Digitalizacija poslovnih dokumenata skeniranje UVOD n n Digitalizacija

Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje

UVOD n n Digitalizacija - Sastavni dio poslovnih procesa modernog poslovanja Uvođenjem računala u poslovne procese uporaba papira nije se smanjila Mnogobrojne informacije po stolovima, u registratorima, ormarima, arhivima Ne povećava se produktivnost, troškovi čuvanja, teško pronalaženje Skeniranje 2

Rješenje n n n Korištenje tehnologije skeniranja Skeniranje predstavlja početak automatiziranog poslovnog procesa Mnoga preduzeća odlučuju se na skeniranje papirnatih dokumenata Skeniranje 3

SKENER KAO UREĐAJ n n n Skener (engl. scanner) je uređaj koji služi za digitalizaciju fotografija, dokumenata, crteža i transparentnih medija Skeniranje je postupak kojim se slika pretvara u digitalni oblik, koji se dalje obrađuje na računalu Tri osnovne vrste skenera su: ručni, stoni i rotacijski Skeniranje 4

Ručni skener n postoje u nekoliko oblika: n n n mali skeneri slični olovci za skeniranje teksta ili bar koda (engl. bar code) uređaji malo veći od miša. Osobine ručnih skenera: n n niska cena nizak kvalitet. Skeniranje 5

Stoni skener n n n Drže se na stolu pored računara (zovu se i stolni skeneri) Stonih skenera ima crno-belih i u boji Format je najčešće A 4 ili rjeđe A 3 Rezolucija stolnih skenera je do 1200 dpi, a rade najčešće sa 12 bita po boji Najrasprostranjenija vrsta skenera Skeniranje 6

Rotacijski skener n n n Vrlo su skupi Rezolucija od 2400 do 9600 dpi Koriste se za profesionalnu primenu gde je potrebna vrhunski kvalitet skeniranja Skeniranje 7

KARAKRERISTIKE SKENERA n n Format - veličina PAPIRA koji se može odjednom skenirati (A 4, A 3) Rezolucija- (rezolucija, engl. resolution) je najvažnija karakteristika skenera. Izražava se brojem točaka po inču (engl. dots per inch, dpi) Skenirana fotografija u različitim rezolucijama Skeniranje 8

KARAKRERISTIKE SKENERA n Broj bita po boji –računar pretvara sliku u brojeve (s leva na desno: 1 bit, 2 bita, 3 bita, 4 bita i 8 bita) Skeniranje broj bita (n) broj boja (2 n) 1 2 2 4 4 16 8 256 16 65536 24 16777216 32 4294967296 9

KARAKRERISTIKE SKENERA n Brzina - broj listova koje može obraditi u minuti n n n pages per minute – ppm (broj listova u minuti) images per minute – ipm (broj slika u minuti). Volumen skeniranja - navodi se u broju stranica koje skener može skenirati na dan Uvlačenje dokumenata - suvremeni skeneri s ADF -om (Auto Document Feeder), sa postojanjem detekcije višestrukog uvlačenja papira, spajalica itd. Automatska obrada skenova - softver za automatsko očitavanje podataka (OCR - Optical Character Recognition) Skeniranje 10

PROCES SKENIRANJA n Sam proces skeniranja možemo podeliti na 3 osnovne funkcionalne cline: n PRIPREMA PAPIRNATIH DOKUMENAT n n Skeniranje pod pripremom podrazumijeva se različite radnje koje se moraju ručno obaviti pre samog skeniranja to uključuje otvaranje koverti, uklanjanje spajalica, sortiranje prema veličini, boji ili vrsti dokumenta, orijentaciju, vađenje iz registratora, ispravljanje savinutih listova itd. 11

PROCES SKENIRANJA n SKENIRANJE I POBOLJŠANJE KVALITETE SLIKE n n Skeniranje Kvaliteta i brzina skeniranja zavisi o kvaliteti pripreme materijala za skeniranje, a zavisi i od postavki skenera te o kvaliteti i načina upotrebe softvera za poboljšanje kvalitete slike softver za poboljšanje kvalitete slike ubrzava proces skeniranja te smanjuje ukupne troškove. softver za poboljšanje kvalitete slike trebao bi biti obvezni deo obreme za skeniranje. može biti ugrađen u sam skener ili može biti deo obrade slike na računalu 12

PROCES SKENIRANJA n INDEKSIRANJE I IZVLAČENJE INFORMACIJA, PROVERA I IZVOZ DIGITALNIH DOKUMENATA n n informacije koje se izvlače iz pojedinih dokumenata moraju se unapred defisati način njihova izvlačenja: n n n Skeniranje ručno automatski – OCR treba odrediti koji dokumenti ili informacije moraju ići na dodatnu proveru pre izvoza u digitalni arhiv 13

Dijagram procesa skeniranja Skeniranje 14

Mogućnosti digitalizacije n Digitalizacija se može provesti na više načina: n n n samo skeniranje dokumenta da bi se dobila njegova slika - jednostavnije, ali dokument ima nekoliko MB po stranici skeniranje i pretvaranje dobivene slike u tekst - zahtijeva OCR, ali dokument ima nekoliko KB po stranici kombinacija 1. i 2. - čuvanje neobrađenih slika uz OCR za dijelove koji sadrže tekst Skeniranje 15

PREDNOSTI n Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima? n n n na obradu dokumenata troši se i do 2/3 radnog vremena 40 posto od tog vremena gubi se na traženje informacije pravovremeni pristup i pregled dokumenata pojednostavljeni rad sa dokumentima brzo tekstovno pretraživanje digitalni dokumenti su autentični originalima jedan dokument je na raspolaganju većem broju osoba Skeniranje 16

PREDNOSTI n Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima? n n n veća pouzdanost, sigurnost, prepoznatljivost manji troškovi traženja, kopiranja, slanja, prostora mogućnost pristupa preko interneta troškovi optičkih medija za pohranu jeftiniji su od papira ubrzati protok informacija, a isključiti njihov gubitak i potrebu kopiranja skraćuje se vrijeme obrade Skeniranje 17

NEDOSTACI n Nedostaci digitalizacije n n n digitalni formati nisu “okom čitljivi” dok papir ostaje “oku čitljiv”, bez potrebe za dodatnom opremom digitalna zaštita – najveći problem brze izmjene tehnologije i brzo zastarijevanje traži stalno prebacivanje na nove digitalne medije i nove formate nedostatak standarda koji digitani primjerak smatra valjanim dokumentom, iako je u svijetu sve veća tendencija ka priznavanju digitalnih dokumenata ravnopravnim papirnima u Hrvatskoj situacija nije do kraja sređena (zakon o PDV-u traži npr. da imate račune na papiru ) Skeniranje 18

LITERATURA n n n n V. Čerić, M. Varga, Informacijska tehnologija u poslovanju, Element, Zagreb, 2004 Srića, V. , Kliment, A. , Knežević, B. , Uredsko poslovanje, Strategija i koncepti automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003. http: //www. bds. hr/dnn/Default. aspx? tabid=164 Skeniranje, digitalizacija i arhiviranje dokumenata, 17. 12. 2007. http: //www. mikrocop. com/hr/files/konf 07/PBZ%20 slucaj%20 i z%20 prakse_Tomislav%20 Premuz. pdf PBZ iskustvo u izgradnji dokumentacijskog sustava, 17. 12. 2007. http: //www. trend. hr/clanak. aspx? Broj. ID=54&Kat. ID=5&Clana k. ID=599 Inteligentno s podacima, 17. 12. 2007. http: //racunala. ttf. hr/files/Skeniranje. pdf Skener i skeniranje, 17. 12. 2007. http: //www. trend. hr/clanak. aspx? Broj. ID=50&Kat. ID=22&Clan ak. ID=560 Digitalizacija papirnate dokumentacije, 17. 12. 2007. Skeniranje 19