DIRETOR DE PROTOCOLO n O Diretor de Protocolo

DIRETOR DE PROTOCOLO n. O Diretor de Protocolo n. João Frederico Livi n. Diretor de Protocolo D-4640, ano Rotário 2012/2013 www. joaoflivi. blogspot. com

DIRETOR DE PROTOCOLO n Sócio fundador do Rotaract Club de Marechal Cândido Rondon (1987 – presidente 1988/1989); n Ex-integrante do Rotary Club de Palotina (2003/2004 – responsável pela carta mensal do EGD Pedro Celso dos Santos); n Membro do Rotary Club de Marechal Cândido Rondon Beira-Lago, há 17 anos; n Protocolo do Clube em várias gestões; www. joaoflivi. blogspot. com

DIRETOR DE PROTOCOLO Presidente do Clube; EGA do D-4640; Comissão de Relações Públicas do D-4640; Graduação em Administração; Pós-graduado em Marketing e Vendas; Curso de protocolo civil em 1991; www. joaoflivi. blogspot. com

O AUDITÓRIO VAZIO Um palestrante entrou num auditório para proferir uma palestra e, com surpresa, deu com o auditório vazio. Só havia um homem sentado na primeira fila. Desconcertado, o palestrante perguntou ao homem se devia ou não dar a palestra só para ele. O homem respondeu: - Sou um homem simples, não entendo dessas coisas. Mas se eu entrasse num galinheiro e encontrasse apenas uma galinha para alimentar, eu alimentaria essa única galinha. www. joaoflivi. blogspot. com

O AUDITÓRIO VAZIO O palestrante entendeu a mensagem e deu a palestra inteira, conforme havia preparado. Quando terminou, perguntou ao homem: - Então, gostou da palestra? O homem respondeu: - Como eu lhe disse, sou um homem simples, não entendo dessascoisas. . . Mas se eu entrasse num galinheiro e só tivesse uma única galinha, eu não daria o saco de milho inteiro para ela. www. joaoflivi. blogspot. com

O PROTOCOLO O protocolo é aquele que dá vida para a reunião Deve saber o momento certo de improvisar É o que faz acontecer Nunca será o destaque da reunião www. joaoflivi. blogspot. com

O DIRETOR DE PROTOCOLO n O Rotary International prevê estatutos padronizados para os clubes. E recomenda o regimento interno para que linhas mestras sejam obedecidas; n Dentro deste contexto está o cargo de diretor de protocolo (Reg. Interno previsto para os clubes, Art. I, Seção 2), mas suas atribuições não são detalhadas nesta norma interna. Mas todos sabem do resultado de uma boa ou má atuação; n A denominação é de Diretor de Protocolo e não simplesmente Protocolo é o cargo ou o próprio ato, não a pessoa. www. joaoflivi. blogspot. com

O QUE O DIRETOR DE PROTOCOLO PRECISA SABER n Mesa da presidência (mesa de trabalho); n Panóplia (porta bandeiras); n Tribuna (átrio); n Companheiros (fulano, doutor etc); n Esposa de companheiro (esposa de); n Filho de companheiro (filho de). www. joaoflivi. blogspot. com

O QUE O DIRETOR DE PROTOCOLO PRECISA SABER n Informar companheiros visitantes, esposas de companheiros, filhos; n Informar nome de outros visitantes; n Informar datas comemorativas dos companheiros (aniversários, admissão no clube); n Informar de conquistas de companheiros; n Informar datas comemorativas da semana; n Informar de eventos que aconteçam na região; n Informar número de companheiros presentes. www. joaoflivi. blogspot. com

ATRIBUIÇÕES DO DIRETOR DE PROTOCOLO n O Diretor de Protocolo é o coordenador de toda e qualquer atividade rotária, devendo trabalhar em estreita colaboração com quem a preside; n Pode ser no clube ou além do clube. No clube através das reuniões ordinárias e festivas; fora do clube, em eventos distritais (PETS, fóruns, assembléia, conferência, seminários, etc); n A missão do diretor de Protocolo tem início na preparação da reunião; www. joaoflivi. blogspot. com

ATRIBUIÇÕES DO DIRETOR DE PROTOCOLO n Chegar ao local da reunião com bastantecedência; n Informar-se sobre a refeição a servida; n Verificar lugares, som, panóplia, símbolos rotários, tribuna etc; n Providenciar preparativos para o orador (painéis, projetores etc, conforme o caso); www. joaoflivi. blogspot. com

ATRIBUIÇÕES DO DIRETOR DE PROTOCOLO n Providenciar, com a ajuda das comissões de companheirismo e de programa, a recepção dos convidados, com particular deferência para com aqueles que se destinarem à Mesa da Presidência; n Encaminhar rotarianos visitantes ao tesoureiro para preencher o cartão de recuperação; www. joaoflivi. blogspot. com

ATRIBUIÇÕES DO DIRETOR DE PROTOCOLO n Colaborar com o presidente na composição da Mesa que dirigirá a reunião, atendo-se às disposições do cerimonial oficial do país, do protocolo rotário e das boas normas sociais; n Informar-se, com segura antecipação, se a presença de convidados e companheiros destinados à Mesa da Presidência foi devidamente confirmada; n Repartir tarefas com o vice-diretor de protocolo; www. joaoflivi. blogspot. com

ATRIBUIÇÕES DO DIRETOR DE PROTOCOLO n Pôr‑se minuciosamente a par de cada item do programa a ser desenvolvido na reunião, de modo a encontrar‑se capacitado a intervir com total desembaraço no momento certo, ou de prestar imediata e eficiente colaboração ao presidente, ou a qualquer pessoa que haja de participar da execução do programa; n Acomodar convidados à mesa da presidência; www. joaoflivi. blogspot. com

ATRIBUIÇÕES DO DIRETOR DE PROTOCOLO n Evitar que companheiros se sentem sempre no mesmo lugar e com as mesmas pessoas; n Indicar ao presidente que tudo está em ordem, para iniciar-se a reunião; n Anunciar a constituição da Mesa, apresentando seus componentes ao plenário; www. joaoflivi. blogspot. com

ATRIBUIÇÕES DO DIRETOR DE PROTOCOLO n Cuidar do conforto e da segurança dos convidados e companheiros, provendo o que for de mister, desde número e disposição de mesas e cadeiras, asseio do recinto, arejamento e ventilação, cardápio, serviço de garçon e atendentes de toda a natureza, manutenção de silêncio, e organização de serviços de portaria e de policiamento, se necessários; n Não voltar à tribuna para anunciar chegada de retardatários (exceto por razão especial - o orador da noite, por ex. ); www. joaoflivi. blogspot. com

ATRIBUIÇÕES DO DIRETOR DE PROTOCOLO n Supervisionar, em consonância com o secretário, a redação e a expedição dos convites para companheiros e convidados que deverão ocupar lugar na Mesa da Presidência. www. joaoflivi. blogspot. com

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES DIRETOR DE PROTOCOLO n Preparar a reunião com antecedência, confirmando as presenças; n Escolher o cardápio e supervisionar a decoração e mesas; n Verificar o funcionamento da parte elétrica e ventilação; www. joaoflivi. blogspot. com

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES DIRETOR DE PROTOCOLO n Fazer a formação da mesa diretora, observando os preceitos de RI e as normas oficiais; n Postar a tribuna a esquerda da mesa diretiva, com luz adequada; n Orientar a colocação das bandeiras; n Colocar o sino e o martelo; www. joaoflivi. blogspot. com

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES DIRETOR DE PROTOCOLO n Recepcionar e anunciar o nome correto do visitantes; n Acolher os visitantes atrasados, indicando um companheiro para recepcioná-los; n Providenciar materiais necessários para o palestrante, como água, microfone, som etc; n Controlar o tempo do palestrante e avisar discretamente do término do tempo. www. joaoflivi. blogspot. com

CUIDADOS NECESSÁRIOS PARA O DIRETOR DE PROTOCOLO n Discrição no vestir-se; n Não é animador de festinhas nem vedete de circo Tribuna (átrio); n Demorar‑se ao microfone o menos possível; n Utilizar-se do microfone o menor número de vezes; www. joaoflivi. blogspot. com

CUIDADOS NECESSÁRIOS PARA O DIRETOR DE PROTOCOLO n Evitar o relato de casos cômicos e pitorescos, ou dizer “gracinhas”; n Dar o seu “recado” em linguagem correta e sóbria; n Limitar-se à apresentação da Mesa, do cardápio e uma ou outra comunicação indispensável; n Não alongar-se em apresentação dos componentes da mesa, seus feitos ou suas vidas. www. joaoflivi. blogspot. com

O QUE O DIRETOR DE P ROTOCOLO PRECISA SABER n Colaborar estreitamente com as comissões que forem apresentar algo na reunião; n Não usar apelidos para identificar companheiros (use o nome, o prenome ou ambos); n Não usar jamais apelidos para identificar visitantes. www. joaoflivi. blogspot. com

O QUE O DIRETOR DE P ROTOCOLO PRECISA SABER n “Contar com uma personalidade simpática, decorrente de um sadio entusiasmo e de um natural desembaraço; ser sóbrio em seus atos e palavras; enérgico e delicado; ter atenção pronta e ação rápida; dicção clara e um regular domínio do vernáculo. ” n Companheiro Levindo Lopes, EP Rotary Club de São Paulo Oeste www. joaoflivi. blogspot. com

O QUE O DIRETOR DE P ROTOCOLO PRECISA SABER n O Diretor de Protocolo é o que trabalha de forma discreta, mas, que faz a o encontro rotário acontecer em clima de harmonia e companheirismo. n “É mais fácil induzir os homens à prestação de serviços do que inebriá-los com palavras empolgantes”. n Paul Harris www. joaoflivi. blogspot. com

PROCEDIMENTOS PARA AS REUNIÕES ORDINÁRIAS n Elegância não é somente regra protocolar, é questão de educação; n Não esquecer de homenagear os companheiros (tenha um deles na mesa da presidência) ou os visitantes de destaque (rotarianos ou não); n Estimular a Comissão de Companheirismo no sentido de evitar a formação de grupos e de promover a integração dos visitantes e companheiros do clube; www. joaoflivi. blogspot. com

PROCEDIMENTOS PARA AS REUNIÕES ORDINÁRIAS n Apresentar as pessoas pelo nome e indicar a classificação, profissão ou outros dados pessoais; n Se perceber algum erro, corrija‑o, com naturalidade. www. joaoflivi. blogspot. com

PROCEDIMENTOS PARA AS REUNIÕES ORDINÁRIAS n Em se tratando de festivas normais, as cautelas devem ser menores, mas não podem ser desprezadas, desde a formação da mesa da presidência, até a organização do local e recepção de convidados e visitantes; n Congraçamento entre os cônjuges dos rotarianos, entre os próprios rotarianos, e mostram aos convidados o funcionamento e objetivos de Rotary; www. joaoflivi. blogspot. com

PROCEDIMENTOS PARA AS REUNIÕES FESTIVAS n Os cônjuges dos companheiros são convidados, assim como todo e qualquer rotariano de outros clubes ou visitantes não rotarianos; devem receber todas as atenções; n As esposas dos companheiros adquirem função relevante, com o dever de recepcionar as mulheres visitantes, colocando-as absolutamente à vontade no clube; n Após a transmissão somente os presidente trocam de lugar. www. joaoflivi. blogspot. com

DESENVOLVIMENTO DE UMA REUNIÃO FESTIVA n A reunião inicia com a abertura tradicional e a apresentação protocolar; n Uma curta mensagem de instrução rotária é sempre desejável; n É dispensável o expediente da secretaria; n É importante a programação de atividades de companheirismo; www. joaoflivi. blogspot. com

DESENVOLVIMENTO DE UMA REUNIÃO FESTIVA n Se a festiva for especial ou específica em razão de algum fato ou acontecimento, o orador deverá centrar-se neste fato ou acontecimento. Caso contrário, é até recomendável não produzir palestras, que podem se tornar enfadonhas para os visitantes. A Reunião Festiva deve ser “light”; n Antes do encerramento, é importante a apresentação dos dados estatísticos. www. joaoflivi. blogspot. com

DESENVOLVIMENTO DE UMA REUNIÃO FESTIVA n Evite colocar poucas pessoas em local muito grande. Surgirá uma sensação de uma reunião excessivamente formal; n Evite colocar muitas pessoas em local muito pequeno. As pessoas ficarão ansiosas, impacientes e sufocadas. Desejarão retirar-se do encontro; n Retire todos os objetos dispensáveis antes das reuniões, dando ao local uma impressão de ambiente limpo (cadeiras, mesas, móveis, porta-bengalas, e outros que não serão usados); www. joaoflivi. blogspot. com

DESENVOLVIMENTO DE UMA REUNIÃO FESTIVA n Nas mesas, a prioridade é para copos, talheres, aparadores e pochetes. Não enfeite demasiadamente a mesa para que a decoração não se transforme em incômodo e desconfortável trambolho; n Cuidado para não acomodar número excessivo de pessoas na mesma mesa, gerando desconforto; www. joaoflivi. blogspot. com

DESENVOLVIMENTO DE UMA REUNIÃO FESTIVA n Atenção especial se deve conceder à reunião festiva de visita oficial do governador. n IMPORTANTE: esta reunião terá programa simples e será planejada com audiência prévia do governador. Ser pontual no início dos trabalhos. n Na oportunidade, só falarão o presidente (muito breve, apenas para saudar o governador), o prefeito municipal (se necessário) e o governador, para transmitir sua mensagem; www. joaoflivi. blogspot. com

COMPOSIÇÃO DA MESA DA PRESIDÊNCIA n Não há necessidades das exigências formais das reuniões festivas. Mas, é preciso ter o cuidado para não cometer a indelicadeza de mal colocar um convidado de alta hierarquia, um governador, ou ex-governador, num canto esquecido da Mesa, tendo, em lugar preferencial, figuras inteiramente apagadas. www. joaoflivi. blogspot. com

COMPOSIÇÃO DA MESA DA PRESIDÊNCIA n O Presidente José de Tal, demais integrantes da Mesa da Presidência; Minhas Senhoras, Senhores Convidados, Companheiras, Companheiros: é com elevada honra e muito prazer que passamos a anunciar a composição da Mesa que presidirá os trabalhos desta reunião, e que está assim constituída: www. joaoflivi. blogspot. com

COMPOSIÇÃO DA MESA DA PRESIDÊNCIA n Ao centro (ou no lugar n° 1), o comp. João Alberto do Sei Lá (nome por inteiro de todos os componentes), nosso presidente, que tem, ao seu lado direito, a fonoaudióloga Maria das Falas Perfeitas, convidado de honra e homenageado do dia (ou da noite); n A seguir, o companheiro (ordem dos que estão na mesa). n Aos integrantes da mesa da presidência solicitamos a saudação com uma calorosa salva de palmas. www. joaoflivi. blogspot. com

PRESENÇA DE MULHERES n É desejável e elegante até, que o nome da mulher preceda ao do marido, quando se anunciar o nome do casal. Pelo menos é muito simpático e a simpatia é fundamental para o desenvolvimento agradável da reunião; n Clara de Jesus e Antonio da Silva, ele palestrante da noite de hoje. www. joaoflivi. blogspot. com

ORDEM DE PRECEDÊNCIA E LUGAR NA MESA DA PRESIDÊNCIA n Presidente do Clube ; n Governador do Distrito; n Governadores de outros Distritos; n Ex‑Governador; n Governador‑Eleito; n Governador‑lndicado; n Governador Assistente; n Presidente de Clube; n Ex‑Presidente; n Presidente‑Eleito; www. joaoflivi. blogspot. com

ORDEM DE PRECEDÊNCIA E LUGAR NA MESA DA PRESIDÊNCIA n Vice‑Presidente; n Secretário; n Tesoureiro; n Diretores sem Pasta(na ordem dos Serviços de cada um); n Diretores do Protocolo; n Presidentes de Comissão ou Subcomissão, na ordem dos Serviços, e, dentro deles, na seqüência em que são mencionados no Regimento Interno. www. joaoflivi. blogspot. com

ORDEM DE PRECEDÊNCIA E LUGAR NA MESA DA PRESIDÊNCIA n Havendo vários governadores, todos devem ser convidados à Mesa; n Havendo vários ex-governadores, todos devem ser convidados à Mesa; n Se impossível, e em circunstâncias normais, o ex‑governador mais antigo (tenha a ordem de antiguidade), representará, na Mesa, os demais de outros Distritos; n Havendo vários presidentes, a precedência é ditada pela antiguidade dos clubes a que presidem (os Guias Distritais e as Cartas Mensais publicam as datas de sua fundação). www. joaoflivi. blogspot. com

HIPÓTESE COM PRESENÇA DE GOVERNADOR DO SEXO FEMININO n 1 – Presidente de Clube n 2 – Prefeito Municipal n 3 – Governadora do Distrito n 4 – EGD n 5 - Cônjuge do presidente n 6 – Cônjuge do presidente sucessor n 7 – Presidente da Câmara ou outro (clube padrinho) n 8 – Governador Assistente ou outro (clube afilhado) www. joaoflivi. blogspot. com

MODELO PARA COMPOSIÇÃO DA MESA DA PRESIDÊNCIA n 1 – Presidente de Clube n 2 – Prefeito Municipal n 3 – Governador do distrito n 4 - EGD n 5 – Cônjuge do Presidente n 6 – Presidente da ASR n 7 – Presidente do Rotaract n 8 – Presidente do Interact. www. joaoflivi. blogspot. com

EXEMPLO DE ORDEM PROTOCOLAR MAIS COMUM EM REUNIÕES FESTIVAS n Representantes não serão chamados para a mesa da presidência ou o convidado vai ao jantar ou almoço, ou não vai, porque o convite é sempre pessoal. Se, no entanto, o convidado mandar um representante, este não deve ocupar lugar na mesa da presidência, exceto se representar o homenageado da ocasião. n Cônjuges de autoridades não é necessários ir à mesa n Presidente da Câmara, Juízes de Direito, Clero etc, nominar e constar eles numa mesa auxiliar. www. joaoflivi. blogspot. com

ORDEM DE PRECEDÊNCIA E LUGAR NA MESA PRINCIPAL 4 2 1 3 5 www. joaoflivi. blogspot. com

ORDEM DE PRECEDÊNCIA E LUGAR NA MESA PRINCIPAL 8 6 4 2 1 3 5 7 9 www. joaoflivi. blogspot. com

ORDEM DE PRECEDÊNCIA E LUGAR NA MESA PRINCIPAL 7 5 3 1 2 4 6 8 www. joaoflivi. blogspot. com

VISTA DO GOVERNADOR n Evite complicações, deixando de convidar autoridades públicas para esta reunião, que há de ser toda do governador. n Se estiver presente o Governador do Estado, ocupará ele o lugar de número dois, forçando o deslocamento do governador de Distrito para o número três, o presidente para o número um, e os demais na ordem protocolar. O mesmo se dará com a presença do prefeito municipal. www. joaoflivi. blogspot. com

A PANÓPLIA, AS BANDEIRAS OU PAVILHÕES n Ocupará sempre, em todas as reuniões, lugar de extremo destaque; n Se atrás da mesa, estará em posição mais elevada que ela, tendo a tribuna a sua esquerda; n A Bandeira Nacional ocupará o centro, destacada e bem à vista. Estará ladeada, à direita, pela Bandeira do Estado do Paraná, e, à esquerda, pela Bandeira do Município, seguindo para o lado oposto com a Bandeira do seu Rotary Club. n As demais bandeiras seguem a ordem de precedência. www. joaoflivi. blogspot. com

A PANÓPLIA, AS BANDEIRAS OU PAVILHÕES n Exiba, na panóplia, no mínimo as bandeiras das pátrias dos companheiros do clube e de visitante ou convidado ilustre; n Obedeça a ordem de antiguidade rotária dos companheiros, ou em ordem alfabética das nações; www. joaoflivi. blogspot. com

A PANÓPLIA, AS BANDEIRAS OU PAVILHÕES n A Bandeira do Brasil: n Sempre à direita de outra bandeira; n No centro, entre bandeiras de número ímpar; n Imediatamente à direita da bandeira que estiver mais próxima do centro, se o número for par; n Distendida e sem mastro, com a estrela solitária na parte superior e sem que haja obstáculo entre ela e quem a vê. www. joaoflivi. blogspot. com

A PANÓPLIA, AS BANDEIRAS OU PAVILHÕES n Hasteando-se várias bandeiras, a Bandeira do Brasil será a primeira a chegar ao topo e a última a descer; n A Bandeira poderá ser hasteada a qualquer hora do dia ou da noite ; n Durante a noite, haverá de ser abundantemente iluminada; n Distendida e sem mastro, com a estrela solitária na parte superior e sem que haja obstáculo entre ela e quem a vê. www. joaoflivi. blogspot. com

A PANÓPLIA, AS BANDEIRAS OU PAVILHÕES www. joaoflivi. blogspot. com

O HINO NACIONAL n Se for apenas tocado, será executada só a primeira parte. Se for cantado, serão executadas as duas partes; n O Hino Nacional deve ser ouvido de pé, em atitude de máximo respeito, em silêncio (se não for cantado), estando os civis do sexo masculino descobertos (sem chapéus ou similares) e os militares em continência; www. joaoflivi. blogspot. com

O HINO NACIONAL n As mãos podem ser mantidas respeitosamente em qualquer posição. Antigamente a mão direita era conservada sobre o coração, mas modernamente isso não é mais prescrito; n Se houver execução de Hino Estrangeiro, o Hino Nacional será sempre executado depois, como sinal de homenagem e respeito ao outro País (Lei 5700/71, art. 24, § 4 o. ); n O Hino Nacional pode ser aplaudido ao final da execução. www. joaoflivi. blogspot. com

OS SÍMBOLOS ROTÁRIOS n Não podem ser usados indiscriminadamente ; n A roda dentada ou denteada foi realizado por Montagne Bear, e criado no Rotary Club de Chicago, em 1905, mas com algumas alterações, a atual é de 1920; n Seis raios, vinte e quatro dentes, um rasgo de chaveta, um dente sobre o eixo de cada braço e três dentes entre as linhas centrais do braço; n A roda inteira é dourada, com quatro espaços rebaixados em azul real. Os dizeres “Rotary” e “International” são em dourado. www. joaoflivi. blogspot. com

O USO DO DISTINTIVO ROTÁRIO n O distintivo e o símbolo são de uso exclusivo de rotarianos e Rotary Clubs; n É permitido o seu uso em papéis, documentos e cartas de Rotary Clubs e de Rotary International; n Permite-se o seu uso, ainda, em bandeiras oficiais de Rotary, crachás, flâmulas, decorações de convenções, marcos rotários, tabuletas indicativas de estrada, atos oficiais dos clubes e como distintivos de lapela de rotarianos e seus cônjuges; www. joaoflivi. blogspot. com

O USO DO DISTINTIVO ROTÁRIO n Embora sem autorização expressa, permite-se o uso de adesivos em veículos exclusivamente de rotarianos, e em prêmios, brindes e troféus concedidos pelos clubes; n Não é permitido o uso: em cartas ou cartões comerciais, como meio de identificar mercadorias, ou em atividade comercial; n Não é permitido o uso do emblema combinado com outros distintivos ou logotipos de qualquer natureza; n Não é permitido o uso por organizações não integrantes do Rotary International (como clubes desligados ou não admitidos). www. joaoflivi. blogspot. com

MODELO DE BANDEIRA MARECHAL C NDIDO RONDON - BEIRA LAGO DISTRITO 4640 PARANÁ - BRASIL www. joaoflivi. blogspot. com

POSSE DE NOVOS COMPANHEIROS n É o momento que precisa ser o mais marcante na vida rotária do companheiro. n Dar-se-á a posse numa reunião festiva, com presença de cônjuges. n Providenciar mimos para o/a cônjuge do/a empossado/a. n Escolher algum rotariano mais antigo para dar as boas vinda. www. joaoflivi. blogspot. com

FIM n João Frederico Livi n CRA/PR 25. 210 n Vendas – Propaganda e Publicidade n Rotary Club de Marechal Cândido Rondon Beira Lago n E-mail: joaolivi@gmail. com n MSN: joaolivi@hotmail. com www. joaoflivi. blogspot. com