Direccin de Administracin y Finanzas SUBVENCION A INSTITUCIONES

Dirección de Administración y Finanzas SUBVENCION A INSTITUCIONES

BASE LEGAL Según Ley 10. 336, de Contraloría General de la República (Res. 759/2003), toda persona o entidad que reciba, custodie, administre o pague fondos del Fisco, de las municipalidades o de otros, sometidos a la fiscalización de la Contraloría General, están obligados a rendir las cuentas comprobadas de su manejo en la forma y plazos legales, y en caso de no presentar el estado de la cuenta de los valores que tenga a su cargo, debidamente documentados, se presumirá que ha cometido sustracción de tales valores, con lo cual se denunciará ante los Tribunales de Justicia.

BASE LEGAL Estas rendiciones serán examinadas por la Contraloría, para comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, la autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las operaciones aritméticas y de contabilidad. Según el art. 175, de la ley 19. 696, Código Penal, existe obligación de Denunciar estos hechos. El art. 176, indica los plazos para efectuar la denuncia, y el art. 177 habla del incumplimiento de la obligación de denunciar.

BASE LEGAL El art. 5º, letra g, de la Ley 18. 695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, señala que dentro de las atribuciones que se le otorgan a las Municipalidades para el cumplimiento de sus funciones, está la de otorgar subvenciones, y dice textualmente…. “Otorgar subvenciones y aportes para fines específicos a personas jurídicas de carácter público o privado, sin fines de lucro, que colaboren directamente en el cumplimiento de sus funciones”.

OBJETIVO DE LAS SUBVENCIONES Las subvenciones se otorgan para financiar actividades que la Municipalidad debe fomentar, tales como el arte, la cultura, el deporte y la recreación, asistencia social, educación, salud, turismo, labores específicas en situaciones de emergencia o de carácter social o de beneficencia, las cuales se encuentran en el art. 4, de la ley 18. 695.

REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS ORGANIZACIONES ü ü Tener personalidad Jurídica vigente No persiga fines de lucro. Tengan RUT como Institución. Estén inscritos como Receptor de Fondos Públicos, Ley 19. 862. ü Entregar listado de miembros de la directiva, con nombre completo, RUT, Teléfono fijo y celular, mail, y cargo que ocupan en la Institución.

DATOS IMPORTANTES SOBRE SUBVENCIONES Si la subvención se entrega fraccionada a las instituciones, ya que se hace de acuerdo a la disponibilidad financiera del Municipio, no se podrá entregar nuevos fondos si no han rendido la remesa anterior. (Dictamen 8000/89 de Contraloría General de la República , Circular 70. 490/76) y Resolución 759 del 23. 12. 2003, sobre rendiciones de cuentas).

DATOS IMPORTANTES SOBRE SUBVENCIONES El Alcalde puede otorgar subvenciones, con acuerdo de Concejo, a personas Jurídicas de carácter público o privado, sin fines de lucro, que colaboren directamente en el cumplimiento de sus funciones y también tiene la facultad de ponerles término. Las subvenciones son la última prioridad en cuanto a entrega de recursos, ya que sólo deben entregarse cuando el Municipio haya cumplido con sus propios pagos, como son: pago de Sueldos, Cotizaciones previsionales, Consumos Básicos y otros gastos (Deuda pagada). No es obligación del Municipio entregar subvenciones, ya que las instituciones se crearon, no por solicitud del Municipio, sino por una necesidad común.

DATOS IMPORTANTES SOBRE SUBVENCIONES Dentro de las solicitudes de subvención, se prioriza aquellas que van en ayuda directa de la institución de acuerdo a los objetivos de la institución, y excepcionalmente se autorizan gastos administrativos como materiales de oficina, pago de sueldos, etc.

QUE DEBE HACER LA ORGANIZACION SOLICITANTE 1. -Para postular a Subvención en I. Municipalidad de Talca, la Institución debe retirar ficha de Subvención en Oficina de Informaciones del Municipio, en el Primer piso del edificio ubicado en 1 Norte 797, el cual presenta el siguiente formato:

QUE DEBE HACER LA ORGANIZACION SOLICITANTE 2. -Adjuntar a esta ficha, los siguientes documentos: Certificado de vigencia de la Personalidad Jurídica, y vigencia de la actual Directiva Fotocopia del RUT de la Institución Que, la Institución no persiga fines de lucro. Proyecto o actividad a realizar, y por la cual se solicitan los fondos de Subvención, indicando cantidades. Certificado que acredite que la Institución se encuentra inscrita como Receptor de Fondos Públicos Ley n° 19. 862.

QUE DEBE HACER LA ORGANIZACION SOLICITANTE 3. -Entregar en Oficina de Partes del Municipio, la ficha con todos los antecedentes solicitados, para que ésta sea derivada a la Dirección de Asesoría Jurídica para visto bueno Legal. Si falta alguno de los documentos solicitados, esta ficha quedará fuera de sesión de Concejo para aprobación de Subvención.

PROCEDIMIENTO INTERNO MUNICIPAL PARA OTORGAR SUBVENCION 1. -Si procede legalmente entregar subvención a esa Institución, la Dirección de Asesoría Jurídica, la enviará a la Dirección de Finanzas, para saber si cuenta con disponibilidad presupuestaria, quien a su vez la enviará al Sr. Secretario Municipal, para que sea incluida en Tabla del Concejo Municipal. 2. -Si legalmente no corresponde otorgar Subvención, la Dirección de Asesoría Jurídica, informará por escrito al Sr. Alcalde, con copia al Concejo, para que notifiquen a dicha Institución.

PROCEDIMIENTO INTERNO MUNICIPAL PARA OTORGAR SUBVENCION 3. - Aun cuando legalmente correspondiera otorgar Subvención a Institución, si no existe Saldo presupuestario se debe informar al Sr. Alcalde, para modificar el presupuesto si es necesario, o en su defecto, no otorgarla. 4. - Si la solicitud de subvención, pasó la etapa legal del Depto. Jurídico, y la etapa de saldo presupuestario por parte del depto. Finanzas, se deben remitir todos los antecedentes a la Comisión de Concejales que visan las subvenciones, para que, éstos la envíen al Secretario Municipal, y sea incorporado en la Tabla de Concejo.

PROCEDIMIENTO INTERNO MUNICIPAL PARA OTORGAR SUBVENCION 5. -Si esta subvención es aprobada en sesión de Concejo, debe formalizarse mediante la Dictación de Decreto Alcaldicio, quedando adjunta a éste, la ficha de solicitud de subvención respectiva, que archiva oficina de partes. 6. -Se acordará entre el Depto. Finanzas y el representante legal de la institución beneficiada con la subvención, la modalidad de otorgamiento del cheque, de acuerdo a fechas de actividades, disponibilidad financiera del municipio, etc.

PROCEDIMIENTO INTERNO MUNICIPAL PARA OTORGAR SUBVENCION 7. -Las personas autorizadas para el retiro del cheque son el presidente y tesorero de la Institución, las que en el momento de retirar el cheque, deben presentar el R. U. T , de la Institución y entregar fotocopia de la personalidad jurídica vigente. 8. -El miembro de la Organización que retira el cheque, debe entregar un Comprobante de Ingreso, que acredite que recibió dichos fondos, en el cual la institución debe dejar una fecha establecida para rendir cuenta. Esto por instrucción de Contraloría General de la República, en su circular 759/2013.

RENDICION DE CUENTAS SUBVENCION 1. -Las instituciones beneficiadas con la subvención, deben destinar los fondos , en los objetivos que señalaron en la solicitud de subvención. 2. -Las rendiciones de cuenta se deben presentar con formato, que incluya la siguiente información: Número de boleta o factura, fecha de la compra, identificación del proveedor, detalle del gasto, y monto por cada documento.

FORMATO RENCION DE CUENTAS

RENDICION DE CUENTAS SUBVENCION 3. - Según el art. 95 de la Ley 10. 336, y en el art. 55 del D. L. 1263 DE 1975, Los documentos deben ser en original, estar ordenados en forma cronológica, y deben ser debidamente visados por el Presidente de la Institución, adjuntando los documentos en hojas anexas.

RENDICION DE CUENTAS SUBVENCION 4. - Solamente las instituciones del sector público que sean revisados por contraloría, están exentas de rendir cuenta con documentación original. Sin embargo, deben hacerlo con fotocopia legalizada ante el secretario municipal o ante notario. 5. - Las facturas y boletas de honorarios deben ser emitidas a nombre de la institución beneficiada, NO a nombre del Municipio, y la fecha de éstas deben ser posterior a la Dictación del Decreto Alcaldicio que aprueba la subvención.

RENDICION DE CUENTAS SUBVENCION Nota: Las Boletas de honorarios NO deben ser emitidas por familiares o integrantes de la directiva. 6. - Cada factura o boleta debe tener el timbre y la firma del Presidente de la Institución beneficiada con la subvención. Estos deben estar ubicados en un lugar que no impida observar la fecha, detalle y los valores de compra.

RENDICION DE CUENTAS SUBVENCION 7. - Las facturas deben tener el timbre de cancelado para acreditar que la compra fue en efectivo y debe decir cancelado/contado, adjuntando la cuarta copia, de ejecutivo cedible. 8. - No se aceptarán boletas o facturas canceladas con tarjeta de crédito o cheque. Aun Cuando sea para Acumular Puntos, tampoco con enmendaduras o borrones ni con la cantidad remarcada.

RENDICION DE CUENTAS SUBVENCION 9. - Si se trata de boletas de consumos básicos ( luz, agua, teléfono), deben tener el timbre de pagado, de igual manera las planillas de cotizaciones previsionales. 10. - Cuando se emiten gastos por concepto de movilización deben indicar la fecha, valor y trámite realizado.

RENDICIONES DE CUENTAS SUBVENCION 11. - La rendición se debe realizar por el total del cheque emitido o cuota otorgada. Es decir, no existen las rendiciones parciales. 12. - Se aceptan boletas sin detalle hasta por un monto máximo de $ 5. 000. - y por compras superiores a ese monto, la rendición debe ser con factura o boleta computacional (o de Supermercado).

RENDICION DE CUENTAS SUBVENCION

RENDICION DE CUENTAS SUBVENCION 13. - Si la Institución tiene aprobado gastos por concepto de sueldos y honorarios, deben adjuntar un contrato de Prestación de Servicios efectuado entre el representante legal de la Institución y el prestador de servicios. 14. - A las Instituciones con las que se acuerde entregar el aporte en cuotas, no se les podrá girar nuevos fondos, si no han rendido el cheque anterior.

RENDICION DE CUENTAS SUBVENCION 15. - La institución, debe rendir la última cuenta, a más tardar el 20 de Diciembre de cada año. La no presentación de ésta, será causal de suspensión de nuevos aportes, ó a final de año se pasa a cobranza judicial. 16. - El representante legal de la institución, debe velar por la autenticidad de los documentos entregados como soporte a la rendición de cuentas, para evitar adulteraciones, por lo que debe firmar la rendición, en conjunto con el( la) tesorero(a) de la institución.

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