Dimensionamento organico di una struttura Milano XX mm

Dimensionamento organico di una struttura Milano, XX mm 2010 Questo materiale è servito come supporto scritto per una presentazione orale; non è quindi esaustivo senza i commenti che lo hanno accompagnato. 1

La richiesta “L’Area XX non è performante. E’ operativa da mesi: i volumi crescono le risorse aumentano, cosa sta succedendo? ” 2

La situazione …notizie dal fronte… Modello Operativo: “Devono essere come l’’area vecchia, con le peculiarità dell’area nuova” Processi: quelli ereditati dalla precedente struttura vecchi di anni! Strumenti a disposizione: nel dubbio TUTTI con il massimo della profilazione Reportistica di produzione dell’area: manuale Formazione: autogestita per “passa parola” e intanto… + 60% I giorni passano e i volumi aumentano 15 6 ieri 3 oggi

Le azioni Che fare? 1. Bisognava per prima cosa analizzare il “perimetro” e calare nella realtà la definizione di Modello Operativo avuta. 2. Dal Modello Operativo desumere i processi e quindi le attività Sì ma come? 1. Abbiamo iniziato affiancamenti alle persone dell’area e interviste puntuali ai responsabili; 2. Dopo qualche giorno abbiamo avuto un campione significativo di attività, rilevate sul campo da poter sottomettere a ai responsabili per capire se fossero davvero di competenza. Ma non era abbastanza… Era necessario trovare la quadratura in brevissimo tempo tra: Le attività che stavano facendo, come le stavano facendo e quante ne avrebbero dovute fare in futuro. Era necessario Dimensionare la struttura 4

ROI Costo 5 risorse impiegate nell’attività di analisi + 20 giornate di affiancamento alle risorse dell’Area + 503 rilevazioni effettuate 30. 000 euro Risparmio 11 FTE/mese = 55. 440 Anno 665. 280 euro 5 euro/mese

Il dimensionamento risponde in maniera puntuale a 3 domande fondamentali: Cosa? Come? Quando? Attività Tempi Volumi Processi Strumenti Business Posto che i volumi, quindi il Business, sono una costante si può creare efficienza analizzando ed intervenendo sulle due variabili: § Attività efficienza nei processi § Tempi efficienza negli strumenti 6

Dimensionamento: “la ricetta” Il dimensionamento si calcola su base: mensile, trimestrale o annua. Noi lo calcoliamo su base mensile. Volumi x Tempo attività = FTE Tempo lavorabile FTE - “Full Time Equivalent” significa Equivalente a Tempo Pieno, è l’unità di misura del dimensionamento. Indica quante persone che lavorano per tutto il tempo lavorabile sono necessarie per una attività. Ad esempio: 1 fte = 2 part time o 1 full time Ricordatevi che… sono persone! 7

I passi fatti - Step 1 - - Step 2 - T q q q Processi aziendali Ufficializzazione team di analisi Redazione scheda rilevazioni Regole del ‘gioco’ T+2 Cronometro Compilazione Scheda rilevazione Definizione micro attività - Step 4 - Sviluppo tool dimensionamento e verifica della consistenza risultati Mappatura Macro. Micro attività e Rilevazione dei Tempi Definizione delle logiche di indagine e degli strumenti q q - Step 3 - q q q Consolidamento dati q q q Raccolta schede Redazione Tool Raccolta volumi storici e volumi attesi T + 14 T + 12 8 Evidenze primi calcoli Controllo calcoli Condivisione risultati T + 20

Le assunzioni di base per l’analisi del dimensionamento AMBITO ANALISI DATI DI RIFERIMENTO Attività mappate ed oggetto del dimensionamento q Mese di riferimento Dati di consuntivo q Mesi di proiezione Dati di Budget I mesi NO: Giugno, Luglio, Agosto, Dicembre, Gennaio DETERMINAZIONE FTE RIVALUTAZIONE FTE q Quanto lavora una risorsa: 7 ore e 30 minuti per 20 gg/mese q Gli FTE sono multiskill Fattore correttivo del 14% 9

Dimensionamento: i numeri La struttura è composta da 15 FTE più il responsabile. q Settembre: 15 FTE q Ottobre: 18 FTE q Novembre: 19 FTE q Dicembre: 20 FTE q Gennaio: 20 FTE q Febbraio: 22 FTE actual mese 1 mese 2 mese 3 mese 4 mese 5 mese 6 mese 7 10 q Marzo: 24 FTE 10

Gli interventi da fare Intervento Risparmio FTE Intervento 1 0, 42 Intervento 2 0, 48 Intervento 3 0, 84 Intervento 4 4, 37 Intervento 5 1, 57 Intervento 6 1, 26 Intervento 7 0, 14 11

I benefici degli interventi mese 1 mese 2 mese 3 mese 4 12 mese 5 mese 6 mese 7 12