DISEO DE UN MANUAL DE GESTIN DE RIESGOS

DISEÑO DE UN MANUAL DE GESTIÓN DE RIESGOS OPERATIVOS Y FINANCIEROS DE LA FABRICA DE CONFECCIONES ACRÍLICAS HILACRIL S. A

MANUAL DE GESTIÓN DE RIESGOS PROPÓSITOS: ü EVITAR POSIBLES PERDIDAS PARA LA EMPRESA ü GUÍA DE APLICACIÓN EFICIENTE Y ORGANIZADA

MANUAL DE GESTIÓN DE RIESGOS 1 LA EMPRESA ESQUEMA DEL MANUAL: 1. Antecedentes 2. Reseña Histórica 3. Estructura Organizacional 4. Actividades Comerciales 5. Planeación Estratégica 2 PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS Y EVALUACIÓN RESPUESTA Y CONTROL IMPLEMENTACIÓN DE POLITICAS / ASIGNACIÓN SEGUIMIENTO

La Empresa Ø Empresa familiar constituida en la ciudad de Quito en el año 1974. Ø Fabricación, Distribución Local y Exportación de: ü Hilados ü Prendas de Vestir de Tejido de Punto y Plano (Material Acrílico y Natural) üSweaters, Chales, Bufandas y otros Ø Ubicada en la Provincia de Pichincha con una extensión de 26. 000 m 2 üAdministración üProducción üVentas

Ventas y Marketing Ø VENTAS POR DESTINO

PRODUCTOS Ø HILO (Hilados sintéticos crudos o tinturados Ø TEJIDOS DE PUNTO (Suéteres, abrigos, chompas, chalecos, capas, bufandas) Ø TEJIDOS PLANOS (Chales, chalinas, ponchos, pashminas, bufandas) 2012

CENTROS PRODUCTIVOS Ø La empresa cuenta con cinco plantas textiles o centros productivos: ü HILATURA ü TEJEDURIA DE PUNTO ü TEJEDURIA PLANA ü TINTORERIA ü CONFECCION PUNTO Y PLANA

Planificación Estratégica Misión “Fabricar y Distribuir prendas de vestir tipo acrílico y accesorios para dama y caballero de alta calidad y textura. ” Visión “Seremos en el 2015 líderes en el mercado nacional, con proyección internacional, con nuestro compromiso de mejorar permanentemente la calidad; así como por la constante innovación de productos”.

Planificación Estratégica Valores Corporativos § Desarrollo § Liderazgo § Responsabilidad. §Espíritu de servicio. §Rentabilidad

ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS COMITÉ DE GESTION DE RIESGOS Unidad de Gestión de Riesgos

Responsabilidades y Funciones COMITÉ DE GESTIÓN DE RIESGOS UNIDAD DE GESTIÓN DE RIESGOS Establecer la estrategia y políticas de Lidera el proceso de aprobación, riesgos actualización y revisión del Manual de Riesgos Identificar, analizar, evaluar y jerarquizar Asegura el cumplimiento con los riesgos internos y externos que procedimientos establecidos en el Manual afectan el rendimiento de la empresa. de Riesgos Identificar los indicadores y ratios Elabora el Mapa de Riesgos financieros Determinar un plan de acción Documenta e inicia respuestas cuando los (indicadores fuera de los parámetros limites superan lo deseado establecidos) Asegurar la integración de una cultura de Supervisa periódicamente las posibles riesgos en todas las unidades. áreas de riesgos

Manual de Gestión de Riesgos Operativos y Financieros OBJETIVO Establecer Comprender Mitigar y Controlar Riesgos Fortalecer Técnicas y Metodologías Mejorar Rentabilidad y Solvencia

ALCANCE • El Manual contempla Sistemas y Procedimientos para prevenir y controlar las exposiciones a los riesgos inherentes a las actividades de la empresa. EL RIESGO ES RESPONSABILIDAD DE TODAS LAS PARTES QUE COMFORMAN LA EMPRESA!!!! -Estructura Organizacional de la Empresa -Responsabilidades y funciones de su cargo -Principales factores que impactan negativamente al área -Procedimientos de cómo identificar y calcular los limites para la toma de riesgos de mayor impacto y probabilidad de ocurrencia -Comunicación sobre como informar a la Unidad de Gestión de Riesgos sobre la exposición al riesgo de la empresa. •

Manual de Gestión de Riesgos Operativos y Financieros PROCESOS PARA LA APROBACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y MODIFICACIÓN Aprobación Actualización • Responsable de la Unidad de Riesgos • Revisión • Actualización • Comité de Gestión de Riesgos • Accionistas (Difusión, Aplicación y Periódica Actualización) • Cada Semestre dependiendo de las necesidades de la Empresa Control de Modificaciones y Aprobaciones • Reunión (Comité de Riesgos) • Firma de Acta Situaciones • Cambios en los Limites de Riesgos • Cambios en la Estructura Organizacional • Cambios en Lineamientos, Objetivos, Políticas de Riesgos • Cambios en metodologías de medición de riesgos

Formato de Actualización del Manual Código del Documento: PR. MA. R 1 -1 Fecha de Actualización: ENERO-13 Página 1 de 1 Titulo del Documento: FORMATO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE RIESGOS Referencia: NT/AC Reemplazar a: Hojas o Capítulos Sujetos a Cambios: __________ Fecha de Acta del Comité de Riesgos: __________ Observaciones: ___________________ INTEGRANTES DEL COMITÉ DE RIESGOS Fecha Revisado y Aprobado: Ing. ----------------------- Gerente General Responsable de Riesgos Fecha Revisado y Aprobado: Ing. ----------Jefe de Área Fecha

Manual de Gestión de Riesgos Operativos y Financieros PROCESOS PARA LA CUSTODIA, DISTRIBUCIÓN, CONSULTA Y CONFIDENCIALIDAD Custodia Distribución • Responsable de la Unidad de Riesgos • Bitácora de Registro • Correo Electrónico o Impreso Confidencialidad “Este manual es propiedad exclusiva de Hilacril S. A. Ninguna parte de este documento puede ser reproducido o transmitido, mediante ningún sistema o método, electrónico o mecánico (incluyendo el fotocopiado, la grabación o cualquier sistema de recuperación y almacenamiento de información), sin el consentimiento por escrito de la empresa. ”

ETAPA II– Proceso de Gestión de Riesgos Seguimiento Identificación Implementar Políticas y Asignar Responsabilidad Análisis y Evaluación Respuesta y Control

Identificación de Riesgos Financieros e Operativos ü OBJETIVOS § Identificar los factores internos y externos que causan pérdidas para la Empresa y las oportunidades que se presentan con el fin de optimizarlas § Criterio basado en la experiencia profesional de los involucrados § Elaboración de una lista de eventos que pueden tener efecto en el rendimiento de la empresa – Causa y Efecto

MÉTODOS DE IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS OPERATIVOS Y FINANCIEROS Reuniones Análisis FODA Análisis Financiero Impacto +/- Rendimiento de la Empresa

ANÁLISIS FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) Ø FACTORES INTERNOS ü Evaluar y determinar las ventajas competitivas e impedimentos para alcanzar nuestros objetivos ü Comprender la situación actual de la empresa con el fin de mostrar cuales son sus recursos, capacidades y aptitudes centrales que se emplearan para mitigar los riesgos.

ANÁLISIS FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) Ø FACTORES EXTERNOS ü Mediante el análisis de los factores externos se podrá evaluar las influencias negativas y positivas relacionadas con los aspectos económicos, sociales, políticos, tecnológicos, demográficos, mercado, competidores; etc. , que afectan al entorno de la organización.

Etapa ANÁLISIS FODA (Fortalezas, Debilidades) Ø Factores Internos DESCRIPCIÓN DEL ANALISIS AREAS Análisis de Recursos Capital Recursos Humanos Tecnología Activos Fijos Activos Intangibles Análisis de Actividades Recursos Gerenciales Recursos Estratégicos Creatividad Análisis de Riesgos Con relación a los Recursos Y a las Actividades de la Empresa

Etapa I ANÁLISIS FODA (Oportunidades y Amenazas) Ø Factores Externos DESCRIPCIÓN DEL ANALISIS Análisis del Entorno (Industria Textil) Análisis de Grupos de Interés Análisis de Factores Macroeconómicos AREAS Proveedores Clientes Mercados Competidores Gobierno Gremios Comunidad Accionistas Sindicatos Inflación Tasas de Interés Desempleo PIB Balanza Comercial

Normas para el desarrollo de la Matriz FODA Creación de Grupo de Trabajo • Comité de Gestión de Riesgos y Responsable de U. R • Representantes del Área Comercialización Operativa y Financiera. • Conocimiento de su área. • Elegir un coordinador para que ordene las ideas. Elaborar una Agenda de Trabajo • Sesión de Lluvias de Ideas • Selección de Análisis y Evaluación de Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Debilidades mas significativas. • Anexo 2. 5: 1: Agenda de Trabajo Análisis Comparativo FODA • Identificación e ordenamiento de prioridades • “Como” resolver o aprovechar cada elemento identificado. Evaluación Permanente • Factores inesperados (Políticos, Inflación, políticas fiscales)

Formato de Agenda de Trabajo AGENDA DE TRABAJO Responsable: ______________ Fecha de Inicio: _____________ Fecha de Finalización: ___________ Nombre de los Participantes (Análisis FODA): ________________ Pasos No. de horas Mes 1 1 1. Sesión de Lluvias de Ideas 2. Selección de Análisis de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas 3. Evaluación del FODA 4. Análisis Comparativo de FODA 5. Evaluación Permanente 2 3 Mes 2 4 1 2 3 4

Formato de Factores Internos Código del Documento: PR. MA. R 1 -2 Fecha de Actualización: ENERO-13 Página 1 de 1 Titulo del Documento: FORMATO DE MATRIZ FODA FACTORES INTERNOS Referencia: NT/AC Reemplazar a: FORTALEZAS DEBILIDADES 1. Tecnología de última generación 1. Falta de un plan de mitigación de riesgos 2. Buena calidad del producto 2. Alto endeudamiento de la empresa 3. Novedosos diseños 3. Insuficiencia de mano obra calificada 4. Acuerdos internacionales que permitirían 4. Carencia de un control interno de activos fijos e expandir la oferta de la empresa 5. 6. insumos Incorporación de nuevas tecnologías textiles que 5. Falta de planeamiento estratégico redujo la cantidad de fallas, origen de reclamo de 6. Dificultad de abastecimiento de materias primas los consumidores 7. Inexistentes programas de capacitación Experiencia y buena penetración en los mercados 8. 9. regionales 7. Fecha Falta de un control óptimo informático de inventarios. Ineficaz integración en la cadena de suministro Buena imagen corporativa, empresa en marcha Revisado y Aprobado: Ing. ----------------------- Gerente General Responsable de Riesgos Fecha Revisado y Aprobado: Ing. ----------Jefe de Área Fecha

Formato de Factores Externos Código del Documento: PR. MA. R 1 -3 Fecha de Actualización: ENERO-13 Página 1 de 1 Titulo del Documento: FORMATO DE MATRIZ FODA FACTORES EXTERNOS Referencia: NT/AC Reemplazar a: OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Alta rotación de modas y tendencias en el sector 1. Competencia desleal (contrabando de ropa) 2. Poca diversificación de proveedores de materia prima 3. Volatilidad en los precios de materia prima (fibras acrílicas) 4. Aparición de productos importados 5. No existe la provisión de los insumos para los terminados del 2. Expansión del mercado 3. Mercado regional Andino muy atractivo 4. Semejanzas culturas con los países de la región 5. Preferencias y excepciones tributarias 6. Mantiene descuentos y créditos de los proveedores 7. Existen entidades de apoyo y promoción al sector textil 8. Ferias y exposiciones Fecha producto 6. Competencia externa 7. Baja demanda nacional Revisado y Aprobado: Ing. ----------------------- Gerente General Responsable de Riesgos Fecha Revisado y Aprobado: Ing. ----------Jefe de Área Fecha

Análisis Financiero Análisis Comparativo y Evolución de los Estados Financieros • Análisis Horizontal y Vertical del Balance General y Estado de Resultados Análisis e Interpretación de Razones Financieras • Liquidez • Prueba Acida • Margen Bruto / Ventas • Plazo Promedio Cx. C y Cx. P • Plazo Promedio Inventario

Ejemplo 1 Análisis Vertical del Estado de Resultados CAUSAS 1. 2. Ineficiencia en Procesos Productivos Alto Nivel de Desperdicio en Materia Primas EFECTO 1. Bajo margen de rentabilidad bruta

Ejemplo 2 Razón de Plazo Promedio Cuentas por Cobrar CAUSAS 1. Inadecuadas Políticas de Cobro / Desfase en el ciclo de caja de crédito Iliquidez temporal EFECTO 1. Iliquidez temporal

Ejemplo 3 Promedio de Días de Rotación de Inventarios CAUSAS 1. Ineficaz planificación de pedidos de producción 2. de crédito Iliquidez temporal EFECTO 1. Costos de inventarios inmovilizados

Matriz - Identificación de Riesgos Financieros No. PROCESO RIESGO CAUSA EFECTO 1 Elevado el plazo promedio de Cx. C Inadecuada política de crédito Iliquidez temporal 2 Elevado el plazo promedio de Inventario Ineficaz planificación de pedidos de producción Costos de inventarios inmovilizados 3 Elevado periodo de pago a proveedores Falta liquidez Perdida de Créditos con proveedores / Incremento en costos de materia prima y servicios 4 Elevado Costo de Ventas Ineficiencia en Procesos Productivos / Alto nivel de desperdicio de materia prima Bajo margen de rentabilidad bruta Aumento en costos financieros Falta de liquidez Bajo margen de utilidad neta Falta de Disponibilidad Inmediata Política de ventas Iliquidez inmediata, poca reacción en imprevistos Subida de precio en fibra acrílicas Especulación en precio de 5 6 Financiero 7 materia prima 8 Volatilidad en tasas de interés 9 Variación en tipo de cambio Euro/Dólar 10 Surgimiento de nuevos aranceles en mercados internacionales 11 Perdidas de inventarios en bodegas 12 Incremento de gastos laborales Variación en la rentabilidad precio al cliente Medidas gubernamentales a la banca nacional Incremento en gastos financieros Devaluación de la moneda local Alto impacto en la compra de repuestos en las áreas productivas Falta de acuerdos comerciales Reducción en ventas Insuficiente control de inventarios Mermas en las utilidades/Incremento en gastos no deducibles/Incremento en pago de impuesto a la renta Alta rotación de empleados Gastos de Capacitación y Aprendizaje

Matriz- Identificación de Riesgos Operativos No. PROCESO 13 RIESGO Ingreso de personal no idóneo a la compañía CAUSA EFECTO Falta de criterios en la búsqueda Incremento en reprocesos productivos y reclutamiento del personal 14 Falta de stock en materia prima Poca diversidad de proveedores Retrasos en producción Incremento de costos en logística 15 16 Paralización de Maquinaria galga fina (Sección de Alta demanda de prendas Incumplimiento en pedido de clientes Tejeduría de Punto) livianas Pérdida de Mercado Paralización de Proceso Productivo (Hilatura) Escaza alternabilidad de Incumplimiento en el presupuesto de maquinaria producción y ventas Incremento en Costos Indirectos de Fabricación 17 18 19 Operativo Incurrir en gastos no presupuestados Carencia de un control interno Variación negativa en presupuestos de de repuestos e insumos producción Eliminación en exoneraciones de aranceles a la Cumplimiento del Presupuesto Encarecimiento del producto final importación de materias primas del Estado Desventaja competitiva Incumplimiento de proveedores en plazo de entrega Falta de planificación de Poca rotación de inventarios de materia prima producción de los proveedores 20 Contrabando de Productos Sustitutos Falta de control aduanero Decremento en el presupuesto de ventas 21 Alto índice de daños en maquinaria Inexistente Manteamiento Baja Producción Preventivo en Activos Fijos Incrementos en Gastos Operacionales

Análisis y Evaluación de Riesgos Financieros e Operativos ü OBJETIVOS § Definir los parámetros que utilizaremos para analizar y categorizar los riesgos § Determinar la probabilidad de riesgo y calculo de los efectos potenciales (impacto) en las utilidades de la empresa. § Efectuar un análisis en términos cualitativos § Utilizar escalas descriptivas para evaluar la probabilidad de ocurrencia de cada evento

Esquema de Valorización - Matriz de Severidad PRO BABI LIDA D Alta - 3 Media - 2 Baja - 1 IMPACTO Leve - 5 Tolerable - 10 Moderado - 15 Riesgo trivial Riesgo tolerable Riesgo moderado Riesgo importante Riesgo intolerable Nivel de Riesgo= Probabilidad del Riesgo X Impacto del Riesgo

EJEMPLO 1: ANÁLISIS y VALORACIÓN No. PROCESO 1 RIESGO CAUSA Elevado el plazo promedio de Cx. C 2 Elevado el plazo promedio de Inventario EFECTO pago a proveedores 4 PROBABILIDAD EVALUACION Inadecuada política de crédito Iliquidez temporal 10 Tolerable 3 Alta 30 Ineficaz planificación de pedidos de producción Costos de inventarios inmovilizados 10 Tolerable 3 Alta 30 Falta liquidez Perdida de Créditos con proveedores / Incremento en costos de materia prima y servicios 15 Moderado 1 Baja 15 Ineficiencia en Procesos Productivos / Alto nivel de desperdicio de materia prima Bajo margen de rentabilidad bruta 15 Moderado 3 Alta 45 Elevado periodo de 3 IMPACTO Elevado Costo de Ventas Financiero PROBABILIDAD DE OCURRENCIA NIVEL PUNTUACIÓN NIVEL DE IMPACTO NIVEL PUNTUACIÓN (0% - 25%) Baja 1 ($1 - $10. 346) %10 U. Netas Leve 5 (25. 01% - 70%) Media 2 ($10. 347 - $31. 038)%15 U. Netas Tolerable 10 (70. 01% -100%) Alta 3 ($31. 039 - $41. 384)%20 U. Netas Moderado 15 (Utilidades Netas Año 2012) $206. 920 X 20% (Nivel de Impacto) = $41. 384

Grado o Alcance de Riesgos RIESGO GRADO O ALCANCE TRIVIAL No se requiere de una acción específica, solo pequeñas medidas a tomar por su probabilidad bastante pequeña. TOLERABLE Se debe tomar acciones preventivas, las periódicamente a fin de asegurar su control. MODERADO Se debe reducir el riego, cuando el riego es moderado trae consecuencias peligrosas que pueden afectar las utilidades de la empresa. IMPORTANTE Cuando el riesgo es de esta magnitud, el proyecto o proceso no puede comenzar o seguir avanzando, se debe reducir el riego si es posible a menor tiempo que los moderados. INTOLERABLE En este caso, si no se puede reducir el riesgo es mejor abandonar el proyecto o proceso, porque un riesgo de esta magnitud puede afectar considerablemente el rendimiento de la empresa, de ser reducido se debe evaluar nuevamente el proyecto o proceso en entorno al alcance, costo, tiempo, y otros puntos relevantes. cuales serán comprobadas Nivel de Riesgo= Probabilidad del Riesgo X Impacto del Riesgo

ANÁLISIS y VALORACIÓN DE RIESGOS – FINANCIEROS No. PROCESO 1 RIESGO IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACION Iliquidez temporal 10 Tolerable 3 Alta 30 Ineficaz planificación de pedidos de producción Costos de inventarios inmovilizados 10 Tolerable 3 Alta 30 proveedores Falta liquidez Perdida de Créditos con proveedores / Incremento en costos de materia prima y servicios 15 Moderado 1 Baja 15 Elevado Costo de Ventas Ineficiencia en Procesos Productivos / Alto nivel de desperdicio de materia prima Bajo margen de rentabilidad bruta 15 Moderado 3 Alta 45 Falta de liquidez Bajo margen de utilidad neta 10 Tolerable 2 Media 20 Política de ventas Iliquidez inmediata, poca reacción en imprevistos 5 Leve 2 Media 10 10 Tolerable 2 Media 20 Elevado el plazo promedio de Cx. C 2 Elevado el plazo promedio de Inventario 3 Elevado periodo de pago a 4 5 Aumento en costos financieros 6 Falta de Disponibilidad Inmediata 7 CAUSA Inadecuada política de crédito Financiero EFECTO Subida de precio en fibra Especulación en precio acrílicas de materia prima 8 Volatilidad en tasas de interés Medidas gubernamentales a la banca nacional Incremento en gastos financieros 5 Leve 1 Baja 5 9 Variación en tipo de cambio Devaluación de la moneda local Alto impacto en la compra de repuestos en las áreas productivas 5 Leve 2 Media 10 Falta de acuerdos comerciales Reducción en ventas 10 Tolerable 1 Baja 10 bodegas Insuficiente control de inventarios Mermas en las utilidades/Incremento en gastos no deducibles/Incremento en pago de impuesto a la renta 10 Tolerable 3 Alta 30 Incremento de gastos Alta rotación de empleados Gastos de Capacitación y Aprendizaje 10 Tolerable 3 Alta 30 Euro/Dólar 10 Surgimiento de nuevos aranceles en mercados Variación en la rentabilidad precio al cliente internacionales 11 12 Perdidas de inventarios en laborales

ANÁLISIS y VALORACIÓN DE RIESGOS – OPERATIVOS No. PROCESO 13 RIESGO CAUSA EFECTO Ingreso de personal no Falta de criterios en la Incremento en reprocesos idóneo a la compañía búsqueda y reclutamiento productivos IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACION 10 Tolerable 1 Baja 10 5 Leve 1 Baja 5 10 Tolerable 2 Media 20 15 Moderado 2 Media 30 5 Leve 3 Alta 15 10 Tolerable 1 Baja 10 10 Tolerable 2 Media 20 5 Leve 3 Alta 15 10 Tolerable 2 Media 20 del personal 14 15 Falta de stock en materia Poca diversidad de Retrasos en producción prima proveedores Incremento de costos en logística Paralización de Maquinaria Alta demanda de prendas Incumplimiento en pedido de galga gruesa (Sección de livianas clientes Tejeduría de Punto) 16 Pérdida de Mercado Paralización de Proceso Escaza alternabilidad de Incumplimiento en el presupuesto Productivo (Hilatura) maquinaria de producción y ventas Incremento en Costos Indirectos de Fabricación Operativo 17 Incurrir en gastos no Carencia de un control Variación negativa en presupuestados interno de repuestos e presupuestos de producción insumos 18 Eliminación en Cumplimiento del Encarecimiento del producto final exoneraciones de Presupuesto del Estado Desventaja competitiva Incumplimiento de Falta de planificación de Poca rotación de inventarios proveedores en plazo de producción de los entrega de materia prima proveedores Contrabando de Productos Falta de control aduanero aranceles a la importación de materias primas 19 20 Sustitutos 21 Decremento en el presupuesto de ventas Alto índice de daños en Inexistente Manteamiento Baja Producción maquinaria Preventivo en Activos Fijos Incrementos en Gastos Operacionales

JERARQUIZACIÓN DE RIESGOS – Impacto X Probabilidad # 4 1 2 11 12 16 5 RIESGO Elevado Costo de Ventas Elevado el plazo promedio de Cx. C Elevado el plazo promedio de Inventario Perdidas de inventarios en bodegas Incremento de gastos laborales Paralización de Proceso Producto (Hilatura) Aumento en costos financieros Subida de precio en fibra acrílicas 7 19 21 15 3 17 20 6 9 10 13 18 8 14 Incumplimiento de proveedores en plazo de entrega de materia prima Alto índice de daños en maquinaria Paralización de Maquinaria galga gruesa (Sección de Tejeduría de Punto) Elevado periodo de pago a proveedores Incurrir en gastos no presupuestados Contrabando de Productos Sustitutos Falta de Disponibilidad Inmediata Variación en tipo de cambio Euro/Dólar Surgimiento de nuevos aranceles en mercados internacionales Ingreso de personal no idóneo a la compañía Eliminación en exoneraciones de aranceles a la importación de materias primas Volatilidad en tasas de interés Falta de stock en materia prima IMPACTO LEVE: 5 TOLERABLE: 10 MODERADO: 15 15 Moderado 10 Tolerable PROBALIBIDAD BAJA: 1 MEDIA: 2 ALTA: 3 EVALUACIÓN AL RIESGO 3 Alta 3 Alta 45 30 30 15 Moderado 2 Media 30 10 Tolerable 2 Media 20 10 Tolerable 2 Media 20 15 Moderado 5 Leve 1 Baja 3 Alta 2 Media 15 15 15 10 10 10 Tolerable 1 Baja 10 5 Leve 1 Baja 5 5

Plan de Acción Ejemplo 1 IMPACTO Baja - 1 Leve - 5 8 10 14 13 9 Riesgo Tolerable 5 Alto- 3 4 Riesgo Moderado • Diseño, propuesta y venta de productos básicos, de fácil transformación a productos terminados. 16 21 6 20 17 RIESGO Elevado Costo de Ventas 3 7 19 15 No. Moderado - 15 18 Riesgo Trivial Media - 2 Tolerable - 10 • Implementar una Reingeniería de Procesos, específicamente en el área de Confección. 1 2 12 11 CAUSA Ineficiencia en Procesos Productivos / Alto nivel de desperdicio de materia prima Riesgo Importante INTOLERABLE 4 Riesgo Intolerable EFECTO Bajo margen de rentabilidad bruta En este caso, si no se puede reducir el riesgo es mejor abandonar el proyecto o proceso, porque un riesgo de esta magnitud puede afectar considerablemente el rendimiento de la empresa, de ser reducido se debe evaluar nuevamente el proyecto o proceso en entorno al alcance, costo, tiempo, y otros puntos relevantes. IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACION 15 Moderado 3 Alta 45 Nivel de Riesgo= Probabilidad del Riesgo X Impacto del Riesgo

Plan de Acción Ejemplo 2 • Incentivar a los clientes de la compañía ofreciéndoles un atractivo descuento para la cancelación de las facturas. IMPACTO Baja - 1 Leve - 5 8 10 14 13 9 Riesgo Tolerable 5 Alto- 3 1 3 • Elaboración y venta de productos básicos, es decir, productos más sencillos de mayor rotación y precio más atractivos, con los mismos se tiene la oportunidad de negociar de mejor manera, puesto que son de alto consumo. Riesgo Moderado 7 16 21 6 19 15 No. Moderado - 15 18 Riesgo Trivial Media - 2 Tolerable - 10 20 17 RIESGO 1 2 12 11 CAUSA Riesgo Importante IMPORTANTE 4 Cuando el riesgo es de esta magnitud, el proyecto o proceso no puede comenzar o seguir avanzando, se debe reducir el riego si es posible a menor tiempo que los moderados. Riesgo Intolerable EFECTO IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACION Elevado el plazo Inadecuada 10 promedio de Cx. C política de Iliquidez temporal 3 Alta Nivel de Riesgo= Probabilidad del Riesgo X Impacto del Tolerable crédito 30 Riesgo

MITIGACIÓN DE RIESGOS - FINANCIEROS IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACIÓN 1 promedio de Inadecuada política de crédito Iliquidez temporal Ineficaz planificación de pedidos de producción Costos de inventarios inmovilizados Falta liquidez Perdida de Créditos con proveedores / Incremento en costos de materia prima y servicios 10 Tolerable 5 Lleve 2 Media 10 3 Alta Implantación de sistemas 30 administrativos Just in Time 5 Lleve 2 Media 10 1 Baja 10 2 Media 20 Cx. C Elevado el plazo 2 promedio de Inventario Financiero Elevado 3 periodo de pago a proveedores 4 Ineficiencia en Procesos Bajo margen de Elevado Costo Productivos / rentabilidad Alto nivel de de Ventas bruta desperdicio de materia prima 10 Tolerable 15 Moderado 1 Baja 3 Alta CONTROLES PROPUESTOS plazo EVALUACION PROBABILIDAD IMPACTO EFECTO CAUSA RIESGO PROCESO No. 3 Alta Nuevas políticas de cobro 30 Descuento por pronto pago Elevado el Negociación de Nuevos Plazos de 15 10 Moderado Pago Implantación de nuevos procesos productivos 45 Incentivos al personal productivo 10 Moderado

MITIGACIÓN DE RIESGOS - FINANCIEROS 7 8 Subida de precio en fibra acrílicas Volatilidad en tasas de interés Medidas gubernamentale s a la banca nacional Incremento en gastos financieros 10 Tolerable 5 Leve 2 Media 1 Baja EVALUACIÓN Variación en la rentabilidad precio al cliente 2 Media PROBABILIDAD Especulación en precio de materia prima Inmediata Financiero 5 Leve IMPACTO Disponibilidad CONTROLES PROPUESTOS 6 Política de ventas Iliquidez inmediata, poca reacción en imprevistos 2 Media 5 Tolerable 2 Media 10 10 Utilización de productos financieros a corto plazo 5 Lleve 1 Baja 5 20 Negociación de un precio fijo a futuro con proveedores del exterior 5 Lleve 1 Baja 5 5 Negociación de derivados financieros tipo SWAPS con entidades financieros 5 Leve 1 Baja 5 EVALUACION Falta de 10 Tolerable PROBABILIDAD financieros Bajo margen de Falta de liquidez utilidad neta IMPACTO costos EFECTO 5 CAUSA RIESGO PROCESO No. Aumento en Optimización del pasivo circulante (negociación con proveedores, revisión de condiciones bancarias) 20

IMPACTO PROBABILIDAD EVALUACIÓN 2 Media CONTROLES PROPUESTOS Euro/Dólar 5 Leve EVALUACION Devaluación de la moneda local Alto impacto en la compra de repuestos en las áreas productivas IMPACTO de cambio EFECTO 9 CAUSA RIESGO PROCESO No. Variación en tipo PROBABILIDAD MITIGACIÓN DE RIESGOS - FINANCIEROS 10 Negociación de derivados financieros tipo forward de divisas 5 Leve 1 Baja 5 10 Monitoreo constante de la Macro economía de nuestros socios comerciales (clientes internacionales) 5 Leve 1 Baja 5 30 Instalación cámaras de seguridad en bodegas de materia primas y producto terminados 5 Leve 2 Media 10 30 Implementación de plan de incentivos por producción 5 Leve 2 Baja 10 Surgimiento de nuevos aranceles 10 en mercados Financiero inventarios en bodegas 12 Reducción en ventas Insuficiente control de inventarios Mermas en las utilidades/Inc remento en gastos no deducibles/In cremento en pago de impuesto a la renta Alta rotación de empleados Gastos de Capacitación y Aprendizaje 10 Tolerable 1 Baja internacionales Perdidas de 11 Falta de acuerdos comerciales Incremento de gastos laborales 10 Tolerable 3 Alta

10 Tolerable 1 Baja 5 Leve 1 Baja 5 5 Implantación de una sección de compras y adquisiciones 5 Tolerable 1 Baja 5 20 Compra de maquinaria en tejeduría de punto galga fina 5 Leve 2 Baja 10 30 Implementación de un plan de mantenimiento preventivo a la sección de Hilatura 10 Leve 2 Baja 10 productivos Retrasos en Falta de stock en 14 materia prima Poca diversidad de proveedores producción Incremento de costos en logística 5 Leve 1 Baja EVALUACIÓN reprocesos PROBABILIDAD personal 10 Implementación de programas de reclutamiento de personal Incremento en IMPACTO reclutamiento del CONTROLES PROPUESTOS en la búsqueda y EVALUACION a la compañía Falta de criterios IMPACTO personal no idóneo EFECTO 13 CAUSA RIESGO PROCESO No. Ingreso de PROBABILIDAD MITIGACIÓN DE RIESGOS - OPERATIVOS Operativo Paralización de Maquinaria galga 15 fina (Sección de Incumplimiento Alta demanda de prendas livianas Tejeduría de Punto) en pedido de clientes Pérdida de Mercado 10 Tolerable 2 Media Incumplimiento en el presupuesto de Paralización de 16 Proceso Productivo (Hilatura) Escaza alternabilidad de maquinaria producción y ventas Incremento en Costos Indirectos de Fabricación 15 Moderado 2 Media

materias primas Incumplimiento de proveedores en 19 plazo de entrega de materia prima Falta de planificación de producción de los proveedores Poca rotación de inventarios Falta de control aduanero Decremento en el presupuesto de ventas Inexistente Manteamiento Preventivo en Activos Fijos Baja Producción Incrementos en Gastos Operacionales EVALUACIÓN importación de 5 Leve 2 Baja 10 5 Leve 1 Baja 5 10 Tolerable 1 Baja 10 Solicitud de gremios a entes reguladoras gubernamentales 10 Tolerable 2 Media 20 Calificación de proveedores 5 Leve 1 Baja 5 15 Constante desarrollo e innovación de productos terminados 5 Leve 2 Baja 10 20 Planes de mantenimiento preventivo y correctivo 5 Leve 1 Media 5 del producto final Desventaja competitiva PROBABILIDAD aranceles a la 15 Control en la variación del presupuesto en producción Encarecimiento Cumplimiento del Presupuesto del Estado IMPACTO 18 3 Alta CONTROLES PROPUESTOS exoneraciones de 5 Leve EVALUACION Eliminación en Variación negativa en presupuestos de producción IMPACTO no presupuestados Carencia de un control interno de repuestos e insumos EFECTO 17 CAUSA RIESGO PROCESO No. Incurrir en gastos PROBABILIDAD MITIGACIÓN DE RIESGOS - OPERATIVOS Operativo Contrabando de 20 Productos Sustitutos Alto índice de 21 daños en maquinaria 5 Leve 10 Tolerable 3 Alta 2 Media

JERARQUIZACIÓN DE RIESGOS – Propuesta de Mitigación IMPACTO LEVE: 5 TOLERABLE: 10 MODERADO: 15 10 Moderado PROBALIBIDAD BAJA: 1 MEDIA: 2 ALTA: 3 EVALUACIÓN AL RIESGO 2 Media 20 10 Moderado 2 Media 20 Elevado el plazo promedio de Cx. C 5 Leve 2 Media 10 2 Elevado el plazo promedio de Inventario 5 Leve 2 Media 10 3 5 11 12 Elevado periodo de pago a proveedores 10 Moderado 1 Baja 10 5 Leve 2 Media 10 10 Moderado 1 Baja 10 Incurrir en gastos no presupuestados Contrabando de Productos Sustitutos Falta de Disponibilidad Inmediata Subida de precio en fibra acrílicas Volatilidad en tasas de interés 5 Leve 5 Leve 2 Media 1 Baja 10 10 5 5 5 9 Variación en tipo de cambio Euro/Dólar 5 Leve 1 Baja 5 10 Surgimiento de nuevos aranceles en mercados internacionales 5 Leve 1 Baja 5 Ingreso de personal no idóneo a la compañía 5 Leve 1 Baja 5 Falta de stock en materia prima 5 Leve 1 Baja 5 18 Eliminación en exoneraciones de aranceles a la importación de materias primas 5 Leve 1 Baja 5 19 21 Incumplimiento de proveedores en plazo de entrega de materia prima Alto índice de daños en maquinaria 5 Leve 1 Baja 5 # 4 16 1 15 17 20 6 7 8 13 14 RIESGO Elevado Costo de Ventas Paralización de Proceso Productivo (Hilatura) Aumento en costos financieros Perdidas de inventarios en bodegas Incremento de gastos laborales Paralización de Maquinaria galga fina (Sección de Tejeduría de Punto)

Matriz de Severidad – (Mitigación)

Respuesta y Control Riesgo Evitar Reducir Transferir Aceptar • Primera estrategia alternativa a considerar. • Generación de cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación. • Cuando el riesgo no puede ser evitado, el siguiente paso es reducirlo al mas bajo nivel posible • Se consigue mediante la optimización de procedimientos y la implementación de controles • Compartir con terceros parte del riesgo • Riesgo es minimizado compartiéndolo con otro grupo o dependencia como por Ej. Cobertura, aseguramiento o diversificación • Se acepta la perdida residual probable y se elaboran planes de contingencia para su manejo

Implementación de Acciones Ejecución de los compromisos adquiridos mediante la asignación de responsables a cada riesgo identificado, analizado, valorado y propuesto ü ü Establecer un cronograma de seguimiento a las acciones, y la incorporación de indicadores que nos permitan monitorear, actuar y controlar los riesgo

Seguimiento Forma sistemática monitorea y evalúa las acciones implementadas ü ü Ayuda a comparar los resultados pronosticados con los reales üLas respuestas a los riesgos deberán ser continuas

RESPUESTA AL RIESGO – FINANCIEROS (TRATAMIENTO) VTO. BUENO promedio de INDICADOR 2 CRONOGRAMA Elevado el plazo RESPONSABLE promedio de Cx. C Respuesta al Riesgo RIESGO PROCESO No. Elevado el plazo 1 Reducir el Riesgo Gerente Financiero Semestral Rotación CXC Gerente General Reducir el Riesgo Jefe de Producción Trimestral Rotación de Inventarios Gerente General Reducir el Riesgo Gerente Financiero Trimestral Rotación Cx. P Gerente General Reducir el Riesgo Jefe de Producción Trimestral Margen Bruto Gerente General Inventario Financiero 3 4 Elevado periodo de pago a proveedores Elevado Costo de Ventas

RESPUESTA AL RIESGO – FINANCIEROS (TRATAMIENTO) Financiero 7 8 Subida de precio en fibra acrílicas Volatilidad en tasas de interés VTO. BUENO Inmediata INDICADOR Disponibilidad CRONOGRAMA 6 RESPONSABLE Falta de Respuesta al Riesgo financieros Reducir el Riesgo Gerente Financiero Trimestral Margen Neto Gerente General Reducir el Riesgo Gerente Ventas /Financiero Trimestral Índice de Disponibilidad Inmediata Gerente General Negociación de un precio fijo a futuro con proveedores del exterior Transferir el Riesgo Gerente Financiero Trimestral Margen Bruto Gerente General Negociación de derivados financieros tipo SWAPS con entidades financieros Aceptar el Riesgo Gerente Financiero Semestral Margen Neto Gerente General CONTROLES PROPUESTOS RIESGO PROCESO No. Aumento en costos 5 Optimización del pasivo circulante (negociación con proveedores, revisión de condiciones bancarias) Utilización de productos financieros a corto plazo (ver cuál)

RESPUESTA AL RIESGO – FINANCIEROS (TRATAMIENTO) Financiero Perdidas de 11 inventarios en bodegas 12 Incremento de gastos laborales Implementaci ón de plan de incentivos por producción VTO. BUENO internacionales INDICADOR en mercados CRONOGRAM A nuevos aranceles 10 RESPONSABL E Surgimiento de Respuesta al Riesgo cambio Euro/Dólar CONTROLES PROPUESTOS RIESGO PROCESO No. Variación en tipo de 9 Negociación de derivados financieros tipo forward de divisas Monitoreo constante de la Macro economía de nuestros socios comerciales (clientes internacional es) Instalación cámaras de seguridad en bodegas de materia primas y producto terminados Transferir el Riesgo Gerente Financiero Semestral Margen Neto Gerente General Aceptar el Riesgo Importaciones / Exportaciones Mensual Incremento en exportaciones Gerente General Reducir el Riesgo Contador General Mensual Margen Bruto Gerente General Reducir el Riesgo Recursos Humanos Trimestral Margen Bruto Gerente General

RESPUESTA AL RIESGO – OPERATIVOS (TRATAMIENTO) materia prima Paralización de 15 Maquinaria galga Operativo fina (Sección de Tejeduría de Punto) Paralización de 16 Proceso Productivo (Hilatura) Compra de maquinaria en tejeduría de punto galga fina Implementació n de un plan de mantenimiento preventivo a la sección de Hilatura Humanos/Jefe de Margen Bruto Gerente General Trimestral Margen Bruto Gerente General Producción Gerente Riesgo Financiero Riesgo Trimestral Recursos Aceptar el Reducir el VTO. BUENO 14 Implantación de una sección de compras y adquisiciones INDICADOR Falta de stock en Riesgo CRONOGRAMA compañía Reducir el RESPONSABLE no idóneo a la Implementació n de programas de reclutamiento de personal Respuesta al Riesgo 13 CONTROLES PROPUESTOS RIESGO PROCESO No. Ingreso de personal Gerente Ventas/Jefe de Trimestral Producción Reducir el Jefe de Riesgo Producción Trimestral Crecimiento en Ventas Margen Bruto Gerente General

RESPUESTA AL RIESGO – OPERATIVOS (TRATAMIENTO) aranceles a la importación de materias primas Riesgo Financiero Reducir el Gerente Riesgo Financiero Reducir el Jefe de Riesgo Producción Reducir el Gerente de Riesgo Ventas Reducir el Jefe de Riesgo Producción VTO. BUENO 18 Gerente INDICADOR exoneraciones de Solicitud de gremios a entes reguladoras gubernamental es Reducir el CRONOGRAMA Eliminación en RESPONSABLE no presupuestados Control en la variación del presupuesto en producción Respuesta al Riesgo 17 CONTROLES PROPUESTOS RIESGO PROCESO No. Incurrir en gastos Mensual Margen Bruto Gerente General Incumplimiento de proveedores en 19 plazo de entrega de Operativo Productos Sustitutos Alto índice de 21 Mensual Rotación de Inventarios Gerente General materia prima Contrabando de 20 Calificación de proveedores daños en maquinaria Constante desarrollo e innovación de productos terminados Planes de mantenimiento preventivo y correctivo Mensual Crecimiento en Ventas Margen Bruto Gerente General

CONCLUSIONES 1. El diseño del Manual de Gestión de Riesgos en la empresa Hilacril S. A, es importante ya que de una manera sistemática y organizada se puede anticipar posibles pérdidas económicas para la empresa. 2. El objetivo principal del diseño del Manual de Gestión de Riesgos es garantizar la estabilidad de la empresa, minimizando la ocurrencia de pérdidas o el impacto financiero de las pérdidas que puedan ocurrir. 3. La correcta implementación de la Gestión de Riesgos, dentro de la empresa, es responsabilidad de todos y es una herramienta muy útil para el mejor desarrollo de las actividades de todos los departamentos que conforman la empresa.

CONCLUSIONES 4. 5. Durante el trabajo se pudieron determinar una serie de eventos que actualmente causan pérdidas económicas para la empresa, entre la principales tenemos: • Elevado Costo de Ventas • Elevado Plazo Promedio de Cuentas por Cobrar • Elevado Días Promedio de Rotación de Inventarios • Pérdidas de Inventarios en Bodegas • Incremento en Gastos Laborales • Paralización del Proceso Productivo (Hilatura) • Aumento en costos financieros Con la implementación de este Manual de Gestión de Riesgos Operativos y Financieros, la empresa asegura el cumplimiento no sólo de sus objetivos, sino que se anticipa a los cambios inesperados, logrando así prevenir que la empresa incurra en pérdidas económicas.

RECOMENDACIONES 1. Aplicar el Manual de Gestión de Riesgos en la empresa Hilacril S. A, con el fin de anticiparse a los cambios inesperados, logrando así prevenir que la empresa incurra en perdidas económicas. 2. Promover una cultura de gestión de riesgos y capacitar al personal sobre el proceso de gestión de riesgos, el cual mediante los lineamientos planteados en este manual le permitirá a la empresa en sí, controlar, mitigar y dar seguimiento a los riesgos relevantes. 3. Obtener de los responsables de cada unidad, información respecto de los riesgos relevantes de cada uno de sus procesos, áreas técnicas, programas y proyectos, tomando como base los lineamientos y mecanismos internos debidamente legalizados. 4. Determinar los riegos altos y moderados mediante una matriz de riesgos, que podrían afectar los objetivos operativos de la empresa y definirá las respuestas al riesgo como son: evitar, reducir, transferir y aceptar. 5. Generar reportes continuos de las acciones ejecutadas y sus resultados, así como de las incidencias o imprevistos presentados con sus causas, efectos y soluciones adoptadas.

FIN