaciones Económicas que brinde funciones eficientes a los usuarios del SSC, además buscar mejoras al rendimiento del actual servicio ID 1 Proyecto 3 Medio de comunicación Reporte de estado semanal Audiencia Descripción/Propósito Lider Senior, Comunicar el estado del proyecto a esta fecha Delegado Dirección General Frecuencia Fecha Semanal Días jueves 09 h 00 Medio de Comunicador distribució n Germánico Granda Lourdes Ojeda Email Internal / External? Comentarios Interna/Extern En base a la matriz proporcionada a para informar del avance de los pryectos semanalmente a la DG Estado de temas a) Soluciones Definitivas: Se desarrolló una mejora en las notificaciones por correo del proceso de generación de pago inicial de Prestaciones económicas. b) Soportes realizados: Correlación de cedulas jefes de familia y dependientes Estado de cambios Se incorporan actividades para disminuir carga operativa a nivel técnico en sistemas de Aseguramiento y Prestaciones económicas. Proyecto 4 Mayo 2014

SITUACIÓN ACTUAL Área de Otras Producción SDMA’s SDMA Portal Web BSC Unidades del IESS Ø Gestión de la Información - Proceso Inicio Fin SI Registrar/Actualizar Req. de Información en el Jtrac. Filtrar la atención del requerimiento (Grado severidad) Analizar la solicitud. NO Requiere soporte de otras SDMA’s SI NO Información correcta NO Info. correcta Genera programa para extraer datos SI Archivos formateados Formatear la info Inducción para obtener la información s ne o i c s tric rario s e o R h de Ejecutar programa (BDD transaccional) Información generada Mayo 2014

SITUACIÓN ACTUAL Ø Gestión de la Información – Entidades Requirentes Entidades Externas: Entidades Internas: • Instituto Nacional de Compras Públicas. • Dirección General. • Ministerio de Finanzas. • Subdirección de Afiliación y Cobertura. • Servicio de Rentas Internas. al • Dirección Económico Financiera. n • Ministerio de Coordinación de la a • Dirección Seguro General de Salud Indiv. em Productividad, Empleo y Competitividad. S y Familiar. • Instituto Ecuatoriano de Créditos • Dirección del Sistema de Pensiones. Educativos y Becas. • Dirección del Seguro Social Campesino. • Servicio Ecuatoriano de Capacitación • Dirección Seguro General Riesgos del Profesional. Trabajo. • Instituto Nacional de Estadísticas y Censos. es c e v a Dos eman s por Me ns ua l Mayo 2014

SITUACIÓN ACTUAL Ø Gestión de la Información – Estadísticas de Solicitudes AÑO 2012 SEVERIDAD / MES URGENTE ALTA MEDIA BAJA TOTAL ENERO 27 7 0 1 35 FEBRERO 17 8 0 0 25 MARZO 25 11 0 0 36 ABRIL 17 4 0 0 21 MAYO 23 16 1 3 43 JUNIO 21 18 0 2 41 JULIO 35 12 0 0 47 AGOSTO 40 9 2 4 55 SEPTIEMBRE 33 21 2 2 58 OCTUBRE 24 10 0 4 38 NOVIEMBRE 29 13 0 3 45 DICIEMBRE 13 10 0 4 27 304 139 5 23 471 TOTAL AÑO 2013 SEVERIDAD / MES URGENTE ALTA MEDIA BAJA TOTAL ENERO 30 16 2 0 48 FEBRERO 25 15 1 3 44 MARZO 20 6 3 5 34 ABRIL 28 9 2 3 42 MAYO 31 10 5 1 47 JUNIO 26 3 0 2 31 160 59 13 14 246 TOTAL

SITUACIÓN ACTUAL Ø Gestión de la Información – Arquitectura Clientes Internos Sistemas de Información administrados en el DDI Sistemas de Información unidades Clientes Externos Salud Entidades Externas Pensiones Cesantías Subsidios Funcionario BI BIESS Historia Laboral Fondos de Reserva Mayo 2014

AGENDA ü Institución ü El Problema ü Objetivos ü Situación Actual Ø Propuesta Mayo 2014

PROPUESTA Ø Gestión de la Información – Datawarehouse Varios repositorios de información Horarios restringidos para la ejecución de los programas Información redundante Data Warehouse IESS Rendimiento de la BD transaccional disminuido Tiempos de entrega de información altos Trabajo operativo para la extracción de datos Servicios de IESS afectados Mayo 2014

PROPUESTA Ø Gestión de la Información – Arquitectura Sistemas Especializados Centralización de Información Clientes de Información Pensiones Funcionario Cesantías Subsidios Entidades Externas Repositorio Central Historia Laboral Fondos de Reserva BI Funcionarios Gerentes Mayo 2014

PROPUESTA Ø Gestión de Proyectos DDI - PMBOK Oficina de Proyectos P M B O K Desarrollar metodología, mejores prácticas Instruir, orientar, capacitar y supervisar Gestionar los Recursos entre los Proyectos Coordinar la Comunicación Auditorías de Proyectos Mayo 2014

PROPUESTA Ø Gestión de Proyectos DDI - PMBOK Procesos, estructura y cultura de la organización • La DDI está sujeta a cambios organizacionales continuos. Normas de la industria o gubernamentales • La normativa gubernamental y del IESS. Infraestructura • Hardware • Espacio Físico • Ambientación Recursos humanos existentes • Personal especializado Administración de personal • Evaluaciones periódicas del personal • Capacitación • Políticas F a c t o r e s s A m b i e n t a l Sistemas de autorización de trabajos de la compañía • La DDI está sujeta a las prioridades y requerimientos establecidos por los negocios Tolerancia al riesgo por parte de los interesados • Los proyectos de tecnología están sujetos a los requerimientos de los negocios y al ambiente político del momento. Clima político • La DDI y los proyectos tecnológicos dependen del ámbito político del momento Canales de comunicación establecidos en la organización • Están en función del tipo y prioridad del proyecto Bases de datos comerciales • Fuentes de información para la elaboración de estudios y términos de referencias Sistemas de información • En función del tipo de proyecto. Mayo 2014

PROPUESTA Ø Gestión de Proyectos DDI - Interesados Clientes/Usuario Funcionarios a nivel nacional, Directores. Entidades Gubernamentales Patrocinador Director de DDI Director del Proyecto Oficina de Proyectos PMO de la DDI Director del Proyecto Asignado Gerentes Funcionales / Operaciones Subdirector de la SNAC. Director SP. Director SGSIF. Equipo del Proyecto Director del Proyecto. Arquitectos. Personal de negocio asignado. Afiliados Director de DEF. Director del SSC. Director SGRT. Jubilados Empleadores Proveedores Mayo 2014

PROPUESTA Ø Procesos y Áreas de Conocimiento Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Recopilar Requisitos Desarrollar el Cronograma Estimar Costos Determinar el Presupuesto Definir el Alcance Desarrollar el Acta de Constitución Planificar la Calidad Crear la EDT Definir las Actividades Secuenciar las Actividades Identificar a los Interesados Estimar los Recursos de las Actividades Estimar la Duración de las Actividades Dar Seguimiento y Controlar el Equipo del Trabajo Controlar Costos Desarrollar el Plan de Recursos Humanos Realizar Análisis Cualitativo de los Riesgos Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proy. Realizar Análisis Cuantitativo de los Riesgos Realizar el Aseg. de la Calidad Planificar la Repuesta a los Riesgos Planificar las Adquisiciones Planificar las Comunicaciones Identificar los Riesgos Realizar Control de Calidad Dirigir el Equipo del Proyecto Cerrar el Proyecto o Fase Cerrar las Adquisiciones Efectuar Adquisiciones Verificar el Alcance Informar el Desempeño Desarrollar el Equipo del Proyecto Distribuir la Información Gestionar las Expectativas de los Interesados Planificar la Gestión de Riesgos Realizar Control Integrado de Cambios Adquirir el Equipo del Proyecto Controlar el Alcance Dar Seguimiento y Controlar los Riesgos Controlar el Cronograma Administrar Adquisiciones Mayo 2014

PROPUESTA Ø Procesos y Áreas de Conocimiento ENTRADAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS SALIDAS Mayo 2014

PROPUESTA Ø Acta de Constitución Mayo 2014

Mayo 2014

PROPUESTA Ø Plan para la Dirección del Proyecto Mayo 2014

Mayo 2014

PROPUESTA Ø Declaración del Alcance Mayo 2014

PROPUESTA Ø Cronograma Mayo 2014

PROPUESTA Ø Gestión de Riesgos Mayo 2014

AGENDA ü Institución ü El Problema ü Objetivos ü Situación Actual ü Propuesta Ø Conclusiones Mayo 2014

CONCLUSIONES El PMBOK es un estándar internacional para la Administración de Proyectos que recopila información sobre los procesos y áreas de conocimiento consideradas como las mejores prácticas por empresas y profesionales expertos en la Gestión de Proyectos y que puede emplearse en la DDI del IESS. La DDI cuenta actualmente con un proceso de entrega de información, la misma que proviene de diferentes fuentes y por lo tanto genera esfuerzos en cuanto a recurso humano, costo y tiempo. El Datawarehouse le permitirá al IESS gestionar de mejor manera la información, usando un único repositorio, mejorando los tiempos de respuesta con visión global de la información. Mayo 2014

CONCLUSIONES La DDI cuenta con una oficina de proyectos, que no tiene un marco de referencia generando problemas en la gestión y control. La DDI utilizará el marco de referencia basado en las mejores prácticas del PMBOK, las entradas, salidas y herramientas seleccionadas permitirán identificar los objetivos, los involucrados, el alcance, los requisitos, el cronograma, los costos, el sistema de control de calidad, riesgos, el monitoreo y control del proyecto en forma estandarizanda. La aplicación de los artefactos definidos en el marco de referencia para la dirección de proyectos de la DDI, en las fases de inicio y planificación para el proyecto “Establecimiento de la arquitectura del Datawarehouse del IESS”, proporcionan una visión global del proyecto en cuanto a objetivos, alcance, recurso humano, tiempo, canales de comunicación, calidad y riesgos. Mayo 2014

AGENDA ü Institución ü El Problema ü Objetivos ü Situación Actual ü Propuesta ü Conclusiones Ø Recomendaciones Mayo 2014

RECOMENDACIONES Crear y mantener una base de conocimiento actualizada en la DDI que recopile información del PMBOK y que esté disponible para el personal técnico. Realizar planes de capacitación constante sobre temas relacionadas con la gestión de proyectos, para retroalimentar e ir mejorando el marco de referencia para la gestión de proyectos tecnológicos de la DDI. Estandarizar la gestión de los proyectos de tecnología de la DDI, aplicando el marco de referencia desarrollado para la gestión de proyectos de TI en el presente trabajo, el mismo que puede ser ajustado y alineado a cualquier proyecto que se maneje dentro de la DDI. Mayo 2014

RECOMENDACIONES Realizar evaluaciones de los resultados obtenidos con la aplicación del marco referencial, de tal forma que pueda afinarse en función de la efectividad que se haya logrado con su aplicación. El proyecto de “Establecimiento de Arquitectura del Datawarehouse Empresarial del IESS” debe gestionarse siguiendo este marco referencial ya que debido a que es un proyecto de suma importancia para la Institución, debe enmarcarse dentro de ciertas normas y políticas de trabajo que permitan el logro de sus objetivos. Mayo 2014

AGENDA ü Institución ü El Problema ü Objetivos ü Situación Actual ü Propuesta ü Conclusiones ü Recomendaciones Mayo 2014

R O P S A I C A R. G. . S A N H Ó I C C U N M E T A SU Mayo 2014