Diplomarbeit Enrico Bormann Analyse und Konzeption zur Optimierung

Inhalt des Vortrags 1. Motivation & Aufgabenstellung 2. Der Versandauftrag 3. Das „alte“ Versandtool 4. Soll – Anforderungen für den Versand 5. Konzeption zur Umsetzung nach MS Dynamics NAV 6. Das neue Versandtool 7. Aktuelle Situation & Ausblick © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann 2

1. Motivation & Aufgabenstellung Einführung eines neuen ERP-Systems Erreichung kompletter Abbildung und Steuerung der Geschäftsprozesse Höhere Transparenz und Vereinfachung der innerbetrieblichen Material- und Leistungsflüsse Schaffung eines ganzheitlichen Systems Analyse & Beschreibung des Versandprozesses und seiner Einbindung ins Unternehmen und deren Abläufe Definition von Anforderungen für eine optimierte Versandsteuerung Erstellen einer Konzeption zur Umsetzung dieses Prozesses nach Microsoft Dynamics NAV Integration dieses Konzeptes in das ERP-System © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann 3

2. Der Versandauftrag wesentlicher Bestandteil der Geschäftskundentätigkeit der Infra. Tec Gmb. H Versand von verschiedenen, meist sehr hochwertigen, Gütern in alle Welt ca. 2000 Versandaufträge pro Jahr, Tendenz steigend Erfassung im Versandtool © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann 4

2. Ablauf eines Versandauftrages © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann 5

3. Das „alte“ Versandtool Selbst entwickeltes Programm Vollständige Abwicklung von Versandaufträgen Unterstützt Mitarbeiter bei der Wahl der Verpackung und des Versanddienstes Sichert Abarbeitung nach festem Workflow und Nachvollziehbarkeit der Aufträge Sorgt für korrekte und vollständige Eingabe aller Prozessinformationen Unterstützung des Informationsflusses im Unternehmen © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann 6

3. Das „alte“ Versandtool © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann 7

3. Probleme des „alten“ Versandtools nach Umstellung des ERP-Programms noch immer eine „Insellösung“ keine Möglichkeit der Abbildung des Versandablaufs mit den aktuellen Modulen von MS Dynamics NAV Datenbasis der alten Sage KHK-Datenbank keine aktuellen Kontaktdaten keine aktuellen Belege vorhanden Mehraufwand durch manuelle Eingabe aller benötigter Daten Situation verschlechtert sich mit zunehmender Zeit Ressourcenaufwand zum Betreiben und Sichern der „alten“ Datenbank © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann 8

4. Soll – Anforderungen für den Versand - primär Integration des Versandtools in Microsoft Dynamics NAV Anpassen des Designs an das ERP-System Beibehaltung des aktuellen Workflows neues Tool mindestens gleicher Funktionsumfang wie altes Tool Erstellung von Versandaufträgen auf Basis existierender Belege oder komplett manuelles Erstellen möglich automatische Benachrichtigung mittels E-Mails © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann 9

4. Soll – Anforderungen für den Versand - sekundär Erweiterung des Versandtools Import verschiedener Belegarten Zusammenfassen mehrerer Lieferbelege zu einem Versandauftrag Aufrufen des Programms von mehreren Punkten in der ERP-Software / direkt aus den einzelnen Belegen Erstellung von Abholaufträgen © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann 10

5. Konzeption – benötigte Komponenten Tabellen Kopftabelle zur Speicherung benötigter Auftragsdaten Zeilentabelle zur Speicherung der Auftragspositionen Formulare Je ein Formular zur Anzeige der Kopf- und Zeilentabelle notwendig Übersichtsformular zur schnellen Navigation / Filterung Importformular, zur Auswahl der Importbelege Code. Unit Zentrale Ablage von Quelltexten, die mehrmals im System / von verschiedenen Formularen aufgerufen werden z. B. Importfunktionen der verschiedenen Belege © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann 11

5. Konzeption – Workflow im neuen Versandtool © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico

6. Das neue Versandtool - Design Kontaktkarte Deluxe Gebuchter Lieferbeleg © 2009 Infra. Tec.

6. Das neue Versandtool – Auftragsformular © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann

6. Das neue Versandtool – Übersichtformular © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann

6. Das neue Versandtool – Importmaske © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann

6. Das neue Versandtool – Vorteile Abschaffung einer zusätzlichen Software => Schritt Richtung ganzheitliches System Aktuelle Datenbasis => alle Kontakte und Beleginformationen vorhanden Import von Belegen, auch mehrerer Lieferbelege in einem Versandauftrag Aufruf direkt aus einem Beleg heraus => Bereitstellung des Workflows Erstellen von Abholaufträgen => Hohe Zeit- und demzufolge auch Kostenersparnis © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann 17

7. Aktuelle Situation & Ausblick Zweiwöchige Testphase des Programms in Testdatenbank Seit Oktober 2008 Einsatz in der Echtumgebung rund 500 Versandaufträge seitdem erstellt worden Zukünftige Erweiterungen Erweiterung der Zusteller und Transportarten und Integration der Transportmatrix Abgleich von Transportabrechnungen mit dem Versandtool Berichte & Auswertungen © 2009 Infra. Tec. net Diplomarbeit Enrico Bormann 18