Direction des Finances et des Achats Retour dexprience

Direction des Finances et des Achats Retour d’expérience de la DFA sur le « tout démat » 8 février 2019

Préparation au tout démat • Désignation au sein du bureau des marchés de la sousdirection des achats, d’un Chef de projet dématérialisation, dès 2016 • Travail d’identification des sujets : état des lieux des tâches déjà dématérialisées et celles qui restent à dématérialiser • Priorisation / Planning

PROCESSUS DEMATERIALISE CIBLE AU DEPART DU PROJET Définition Interfaces : SIHA + GO Publicité Mise en ligne du DCE (flux EPM -Maximilien) + envoi de la publicité Actions déjà dématérialisées Signature dématérialisée des lettres de consultation Actions à dématérialiser Consultation Ajustements DCE : Questions / Réponses Ajout / Suppression de pièces du DCE Modification DLRO Retrait DCE Dépôt pli candidat (signature électronique candidat) Ouverture des plis (vérification signature électronique via EPM ou MAXIMILIEN) Signature dématérialisée des documents : Demandes de compléments au titre de la candidature, de précisions et offres anormalement basses Courriers de négociation RAO Dépouillement Attribution Echanges démat : Demandes de compléments au titre de la candidature, de précisions et offres anormalement basses (envoi via boîte sécurisée) Demandes d’attestations fiscales et sociales (envoi via boîte sécurisée) Négociations (envoi via la boîte sécurisée) Notification Gestion des avenants : préinscription RAO et envoi au SGCAO (envoi via EPM) et notification Courriers de rejet (envoi via boîte sécurisée) Interface Alizé Préinscription RAO et envoi au SGCAO (envoi via EPM) Signature dématérialisée des documents : Demandes d’attestations fiscales et sociales Courriers de rejet Rapports au préfet Acte d’engagement (cosignature électronique) Avis d’attribution Signature dématérialisée des documents liés aux avenants. Flux dématérialisé vers le CL Réception des offres post négociation via Maximilien-EPM Exécution Flux dématérialisé vers le CL et vers l’espace Open. Data de la Ville Légende Processus actuel dématérialisé Actions à dématérialiser via signature électronique Archivage légal Flux à dématérialiser Archivage légal

Chaîne de dématérialisation

Les chantiers identifiés : Télétransmission au CL Signature et co-signature dématérialisées Données essentielles Gestion des plis dématérialisés et implications fonctionnelles – Archivage – – Communications/notes : - Note du 3 mai 2016 Sollicitation assistance DSTI projet démat - Note du 6 juin 2018 DFA à toutes les directions, info sur les sujets relatifs au tout démat et proposition de prise en charge des fins de procédures (CL et notif) - Note du 6 décembre 2018 SG aux directions généralisation de la télétransmission des actes au CL - Communication sur l’intranet du 27/09/2018 espace DFA 5

Télétransmission au Contrôle de Légalité (Tiers de Télétransmission) - Prise de contact avec la Préfecture - Convention Vd. P / Préfecture Id. F, Périmètre - Mise en place en collaboration avec la DSIN d’une solution - Test de la solution envisagée et mise en production pour les marchés passés par la DFA dès novembre 2017 - Solution du SG, automne 2018 6

Signature et co-signature électronique : • Réflexions relatives aux implications • Chaîne de signature et délégations de signature • Outils : - E-parapheur - Certificat électronique • Formats de signature : Pades/Xades 7

Signature et co-signature électronique : • Signature électronique = signature manuscrite (en ref Code civil) • S’applique à un document dématérialisé (sur plusieurs formats pdf word excel…) • La signature électronique est supportée par un certificat électronique (sur clé USB, carte à puce) • Un certificat électronique garantit : ü L’identité, une SE ne peut être copiée ou falsifiée ü L’intégrité du document, lorsqu’il est signé le document ne peut être modifié, cela invaliderait la ou les signature(s)

Signature et co-signature électronique Ø La signature électronique des deux parties permet de maintenir le caractère dématérialisé et original du contrat (maintien de la chaîne de dématérialisation) Ø Horodatage de la signature (par rapport au dépôt d’une requête en référé pré contractuel) Ø Simplification et baisse des coûts liés à l’archivage (SAE) Ø Garantie de l’intégrité du document

Signature et co-signature électronique La signature électronique est-elle obligatoire? • La signature électronique n’est pas obligatoire au regard des textes de la commande publique en vigueur. Toutefois l’acheteur pourra proposer ou imposer à l’attributaire du marché de le signer électroniquement (signature de la seule offre finale). • La SDA impose la signature électronique pour les marchés signés par le SDA Comment se procurer une signature électronique à la Ville de Paris ? • La délivrance de certificats électroniques est coordonnée par un agent de la DSIN (Gestion de l’information). • Pour chaque futur porteur, il est nécessaire de constituer un dossier. Ce sont les techniciens de l’AIP qui délivrent les clés cryptographiques. • Il est à noter qu’une installation du driver de clé est à prévoir sur l’ordinateur de chaque personne.

Données essentielles L’obligation concerne les marchés pour lesquels la publicité commence après le 1 er octobre 2018, leur notification interviendra en général au mieux début 2019, de même que leurs avenants interviendront encore après. Aucune obligation à utiliser le flux PES Marchés. Actions menées : - Prise de contact avec le CCSEQ - Constitution d’un fichier récapitulatif détaillé des données à publier - Choix du SI de départ du flux de données : Alizé

Retour d’expérience sur la gestion des plis 1/ Evolution du volume « tout demat » Evolution des modalités de dépôt des plis concernant les marchés gérés à la DFA de septembre 2018 à janvier 2019 Septembre Octobre Novembre Décembre Janvier % Plis dématérialisés 75 86 92 95 100 % Plis papier 25 14 8 5 0 Nombre total de plis reçu 131 160 201 113 180

• 2/Evolution des Commissions Interne des Marchés (CIM) - problématique site Bédier, équipements informatiques, outil EPM impliquent perte de temps, lisibilité, source d’erreur - mise en place de CIM « tout démat » : PV d’ouverture et demandes de complément exclusivement dématérialisés 1 er bilan : + Logistique Lisibilité des documents Temps exemple : envoi des demandes de compléments de candidature - ? Temps exemple : augmentation du temps de traitement dans la 49 II : non utilisé à ce jour réception des plis Analyse et contrôle plus ardus en « tout démat » Régularisation des offres papiers : non utilisé à ce jour Limitations techniques: exemple cas des « dume xml » et « signature xml » , dispositif "dites-le nous en une fois" DUME sur le profil acheteur : non fonctionnel

3/Ouverture des copies de sauvegarde - Arrêté du 27 juillet 2018 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde - On distingue 2 notions « la réception incomplète d’un pli » et le « pli constaté incomplet à l’ouverture ou en analyse» . - la CDS n’est ouverte que lors d’une réception incomplète, réception hors délai ou réception mais ouverture impossible du pli. La CDS est alors substituée au pli incomplet avant l’ouverture. - Une fois l’ouverture passée si on constate un pli incomplet, on ne peut pas ouvrir la CDS à posteriori. Le pli sera ou non régularisé via l’art 55 -1 ou 59. 4/ Régularisation des plis papiers - A l’appréciation de l’acheteur - Demande de régularisation du pli à l’entreprise - Comparaison mot à mot de l’offre papier et de l’offre électronique avant acceptation de celle-ci

Perspectives et réflexions • Mise en production données essentielles • Extension de la signature électronique • Archivage électronique • Quid des AE dans les DC

Réglementation / Fiches et guides Ø Réglementation • Réglementation nationale : – Arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique dans la commande publique et abrogeant l'arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics – Arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics (texte abrogé au 1 er octobre 2018) – Arrêté du 13 juin 2014 portant approbation du référentiel général de sécurité et précisant les modalités de mise en œuvre de la procédure de validation des certificats électroniques Réglementation européenne : – Règlement UE n° 910/2014 du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur (e. IDAS) • Ø • • Fiche et guides Guide d’achat de produits de sécurité et de services de confiance qualifiés dans le cadre du RGS (ANSSI/DAJ/SAE) (octobre 2014) Règlementation - Fiche - Le Règlement e. IDAS (ANSSI) Règlementation - Fiche - Le Référentiel général de sécurité (RGS) (ANSSI) Fiche explicative de l’arrêté relatif à la signature dans les marchés publics (version du 05/02/2015)