Direktrnettverket 14 august Gjennomfring av organisasjonsendring hsten 2013

Direktørnettverket 14 august Gjennomføring av organisasjonsendring høsten 2013

Ny organisering EIR Rektor Lederstøtte Universitetsdirektør Direktør for Virksomhets- og Økonomistyring NN Revisjonssjef Sveinung Svaberg HMS-koordinator Elisabeth Mona BHT Leder BHT Maria Astrup Internadministrasjon Administrasjonssjef NN Kommunikasjonsdirektør Marina Tofting Direktør organisasjonsutvikling Anita Sandberg Strategisansvarlig Systemeierskap Johannes Falk Paulsen Fagstøtte Direktør Fagstøtte Monica Bakken Fellestjenester Direktør Fellestjenester Marianne Gjesvik Mancini Personalstøtte Personaldirektør Irene Sandlie Eiendomsavdelingen Direktør Per Erik Syvertsen USIT IT- Direktør Lars Oftedal

Rollefordeling Linjeledere ved enhetene Lederstøtten Støtteavdelingene • Selvstendig ansvar og beslutningsmyndighet på felt hvor de er gitt delegerte fullmakter • Ansvar for å overholde gjeldende regulering, (eks: lov og interne reglementer). • Skal bistå Ui. O-ledelsen i arbeidet med overordnet strategi, kommunikasjon og policy. • Ingen instruksjonsmyndighet, med mindre delegert • Operativ, tjenesteytende rolle overfor sine brukergrupper • Ingen instruksjonsmyndighet, med mindre delegert • I iverksettingen av vedtak kan det kreves at fastsatte rutiner, prosedyrer o. l følges. 3

Kjennetegn ved prestasjonssterke ledergrupper • De har et klart formål • De har klare mål for hva de skal oppnå sammen • De kommuniserer godt • De skaper resultater for organisasjonen, gruppen og medlemmene • De kjennetegnes av motivasjon og entusiasme 4

Universitetsdirektørens Lederfora høsten 2013 • ULG i dagens form utgår, siste to møter 20. og 27. august • Nye ledergrupper og fora – – Ledergruppe Utvidet ledergruppe Lederforum Månedlige møter med hver avdelingsdirektør 5

Ledergruppen • Møtetid: Tirsdag kl 1000 -1100, oppstart 3 september • Hyppighet: hver 14 dag • Hovedformål høsten 2013: – Sikre gjennomføring av organisasjonsendringen i SA 5 • Type saker: – Diskusjonssaker, beslutningssaker, korte informasjonssaker • Faste Deltagere: – Irene Sandlie, Marianne G. Mancini, Monica Bakken, Marina Tofting, Anita Sandberg, Direktør for Virksomhets- og økonomistyring • Midlertidige deltagere: – Ellen Johanne Caesar deltar inntil Direktør for Virksomhets- og økonomistyring er på plass – Johannes Falk Paulsen deltar i ledergruppen høsten 2013 i egenskap av leder for operativ gjennomføring av organisasjonsendringen – Bente Hennie Strandh deltar på møtene høsten 2013 i egenskap av koordinator for alle IHR prosjekter – Bjørn Sarnes deltar på møtene i perioden Internadministrasjon etableres 6

Utvidet ledergruppe • Møtetid: Tirsdag kl 1000 -1100, oppstart 10 september • Hyppighet: hver 14 dag • Hovedformål høsten 2013: – Strategisk og operativ oppfølging og planlegging av Sentraladministrasjonens virksomhet • Type saker: – Diskusjonssaker, beslutningssaker, korte informasjonssaker • Tema saker: – Strategisk plan, årshjul, virksomhets- og økonomistyring, operative saker • Faste Deltagere: – Ledergruppen + Per Erik Syvertsen og Lars Oftedal • Midlertidige deltagere – Ingrid Sogner deltar frem til 31. 12. 2013 7

Lederforum • Møtetid: Ikke fastsatt • Hyppighet: Månedlig • Hovedformål høsten 2013: – Informasjonsdeling • Type saker: – I all hovedsak informasjonssaker • Faste Deltagere: – Alle deltagere i ledergruppe og utvidet ledergruppe + administrasjonssjef Internadministrasjon, leder BHT, HMS koordinator, Revisjonssjef 8

Øvrige møter • Deltagelse i rektoratmøter, dekanmøter og styremøter skjer der – Man selv har en sak oppe – Det er en sak som er spesielt relevant for eget arbeidsområde • Deltagelse i ovennevnte møter diskuteres i ledergruppen • Direktørnettverket? 9

Gjennomføringsorganisasjon • Hver avdelingsdirektør er ansvarlig for gjennomføring i egen avdeling • Det skal legges til rette for de ulike aktivitetene som er nødvendig for å realisere målene med ny organisering av SA 5 • Det etableres to hovedprosjekter med delprosjekter; – Operativ gjennomføring, ledes av Johannes Falk Paulsen – Strategisk utvikling, ledes av Anita Sandberg • For å sikre god koordinering og sikker fremdrift defineres en felles koordinator for alle IHR prosjekter – Koordinator Bente Hennie Strandh 10

Overordnet tidsplan, bemanning og innplassering - drøftet August September Oktober November Desember Bemanning og innplassering Avklare grensesnitt Funksjons- og bemanningsplaner Drøftingsmøte bemanningsplan 30. 08 18. 09 26 -27. 09 Kartleggings og Innplasseringssamtaler 11. 10 Innplassering og brev seksjonssjefer Samling for seksjonssjefer Kartleggings og innplasseringssamtaler medarbeidere 14. 10 15. 10 14. 11 Informasjon i avdelinger Innplassering og brev medarbeidere 15. 11 Avdelingssvise samlinger 11

Overordnet tidsplan, operativ gjennomføring – foreløpig skisse August September Oktober November Desember Budsjett og økonomisk styring Etablere økonomiske styringsprinsipper ny organisasjon 15. 09 Fordele bevilgning 01. 10 01. 12 Budsjettere nye enheter 01. 10 15. 12 Stedkoder og Systemimplementering Opprette ny stedkodestruktur Opprette kostandsstedsstruktur Teknisk implementering alle systemer 31. 12 15. 09 Startdato? 31. 12 Romkabal 12

Utviklingsaktiviteter for å lykkes med ny struktur 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Effektive ledergrupper Nettverk – reetablere Nye enheter – felles opplegg for kick-off Kompetanseutvikling – inkl. prosjektkompetanse Samlokalisering Realisere gevinster av IHR-prosjektene Profesjonalisere sentrale støttefunksjoner ARK – Arbeids- og klimaundersøkelse