DIGIARHIIV DIGIARHIVEERIMINE JA EDHS AMPHORA Hanno Saks Interinx

DIGIARHIIV, DIGIARHIVEERIMINE JA EDHS AMPHORA Hanno Saks Interinx OÜ EDHS Amphora

Digidokumendid � � � Kõik Amphoras olevad dokumendid Digitaalselt allkirjastatud dokumendid Kirjavahetuse käsitlemine

Arhiveerimine Amphoras � Amphora digiarhiivi eelised � Info on kiiremini leitav ja otsingud mugavamad kui paberarhiivis; � Digiarhiiv on turvaline – kasutaja ei pääse füüsiliselt originaaldokumendile ligi; � Digitaalne arhiiv võtab vähem ruumi – toatäis pabereid mahub ära ühte serverisse.

Arhiveerimine Amphoras � Amphora digiarhiivi funktsionaalsus: � Dokumentide säilitustähtaja ja arhiiviväärtuse määramine; � Dokumentide konverteerimine arhiivipüsivasse vormingusse; � Toimikute moodustamine ja korrastamine, objektide massimport ja –eksport; � Erinevate raportite haldus, säilitustähtaegade jälgimine; � Säilikute kirjeldamine ja korrastamine, nende eraldamine ja arhiveerimine; � Erinevad otsinguvõimalused ja filtrid; � Dokumentide hävitamistoimingud;

Rahvusarhiivi digiarhiiv � � Digitaalarhiivi dokumentide vastuvõtmise infosüsteemi loomise aastail 2009 -2010, Digitaalarhiivis säilitatava materjali pikaajalise säilitamise infosüsteemi loomise 2010 -2011, Digitaalarhiivis säilitatavale materjalile juurdepääsu tagamise infosüsteemi loomise aastatel 2011 -2012. Seega valmib täisfunktsionaalne digitaalarhiiv 2011. -2012. aastaks, kui stabiilne rahastamine saab olema tagatud.

Amphora digiarhiiv kui erikujuline eraarhiiv � � � Vastavalt arhiiviseaduse peatükis 5 sätestatud alustel käsitletav arhivaalide hoiustamine EDHS Amphora lähend arhiveerimisele Digitaalse ja paberainese hübriidkogumid Avalike arhivaalide üleandmise kohustus Asutuse enese vajadusteks kasutamine: � Kiirus � Käideldavus � Turvalisus

Amphora digiarhiivi suhestus Avaliku Arhiiviga � � � Digidokumentide säilitustähtajad ja arhiiviväärtuslikus Asutuse dokumendid EDHS’is Dokumentide kasutamine aktiivsel asjaajmisel Dokumentide kasutatavus peale arhiveerimist Avalike arhivaalide üleandmine Avalikku Arhiivi Asutuste arhiivid ja nendele kehtiv reeglistik

Arhiivi moodul Amphoras � Säilituse ajakava ja arhiiviväärtuslikkuse määramine sarjade juures. � säilitustähtaeg ajavahemik aastates kuupäevaline tähtaeg (mingi sündmuse toimumise aeg) alatine säilitustähtaeg � arhiiviväärtus

Arhiivi modul Amphoras � Arhiivi toimiku nimekiri � � � toimiku staatus (korrastamisel, arhiveeritud); toimiku piirdaatumid Toimiku andmed � Toimiku metaandmed � � � Pealkiri Piirdaatumid Algusaeg (vanima dokumendi registreerimise aeg) Lõppaeg (uusima dokumendi registreerimise aeg) Säilitustähtaeg (konkreetne kuupäev, süsteemi poolt eeltäidetud) Viide seotud liigitusüksusele (sarjale) Sisu ja teema Kirjeldusüksuse liik Juurdepääsupiirang Reprodutseerimise keeld Autoriõigused Ainese keel Seotud aines Märksõnad Märkused ja kommentaarid Toimikus sisalduvate dokumentide nimekiri

Arhiivi moodul Amphoras � Dokumentide lisamine toimikutesse � � � Arhiveeritud dokumentide otsimine Otsimine arhiivimoodulis � � � � Toimiku vaates Dokumentide registrivaates Dokumendi detailvaates fraas (otsib kõikidelt väljadelt) dokumendi number (identifikaator) pealkiri autor registreerimise aeg (vahemik) arhiveerimise aeg (vahemik) Staatusega “Korrastamisel” doumentide otsimine Süsteem kuvab valitud dokumendi andmed: � � � dokumendi metaandmed lingid dokumendi failidele Andmed kuvatakse ainult lugemiseks (s. t. andmeid muuta ei saa).

Arhiivi moodul Amphoras � Dokumetide konverteerimine arhiivipüsivasse vormingusse: � Süsteem konverteerib dokumendi failid arhiivipüsivasse vormingusse. Toetatud arhiivipüsivad vormingud on: � Mittetoetatavad arhiivipüsivad vormingud on: � XML PDF ISO 8859 -1 tekst ISO 8859 -15 tekst UTF-8 tekst (ainult mitte-eestikeelsed tekstid) TIFF PNG WAVE MPEG-1 layer 3 MPEG-2 MPEG-4 Viimatinimetatud vormingutesse peab kasutaja heli- või videofailid konverteerima eraldiseisva tarkvaraga.

Arhiivi moodul Amphoras � Toimiku arhiveerimine � Süsteem teostab vähemalt järgmised andmekontrollid: kas toimikusse kuuluvate dokumentide kõik kohustuslikud metaandmed on täidetud. Kui andmekontrolli käigus ilmneb andmetes vigu, siis katkestab süsteem arhiveerimise protsessi ja tühistab protsessi käigus tehtud andmemuudatused. � Süsteem konverteerib toimikusse kuuluvate dokumentide failid ja metaandmed arhiivipüsivasse vormingusse. � Süsteem eemaldab arhiveeritud toimikus asuvad dokumendid aktiivsest dokumendibaasist.

Arhiivi moodul Amphoras � Toimiku hävitamine � � Käivitatakse säilitustähtaja ületanud toimikute otsing. Süsteem kuvab nimekirja toimikutest, mille säilitustähtaeg on möödas. Kasutaja märgistab nimekirjas toimikud, mida soovib hävitada. Hävitamise andmete vorm. sari, kuhu hävitamisakt registreeritakse hävitamisakti koostamise koht hindamisotsuse andnud arhiivi nimi hindamisotsuse number hindamisotsuse kuupäev hävitamise viis vastutaja nimi vastutaja ametinimetus hävitamisele kuuluvate toimikute nimekiri Mitmetasemelised kontrollid Süsteem genereerib hävitamisakti ja registreerib hävitamisakti kasutaja poolt etteantud sarjas. � Hävitamisakt genereeritakse PDF failina vastavalt Arhiivieeskirja lisas esitatud vormile � Süsteem kustutab valitud toimikud ja toimikutes sisalduvad dokumendid. � Süsteem kuvab hävitamise aruande. � �

Arhiivi moodul Amphoras � Dokumentide registri koostamine � Süsteem genereerib dokumentide registri. CSV failina. Väljundfailis on esitatud vähemalt järgmised andmed: registreerimisnumber (identifikaator) pealkiri asukoht liigitusskeemis (funktsioon/allfunktsioon/sari) dokumendi väljaandja nimi või nimetus registreerimise kuupäev � Süsteem pakub genereeritud faili kasutajale: registreerimiseks; allalaadimiseks.

Arhiivi moodul Amphoras � Kontrollaruanded: � säilitustähtaja ületanud toimikud; � varasematest asjaajamisperioodidest jäänud arhiveerimata dokumendid (s. t. dokumendid, mis tuleks aktiivsest andmebaasist eraldada).

Arhiivi moodul Amphoras � � Arhiiviskeemi koostamine Arhiiviskeemi loomiseks on kaks võimalust: � süsteemis varasemalt asuva dokumentide loetelu põhjal; � luua käsitsi kasutamata varasemalt sisestatud andmeid. � Andmete laadimine Amphorast universaalsesse arhiveerimise moodulisse (UAM). � Andmete üleandmine avalikku arhiivi toimub Rahvusarhiivi universaalse arhiveerimise mooduli (UAM) abil. Üleantavad andmed eksporditakse Amphorast XML kujul ning imporditakse seejärel UAM rakendusse. � Arhiiviskeemi XML eksport � Toimikute XML eksport

Digiarhiveerimine EDHSis � � � Mida see funktsionaalsus annab asutusele? Millised võimalused on seoses allasutustega? Milliseid vabadusi ja uusi võimalusi see annab? Organisatsiooni mälu = organisatsiooni nägu. Lisandväärtus üldisele kultuuriruumile.

Suurim tänu! � � � � Hanno Saks Interinx OÜ EDHS Amphora hanno@interinx. com 601 0113 601 0850 525 0655 www. amphora. ee