Digitalisierung in der Landeshauptstadt Innsbruck Digitale Transformation in
Digitalisierung in der Landeshauptstadt Innsbruck Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung – Erfahrungswerte aus der Praxis Ing. Bernhard Wallnöfer, Stadtmagistrat Innsbruck Mag. a Eva-Maria Furtner, B. A. & Dr. Christian Mayr, Institut für Verwaltungsmanagement Gmb. H (IVM)
Agenda Teil 1 – Dr. Christian Mayr (IVM) § § Gesamtheitliches Framework | Perspektiven Mensch – Organisation – Technik Teil 2 – Ing. Bernhard Wallnöfer (IBK) § § Rahmenbedingungen | Herausforderungen | Beispiele Integration – Betriebsmodelle – Digitale Transformation Teil 3 – Mag. Eva-Maria Furtner & Dr. Christian Mayr (IVM) § Fallbeispiele | Praxis 2
Teil 1 – Dr. Christian Mayr Digitale Transformation in der öff. Verwaltung – Einleitung und Rahmen 3
Ix – Magazin für professionelle Informationstechnik, 03/2018 www. verwaltungsmanagement. at 4
Digitale Transformation „Der Begriff Digitale Transformation bezeichnet erhebliche Veränderungen des Alltagslebens, der Wirtschaft und der Gesellschaft durch die Verwendung digitaler Technologien und Techniken sowie deren Auswirkungen“ (Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik) ist nicht gleich Digitalisierung ist kein Projekt / Programm, sondern Teil der Unternehmenskultur ist kein (ausschließliches) IT-Thema, sondern ein Managementthema / ein Thema der Organisationsentwicklung beginnt und endet bei den Mitarbeitenden, nicht bei der Hardware ist schon da, egal ob wir wollen, oder nicht betrifft ALLE Bereiche einer Organisation www. verwaltungsmanagement. at 5
Handlungsebenen Digitale Transformation Mensch Knowhow Organisation Verhalten Kultur Verantwortung Prozesse Kommunikation Standards Partizipation Information Integration Mobile Sicherheit Collaboration Arbeitplatzorganisation IT-Strategie Technik IT-Architektur www. verwaltungsmanagement. at 6
Teil 2 – Ing. Bernhard Wallnöfer Rahmenbedingungen | Herausforderungen | Beispiele Integration – Betriebsmodelle – Digitale Transformation 7
Anknüpfungspunkt „Technik“ „Das Fundament“ 8
„Haus der Technik“ Digitale Transformation Strategische Systeme („Datenanalyse“) Operative Systeme („Tagesgeschäft“) Betriebsmodelle & Infrastruktur 9
1. Operative Systeme | Tagesgeschäft Ausgangssituation Anwohnerparkkarte § Vorhandene Stellplätze mehr als verdoppelt § Bewältigung mit gleicher Anzahl am Mitarbeiter. Innen! § über 17. 500 Anwohnerparkkarten 10
Bürger Daten Zu ste llu ng r. P os pe t s de B ids he sc un g nd we an ch Be Fa Strategische Systeme 7. g lun ah ez ng JO in r ve er r. S ula rm Fo ten er tel le er du en us gp llu n e. Z ch nis e-B tro lin On ek El Er ste sts ien h. D rc du id- he sc ng fu Pr ü üb da lar ng or mu gu ra nt e. F hm ea e. B er na Üb lin On Be 6. 5. 4. 3. 2. 1. Operative Systeme | Tagesgeschäft Daten Bürger Operative Systeme Basis & Infrastruktur = Systemintegration 11
1. Operative Systeme | Tagesgeschäft Kennzahlen 2018 § Anträge bis 09. 2018: 5. 800 Anträge digital Eingebracht: 1. 600 § Quote: 28 % § Etwa 180 Bürger. Innen pro Monat die nicht ins Amt kommen müssen § Im Zuge des Onlineantrages entschieden sich 56 % für eine Online Bezahlung 12
2. Datenanalyse | GIS Verwendung einer übergreifenden Geo. Informations. Systems Für die übersichtliche und standardisierte Auswertung von: • Baumkatastern („Pro-Office Baum“) • Friedhöfen & Grabfeldern („Winfried“) • Bodenmarkierungen & Straßenschildern • Unfallstatistiken • Parkzonen • … 13
2. Datenanalyse | GIS en t er sw Au g un Datenanalyse n ne en at D Baumkataster & f In m or io at Friedhofsverwaltung Unfallstat. Bodenmark. Lärmentw. GEO-BASISDATEN Basis & Infrastruktur 14
2. Baum- und Grünflächenkataster 15
2. Bodenmarkierungen & Straßenschilder 16
2. Unfallerfassung & -auswertung 17
Fazit | Wirkungsbereiche 1. Operative Systeme | Tagesgeschäft § Zusammenspiel von Systemen und Prozessen im tägl. Betrieb 2. Strategische Systeme | Datenanalyse § Planung und Forecasting 3. Betriebsmodelle & Infrastruktur § In-House vs. Cloud vs. Hybrid 4. Digitale Transformation § § Verschiedenste Einflussfaktoren & Trends Cloud | Big Data | Predictive | Industrie 4. 0 | Mobile | Social Media | … 18
Herausforderungen Gesamtheitliche Strategie hinsichtlich Betriebsmodell § Rahmenwerk für das Anforderungsmanagement Formulierung Business Case für dig. Transformation § § i. Vm Revision des Produktkataloges & der Prozesse Insellösungen minimieren Globale Konzepte in der Vordergrund Organisatorische Einbettung § § Zentrales IT-Anforderungsmanagement & IT als Dienstleister Beschaffung von Personal, Expert. Innen & Fach-Know-How 19
Chancen Evolutionäre Ansätze möglich/notwendig Komplexitätsreduktion & Flexibilität Kombination bei Betriebsmodellen möglich Zielgruppenorientierung (Mitarbeiter. Innen, Bürger. Innen, Politik, …) Entwicklung des Produktportfolios 1. Revision & Prüfung der Leistungen & Prozesse 2. Beurteilung nach Zukunftsfähigkeit & Digitalisierungspotential 3. Gesamtheitliche Weiterentwicklung & nachhaltige Strategien 20
Fazit: Technik & digitale Transformation Bedarf vieler (unsichtbarer) Vorbereitungen 1. Operative Systeme | Tagesgeschäft 2. Strategische Systeme | Berichtswesen 3. Betriebsmodelle + Menschen & Organisation Digitale Transformation ist kein Produkt „out-of-the-box“ 21
„Digitale Transformation benötigt einen einheitlich-gesetzten fachlichen, organisatorischen, technischen, monetären und juristischen Rahmen für eine nachhaltige Entwicklung“ 22
Teil 3 – Mag. Eva Furtner B. A. & Dr. Christian Mayr Digitale Transformation in der öff. Verwaltung – ausgewählte Praxisbeispiele 23
Universität | Veranstaltungs- und Raummanagement NEU 24
Herausforderungen & Zielsetzungen Aufgrund vieler Veranstaltungen zu wenig Räumlichkeiten bzw. fehlender Überblick Auswahl einer integrierten Veranstaltungsmanagement. Software Dezentrale Organisations- und Entscheidungsstrukturen Berücksichtigung der Komponenten Keine standardisierten Abläufe § Schlechte Datenqualität Schiefstände bei Dokumenten Mehrarbeit, Ärger, Frustration Ressourcenmanagement (Räume, Equipment, . . ), § § Veranstaltungsverwaltung, DSGVO-Konformität Kontaktmanagement, Kommunikation Projektmanagement Ergebnistypen § § www. verwaltungsmanagement. at Kriterienkatalog Pflichtenheft 25
Prozesse 1. www. verwaltungsmanagement. at 3. 2. 26
Intelligente Ressourcennutzung durch Zentralisierung vorher nachher Equipment Marketing Raumressourcen Organisation Kontaktverzeichni s Kontaktverzeichnis www. verwaltungsmanagement. at 27
Aktueller Stand – Lessons Learned Strategie wird hinterfragt Relevante Prozesse werden überarbeitet Prozessmanagement als Kernthema Notwendige Strukturen werden geschaffen Anpassung Aufbauorganisation als Voraussetzung Zusätzliche Personalressourcen notwendig (plus 2 -3 VZÄ!) Kosteneinsparung durch Digitalisierung nicht immer möglich Laufende Informations- und Sensibilisierungsmaßnahmen Mitarbeitende müssen überzeugt werden Technische Umsetzung momentan ein Randthema Digitale Transformation ist kein (ausschließliches) IT-Thema! www. verwaltungsmanagement. at 28
Kammer der Ziviltechniker. Innen | Arch+Ing Tirol und Vorarlberg | Digitale Baueinreichung www. verwaltungsmanagement. at 29
Digitale Baueinreichung – Zielsetzung Verwaltungsvereinfachung Reduktion manueller Tätigkeiten Wegfall des Scannens Einheitliche Standards und Schnittstellen Dezentrale/parallele Bearbeitung Qualitätssteigerung Bessere Datenqualität durch automatisierte Datenübernahme und Überprüfung Aktuelle Dokumente und aktueller Status Versionierung bzw. Versionssicherheit Verfahrensbeschleunigung Transparenz Beschleunigung Dokumentensuche www. verwaltungsmanagement. at 30
Szenario „Minimalvariante” • Identifizierung und Authentifizierung soweit notwendig • Online-Dateneingabe o Einheitliches Formular für alle Gemeinden o Übernahme aus Vorsystemen o Übermittlung von digital signierten Plänen (eine Version in Papier) www. verwaltungsmanagement. at 31
Szenario „Minimalvariante” • Identifizierung und Authentifizierung soweit notwendig • Online-Dateneingabe o Einheitliches Formular für alle Gemeinden o Übernahme aus Vorsystemen o Übermittlung von digital signierten Plänen (eine Version in Papier) www. verwaltungsmanagement. at • Datenabgleich mit Registern o ZMR o Grundbuch und Firmenbuch im Bedarfsfall • Datenübernahme in Fachanwendung (k 5 Verfahren/Acta Nova/…) • Elektronische Bekanntmachung (Bildschirm/Homepage) • Ladung und Bescheidzustellung über Zustellserver (duale Zustellung) • Bauverhandlung mit Hybridakten (elektronisch und Papier) oder digital • Austausch mit Externen Partnern (Bundesdenkmalamt) offen 32
Szenario „Minimalvariante” • Identifizierung und Authentifizierung soweit notwendig • Online-Dateneingabe o Einheitliches Formular für alle Gemeinden o Übernahme aus Vorsystemen o Übermittlung von digital signierten Plänen (eine Version in Papier) www. verwaltungsmanagement. at • Datenabgleich mit Registern o ZMR o Grundbuch und Firmenbuch im Bedarfsfall • Datenübernahme in Fachanwendung (k 5 Verfahren/Acta Nova/…) • Elektronische Bekanntmachung (Bildschirm/Homepage) • Ladung und Bescheidzustellung über Zustellserver (duale Zustellung) • Bauverhandlung mit Hybridakten (elektronisch und Papier) oder digital • Austausch mit Externen Partnern (Bundesdenkmalamt) offen • Digitale Signatur anstelle des Erledigungsstempels • Duale Zustellung des Bescheids 33
Sonstige Überlegungen Datendrehscheibe für alle Informationen mit Grundstücksbezug Automatischer Vergleich Planversionen Austauschplattform für Projektpartner www. verwaltungsmanagement. at BIM Elektronische Vorprüfung Techn. Unterstützung in Vorprojektphase iterativer Prozess Abwicklung des Bauverfahrens über zentrale Anwendung Elektronische Einsichtnahme für Berechtigte Statusnachverfol gung push/pull 34
www. verwaltungsmanagement. at 35
Herausforderungen Gesetzliche Rahmenbedingungen § § Notwendigkeit Papierpläne laut TBO Anpassung/Klarstellung Flächendeckende Nutzung der rechtlichen Möglichkeiten Standardisierung § § Prozesse tlw. unterschiedlich Unterschiedliche Interpretation gesetzliche Rahmenbedingungen (Identifizierung/Authentifizierung, Signatur, Zustellung, …) Sensibilisierung und Überzeugung Stakeholder § Große Skepsis bzgl. digitaler Pläne (Bauverhandlung!) Akzeptanz Annahme durch Bürger. Innen § Betroffene Berufsgruppen als Promotoren www. verwaltungsmanagement. at 36
Universität | Automatisierung Belegverarbeitung 37
Ausgangssituation & Zielsetzung Ausgangssituation (Externe) Personen stellen PDF-Antrag auf Rückvergütung von Auslagen Manuelle Erfassung durch Buchhaltung (Belegdetails + RE-Scan) Sachliche Prüfung durch (dezentrale) Dienststellen Geringere Workflowunterstützung Minimaler Automatisierungsgrad Zielsetzung Auslagerung der Erfassung durch Self-Service der Antragstellerinnen Erhöhter Automatisierungsgrad bei Workflowverwaltung & -steuerung Erhöhung der Durchlaufzeit des Erstattungsprozesses Verbesserte Nachvollziehbarkeit & Dokumentation www. verwaltungsmanagement. at 38
Prämissen 1. Etablierung durchgängiger Prozess-Standards 2. Sicherstellung einer hohen Datenqualität 3. Userfreundlichkeit niederschwelliger Zugang breite Akzeptanz durch die User. Innen Die Anwendung kann in allen Prozessschritten auf/über mobile Endgeräte (Tablet, Smartphone) vollumfänglich bedient und genutzt werden. 4. Schnittstelle zu SAP Sicherstellung einer effizienten Abwicklung für Buchhaltung www. verwaltungsmanagement. at 39
Prozesse Antrag online eingebracht Statusverfolgung Antrag fachlich geprüft Antrag buchhalt. geprüft Antrag freigegeben Auszahlung freigegeben € www. verwaltungsmanagement. at 40
Umsetzungsbeispiel… www. verwaltungsmanagement. at 41
Lessons learned… üProzesse & Anforderungen im Vorfeld besprechen & definieren ü Erleichtert & beschleunigt Entwicklung ü Keine doppelt, dreifach, … Diskussion (nachträglich) ü Papierprozess kritisch hinterfragen – keine 1: 1 -Übernahme ü Technische & fachliche Flexibilität bewahren ü Kompromiss zw. technischem Aufwand und fachlicher Notwendigkeit ü Pareto-Effizienz betrachten (20: 80) - „Ist Anforderung XY den Mehraufwand wert? “ ü Schaffung einer Win-win-Situation ü Mehrwert für alle Prozessbeteiligten ü Prognose langfristiger Auswirkungen… ü Freiwerdende Personalressourcen ü Unternehmenskultur www. verwaltungsmanagement. at 42
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! www. verwaltungsmanagement. at 43
- Slides: 43