Direction de la Technologie Plan de communication Projet

Direction de la Technologie Plan de communication Projet UNR 1

PAGE DE SERVICE Direction de la Technologie Rédacteur (nom – fonction) Valideur (nom – fonction) Documents associés Version Glossaire V 0 Référentiel de projet V 0 Version V 0 Date Parties modifiées Nature du changement Valideur 27/07/04 Entités Noms 2

Direction de la Technologie Préambule Ø Comme tout document du kit de gestion de projet UNR proposé par la cellule d’appui ENT UNR, le présent plan de communication est un exemple de dispositif possible sur ce thème. Ø Il a donc pour objectif de § Conseiller les projets UNR qui en ressentent le besoin, il ne vise pas à imposer une démarche à tous les projets § Favoriser les échanges de bonnes pratiques entre les projets UNR en utilisant un cadre général commun Avertissement: Ces documents ont été complétés à titre d’exemple. Ils ne visent pas à imposer une démarche spécifique mais plutôt à servir de première base, la plus pratique possible. Les projets auront donc le loisir de les personnaliser et adapter en fonction de leurs besoins 3

Direction de la Technologie Sommaire Ø Ø Ø La stratégie de communication La communication vers la cible des étudiants communication vers la cible des enseignants-chercheurs La communication vers la cible des personnels administratifs Planning de communication 4

Direction de la Technologie La stratégie de communication Ø L’objectif principal : informer tous les acteurs des établissements de la mise en place de l’ENT, des impacts sur leur mode de fonctionnements et des facilités que les services numériques apportent Ø Les indicateurs de suivi de satisfaction (initialisés à partir de l’enquête de perception [16]) peuvent aussi venir alimenter la communication Ø Les cibles § § Les étudiants Les enseignants-chercheurs Les personnels administratifs et d’encadrement Les personnels techniques Ø Budget Ø Dates-clés 5

Direction de la Technologie Le choix des moyens adaptés Ø Personnaliser les message en fonction des cibles § Etudiants : à personnaliser par composante ? § Administratifs : par composante ou par domaine ? Ø Ø Ø Ø Concentration forte pendant un période de temps donnée Utilisation des médias régionaux ? Passage obligés (dématérialisation) Utilisation de relais d’opinion Utilisation des enseignants ? Le mot du président ? Intégration dans les supports de communication existants (site, documentations, lettres, …) Ø Cartes hot line ? Distribuée dans le kit d’inscription ? 6

Direction de la Technologie La communication vers la cible des étudiants Communication 1 Communication 2 Communication 3 Objectif Contenu Support Sous-cible (exemple: UFR XX) , effectif Budget Date Lieu 7

Direction de la Technologie La communication vers la cible des enseignantschercheurs Communication 1 Communication 2 Communication 3 Objectif Contenu Support Sous-cible (exemple: UFR XX) , effectif Budget Date Lieu 8

Direction de la Technologie La communication vers la cible des personnels administratifs et d’encadrement du domaine XX Communication 1 Communication 2 Communication 3 Objectif Contenu Support Sous-cible (exemple: UFR XX) , effectif Budget Date Lieu 9

Direction de la Technologie La communication vers la cible des personnels techniques Communication 1 Communication 2 Communication 3 Objectif Contenu Support Sous-cible (exemple: UFR XX) , effectif Budget Date Lieu 10

Planning de communication Direction de la Technologie Les actions de communication ne sont pas concentrées sur une durée limitée mais s’étalent sur la durée du déploiement. Site web PréJ-51 déploi J-45 Début du déploiement pour l’établissement J-68 à J 52 J-51 à J 45 e-mail annonçant le début effectif du déploiement Préparation de l’affichette Amphi ? J-40 J-44 à J 40 J-29 J-39 à J 29 Flash Info n° 1 Replace l’ENT dans son contexte, informe sur qui est l’Equipe Projet Locale, annonce la formation, etc. J-19 J-28 à J 19 Lettre d’information pour la formation des utilisateurs finaux 1 ers e-mails et lettres aux utilisateurs finaux Distribution de l’affichette Réunions de service J-15 J-18 à J 15 Intégration des liens dans les supports administratifs J 0 Mise en service de la solution J-18 à J 0 J+1 à J+13 J+41 J+4 Date de fin de 0 déploiement J+30 REX J+1 3 J+14 à J+40 Sessions de formations / mise à disposition d’un hot line – point d’assistance Flash Info n° 2 Explique le démarrage du déploiement, descriptif et avantages de la solution Flash Info n° 3 Expose un résultat du déploiement, descriptif de la solution, trucs et astuces d’utilisation, etc. e-mail annonçant la fin du déploiement Flash Info n° 4 Retour d’expérience, premières utilisations commentées, impressions / interviews des premiers utilisateurs, etc. 11

Planning de communication La Communication du déploiement: Direction de la Technologie § plusieurs supports pour couvrir tous les temps forts du déploiement Début du déploie E-mail Annonce du début de déploieme nt Démarrage Déploiement Flash Info affichette Lettre d’information pour les utilisateurs Flash Info Suivi et retour d'expérience Flash Info Fin du déploie ment E-mail Annonce de la fin du déploieme nt Flash Info Sessions de formations en établissement Envoi de SMS 12