DIFFERENCES ENTRE COUTS DIRECTS ET COUTS INDIRECTS Bref

DIFFERENCES ENTRE COUTS DIRECTS ET COUTS INDIRECTS

Bref Aperçu ü ü ü Qu’est-ce qu’un pool de coûts indirects? Qu’est-ce qu’une base de coûts indirects? Comment sont calculés les taux de coûts indirects? Comment évaluer les taux de coûts indirects? Calcul des coûts directs vs. Calcul des coûts indirects Quelles sont les exigences de base en matière de comptabilité ? Qu’est-ce qu’un taux provisoire/final? Quel est le processus? (audit/provisoire/final) Qu’est-ce qu’un NICRA? Qu’est-ce qu’un taux « de Minimis » 2

CARACTERISTIQUES DES COUTS INDIRECTS • Encourus pour des objectifs communs ou conjoints et ne peuvent être facilement identifiés à un objectif de coût final particulier • Encourus par toutes les organisations, mais • Toutes les organisations n’ont pas des taux de coûts indirects • Un taux de coûts indirects est tout simplement un système de comptabilité qui permet d’allouer équitablement les coûts indirects à tous les bailleurs. 3

CARACTERISTIQUES DES COUTS INDIRECTS (Suite) • Reconnus par le gouvernement américain comme admissibles • L’admissibilité est déterminée par les principes de coûts applicables • Les regroupements de coûts indirects sont appelés des “Pools” • Les Pools constituent le numérateur dans le calcul des coûts indirects 4

EXEMPLES DE COUTS INDIRECTS • • Loyer Eau, Electricité, Téléphone Main d’oeuvre administrative Comptabilité Fournitures de bureau Assurance Frais d’affranchissement postal & Livraison 5

BASE D’ALLOCATION • Coût qui représente le choix d’une organisation pour l’activité qui a le meilleur lien causal bénéfique avec le pool de coûts indirects • Doit se traduire par une distribution équitable des coûts indirects • Dénominateur dans le calcul du taux de coûts indirects 6

EXEMPLES DE BASES D’ALLOCATION • Total Main d’oeuvre Directe • Total Coûts Directs à l’exclusion des Coûts de Sous-traitance • Total Main d’oeuvre Directe plus Avantages sociaux applicables • Il y a de nombreux types de bases d’allocation qui sont en fait les plus connus 7

COMMENT EST CALCULE LE TAUX DE COUT INDIRECT? 8

POOL/BASE = TAUX COUT INDIRECT/ACTIVITE = TAUX $100, 000/$1, 000 = 10% 9

QUEL EST LE NOMBRE IDEAL DE TAUX DE COUT INDIRECT? 10

• Il n’y a pas de préférence sur le nombre de taux • On peut en avoir un ou plus • Généralement le nombre de taux augmente avec l’augmentation du volume des contrats et du besoin de comptabilité sophistiquée 11

COMMENT DOIS-JE EVALUER UN COUT INDIRECT? • Je ne dois pas comparer au niveau taux • Je dois comparer au niveau coût (taux base) • Il n’existe pas de taux moyen de coût indirect 12

CALCUL COUTS DIRECTS Versus CALCUL COUTS INDIRECTS 13

QUAND EST-CE QUE LE CALCUL DU COUT DIRECT EST APPROPRIE? • Plus d’un contrat gouvernemental • On s’attend à une croissance rapide – beaucoup de contrats • La valeur des contrats devient importante • Le désir/besoin de comptabilité exacte et d’avantages l’emporte sur les coûts d’installation et d’entretien d’un système 14

EXIGENCES D’UN SYSTEME COMPTABLE DE CALCUL DE COUTS INDIRECTS 15

EXIGENCES DE BASE • Identifier séparément et accumuler les coûts indirects au moment où les coûts sont encourus • Identifier et ségréger les coûts admissibles • Capacité à allouer les coûts à des objectifs de coûts finaux au moyen de taux de coûts indirects 16

IL NE FAUT PAS DONNER UN TAUX DE COUT INDIRECT A UNE ORGANISATION QUI NE PEUT RESPECTER LES EXIGENCES DE COMPTABILITE DE BASE 17

QUE SE PASSE-T-IL SI UN TAUX DE COUT INDIRECT EST ACCORDE MEME SI LE SYSTEME COMPTABLE N’EST PAS ADEQUAT? • L’audit annuel identifiera les coûts contestés • L’organisation doit rembourser les coûts ce qui pourrait compromettre sa stabilité financière 18

QUAND EST-CE QUE LE CALCUL DES COUTS INDIRECTS N’EST PAS APPROPRIE? • Un seul contrat gouvernemental • On ne s’attend pas à plus d’un contrat en une seule fois dans l’avenir • La valeur des contrats n’est pas importante • Les coûts d’installation d’un système l’emportent sur les avantages 19

TAUX PROVISOIRE • Taux temporaire pour une période donnée, en général une AF • Facilite la budgétisation et la facturation jusqu’à ce qu’on établisse un taux final ou plusieurs • Ajusté après que les coûts encourus sont connus 20

TAUX FINAL • Fixé après que les coûts encourus pour la période déterminée (AF) sont connus • Le montant des coûts admissibles applicables aux contrats du gouvernement fédéral, est déterminé • Non assujetti à des ajustements • Utilisé pour ajuster les taux accordés de façon provisoire 21

LES TAUX DE COUTS INDIRECTS DOIVENT ETRE FINALISES AVANT DE POUVOIR PROCEDER A LA CLOTURE ADMINISTRAVE D’UN CONTRAT 22

PROCESSUS D’AUDIT • Après réception de l’audit applicable : • A-133 pour les organisations à but non lucratif basées aux Etats-Unis • Audit contracté par le bénéficiaire – organisations à but lucratif/non lucratif, non basées aux Etats-Unis • Audit coûts encourus – organisations à but lucratif. • Les taux définitifs doivent être fixés • En raison du temps donné/nécessaire pour les audits, ce processus peut prendre plusieurs années. 23

QU’EST-CE QU’UN NICRA? • Accord de Taux de Coûts Indirects Négociés • Accord contractuel entre l’USAID et l’organisation • Fixe des taux provisoires et définitifs par AF • Identifie les bases d’allocation • Identifie les contrats applicables 24

QU’EST-CE QU’UN “DE MINIMIS RATE”? Une organisation qui n'a jamais reçu de NICRA (taux de coûts indirects négociés) peut utiliser le taux de «de minimis» de 10%. 2 CFR 200, sous-partie E, section 200. 414 (f) précise que toute entité non fédérale qui n'a jamais négocié individuellement un taux avec l’USAID pour couvrir ses coûts indirects peut choisir de facturer un taux de minimis de 10% indéfiniment. 25

QU’EST-CE QU’UN TAUX “DE MINIMIS”? (Suite) Les coûts doivent être systématiquement facturés en tant que coûts directs ou indirects, mais ne peuvent pas figurer en même tant dans les deux catégories de coûts. Si cette méthodologie est choisie, elle doit être utilisée de façon uniforme pour toutes les subventions avec le Gouvernement Fédéral jusqu'à ce que l’organisation fédérale choisisse de négocier un taux. Cette démarche peut intervenir à tout moment. 26

QUESTIONS ? 27

Thank You- Jere. Je. F 28