Die volle Breitseite ESCRIBAEPSHCMSAPPortalESSMSSDSSWorkflowEAkte Ein Projektbericht Tim Parth

Die volle Breitseite: ESCRIBA+EPS+HCM+SAP-Portal+ESS+MSS+DSS+Workflow+E-Akte (Ein Projektbericht) Tim Parth & Peer Heineken, docforce Berlin, 16. Mai 2019

Agenda § Über die Rhein. Energie § Wer ist und was macht docforce § Ausgangssituation bei Antrags- und Genehmigungsprozessen § Phasen und Inhalte des Projektes § Telearbeit beantragen – The Movie § Fragen, Antworten und Diskussion § Gemeinsamer Abflug zur Abendveranstaltung © docforce 2019 | Tim Parth & Peer Heineken | Am Wasser 13 | 15537 Grünheide | www. docforce. de | Seite 2

Die Rhein. Energie AG § Regionales Energieversorgungsunternehmen (Strom, Gas, Wasser und Wärme) § Anzahl Mitarbeiter: 3. 202 § Zentrale: Köln § Rechtsform: Aktiengesellschaft § Zahlreiche Verbundunternehmen § ESCRIBA Kunde seit März 2016 § Einsatz mit SAP HCM, CRM und IS-ISU § 2 Designer & 1 Customizer/Developer © docforce 2019 | Tim Parth & Peer Heineken | Am Wasser 13 | 15537 Grünheide | www. docforce. de | Seite 3

Wer wir sind Tim Parth, Jahrgang 83 Peer Heineken, Jahrgang 73 Diplom Betriebswirt, Industriekaufmann Diplom Wirtschaftsinformatiker 15 Jahre SAP HCM / ESCRIBA Erfahrung ESCRIBA Allrounder ABAP- und Portalprofi Papa von zwei Söhnen Papa einer Tochter (Stand heute) Was uns verbindet: Wir sprechen beide sowohl die Fach- als auch die IT-Sprache Wir haben Freude an komplexen und kniffeligen Problemstellungen Wir lieben wir es, mit gutem Werkzeug zu arbeiten und Dinge zu automatisieren Wir wollen und können richtig anpacken Wir sagen was wir denken und machen was wir sagen Uns macht Spaß was wir tun © docforce 2019 | Tim Parth & Peer Heineken | Am Wasser 13 | 15537 Grünheide | www. docforce. de | Seite 4

Ausgangssituation bei Antrags- und Genehmigungsprozessen Formulare im Intranet Formulare auf Anfrage Jede Menge Prozessbeteiligte Kopien / Durchschläge Verteiler Tintenunterschriften Manuelles Scannen Interne Postverteilung 4 -Augen-Prinzip Neue Devise: Wir sind papierlos! © docforce 2019 | Tim Parth & Peer Heineken | Am Wasser 13 | 15537 Grünheide | www. docforce. de | Seite 6

Phasen und Inhalte des Projektes (1/2) Phase 1: Technische Vorbereitung § Installation und Konfiguration EPS (Transporte, Berechtigungen etc. ) § Generelle Befüllung EPS mit Aufgaben und Aktivitäten, Tätigkeiten, Kontexten, . . § Technische Integration ins SAP Portal (Portaluser, Launchpad-Anpassungen, Testumgebung, Testbenutzer) § Einrichtung Berechtigungen (Hintergrundbenutzer, Infotyp-Lese/Schreibberechtigung, erweiterte ESCRIBA-Berechtigungen für Prozesskatalog) § Workshop zur Analyse der Bestandsprozesse für § Antrag für die Ausstellung eines Großkundentickets (Jobticket) § Antrag auf Ausübung einer Nebenbeschäftigung § Antrag auf Telearbeit © docforce 2019 | Tim Parth & Peer Heineken | Am Wasser 13 | 15537 Grünheide | www. docforce. de | Seite 7

Prozess Telearbeit beantragen (und verlängern) Mitarbeiter Vorgesetzte MA Arbeitssicherheit Vorgesetzte MA HR-Referent BR-Schriftführer SBV-Beauftragte BR-Vorsitzender HR-Referent Gruppenleiter HR Mitarbeiter HR-Referent Gruppenleiter HR Datenbuchung Archivierung © docforce 2019 | Tim Parth & Peer Heineken | Am Wasser 13 | 15537 Grünheide | www. docforce. de | Seite 10

Phasen und Inhalte des Projektes (2/3) Phase 2: Umsetzung § Entwicklung und Ausprägung Prozessbausteine im EPS § Programmierung Datenfelder im ESCRIBA/SAP-Customizing (Standard-, Meta-, Datei-, Bild-, Referenzdatenfelder) © docforce 2019 | Tim Parth & Peer Heineken | Am Wasser 13 | 15537 Grünheide | www. docforce. de | Seite 19

Phasen und Inhalte des Projektes (2/3) Phase 2: Umsetzung § Entwicklung und Ausprägung Prozessbausteine im EPS § Programmierung Datenfelder im ESCRIBA/SAP-Customizing (Standard-, Meta-, Datei-, Bild-, Referenzdatenfelder) § Anlegen von Vorlagenschlüsseln und Ereignissen, Vorgänger- und Nachfolgerdokumente © docforce 2019 | Tim Parth & Peer Heineken | Am Wasser 13 | 15537 Grünheide | www. docforce. de | Seite 21

Phasen und Inhalte des Projektes (2/3) Phase 2: Umsetzung § Entwicklung und Ausprägung Prozessbausteine im EPS § Programmierung Datenfelder im ESCRIBA/SAP-Customizing (Standard-, Meta-, Datei-, Bild-, Referenzdatenfelder) § Anlegen von Vorlagenschlüsseln und Ereignissen, Vorgänger- und Nachfolgerdokumente § Anlegen von Dokumentenvorlagen im Designer © docforce 2019 | Tim Parth & Peer Heineken | Am Wasser 13 | 15537 Grünheide | www. docforce. de | Seite 23

Phasen und Inhalte des Projektes (2/3) Phase 2: Umsetzung § Entwicklung und Ausprägung Prozessbausteine im EPS § Programmierung Datenfelder im ESCRIBA/SAP-Customizing (Standard-, Meta-, Datei-, Bild-, Referenzdatenfelder) § Anlegen von Vorlagenschlüsseln und Ereignissen, Vorgänger- und Nachfolgerdokumente § Anlegen von Dokumentenvorlagen im Designer § Setzen von Verknüpfungen von Feldern für Datenrückschreibung § Setzen von Verknüpfungen für Archivierung § Integration in ESS/MSS-Startmenü © docforce 2019 | Tim Parth & Peer Heineken | Am Wasser 13 | 15537 Grünheide | www. docforce. de | Seite 25

Phasen und Inhalte des Projektes (2/3) Phase 2: Umsetzung § Entwicklung und Ausprägung Prozessbausteine im EPS § Programmierung Datenfelder im ESCRIBA/SAP-Customizing (Standard-, Meta-, Datei-, Bild-, Referenzdatenfelder) § Anlegen von Vorlagenschlüsseln und Ereignissen, Vorgänger- und Nachfolgerdokumente § Anlegen von Dokumentenvorlagen im Designer § Setzen von Verknüpfungen von Feldern für Datenrückschreibung § Setzen von Verknüpfungen für Archivierung § Integration in ESS/MSS-Startmenü § Entwicklung und Einbindung von Portaloberflächen © docforce 2019 | Tim Parth & Peer Heineken | Am Wasser 13 | 15537 Grünheide | www. docforce. de | Seite 27

Phasen und Inhalte des Projektes (2/3) Phase 2: Umsetzung § Entwicklung und Ausprägung Prozessbausteine im EPS § Programmierung Datenfelder im ESCRIBA/SAP-Customizing (Standard-, Meta-, Datei-, Bild-, Referenzdatenfelder) § Anlegen von Vorlagenschlüsseln und Ereignissen, Vorgänger- und Nachfolgerdokumente § Anlegen von Dokumentenvorlagen im Designer § Setzen von Verknüpfungen von Feldern für Datenrückschreibung § Setzen von Verknüpfungen für Archivierung § Integration in ESS/MSS-Startmenü § Entwicklung und Einbindung von Portaloberflächen § Emailversand im Hintergrund (über ESCRIBA Web-Services) § Setup von Test-Portalusern und Test-Personalnummern § Entwicklung und Implementierung Vertreterregelungen § Prozessänderungen / Einbindung weitere Akteure / Umsetzung weiterer Prozess © docforce 2019 | Tim Parth & Peer Heineken | Am Wasser 13 | 15537 Grünheide | www. docforce. de | Seite 29

Alle im Projekt verwendeten Komponenten (Die volle Breitseite!) SAP HCM Dokumenterzeugung HCM Expansion Framework SAP Portal (ESS / MSS) Archivintegration Customizing Kickstart Package Workflows Emailversand Flow Manager E-Akte (XFT) (Functions) Daten zurückschreiben Web Services ESCRIBA EPS (ESS / MSS) Elektronische Unterschrift © docforce 2019 | Tim Parth & Peer Heineken | Am Wasser 13 | 15537 Grünheide | www. docforce. de | Seite 30

Wir freuen uns auf Ihre Herausforderung! Ready when you are. Tim Parth & Peer Heineken Am Wasser 13 15537 Grünheide Telefon: +49 160 8481240 E-Mail: peer. heineken@docforce. de Web: www. docforce. de © docforce 2019 | Tim Parth & Peer Heineken | Am Wasser 13 | 15537 Grünheide | www. docforce. de | Seite 33