DIRECCION GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Elaboracin yo Actualizacin
DIRECCION GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
Elaboración yo Actualización de Manuales Administrativos LAE. ROSALBA AGUILAR ALONSO
EXPECTATIVAS ¿QUE ESPERAS DE ESTE TALLER? ¿QUE PIENSAS COMPARTIR?
OBJETIVO GENERAL Al finalizar el taller, el participante conocerá y aplicará la Metodología para la elaboración de Manuales Administrativos, además de establecer criterios y compromisos para su elaboración y/o actualización en la Secretaría de Educación de Veracruz.
“El mundo se mueve tan rápido en estos días que quien dice que no se puede, se encuentra con alguien que ya lo hizo” Robert Kriegel
CONTENIDO TEMÁTICO Introducción en el PMLCC Capítulo 1. Generalidades de los Manuales Administrativos Capítulo 2. Manual de Organización Capítulo 3. Manual de Procedimientos Capítulo 4. Manual de Servicios al Público
Objetivo del Programa: “Combatir la corrupción, fomentar la transparencia y mejorar la gestión pública gubernamental, mediante la aplicación de acciones preventivas en procesos, trámites y servicios. ”
Líneas Estratégicas: Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia Desarrollo Administrativo Desarrollo Organizacional ü Estructuras Orgánicas ü Manuales Administrativos Programa Operativo de Manos Limpias y Cuentas Claras Calidad en los Servicios Públicos
Estrategia de Implementación: Nombramiento de un Enlace Institucional Se determinó se designará un enlace por área: • Subsecretaría de Educación Básica: C. P. Javier Antonio Zetina Pinto • Subsecretaría de Educación Media Superior y Superior: Mtro. Héctor Guzmán Coutiño Conformación del Grupo de Enlace (Subsecretarios, Directores Generales y/o de Área) • Subsecretaría de Desarrollo Educativo: LAE Guillermo Antonio Musule Huesca • Oficialía Mayor: Mtro. José Raúl Trujillo • Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo: L. C. Rogelio Suárez Gutierrez • Dirección Jurídica: Lic. Maribel Bonilla Alonso Integración de Grupos de Trabajo: • De Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia • De Desarrollo Administrativo
Capítulo 1 Generalidades de los Manuales Administrativos 1. 1 Clasificación 1. 2 Objetivos 1. 3 Etapas para la Elaboración de los Manuales
Objetivo Particular El participante conocerá los objetivos y clasificación de los Manuales Administrativos, además deberá definir la estrategia para elaborar estos documentos.
1. 1 Clasificación: Manuales Administrativos Manual de Organización Manual de Trámites o Servicios Manual de Procedimientos
2. Objetivos: Presentar a la Institución en su conjunto. & Precisar funciones, deslindar responsabilidades, evitar duplicidad de funciones y detectar omisiones. ¦ Promover el aprovechamiento racional de los recursos disponibles. Orientar al personal de nuevo ingreso. Informar a la ciudadanía sobre trámites y/o servicios.
A Planeación 3. Etapas para su elaboración: B Técnicas de Investigación G Distribución y Difusión H Revisión y Actualización F Autorización del Manual C Análisis de Información E Validación de Información D Estructuración del Manual
A) • Programa de Trabajo: Enero a Agosto de 2009. • La Unidad de Planeación es responsable de coordinar, revisar y concentrar Manuales Administrativos. • Cada área deberá integrar Grupo de Trabajo para elaborar los MA y apegarse a la estrategia para recopilar información. • La Unidad de Planeación entregará los criterios básicos para homogeneizar contenido y presentación. Planeación del Trabajo:
Obtención de Información: ¿Cómo se integra la información? Documentos Jurídicos: Leyes, Decretos, Reglamentos, otros. • Organigramas autorizados y vigentes. • Manuales Administrativos existentes. • Personal del área.
B) Aplicación de Técnicas de Investigación: • Investigación Documental • Entrevista • Cuestionario • Observación Directa
Identificadores de comunicación Lenguaje corporal “ Mientras que tus palabras hablan, tu lenguaje corporal grita” Martha Graham La Entrevista:
La Entrevista: “Obtener información verbal de quien realiza las actividades a analizar” • Entrevista Libre, dirigida o ambas. • Objetivo Definido. • Concertar. • Escuchar. • Preguntas necesarias.
C) Análisis de la información: • Conocer el área, procesos, funciones • Describir • Analizar detalles • Ordenar información • Identificar y explicar comportamientos • Precisar-formalizar relaciones
D) Estructuración del Manual Redacción Elaboración de diagramas Formato • ¿A quién va dirigido el Manual? • Estructura Orgánica y Diagrama de Flujo • Para consulta, lectura y comprensión.
E) Validación de la Información H) Revisión y Actualización Etapas de Elaboración G) Distribución y Difusión F) Autorización del Manual
Capítulo 2 Manual de Organización 2. 1 Clasificación 2. 2 Contenido 2. 3 Descripción de Puestos Ejercicios Evaluación
Objetivo Particular Los participantes identificarán e integrarán las funciones, responsabilidades y relaciones de coordinación de los puestos que integran un área de trabajo.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Documento normativo que define y agrupa las atribuciones, funciones, responsabilidades y relaciones de coordinación encomendadas a cada una de las áreas que integran la institución.
2. 1 CLASIFICACIÓN POR SU ALCANCE: Manual General de Organización • DIRECCIÓN GENERAL • DIRECCIONES GENERALES • DIRECCIONES DE ÁREA
Manual Específico de Organización DIRECCIÓN GENERAL • • DIRECCIONES DE ÁREA SUBDIRECCIONES • DEPARTAMENTOS
2. 2. CONTENIDO PORTADA: • LOGO • TITULO Y ALCANCE • NOMBRE DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD • LUGAR Y FECHA
INDICE: • REFERENCIA NUMERICA O ALFANUMERICA
VII VIII
PRESENTACION: • IMPORTANCIA • METODOLOGIA • CONTENIDO
ANTECEDENTES: • ORIGEN DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD
MARCO JURIDICO: • LEGISLACIÓN VIGENTE • AMBITO ESTATAL Y FEDERAL • QUE INCIDA SOBRE LAS ATRIBUCIONES Y FUNCIONES
ATRIBUCIONES: • FACULTADES QUE OTORGA LA LEY ORGÁNICA O REGLAMENTO INTERNO
ESTRUCTURA ORGANICA: Primero áreas con funciones sustantivas y después las áreas adjetivas • • En orden de izquierda a derecha Líneas de mando y cuadros de puestos con mismo tamaño y estilo •
2. 3 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos contenidos en la estructura orgánica autorizada, que le permiten a la Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales. “Las mismas actividades, independientemente de la titularidad del puesto”
DESCRIPCION DE PUESTOS: • UNIDAD DE MANDO • TRAMO DE CONTROL • INMEDIATO SUPERIOR, SIMILARES Y SUBORDINADOS
Ubicación en la Estructura Orgánica: • Puesto del Jefe Inmediato • Puesto que se describe • Puestos de los Subordinados Inmediatos Puestos de los Similares Jerárquicos •
Presentación de la Descripción de Funciones: • FUNCIONES SUSTANTIVAS • FUNCIONES ADJETIVAS • OMITIR FUNCIONES IMPLICITAS AL PUESTO
NIVELES DE COORDINACIÓN: • Iniciar con artículo • Enunciar en forma general para qué • No repetir las funciones
DIRECTORIO: Listar a servidores públicos de los principales niveles jerárquicos • • De acuerdo al Organigrama
3 CAPITULOCapítulo 3 Manual de Procedimientos 3. 1 Clasificación 3. 2 Contenido 3. 3 Descripción de Procedimientos Ejercicios Evaluación
OBJETIVO PARTICULAR Los participantes analizarán las actividades que se realizan en un área de trabajo para agruparlas por procedimientos, utilizando las técnicas propuestas en la Metodología.
3. 1 CLASIFICACIÓN POR SU ALCANCE: Manual General de Procedimientos Manual Específico de Procedimientos
3. 2 MANUALES ADMINISTRATIVOS ORGANIZACION PROCEDIMIENTOS CONTENIDO: TRAMITES Y/O SERVICIOS POLITICAS • Portada • Indice • Presentación • Antecedente • Marco Jurídico • Atribuciones • Estructura Orgánica • Directorio • Firmas de Autorización • Simbología • Cédulas • Descripción Trámites • Descripción de de Puestos Procedimientos Servicios Público • Diagramas de Flujo de o al • Descripción de las Políticas
3. 3 • Descripción de Procedimientos: ¿Con qué y en cuanto tiempo? Descripción narrativa • Diagrama de Flujo ¿Dónde? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿En qué consiste
IDENTIFICACION: • Iniciar con artículo • Enunciar en forma general para qué • No repetir las funciones
Descripción narrativa: • Area responsable • Enumera actividades • Narra el desarrollo del procedimiento • Considera procedimientos alternos • Resalta los formatos
DIAGRAMA DE FLUJO VER Archivo Anexo
Manual de Servicios al Público Cédulas de Trámites o Servicios al Público
Capítulo 4 Manual de Servicios al Público 4. 1 Objetivos 4. 2 Contenido 4. 3 Cédulas de Trámites o Servicios al Público Ejercicios
Objetivo Particular Los participantes identificarán las características generales de los Manuales de Servicios al Público y el contenido de los mismos.
Manual de Servicios al Público Documento que integra información real y concisa acerca de los servicios que una Dependencia o Entidad proporciona al público y de los trámites y la forma en que se desahogan.
Capacitar al servidor público Trámites y Requisitos 3. 1 Objetivos Derechos y deberes del usuario Difusión
Contenido: MANUALES ADMINISTRATIVOS ORGANIZACION PROCEDIMIENTOS TRAMITES Y/O SERVICIOS POLITICAS • Portada • Indice • Presentación • Antecedente • Marco Jurídico • Atribuciones • Estructura Orgánica • Directorio • Firmas de Autorización • Simbología • Cédulas • Descripción Trámites • Descripción de de Puestos Procedimientos Servicios Público • Diagramas de Flujo de o al • Descripción de las Políticas
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