Digitalisierung heit integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg auf dem Weg

Digitalisierung heißt integrierte Organisationsentwicklung - Herrenberg auf dem Weg in die Zukunft Prof. in Dr. Claudia Schneider Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg Oberbürgermeister Thomas Sprißler I Tom Michael M. A. Stadt Herrenberg Kongress Arbeits- und Führungswelten der Zukunft Digitalisierung und Verwaltung 4. 0 Ludwigsburg, 18. 04. 2018

Bürgerkommune Herrenberg Eine Vision! Aktive Bürgerschaft Steuernder Gemeinderat Lernende Verwaltung 2 Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018

Ausgangssituation Herrenberg Trotz aller Erfolge bestand weiterhin Handlungsbedarf: 3 § Vielfach wurde eine hohe Arbeitsbelastung, insbesondere der Führungskräfte, beklagt, bei gleichzeitiger Intransparenz der Aufgabenfülle (Blackbox Verwaltung!). § Die Stimmungslage im Gemeinderat gegenüber der Verwaltung war ausbaufähig – vor allem hinsichtlich Transparenz, Umsetzungsgeschwindigkeit, Qualität und Mut. § Arbeitsabläufe, Prozesse und Arbeitsweisen legten das Vorhandensein von Potenzialen zur Effizienzsteigerung nahe. § Führungskräfte waren vielfach Top-Sachbearbeiter. Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018

Zukunftsfähige Stadtverwaltung Forschungskooperation 2017 – 2019 4 Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018

Zitat „Wenn sie einen Scheißprozess haben und den digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess“ - Thorsten Dirks, CEO der Telefónica Deutschland AG - 5 Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018

Integrierte Organisationsentwicklung Bestehende Prozesse zu optimieren und mit IT zu unterfüttern ist keine digitale Transformation und bringt uns nicht weiter! Für den Weg in die Zukunft braucht es vor allem eine klare Vision und eine daraus abgeleitete Digitalisierungsstrategie. Diese treibt schlüssig eine ganzheitliche Veränderung in allen Verwaltungsbereichen: Arbeiten und Führen, Geschäftsprozesse, technische Ausstattung, Raumgestaltung. Vision „Smarte Verwaltung“ Digitalisierungsstrategie Arbeiten & Führen Prozessgestaltung 6 Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018 Technische Ausstattung Raumgestaltun g

Zukunftsfähige Stadtverwaltung Projektziele: 1. „Aufbrechen der Ämterdenke“, Mitarbeiter und Führungskräfte arbeiten vernetzt, eigeninitiativ und eigenständig. 2. Projektarbeit wird selbstverständlicher Bestandteil des Tagesgeschäfts. 3. Die Effizienz der Geschäftsprozesse wird weiter gesteigert. 4. Herrenberg präsentiert sich als attraktive Arbeitgeberin für qualifizierten Fach- und Führungsnachwuchs, dies gelingt durch ein modernes Personalmanagement. 5. Herrenberg hat professionelle und rollenklare Führungskräfte, die ihre Führungsaufgaben selbstverständlich wahrnehmen und mit modernem Führungswissen ihren Verantwortungsbereich gestalten. 6. Die Chancen der Digitalisierung sind in allen Prozessen und Bereichen der 7 Zusammenarbeit realisiert. Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018

Gesamtprozessarchitektur Organisatio ns-diagnose 5/2017 8 Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018 Strategieentwicklu ng Maßnahmen -umsetzung Evaluatio n 7/2017 2018 2019

Mitarbeitendenbefragung Organisationsdiagnose Weitere Diagnosemaßnahmen § § § 9 Vollbefragung aller Mitarbeitenden - Rücklaufquote 65 % - 16 Organisationsdimensionen erfasst - 120. 000 Datensätze generiert Bewertung der direkten und der nächsthöheren Führungskraft durch die Mitarbeitenden Auswertung - 44 x Ämter- / Bereichsspezifisch - 64 x Individuelle Führungsfeedbacks Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018 § § Auswertungs- /Feedbackgespräche Gemeinderatsworkshop zur Zusammenarbeit Gemeinderat / Verwaltung Erarbeitung eines Führungsleitbilds mit Beteiligung der Gesamtverwaltung Individuelle Führungsfeedbackgespräche in den einzelnen Bereichen und Abteilungen auf der Grundlage der Mitarbeitendenbefragung

MA-Befragungsdimensionen mit Bezug zu den Projektzielen: Effektive und effiziente Geschäftsprozesse, Aufbruch der „Ämterdenke“, Projektarbeit (1 -3) Attraktive Arbeitgeberin durch modernes Personalmanagement und moderne Arbeitsformen (4) Professionelle und rollenklare Führungskräfte (5) § § § 10 § Transparenz von Tätigkeiten und Arbeitsabläufen Transparenz von Entscheidungsprozessen innerhalb der Stadtverwaltung Transparenz von Entscheidungsprozessen im eigenen Bereich Kommunikation innerhalb der Stadtverwaltung Kommunikation im eigenen Bereich Zusammenarbeit mit dem Gemeinderat Außendarstellung der Stadtverwaltung Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018 § § Arbeitsbedingungen Gesundheitsschutz Arbeitsinhalte und –aufgaben Belastungserleben Beziehung zu den Kolleginnen und Kollegen Berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten Fortbildungsinteressen Familie, Pflege, Beruf und Privates Verbundenheit mit der Stadtverwaltung § Wahrnehmung der Verwaltungsführung Führungskompetenz der direkten/nächsthöheren Führungskraft mit den Dimensionen: dienstleistungsorientiertes Handeln, wirtschaftliches Handeln, Steuern und Führen durch Ziele, Informieren, Aufgaben delegieren, Verantwortung wahrnehmen, Personalentwicklung, Anerkennung geben, Konstruktiv Kritik üben, Kritik annehmen, Konflikte und Probleme lösen, Kooperativ führen, Bereitschaft zu Veränderungen, gesundes und familienbewusstes

MA-Befragung: Auswertung Die Auswertung der Befragung und Rückmeldung der Ergebnisse erfolgte in verschiedenen Formaten (Bottom-up und Top-Down) durch Gruppenworkshops, individuelle Feedbacks, Bereichsauswertungen und bilaterale Auswertungsgespräche. Ausgabe MAB Rückmeldungen Mitarbeitende 11 Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018

Strategieentwicklung Führungskräfteklausur im Juli 2017 § § 12 Erarbeitung einer Vorstellung von „smarter / zukunftsfähiger Verwaltung“ und strategischen Handlungsfeldern bis Ende 2018: - für den eigenen Verantwortungsbereich - für das jeweilige Dezernat - für die Stadt insgesamt Verabschiedung des Führungsleitbilds der Stadtverwaltung Herrenberg Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018 Tagesgeschäf t FKLeitbild GPO HBG 2020 GRWorkshop MAB Strategiehäuser

Strategieentwicklung Maßnahmenlisten für jedes Dezernat 13 Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018

Umsetzung in 2017/2018 (1/2): 14 § 10 Geschäftsprozessmodellierungen und -optimierungen mit dem Fokus Digitalisierung durchgeführt. § 10 professionelle und sofort einsatzbereite Personalauswahlverfahren für Führungspositionen/ Schlüsselpositionen erstellt. Einschließlich Training des eigenen Personals zur Personalauswahl. § § Individuelle Umsetzung der Maßnahmen in den Dezernaten Wissenschaftliche Begleitung der Umsetzung: - Handlungsempfehlungen zur Ausgestaltung eines Wissensmanagementkonzepts für eine zukunftsfähige Verwaltung am Beispiel der Stadt Herrenberg (Master-Thesis) - Mobiles Arbeiten – Handlungsempfehlungen für die Stadtverwaltung Herrenberg (Master-Thesis) - Die Entwicklung eines Personalauswahlverfahrens für die Stelle einer Amtsleitung bei der Großen Kreisstadt Herrenberg (Bachelor-Thesis) Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018

Umsetzung in 2017/2018 (2/2): Projektorientiertes / Mobiles Arbeiten / Arbeiten 4. 0 15 § PM KISS als einheitliche Software für Projektmanagement § Flächendeckende Schulungen im Projektmanagement § PM KISS als Grundlage für ein Multiprojektmanagement § § Überarbeiten der DV Arbeitszeit -> Flexibilisierung § Planung eines weiteren Verwaltungsstandorts Seeländer unter Berücksichtigung neuer Arbeitsformen Austausch von PCs dafür mobile Arbeitsplätze / Laptops (2 HJ 2018) Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018 UNM Unternehmens. Management MPM Multiprojekt. Management EPM Einzelprojekt. Management

Umsetzungsbeispiele für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen (1/2) Prozessdefinition für ein Grünflächenmanagement mit bürgerschaftlichem Engagement & ein digitales Mängelmanagement 16 Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018

Umsetzungsbeispiele für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen (2/2) Erarbeitung eines papierlosen, voll digitalen Dozentenportals für die Volkshochschule Herrenberg 17 Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018

Erste Erfahrungen zeigen…. § § 18 Ein Umdenken hat begonnen Führungskräfte reflektieren mehr und sind stärker im Kontakt mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018 § § Kommunikation und Beteiligung sind sehr wichtig Ohne ein gezieltes Nachhalten würden beschlossene Maßnahmen „versanden“ § § Erste Projekterfolge werden sichtbar (Quick Wins) und erhöhen die Akzeptanz für das Vorgehen Sich selbst ernst zu nehmen, führt zum Erfolg

Weitere Projektplanung für 2018/2019 § § Führungskräfteklausur 06/2018 § § Weitere Geschäftsprozessoptimierungen im 2. Halbjahr 2018 § Weitere wissenschaftliche Arbeiten: - 360 -Grad-Feeback -> Institutionalisierung FK-Feedback (Master-Thesis) - Moderne Leistungsanreizsysteme für die Verwaltung (Master-Thesis) - Kontinuierliche Digitalisierungsstrategieentwicklung (Bachelor-Thesis) § 19 Führungskräfteentwicklungsprogramm, Start 2. Quartal 2018, Fokus: „Digital Leadership“ Weitere Umsetzung der in den Strategiehäusern in 07/2017 beschlossenen Maßnahmen Prozessevaluation ab 2019 Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018

Flankierende Umsetzungsvorhaben in 2018/2019, als Weiterführung von Ideen aus dem oder angrenzend an den Projektkontext: 20 § Projekt für sich selbstorganisierende Teams ohne direkte Führungskraft bei den Technischen Diensten Herrenberg (New Work – Ansatz) § § § Projekt Digitales Service. Büro. Bauen Lo. Ra. Wan_Herrenberg als Opendataplattform für die Stadt Herrenberg Neuer Verwaltungsstandort des Technischen Rathauses mit einem auf die Ziele des Projektes Zukunftsfähigkeit angepassten Raum- und Arbeitsplatzkonzept Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018

Die digitale Transformation ist ein fundamentales Veränderungsvorhaben. Wenn dieses gelingen soll, … 21 § … muss die Verwaltungsspitze überzeugend und selbst überzeugt dahinter stehen und einen „langen Atem“ haben. Die Verwaltungsspitze hat eine Vorbildfunktion, an der sich die Organisation orientiert! Sie muss als erstes „digital“ werden. § … müssen alle Verantwortung tragen, jede/r für seinen Bereich. Die digitale Transformation einer Organisation ist nicht an Stabsstellen delegierbar! § … müssen die Menschen innerhalb der Organisation befähigt werden, mit den neuen Anforderungen zurecht zu kommen! § … sind die notwendigen Ressourcen bereit zu stellen. Die digitale Transformation kostet Zeit, Geld und Personal! Im Übergang muss die Organisation beides leisten: die „alte“ Welt aufrecht erhalten und die „neue“ Welt aufbauen. § … ist mit Widerständen, Angst und Unsicherheit zu rechnen, wie bei allen Change Prozessen. Es ist daher unerlässlich, die entsprechende „Umwegzeit“ einzuplanen, damit das Gewünschte tatsächlich verstanden wird und „anwachsen“ kann! § § § … sind maximale Transparenz, Beteiligung und Kommunikation notwendig! … darf es keine „Bypässe“ geben, die ein Arbeiten in alten Strukturen und Prozessen erlauben! … ist externe strukturelle Begleitung / Unterstützung hilfreich. Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg, 18. 04. 2018

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