DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIPAN DAERAH KOTA TANGERANG PENGELOLAAN

  • Slides: 26
Download presentation
DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIPAN DAERAH KOTA TANGERANG PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Disampaikan oleh : HILMAN

DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIPAN DAERAH KOTA TANGERANG PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Disampaikan oleh : HILMAN Pada BIMBINGAN TEKNIS KEARSIPAN Di LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN LEBAK, 25 JUNI 2019

1. 2. 3. 4. 5. 6. PENGERTIAN Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

1. 2. 3. 4. 5. 6. PENGERTIAN Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya;

Pasal 29 1. Pengelolaan arsip terdiri atas: a. pengelolaan arsip dinamis; dan b. pengelolaan

Pasal 29 1. Pengelolaan arsip terdiri atas: a. pengelolaan arsip dinamis; dan b. pengelolaan arsip statis. 2. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap : a. arsip vital, b. arsip aktif, dan c. arsip inaktif. 3. Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. 4. Pelaksanaan pengelolaan arsip dimaksud dilakukan oleh arsiparis.

Pasal 30 Pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh pencipta arsip yang meliputi: 1. lembaga

Pasal 30 Pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh pencipta arsip yang meliputi: 1. lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan BUMD; Pasal 31 Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan: A. PENCIPTAAN ARSIP; B. PENGGUNAAN ARSIP; C. PEMELIHARAAN ARSIP; DAN D. PENYUSUTAN ARSIP.

A. PENCIPTAAN ARSIP Pasal 32 1. Penciptaan arsip meliputi kegiatan: a. pembuatan arsip; dan

A. PENCIPTAAN ARSIP Pasal 32 1. Penciptaan arsip meliputi kegiatan: a. pembuatan arsip; dan b. penerimaan arsip. 2. Pembuatan dan penerimaan arsip dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. 3. Tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. Pasal 33 1. Pembuatan arsip harus diregistrasi. 2. Arsip yang sudah diregistrasi didistribusikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. 3. Pendistribusian arsip diikuti dengan tindakan pengendalian.

1. 2. 3. 1. 2. Pasal 34 Penerimaan arsip dianggap sah setelah diterima oleh

1. 2. 3. 1. 2. Pasal 34 Penerimaan arsip dianggap sah setelah diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima. Penerimaan arsip harus diregistrasi oleh pihak yang menerima. Arsip yang diterima didistribusikan kepada unit pengolah diikuti dengan tindakan pengendalian. Pasal 35 Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan penerimaan arsip harus didokumentasikan oleh unit pengolah dan unit kearsipan. Unit pengolah dan unit kearsipan wajib memelihara dan menyimpan dokumentasi pembuatan dan penerimaan arsip. Pasal 36 1. Pembuatan dan penerimaan arsip harus dijaga autentisitasnya berdasarkan tata naskah dinas. 2. Unit pengolah bertanggung jawab terhadap autentisitas arsip yang diciptakan.

B. PENGGUNAAN ARSIP DINAMIS Pasal 37 1. Penggunaan arsip dinamis diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan

B. PENGGUNAAN ARSIP DINAMIS Pasal 37 1. Penggunaan arsip dinamis diperuntukkan bagi kepentingan pemerintahan dan masyarakat. 2. Ketersediaan dan autentisitas arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip. 3. Pimpinan unit pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian arsip vital, dan arsip aktif. 4. Pimpinan unit kearsipan bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik. 5. Dalam rangka ketersediaan arsip untuk kepentingan akses, arsip dinamis dapat dilakukan alih media. Pasal 38 Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Pasal 39 Penggunaan arsip dinamis oleh pengguna yang berhak dilaksanakan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

C. PEMELIHARAAN ARSIP Pasal 40 1. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan,

C. PEMELIHARAAN ARSIP Pasal 40 1. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. 2. Pemeliharaan arsip dinamis meliputi pemeliharaan arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif baik yang termasuk dalam kategori arsip terjaga maupun arsip umum. 3. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan: a. pemberkasan arsip aktif; b. penyimpanan arsip; dan

A. Prosedur Pemberkasan arsip aktif : 1. Pemeriksaan - Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa

A. Prosedur Pemberkasan arsip aktif : 1. Pemeriksaan - Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa setiap arsip yang akan diberkaskan autentik, utuh dan lengkap pada setiap proses kegiatan dan sudah diregistrasi dan didistribusikan. (Pernyataan selesai/file). - Pemeriksaan juga dilakukan dalam rangka mengidentifikasi dan/ atau memverifikasi arsip vital di unit pengolah.

2. Penentuan Indeks; - Indeks (judul berkas) ditentukan dengan cara menentukan kata tangkap (keyword)

2. Penentuan Indeks; - Indeks (judul berkas) ditentukan dengan cara menentukan kata tangkap (keyword) dari arsip yang akan diberkaskan yang dapat mewakili isiinformasi dari berkas/isi berkas. - Indeks dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah dan kurun waktu. Penulisan indeks diikuti setelah penulisan kode klasifikasi arsip pada folder. 3. Penentuan Kode; Penentuan Kode pemberkasan dilakukan sesuai dengan fungsi, kegiatan, dan transaksi yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai dengan kode klasifikasi. 4. Penulisan kode pemberkasan sebagaimana contoh gambar.

Contoh penulisan indeks dan kode klasifikasi alfa numeric serta pelabelan adalah sebagai berikut: Kodenya

Contoh penulisan indeks dan kode klasifikasi alfa numeric serta pelabelan adalah sebagai berikut: Kodenya : Primer : KA. Kearsipan Sekunder : KA. 00 Persuratan Tersier : KA. 00 Pengurusan Surat Masuk KA. 00. 01 Pengurusan Surat Keluar Indeksnya : Penomoran Surat Keluar Tahun 2016

900 Keuangan 860 No: 860/202/Sekret Berkas No: 860/201/Sekret No: 860/200/Serkret a. n. Laeliah DP

900 Keuangan 860 No: 860/202/Sekret Berkas No: 860/201/Sekret No: 860/200/Serkret a. n. Laeliah DP 3 a. n. Ibu YANAH a. n. Ibu TIA 800 Kepegawaia n 823 No: 823/103/Sekret Berkas No: 823/102/Sekret CT a. n. Rahdian No: 823/101/Sekret a. n. Mutolib No: 823/100/Sekret a. n. Abdul a. n. Muhamad 860 Berkas DP 3 823 Berkas CT

5. Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas menggunakan kertas label yang dilekatkan

5. Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas menggunakan kertas label yang dilekatkan pada tab folder.

Map/Folder Guide/Sekat Hijau Sub-sub Masalah Guide/Sekat Kuning Sub Masalah 900 KEUANGAN 800 KEPEGAWAIAN 700

Map/Folder Guide/Sekat Hijau Sub-sub Masalah Guide/Sekat Kuning Sub Masalah 900 KEUANGAN 800 KEPEGAWAIAN 700 PENGAWASAN 600 500 KETENAGAAN PEREKONOMIA 400 300 N KESEJAHTERA 200 KAMTIBAN 100 POLITIK PEMERINTAHA 011 010 Gedung Kantor 000 Urusan Dalam UMUM Guide/Sekat Merah Pokok Masalah 990 PEMEGANG KAS 011. 1 Prasarana Fisik Pamong Raja 011 Gedung Kantor 991 SKPP/SPP Jika surat ada

4. Tunjuk Silang (apabila ada); Tunjuk silang, digunakan apabila : - Arsip memiliki informasi

4. Tunjuk Silang (apabila ada); Tunjuk silang, digunakan apabila : - Arsip memiliki informasi lebih dari satu pelaksanaan fungsi. - Arsip memiliki keterkaitan informasi dengan berkas lainnya yang berbeda media seperti : peta, CD, Foto, Film, dan media lain; dan - Terjadi perubahan nama orang atau pegawai atau lembaga. Contoh Penggunaan Formulir Tunjuk Silang Kop Surat Indek : Upacara 17 Agustus 2013 Kode : 003. 1 Upacara Bendera Tanggal : 14 Agustus 2013 No : 003. 1/Kabag. Umum Kode : 019. 1 Hari ulang tahun. . . Tanggal : 14 Agustus 2013 No : 019. 1/Kabag. Pem. Lihat : Indek : Upacara Bendera tempat, tanggal, bulan, tahun Jabatan Tanda tangan pejabat yang mengesahkan Nama

KODE BERKAS KODE KLASIFIKASI 1. 851 2. 860 URAIAN INFORMASI BERKAS Berkas cuti tahunan

KODE BERKAS KODE KLASIFIKASI 1. 851 2. 860 URAIAN INFORMASI BERKAS Berkas cuti tahunan Penilaian dp 3 KURUN WAKTU JUMLAH KETERANGAN 2011 1 folder Lengkap/asli 2010 1 folder Lengkap/asli

Daftar Berkas Aktif Disimpan di setiap laci yang ada di Filling Cabinet

Daftar Berkas Aktif Disimpan di setiap laci yang ada di Filling Cabinet

6. Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: a. nomor berkas; b. nomor item arsip; c.

6. Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat: a. nomor berkas; b. nomor item arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi arsip; e. tanggal; f. jumlah; dan g. keterangan. 7. Unit pengolah menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan.

Daftar Isi berkas Kolom minimal disimpan di folder NO. BERK AS NO. ITEM BERKAS

Daftar Isi berkas Kolom minimal disimpan di folder NO. BERK AS NO. ITEM BERKAS KODE KLASIFIK ASI URAIAN INFORMASI ARSIP TANGGA L JUMLA H KETERANG AN 1. 1 2 3 4 851 851 Cuti tahunan Cuti Tahunan 2011 1 item Asli 2. 1 2 3 860 860 Penilaian DP 3 2011 1 item 1 Item 1 item Asli

6. Penyimpanan Arsip aktif ke filing Cabinet DI CENTRAL FILE sebagai berikut:

6. Penyimpanan Arsip aktif ke filing Cabinet DI CENTRAL FILE sebagai berikut:

PEMINJAMAN ARSIP DI CENTRAL FILE 1. Buku Peminjaman Arsip Terdiri dari beberapa kolom yang

PEMINJAMAN ARSIP DI CENTRAL FILE 1. Buku Peminjaman Arsip Terdiri dari beberapa kolom yang disesuaikan dengan kebutuhan informasinya. 2. Out indicator adalah alat yang digunakan untuk menandai keluarnya arsip dari laci atau filing cabinet. Dimana arsip yang sedang dipinjam semua berkas (satu folder) maka yang digunakan adalah lembar out guide 3. Out sheet apabila arsip yang dipinjam hanya beberapa lembar maka akan mempergunakan lembar out sheet.

KELUAR NO JENIS ARSIP JUMLAH PEMINJAM Gambar Lembar Out Guide TANGGAL PINJAM TANGGAL KEMBALI

KELUAR NO JENIS ARSIP JUMLAH PEMINJAM Gambar Lembar Out Guide TANGGAL PINJAM TANGGAL KEMBALI

KELUAR NO JENIS ARSIP JUMLAH PEMINJAM Gambar Lembar Out Sheet TANGGAL PINJAM TANGGAL KEMBALI

KELUAR NO JENIS ARSIP JUMLAH PEMINJAM Gambar Lembar Out Sheet TANGGAL PINJAM TANGGAL KEMBALI