DIRECCION REGIONAL DE SALUD CUSCO DIRECCION DE MEDICAMENTOS

DIRECCION REGIONAL DE SALUD CUSCO DIRECCION DE MEDICAMENTOS INSUMOS Y DROGAS PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO FISICO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS, DISPOSITIVOS MEDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS EN LAS UNIDADES EJECUTORAS DEL AMBITO DE LA DIRESA CUSCO” Q. F. ERICKA LOPEZ HERRERA Responsable del área de acceso y gestión del SISMED - DMID

PROCESO DE INVENTARIO 2019 FINALIDAD Establecer el procedimiento técnico administrativo para verificar la existencia física y estado de conservación de los PF, DM Y PS en el Almacén Especializado y Servicios de Farmacia de las IPRESS de las Redes y Servicios de Farmacia de los Hospitales del ámbito de la DIRESA Cusco OBJETIVOS: Determinar el stock físico de los PF, DM y PS del SISMED, por toda fuente de financiamiento .

PROCESO DE INVENTARIO 2019 BASE LEGAL Ley Nº 26842 – Ley General de Salud, Ley Nº 27658 – Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado. Ley Nº 29459 - Ley de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios. Decreto Legislativo N° 1439 – Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento, vigente desde el 16 de setiembre de 2018. Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1439, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Abastecimiento, aprobado mediante Decreto Supremo N° 217 -2019 -EF, vigente desde el 15 de octubre de 2019. Resolución Jefatural Nº 118 -80 -INAP/DNA-Normas Generales del Sistema de Abastecimiento, SA. 05 – “Unidad en el ingreso Temporal de Bienes” y SA. 07 – “Verificación del Estado y Utilización de Bienes y Servicios”, vigente desde el 25 de julio de 1980. Resolución Jefatural Nº 335 -90 -INAP/DNA – Manual de Administración de Almacenes para el Sector Público Nacional, vigente desde el 9 de setiembre de 1990. Resolución Ministerial N° 116 -2018/MINSA, aprueba Directiva Administrativa N° 249 - MINSA/2018 DIGEMID, para la gestión del Sistema Integrado del Suministro Publico de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y productos sanitarios- SISMED

PROCESO DE INVENTARIO 2019 DISPOSICIONES GENERALES Directiva Administrativa N° 01 -2017 -DIRESA-CUSCO-DMID, de la desconcentración, cada Red es autónoma en la Gestión del Suministro de PF, DM y PS del SISMED Cada Hospital Ejecutor es autónomo en la Gestión del Suministro de PF, DM y PS del SISMED El proceso de inventario se realizara de manera independiente y autónoma en las diferentes unidades ejecutoras de la Dirección Regional de Salud Cusco.

PROCESO DE INVENTARIO 2019 DISPOSICIONES GENERALES La planificación y organización de la toma de inventario físico está a cargo de la Oficina Ejecutiva de Administración y la Oficina de Logística o quienes hagan sus veces en las Redes y Hospitales Unidades Ejecutoras. La Oficina Ejecutiva de Administración o quien haga sus veces, bajo responsabilidad, designará mediante Resolución la conformación de los Comités Comisión Central de toma de inventario Comité de conciliación Equipo de toma de inventario del Almacén de Medicamentos de Red y Servicio de Farmacia de las IPRESS de las Redes.

PROCESO DE INVENTARIO 2019 DISPOSICIONES GENERALES Los Directores de las Redes de Servicios de Salud, de los Hospitales, jefe del Departamento de Farmacia, Gerentes de CLAS y Jefes de las IPRESS, deberán tomar las medidas necesarias para garantizar la atención normal de los usuarios durante la toma del inventario físico.

PROCESO DE INVENTARIO 2019 DEL CONTEO FISICO Inicia actividades levantando el ACTA DE INSTALACION DE TOMA DE INVENTARIO FISICO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS (Anexo Nº 01) Los PF, DM y PS aptos y no aptos para el consumo humano del SISMED se registrarán en el FORMATO DE TOMA DE INVENTARIO FISICO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS (Anexo N º 02). No se debe incluir productos de donación Los productos no aptos para el consumo humano se deberán separar de los productos farmacéuticos aptos, y adicionalmente se registrarán en el formato de PRODUCTOS FARMACEUTICOS NO APTOS PARA CONSUMO HUMANO (Anexo Nº 03), para realizar el proceso de baja correspondiente

PROCESO DE INVENTARIO 2019 DEL CONTEO FISICO Se debe realizar: Verificación Cuantitativa. - Es el conteo de todos los PF, DM y PS encontrados utilizando el método de barrido (todo lo que se encuentre), registrando el número de lote y fecha de vencimiento. Verificación Cualitativa. - Consiste en contrastar las características de los PF, DM y PS : (nombre, concentración, forma farmacéutica y presentación), acorde a la Tarjeta de Control Visible manual/electrónica y el Informe de Consumo Integrado (ICI) y el Informe de Distribución Integrado (IDI).

PROCESO DE INVENTARIO 2019 DEL CONTEO FISICO Cada anexo del inventario, deberá ser firmado por los integrantes del Equipo de Toma de Inventario, el responsable del Almacén Especializado de Medicamentos de la Red/Servicio de Farmacia según corresponda. El Equipo de Toma de Inventario remitirá el informe final a: -Una copia original a la Oficina de Administración o quien haga las veces en el Órgano Desconcentrado, ésta a su vez remitirá al Comité de conciliación. -Una copia a la Oficina del SISMED /Jefatura de farmacia -Una copia al Jefe de la IPRESS/ Director Técnico del Almacén Especializado de Medicamentos de la Red.

PROCESO DE INVENTARIO 2019 EN CASO DE SOBRANTES DE INVENTARIO Documentos fuentes (guías de remisión/órdenes de compra/Pedidos de Comprobante de Salida) no registrados en el informe de consumo integrado (ICI) del servicio de farmacia de las IPRESS o en el Informe de Distribución Integrado (IDI) del Almacén Especializado respectivamente. En este caso se deberá regularizar el ingreso en el ICI/IDI del mes de diciembre, previo a la presentación del informe mensual. Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en la receta médica en el servicio de Farmacia de la IPRESS y/o en la guía de remisión del Almacén Especializado de Medicamentos. En este caso, se reingresarán estos productos en el informe de consumo integrado (ICI) o IDI de enero del siguiente año. Entrega de un bien en lugar de otro, y que figura como faltante. En este caso se realizará una compensación de los sobrantes con los faltantes en las mismas cantidades y siguiendo algunos criterios , lo debe efectuar el Químico Farmacéutico integrante del Comité de Conciliación y que debe estar registrado en el FORMATO DE COMPENSACION DE FALTANTES Y SOBRANTES (Anexo Nº 05. ) IMPORTANTE: esta información se registrará en el ICI en el mes de enero del nuevo año.

PROCESO DE INVENTARIO 2019 EN CASO DE FALTANTE DE INVENTARIO Faltante por accidentes en el transporte, robo, o caso fortuito, se organizará un expediente de las investigaciones realizadas, acompañadas de la denuncia policial y/o de una autoridad local presente cuando corresponda, la misma que se remitirá a la comisión central de inventario de la unidad ejecutora, con el informe respectivo. Entrega de un bien en lugar de otro, siendo estos similares por alguna característica, y que figura como faltante. En este caso se realizará una compensación de los sobrantes con los faltantes en las mismas cantidades y siguiendo algunos criterios , lo debe efectuar el Químico Farmacéutico integrante del Comité de Conciliación de la Red, y que debe estar registrado en el FORMATO DE COMPENSACION DE FALTANTES Y SOBRANTES (Anexo Nº 05. ) IMPORTANTE, se registrará esta información en el ICI en el mes de enero del nuevo año. Faltante sin justificación y por diferencia de conteo físico. El Comité de Conciliación informará los faltantes finales al Comité Central, quien remitirá al Responsable del Servicio de Farmacia/Almacén donde se produjo el faltante para su descargo respectivo, y luego proceder de acuerdo a las normas legales vigentes. (Numeral 6. 7. 2, numeral 6. 10. 11 y numeral 6. 10. 12 de la Directiva Administrativa N° 249 –MINSA/2018 DIGEMID aprobada con RM Nº 116 -2018 -SA/DM)

PROCESO DE INVENTARIO 2019 INFORME FINAL DE TOMA DE INVENTARIO FÍSICO El informe final de Toma de Inventario lo elabora el Comité de Conciliación, para lo cual utilizará los informes de los equipos de toma de inventario físico de: REDES HOSPITALES Almacén Especializado de Medicamentos Servicios de farmacia en las IPRESS Área de Almacén Servicio de Farmacias Otros servicios en los Hospitales que tienen la custodia temporal de PF, DM y PS. Quien lo eleva a la Comisión Central de Toma de Inventario. La Comisión Central de Toma de Inventario, dará el visto bueno al informe final y lo remitirá a la Oficina Ejecutiva de Administración, para considerarlo en los estados financieros y contables presentados al Gobierno Regional, la Oficina de Logística, para el tratamiento respectivo de los productos compensados de los faltantes y sobrantes y reingreso de los productos sobrantes en la Unidad de Almacenamiento y a la jefatura de Farmacia/responsable SISMED para su conocimiento.

PROCESO DE INVENTARIO 2019 COMISION CENTRAL TOMA DE INVENTARIO Organiza, dirige y consolida el resultado de la Toma de Inventario Físico de los productos farmacéuticos, dispositivos médicos y productos sanitarios del SISMED en la unidad ejecutora. Recepcionar el informe final del Inventario Físico de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios del Comité de Conciliación, que incluye la información de cada área donde se efectuó el inventario, en los plazos establecidos. Remitir el resultado conciliado de la toma de inventario impreso y en medio informático a la Dirección de Logística o quien haga sus veces para su respectiva valorización. Determinar responsabilidad administrativa sobre faltantes de bienes en primera instancia de acuerdo a las normas legales vigentes.

PROCESO DE INVENTARIO 2019 COMISION CENTRAL TOMA DE INVENTARIO En caso de productos compensados: La Comisión Central de Toma de Inventario, dispondrá mediante una Resolución Directoral el reingreso de productos sobrantes con una nota de entrada y la salida con PECOSA de los productos faltantes y compensados en las mismas cantidades, de acuerdo a lo registrado en el Formato de Compensación de Faltantes y Sobrantes (ANEXO N° 5). En caso de sobrantes: La Comisión Central de Toma de Inventario, deberá disponer a través de una Resolución Directoral que estos se reingresen mediante una Nota de Entrada al stock de Productos Farmacéuticos de las tarjetas valoradas de la Unidad de Almacenamiento de la Unidad Ejecutora. En caso de faltantes: La Comisión Central remitirá a la Oficina de SISMED/Jefatura de la Red, el informe final del Comité de Conciliación de la Red, para que en un plazo de 15 días hábiles presenten los descargos correspondientes, quienes solicitaran a su vez el descargo por los faltantes a……………………. Transcurrido el plazo, la Comisión Central de Toma de Inventario, solicitará la emisión de las R. D. correspondientes, determinando la responsabilidad y el pago correspondiente de los faltantes a la cuenta corriente del Fondo Rotatorio de la Unidad Ejecutora. De igual manera, solicitará mediante R. D. la emisión de los Pedidos de Comprobante de Salida (PECOSA) por los faltantes finales determinados por el Equipo de Conciliación de la Red y que hayan sido pagados como se indica en el párrafo precedente.

PROCESO DE INVENTARIO 2019 En caso de productos no aptos para consumo humano COMISION CENTRAL TOMA DE INVENTARIO Cuando se trate de productos de demanda o venta: Serán solidariamente responsables tanto pecuniaria como administrativamente el responsable del área y el personal que labora en el área determinada. Debiendo emitirse la Resolución Directoral correspondiente para el pago respectivo a la cuenta corriente del Fondo Rotatorio del SISMED. Para los EESS se exonerará del pago y de responsabilidad, cuando se trate de productos vitales , indicados en la Resolución Directoral N° 01564 -2010 -DRSC/DGDPH, considerando las cantidades por nivel de atención. Cuando se trate de productos utilizados en las estrategias sanitarias: Solicitará el informe técnico necesario que sustente el vencimiento de estos productos, la misma que será utilizada para la elaboración del expediente final de productos no aptos para consumo humano Al responsable del área determinada, incluye a la Oficina de Atención Integral de Salud responsable de la programación de las estrategias sanitarias y cadena de frio. En los dos casos, el Responsable SISMED de la Red/Jefe de Farmacia, consolidará estos productos y la documentación necesaria y elaborará el expediente final para solicitar la baja y eliminación correspondiente a la Dirección Ejecutiva de Administración o quien haga sus veces en los órganos desconcentrados.

PROCESO DE INVENTARIO 2019 COMITE DE CONCILIACIÓN Es el responsable de consolidar los inventarios físicos remitida por los Equipos de toma de inventario de productos farmacéuticos (incluye vacunas), dispositivos médicos y productos sanitarios y conciliarlo con el Reporte del stock de las tarjetas valoradas (SIGA - Logística) emitido por la Unidad de Almacenamiento de la Oficina de Logística,

PROCESO DE INVENTARIO 2019 COMITE DE CONCILIACIÓN Verificar los ingresos al software SISMED o sistema alternativo en el año, contrastando con los ingresos al SIGA Logística de la Unidad de Almacenamiento. De existir observación, comunicara al Responsable del Área de Almacenamiento. Verificar que los Informes de Consumos Integrado (ICl) remitido de manera mensual hayan sido descargados del SIGA Logística (PECOSA). De existir alguna diferencia, comunicara al Responsable del Área del Almacenamiento Recepcionar los informes de los Equipos de Toma de Inventario, Consolidar los inventarios físicos, Comparar el resultado con los reportes de stock del SIGA Logística de la Unidad de Almacenamiento y determinar faltantes y sobrantes si hubiera. Realizar la compensación de faltantes y sobrantes (Anexo N° 05).

PROCESO DE INVENTARIO 2019 Elaborar el informe final de conciliación de inventarios y remitirlo a la Comisión Central de Toma de Inventario de la Red COMITE DE CONCILIACIÓN Consolidado del inventario físico de PF, DM y PS de la unidad ejecutora ANEXO N° 08 (uno para productos SISMED y otro de Donaciones). Consolidado de PF, DM y PS no aptos para consumo humano, los que deben considerarse al momento de realizar la conciliación, por ningún motivo se deberá excluir del informe final. ANEXO N° 03 Relación de faltantes y sobrantes diferenciado (Almacén Especializado de Medicamentos de Red y servicios de farmacia de las IPRESS, según corresponda a la unidad ejecutora). Reporte detallado de los formatos de compensación de faltantes y sobrantes Anexo Nº 05 por cada IPRESS. Relación nominal del personal de los establecimientos de salud (Jefe de establecimiento y responsable de Farmacia a la fecha de realizado el inventario). Adjuntar a esta información los inventarios de las IPPRESS Anexo N° 02 y Nº 03 y las actas de instalación y final de toma de Inventario y Acta final de conciliación de productos farmacéuticos (Anexo Nº 10)

PROCESO DE INVENTARIO 2019 En caso de presentar diferencias al contrastar el inventario conciliado con el stock de las tarjetas valoradas (SIGA Logística) COMITE DE CONCILIACIÓN En caso de sobrantes: Remitir a la Comisión Central de Toma de Inventario, para que proceda de acuerdo a lo establecido en el punto 8. 1. 3. 1 del numeral 8. 1. 3 En caso de faltantes: El Equipo de Conciliación, previo a la presentación del informe final, determinara el lugar donde se ocasiono el faltante (Almacén/IPRESS , Área de Almacenamiento/Servicio de Farmacia/ Otros Servicios), adjuntando este resultado al informe final de conciliación.

PROCESO DE INVENTARIO 2019 COMITE DE CONCILIACIÓN El Comité de conciliación debe detallar y remitir a la Comisión Central de Toma de Inventario, de manera individualizada: - En el caso de la IPRESS, el nombre del Responsable del Servicio de Farmacia y Jefe de la IPRESS, junto a la relación de faltantes. - En el caso de la Red de Servicios de Salud, el nombre del Responsable del Almacén Especializado de Medicamentos y personal que labora, junto a la relación de faltantes. En el caso de Hospitales, el nombre del Responsable del Almacén del Hospital y personal que labora en el Almacén, responsable de los servicios de farmacia y responsables de otros servicios donde se encuentran los PF, DM y PS en custodia temporal, junto a la relación de faltantes. En todos los casos el nombre del responsable de cadena de frío en el caso de faltantes de vacunas.

PROCESO DE INVENTARIO 2019 Funciones EQUIPO DE TOMA DE INVENTARIO FISICO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS, DISPOSITIVOS MEDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS Efectuar el conteo físico de los PF, DM y PS, verificando el estado de conservación, las fechas de expiración e identificar las características específicas del producto farmacéutico y números de lote. Verificación cuantitativa y cualitativa del bien y el registro en la Tarjeta de Control Visible y Formato de Inventario, apoyados por un personal del Área de Almacenamiento quien solo interviene para indicar la ubicación de los bienes. Revisión, verificación y comparación del stock físico del inventario final con el stock del Informe de Consumo Integrado (ICI) e Informe de Distribución Integrado (IDI) del Software SISMED o el sistema informático alternativo con el que cuenten según corresponda. Determinar la relación de sobrantes y faltantes y establecer los motivos por los que se produce la diferencia. Individualizar a los servidores cuyos bienes faltantes estuvieron a su cargo

PROCESO DE INVENTARIO 2019 EQUIPO DE TOMA DE INVENTARIO FISICO DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS, DISPOSITIVOS MEDICOS Y PRODUCTOS SANITARIOS Informe final al Equipo de Conciliación Anexo Nº 01 Acta de instalación de Toma de Inventario de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios. Anexo Nº 02 Formato de toma de inventario físico de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios. Anexo Nº 03 Formato de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios no aptos para consumo humano (en caso se tuviera). Anexo Nº 04 Formato de Toma de inventario de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios de donación. (en caso se tuviera). Anexo Nº 06 Acta Final de Toma de Inventario de Productos Farmacéuticos, Dispositivos Médicos y Productos Sanitarios.

PROCESO DE INVENTARIO 2019

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