Direccin General de Gestin de Informacin y Estudios

  • Slides: 70
Download presentation
Dirección General de Gestión de Información y Estudios Principios de gestión documental y administración

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Principios de gestión documental y administración de archivos Mayo de 2018 INAI. Dirección General de Gestión de Información y Estudios SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Derecho de acceso a la información

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Derecho de acceso a la información Referencias internacionales • Declaración Universal de los Derechos Humanos (1948) Artículo 19 Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión; este derecho incluye el no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras, por cualquier medio de expresión. • Convención Europea para la Protección de los Derechos Humanos (1950) ARTÍCULO 10 Libertad de expresión 1. Toda persona tiene derecho a la libertad de expresión. Este derecho comprende la libertad de opinión y la libertad de recibir o de comunicar informaciones o ideas sin que pueda haber injerencia de autoridades públicas y sin consideración de fronteras (…. ) SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Derecho de acceso a la información

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Derecho de acceso a la información Referencias internacionales • Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos (1966) Establece la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e ideas de toda índole(ARTÍCULO 19) • Convención Americana sobre Derechos Humanos (1969) Establece la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e ideas de toda índole (ARTÍCULO 13) SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Con la declaración de los derechos

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Con la declaración de los derechos del hombre de 1948, aparece el concepto de derecho a la información, el cual comprende todas libertades pero que plantea no sólo el acceso sino la participación de los individuos y los grupos sociales en una interacción entre emisor y receptor. Es así, que dicho concepto comprende tres facultades vinculadas entre sí: - Difundir - Investigar, y - Recibir información Todas ellas agrupadas en el derecho a informar y el derecho a ser informado. SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Constitución Política de los Estados Unidos

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos LFTAIPG LFA LGTAIP LFTAIP LGPDPPSO LGA 2002 2015 2016 2017 2018 Reglamento de la LFTAIPG Capítulo VII. Organización Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la APF 2004 Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos del Poder Ejecutivo Federal 2015 Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos 2015 Art. 24, fracción IV Los SO deben constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental, conforme a la normatividad aplicable Art. 70, fracción XLV Los SO pongan a disposición y mantengan actualizada la información relacionada con el catálogo de disposición de archivos y la guía de archivo documental Art. 11, fracción IV Los SO deben constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental, conforme a la normatividad aplicable Lineamientos para la organización y conservación de los archivos del SNT 2016 Art. 4. …aplicable a cualquier tratamiento de datos personales que obren en soportes físicos o electrónicos, con independencia de la forma o modalidad de su creación, tipo de soporte, procesamiento, almacenamiento y organización Art. 1 … establecer principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad, entidad… SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Las Reformas al Artículo 6º de

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Las Reformas al Artículo 6º de la CPEUM en materia de gestión documental y archivos (2006) Preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados. Publicar, a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los recursos públicos. 6 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Las Reformas al Artículo 6º de

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Las Reformas al Artículo 6º de la CPEUM en materia de gestión documental y archivos (DOF 07 -02 -2014) Deber de los sujetos obligados de documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones. La Ley determinará los supuestos específicos bajo los cuales procederá la inexistencia de la información. 7 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Ley General de Transparencia, Acceso a

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Ley General de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (DOF 04 -05 -2015) Art. 18 Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones. Art. 24 Los sujetos obligados deberán constituir y mantener actualizados sus sistemas de archivo y gestión documental. (uso de TI) Art. 70 Fracción XLV Los sujetos obligados deberán poner a disposición del público y mantener actualizada en los respectivos medios electrónicos, su Catálogo de Disposición Documental y su Guía de Archivo Documental. 8 8 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios La organización de los archivos es

Dirección General de Gestión de Información y Estudios La organización de los archivos es fundamental para el acceso a la información, el ejercicio de los derechos y la democracia Derecho de Derechos humanos Rendición de Impartición de propiedad Justicia cuentas “Un Estado donde no hay certeza de la adecuada organización de los documentos es propenso a violar derechos humanos y carece de mecanismos eficaces para gestión y rendición de cuentas, lo cual afecta la calidad de las instituciones democráticas y la vida de las personas”. 9 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Impacto de los archivos Gestión administrativa

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Impacto de los archivos Gestión administrativa Derechos y responsabilidades Memoria histórica • Son una herramienta administrativa para la planeación del desarrollo social, económico y cultural de una nación o institución. Permiten el ejercicio de los derechos y prerrogativas de los ciudadanos y son prueba de la responsabilidad de las instituciones y de sus servidores. Constituyen la memoria del país y de las instituciones Mejoran la calidad de la gestión administrativa Evidencian las obligaciones y responsabilidades del gobierno. Contribuyen a la comprensión de la nación y a la creación de un sentido de identidad nacional. Posibilitan el control social, político y jurídico de la administración pública. Permiten el ejercicio del DAI y de otros derechos humanos. 10 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios LEY GENERAL DE ARCHIVOS SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios LEY GENERAL DE ARCHIVOS SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Acceso, gobierno abierto y protección de

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Acceso, gobierno abierto y protección de datos personales La LGA reúne e involucra en su contenido principios fundamentales que garantizan el principio de transparencia, al establecer que toda la información contenida en los documentos de archivo producidos, obtenidos, adquiridos, transformados o en posesión de los sujetos obligados será pública y accesible a cualquier persona en los términos y condiciones que establece la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública y de protección de datos personales. SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios En armonía con la Ley General

Dirección General de Gestión de Información y Estudios En armonía con la Ley General en Materia de Desaparición Forzada de Personas, Desaparición Cometida por Particulares y del Sistema Nacional de Búsqueda de Personas, incluye el concepto de derecho a la verdad, como el derecho de conocer con certeza lo sucedido y recibir información sobre las circunstancias en que se cometieron los hechos constitutivos de los delitos previstos en dicha Ley, en términos de lo establecido en los artículos 1º y 2º constitucionales. Armoniza su contenido con la LGTAIP, al establecer que los sujetos obligados deberán conservar y preservar los archivos relativos a violaciones graves de derechos humanos, así como a respetar y garantizar el derecho de acceso a los mismos de conformidad con las disposiciones legales en materia de acceso a la información pública y protección de datos personales, lo cual constituye el fortalecimiento del derecho a la verdad. SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Prevé que los archivos históricos sean

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Prevé que los archivos históricos sean fuentes de acceso público, a fin de que la información que obra en ellos pueda ser consultada sin restricción alguna. Establece que los documentos que contengan datos personales sensibles, de acuerdo con la normatividad en la materia, respecto de los cuales se haya determinado su conservación permanente por tener valor histórico, conservarán tal carácter, en el Archivo de Concentración por un plazo de 70 años, a partir de la fecha de creación del documento, y serán de acceso restringido durante dicho plazo. SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios De manera adicional, el artículo 38

Dirección General de Gestión de Información y Estudios De manera adicional, el artículo 38 de la LGA, faculta al INAI o, en su caso, a los organismos garantes de las entidades federativas, para determinar el procedimiento que permita el acceso a la información de un documento con valores históricos, que no haya sido transferido a un archivo histórico y que contenga datos personales sensibles, de manera excepcional en los siguientes casos: I. Se solicite para una investigación o estudio que se considere relevante para el país, siempre que el mismo no se pueda realizar sin acceso a la información confidencial y el investigador o la persona que realice el estudio quede obligado por escrito a no divulgar la información obtenida del archivo con datos personales sensibles; II. El interés público en el acceso sea mayor a cualquier invasión a la privacidad que pueda resultar de dicho acceso, y III. El acceso a dicha información beneficie de manera contundente al titular de la información confidencial. IV. Sea solicitada por un familiar directo del titular de la información o un biógrafo autorizado por él mismo. SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Toda vez que incluye la accesibilidad

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Toda vez que incluye la accesibilidad como uno de sus principios, la LGA sienta las bases para el desarrollo e implementación de un sistema integral de gestión de documentos electrónicos. En este sentido, la LGA constituye un instrumento importante para la cimentación y desarrollo de gobiernos digitales y abiertos en el ámbito federal, municipal y estatal, así como en los tres poderes de la federación, abonando en el cumplimiento de los compromisos adquiridos por México a través de diversos tratados internacionales en materia de gobiernos abiertos y gobiernos digitales, transparencia, acceso a la información pública, rendición de cuentas y derecho a la verdad. SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Creación del Sistema Nacional de Archivos

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Creación del Sistema Nacional de Archivos Define al Sistema Nacional de Archivos como un conjunto orgánico y articulado, en congruencia con la LGTAIP y la Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción (LGSNA) y establece la obligación de coordinación entre los Sistemas Nacionales de Archivos, Transparencia y Anticorrupción, e incluye su coordinación con los sistemas locales de archivos a través del Consejo Nacional de Archivos, a quien otorga, entre otras, la facultad de aprobar: i) la normativa relativa a la gestión documental y administración de archivos, ii) los criterios y plazos para la organización conservación de archivos, y iii)la Política Nacional en la materia. SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Naturaleza jurídica del Archivo General de

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Naturaleza jurídica del Archivo General de la Nación Dota al AGN de mayor autonomía al señalar que es un organismo descentralizado no sectorizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, con autonomía técnica y de gestión para el cumplimiento de sus atribuciones, objeto y fines. SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Operación Establece que la responsabilidad del

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Operación Establece que la responsabilidad del buen manejo de los archivos debe recaer en la máxima autoridad en la materia de cada sujeto obligado. Contempla la propuesta de instituir el grupo interdisciplinario, integrado por un equipo de profesionales que coadyuvarán en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales, encargado de colaborar en el establecimiento de valores documentales, vigencias, plazos de conservación y disposición documental. Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, la LGA establece que los sujetos obligados deberán contar y poner disposición del público la Guía de archivo documental y el Índice de expedientes clasificados como reservados a que hace referencia la LGTAIP y demás disposiciones aplicables. SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Medidas de control Prevé que los

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Medidas de control Prevé que los órganos internos de control y sus homólogos en la federación y las entidades federativas, vigilarán el estricto cumplimiento de la LGA de acuerdo con sus competencias e integrarán auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo. Establece un catálogo de delitos en materia de archivos, los cuales podrán ser sancionados con multa y prisión, atendiendo a la gravedad de la conducta. SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Lineamientos para la Organización y Conservación

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos (LOCA) (DOF 04 -05 -2016) 21 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Lineamientos para la Organización y Conservación

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos I. DISPOSICIONES GENERALES Objeto (Primero): Establecer las políticas y criterios para la sistematización y digitalización, así como para la conservación de los archivos en posesión de los sujetos obligados. Ámbito de aplicación (Segundo): Corresponde a los sujetos obligados señalados en el artículo 1 de la LGTAIP: § Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, § Órganos autónomos, § Partidos políticos, § Fideicomisos y fondos públicos § Cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la Federación, § Entidades Federativas y los municipios. 22 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios II. CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIÓN De

Dirección General de Gestión de Información y Estudios II. CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIÓN De las obligaciones de los sujetos obligados (Quinto y Sexto) implementar Política interna para administrar, organizar y conservar los archivos SIA Grupo interdisciplinario de gestión documental * Instrumentos de control y consulta archivística * elaborar Documentos de Archivo Tratamiento conforme a los Lineamientos Espacios y equipos para los archivos * Resguardo de documentos* Identificación de documentos * Capacitación* Personal competente en temas de archivo* establecer 23 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios II. CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIÓN Del

Dirección General de Gestión de Información y Estudios II. CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIÓN Del Sistema Institucional de Archivos Unidades e instancias (Noveno) Sistema Institucional de Archivos Instancias normativas Área Coordinadora de Archivos * Comité de Transparencia II. Instancias Operativas Correspondencia / Oficialía de partes * Archivo de Trámite * Archivo Concentración * Archivo Histórico * Art. 20. El SIA, es el conjunto de registros, procesos y procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada SO, de acuerdo con los procesos de gestión documental Art. 21. El SIA de cada sujeto obligado deberá integrarse por… * 16 SIA 24

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios ¿Qué es la Gestión

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios ¿Qué es la Gestión Documental? De la gestión documental (Décimo segundo) El tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de los siguientes procesos: Artículo 12 25 SIA

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios ¿Qué es la gestión

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios ¿Qué es la gestión documental? Es el tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de los siguientes procesos: PRODUCCIÓN • Creación o recepción • Distribución y • Trámite ORGANIZACIÓN • Identificación • Clasificación archivística • Ordenación, y • Descripción ACCESO Y CONSULTA VALORACIÓN DOCUMENTAL DISPOSICIÓN Y CONSERVACIÓN • Servicios (consulta, préstamo, digitalización reprografía, etc. ) • Análisis e identificación de valores documentales. • Selección sistemática de expedientes para transferencia, y conservación o baja. 26 SIA

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios Gestión documental: Proceso de

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios Gestión documental: Proceso de Producción Creación. Recepción Distribución Trámite 27 SIA

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios Gestión documental: Proceso de

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios Gestión documental: Proceso de Organización Identificación Clasificación Archivística Ordenación Descripción Se articula en torno a 3 elementos básicos 1. Un sistema de clasificación y codificación de documentos y expedientes: Cuadro General de Clasificación Archivística. 2. Un sistema de conservación y eliminación de documentos y expedientes: Catálogo de Disposición Documental. 3. Un sistema de descripción de las series documentales que permite recuperar y acceder a la información, cuyo resultado es: Guía de Archivo Documental. 28 SIA

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios Proceso de Organización :

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios Proceso de Organización : Identificación Documentos de archivo Son aquellos producidos, recibidos o usados en el ejercicio de las funciones y atribuciones de las Unidades que integran una organización, con independencia del soporte en el que se encuentren. Tienen carácter probatorio administrativo y jurídico, al tener contexto y estructura. Son producidos en forma natural en función de una actividad y constituyen el único testimonio y garantía documental del acto. Conceptos básicos en materia archivística 29 SIA

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios ¿Qué es un expediente?

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios ¿Qué es un expediente? 1. Solicitud Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite. 2. Respuesta + Anexos ü Está relacionado con las funciones de una unidad o área administrativa. ü Agrupa documentos sobre un mismo asunto. ü Obedece a una relación de causa y efecto. ü Son producidos de manera sucesiva y natural. ü En secuencia cronológica, de acuerdo al trámite Conceptos básicos en materia archivística 3. Otros documentos 30 SIA

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios Ordenación Consiste en establecer

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios Ordenación Consiste en establecer secuencias dentro de grupos documentales, puede ser cronológica, alfabética, numérica-cronológica… ü El método de ordenación de los documentos que integran el expediente de archivo, depende de su propia naturaleza. ü En el INAI …el orden físico de los documentos es cronológico, ascendente, iniciando por el primer documento que da origen al asunto y hasta su cierre. 31 SIA

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios Descripción documental Es el

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios Descripción documental Es el proceso que comprende el análisis del documento: de su contenido, de su productor, del lugar y fecha de su redacción y de sus caracteres externos, así como de los datos para su localización. ü Posibilita el acceso a la información contenida en los expedientes. ü Se consideran elementos de información obligatorios: el Código de referencia; el título; las fechas (s); el nivel de descripción; la Dimensión y el soporte (cantidad, volumen o extensión); el nombre del productor o productores. Conceptos básicos en materia archivística 32 SIA

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios Clasificación archivística Los procesos

Secretaría Ejecutiva Dirección General de Gestión de Información y Estudios Clasificación archivística Los procesos de identificación y agrupación de expedientes homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro general de clasificación archivística, con base en la estructura funcional de los sujetos obligados. Lineamientos Para la Organización y Conservación de Archivos, cuarto, fracc. XI. El Cuadro General de Clasificación es su herramienta. Consiste en asignar un Código (numérico, alfanumérico), a cada unidad o grupo documental, el cual lo identifica de forma única e informa sobre su ubicación exacta dentro de la estructura institucional Conceptos básicos en materia archivística 33 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios II. CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIÓN De

Dirección General de Gestión de Información y Estudios II. CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIÓN De los instrumentos de control y consulta archivística (Décimo tercero y décimo cuarto) Cuadro de Clasificación Archivística Guía de archivo documental Artículo 13. Los sujetos obligados deberán contar con instrumentos de control y consulta archivísticos… CGCA, CADIDO e inventarios documentales. Artículo 14. Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los sujetos obligados deberán contar y poner a disposición del público la Guía de archivo documental y el Índice de exp. reservados INSTRUMENTO S ARCHIVÍSTICO S Catálogo de Disposición Documental Inventarios documentales 34 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro general de clasificación archivística Es

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro general de clasificación archivística Es el instrumento técnico y de consulta que refleja la estructura jerárquica y lógica de la organización de una entidad, con base en las atribuciones y funciones de cada Unidad Administrativa. ü Se identifica con la estructura o funcionamiento de la institución. ü Se identifica con los testimonios de las actividades que se derivan o que realiza dicha institución. “Es el mapa documental de una Institución (sujeto obligado)” 5. Control intelectual y de representación 35 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro de Clasificación Archivística : Elaboración

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro de Clasificación Archivística : Elaboración Fuentes de consulta Funciones comunes Normas, leyes, reglamentos, manuales, etc. , aplicables a I. IDENTIFICACIÓN la Institución Funciones sustantivas 36 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro de Clasificación Archivística : Elaboración

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro de Clasificación Archivística : Elaboración II. JERARQUIZACIÓN Identificar las funciones de la Institución y las actividades derivadas, a fin de establecer los niveles de relación entre las secciones y series documentales, así como las semejanzas y diferencias. Atribuciones/Funciones = Actividades Sección = Serie documental 37 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro de clasificación archivística: Estructura arbórea

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro de clasificación archivística: Estructura arbórea Fondo Sección Serie Recursos Materiales Adquisiciones Serie Expediente 2 Expediente 3 Expediente 1 5. Control Compra intelectual y de mobiliario 2017 representación 38 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro de Clasificación Archivística : Estructura

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro de Clasificación Archivística : Estructura Fondo • Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una institución, se identifica con el nombre de esta última. Sección • Cada división del corresponde con atribuciones/funciones institución. Serie fondo, las de la • División de una sección con base en las actividades específicas derivadas de las atribuciones /funciones de la institución. 39 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro de clasificación archivística: Relación con

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro de clasificación archivística: Relación con la estructura organizacional 40 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro General de Clasificación Archivística: Elaboración

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro General de Clasificación Archivística: Elaboración III. CODIFICACIÓN Crear un esquema de codificación para representar a cada categoría de agrupamiento (sección, serie), con fines de identificación y abreviación. ü La codificación puede ser numérica o alfanumérica. ü Debe ser lógica, sencilla, precisa y flexible. 41 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Clasificación archivística: codificación El número de

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Clasificación archivística: codificación El número de clasificación se construye con los siguientes elementos: Nombre del fondo documental Instituto Nacional de Transparencia… INAI Sección: Acceso a la Información SC 02 SE 01 INAI-SC 02 -SE 01 Serie: Recursos de revisión -001/2017 Código de referencia del expediente La unión de las claves anteriores, resulta en el número de clasificación de la serie Recursos de revisión, conforme al Cuadro de Clasificación del INAI Para distinguir un expediente de otro en la misma serie, se agrega un número consecutivo seguido del año de creación del expediente, la notación completa se denomina código de referencia del expediente 42 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro General de Clasificación Archivística: Elaboración

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Cuadro General de Clasificación Archivística: Elaboración VALIDACIÓN Y FORMALIZACIÓN Unidades Administrativas y sus archivos 4. INSTRUMENTACIÓN SUPERVISIÓN Y ASESORÍA Seguimiento para garantizar su aplicación CAPACITACIÓN Servidores públicos para la aplicación del CGC 43 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO) 44

Dirección General de Gestión de Información y Estudios CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL (CADIDO) 44 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Catálogo de Disposición Documental El registro

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Catálogo de Disposición Documental El registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y disposición documental; Obligación de Transparencia LGTAIP, art. 70, fracción XLV Lineamiento cuarto, inciso IX (Lineamientos para la organización y conservación de archivos. SNT) 45 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Catálogo de Disposición Documental : Componentes

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Catálogo de Disposición Documental : Componentes VALORES DOCUMENTALES Primarios: Administrativo, legal, fiscalcontable Secundarios: informativo, testimonial, evidencial PLAZOS DE CONSERVACIÓN El tiempo que permanecen los documentos en cada unidad de archivo Vigencia documental + término precautorio y plazo de reserva (LGTAIP) DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Baja (eliminación), o transferencia y conservación 46 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Catálogo de Disposición Documental: Elaboración I.

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Catálogo de Disposición Documental: Elaboración I. IDENTIFICACIÓN Normatividad que regula actuar de la institución Entrevistar a productores de la documentación Frecuencia de consulta-trámite concluidoexpediente cerrado Tipo de soportes documentales (papel. Videos, fotos, planos, etc. ) Volumen documental (cantidad de expedientes y soportes ) 47 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Catálogo de Disposición Documental: Elaboración II.

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Catálogo de Disposición Documental: Elaboración II. VALORACIÓN Determinar valores primarios Determinar valores secundarios Fijar plazos de acceso y transferencia Especificar la conservación o eliminación 48 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Gestión documental: Valores documentales primarios FASE

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Gestión documental: Valores documentales primarios FASE ACTIVA Y SEMIACTIVA Administrativos Las actividades rutinarias documentales de la Institución Fiscales o Contables Los registros relacionados con la Hacienda Pública Legales Registros de trámites jurídicos (Oficios administrativos, circulares, memorándum, trámites relacionados con proyectos, planes, presupuestos, etc. ) (Impuestos, ventas, finanzas, contabilidad, estados financieros, créditos hipotecarios, pólizas de egresos, ingresos y diario, etc. ) (Laborales, administrativos, penales, escrituras, bienes, amparos, leyes, decretos, acuerdos, etc. ) 49 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Gestión documental: Valores documentales secundarios FASE

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Gestión documental: Valores documentales secundarios FASE INACTIVA Informativo, cultural Evidencial Testimonial Se aplican a los expedientes: • Han terminado su vigencia operativa, su uso continuo y su plazo de retención precautoria. • Han concluido su trámite. • El texto no tiene fuerza obligatoria desde el punto de vista administrativo, fiscal o legal, aunque sigue siendo testimonio de una acción administrativa. 50 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios ¿Qué es la valoración? Resultado de

Dirección General de Gestión de Información y Estudios ¿Qué es la valoración? Resultado de un proceso que implica: 1. Acopio de 2. Analizar de manera crítica e información de carácter integral administrativo, relacionados fiscal, estos con factores las series jurídico, técnico, histórico, documentales en vista a una etc. selección para su destino final. “Es un proceso que garantiza el sistema de consulta y memoria institucional (valores y plazos)” 51 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios ADMINISTRACI ÓN DE DOCUMENTOS VALORACIÓN Para

Dirección General de Gestión de Información y Estudios ADMINISTRACI ÓN DE DOCUMENTOS VALORACIÓN Para establecer: Análisis de: de Conceptos relacionados con la valoración documental VALORES DOCUMENTALES VIGENCIA DOCUMENTA L BAJA DOCUMENTAL PLAZO DE CONSERVACIÓN Criterios de disposición DESTINO FINAL TRANSFEREN CIA Acciones de TRANSFERENCIA 52 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Propósitos de la valoración (José A.

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Propósitos de la valoración (José A. Ramírez León) q Propiciar la correcta circulación de la información archivística dentro de un SIA, estableciendo proceso claros transferencias documentales q Identificar y seleccionar la documental de las instituciones. memoria histórico- q Promover la eliminación razonada de los documentos que no poseas valores históricos… 53 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Principios de valoración (Carol Couture) q

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Principios de valoración (Carol Couture) q Los documentos conservados deben ser un testimonio de las actividades de la sociedad. q La valoración debe ser objetiva y contemporánea a los documentos valorados. q La valoración debe respetar el equilibrio entre la utilidad de los documentos para gestión administrativa y la importancia patrimonial de los documentos. q La valoración debe respetar el equilibrio entre la importancia del contexto de creación y utilización de los documentos. 54 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Responsables de la valoración q Unidades

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Responsables de la valoración q Unidades administrativas productoras de la documentación (Titulares y Responsables Archivo de Trámite) q Responsables de la gestión documental a nivel institucional (Coordinador de Archivos y Responsable de Archivo de Concentración) q Comité de Transparencia q Grupo interdisciplinario 55 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Catálogo de Disposición Documental: Elaboración II.

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Catálogo de Disposición Documental: Elaboración II. REGULACIÓN Introducción (Explicar el contexto institucional) Objetivo General Marco legal que los regula (Describir) Proceso de elaboración (Describir) Registro de las series, sus plazos y destino final Hoja de cierre (El CDD consta de X secciones y X series doc. ) 56 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Catálogo de Disposición Documental: Elaboración q

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Catálogo de Disposición Documental: Elaboración q Firma de servidores públicos involucrados en la elaboración del CADIDO. IV. CONTROL q Presentar para su aprobación ante el Comité de Transparencia. q Iniciar su aplicación en la Institución. 57 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Instrumentos de Control y Consulta Archivística

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Instrumentos de Control y Consulta Archivística Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización. Tipos de Inventarios: § Inventario general § Inventario de transferencia § Inventario de baja documental 58 58 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Inventarios Documentales: Tipos INVENTARIO GENERAL Describe

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Inventarios Documentales: Tipos INVENTARIO GENERAL Describe las series documentales por su calidad, fecha y lugar en que están emplazados, son de carácter doméstico y para uso de los funcionarios en su labor de servicio”. 59 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Inventarios Documentales: Tipos TRANSFERENCIA PRIMARIA Archivo

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Inventarios Documentales: Tipos TRANSFERENCIA PRIMARIA Archivo Trámite Archivo Concentración SECUNDARI A Archivo Concentración Archivo Históric o 60 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Inventarios Documentales: Tipos BAJA DOCUMENTAL Baja

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Inventarios Documentales: Tipos BAJA DOCUMENTAL Baja archivística (Documentos relacionados con una sección, serie una vez que ha concluido su plazo de conservación conforme al CADIDO Baja de Documentación de comprobación administrativa inmediata (documentos que no son de archivo) 61 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios q Guía de archivo documental: El

Dirección General de Gestión de Información y Estudios q Guía de archivo documental: El esquema que contiene la descripción general de la documentación contenida en las series documentales establecidas en el Cuadro general de clasificación archivística. Obligación de Transparencia LGTAIP, art. 70, fracción Unidad Administrativa: Secretaría Técnica del Pleno Área de Procedencia de Archivo: Secretaría Técnica del Pleno Nombre del responsable: Jesús Leonardo Larios Meneses Cargo: Secretario Técnico del Pleno Domicilio: Av. Insurgentes Sur No. 3211 Col. Insurgentes Cuicuilco, Del. Coyoacán, C. P. 04530. 50042400 Ext. 2303 Teléfono: Correo electrónico: FONDO: leonardo. larios@inai. org. mx INAI SECCIÓN: SC 01 S PLENO SERIE DOCUMENTAL DESCRIPCIÓN Comprende las actas, audios y versiones estenográficas de las sesiones del Pleno en materia de la LFTAIPG y la LFPDPPP. SE 01 XLV Pleno VOLUMEN DOCUMENTAL FECHAS 5 expedientes en Soporte físico y electrónico 2014 -2015 62 UBICACIÓN FÍSICA Nivel 3 Ala Insurgentes, en la Secretaría Técnica del Pleno. 62 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios III. DE LOS DOCUMENTOS CLASIFICADOS Criterios

Dirección General de Gestión de Información y Estudios III. DE LOS DOCUMENTOS CLASIFICADOS Criterios de custodia y conservación Fondo Sección, Serie, Subserie No. de fojas Fechas apertura y cierre Título del expediente Valores documentales Asunto Plazo de conservación Art. 11, frac. 6. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original; 63 SIA

[9/1/017 04: 18 p. m. ] Fernando Isaac Martínez Corripio: http: //vcespresso. renata. edu.

[9/1/017 04: 18 p. m. ] Fernando Isaac Martínez Corripio: http: //vcespresso. renata. edu. co/vc/vc. In. php? var=vgonzalez@unisalle. edu. co Dirección General de Gestión de Información y Estudios IV. DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICOS De la digitalización Plan de digitalización de documentos • Identificar finalidades: objetivo-alcance • Definir las etapas de la digitalización (documentos previamente organizados) • Garantizar condiciones de acceso a la información (clasificación y metadatos) • Asegurar la No eliminación de los documentos en soporte papel. 64 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios IV. DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Dirección General de Gestión de Información y Estudios IV. DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO ELECTRÓNICOS Gestión documental de los correos y sus archivos adjuntos • Administración de la seguridad • Administración de Archivos y almacenamiento • Herramientas de recuperación y consulta • Búsqueda texto completo tanto del mensaje como de sus adjuntos • Controles de acceso y Auditoría ü Los correos electrónicos que deriven del ejercicio de las facultades o atribuciones de los sujetos obligados deberán organizarse y conservarse de acuerdo con las series documentales establecidas en el Cuadro general de clasificación archivística, y en los plazos de conservación señalados en el Catálogo de Disposición Documental Art. 45. Los SO adoptarán medidas de organización, técnica y tecnológicas para garantizar la recuperación y preservación de los documentos de archivo electrónicos … que se encuentren en un sistema automatizado para la GD y Administración de archivos, bases de datos y correos electrónicos. . . 65 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios V. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PROGRAMA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios V. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PROGRAMA DE SEGURIDAD Maximizar eficiencia de servicios Art. 60 fracción I. Establecer un programa de seguridad de la información que garantice la continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximizar la eficiencia de los servicios, y… 66 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios TRANSITORIOS Los sujetos obligados a partir

Dirección General de Gestión de Información y Estudios TRANSITORIOS Los sujetos obligados a partir de la entrada en vigor Lineamientos tendrán: 30 días 12 meses (04/05/2016) de los 18 meses 24 meses Programa anual de desarrollo archivístico para el ejercicio de 2017 Designar responsables de las áreas, instancias y unidades del Sistema Institucional de Archivos Implementación del Sistema Institucional de Archivos. Elaborar los instrumentos de control y consulta archivísticos. 67 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios TRANSITORIOS Los sujetos obligados a partir

Dirección General de Gestión de Información y Estudios TRANSITORIOS Los sujetos obligados a partir de la entrada en vigor de los Lineamientos tendrán: 30 días 12 meses 18 meses 24 meses Contar con un grupo interdisciplinario Establecer políticas de gestión documental electrónica, guarda y custodia y políticas de protección de datos. Establecer un Programa de Preservación Digital Instrumentación del sistema de administración de archivos y gestión documental 68 SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Ley General de Archivos 1 año

Dirección General de Gestión de Información y Estudios Ley General de Archivos 1 año 6 meses Día 365 Implementar SIA Día 1 Armonización de leyes locales Congresos estatales Establecer programas de capacitación en materia de gestión documental y administración de archivos Entrada en vigor Publicación en DOF SIA

Dirección General de Gestión de Información y Estudios GRACIAS INAI. Dirección General de Gestión

Dirección General de Gestión de Información y Estudios GRACIAS INAI. Dirección General de Gestión de Información y Estudios 70 SIA