Die Einfhrung der EAkte mit Geschftsprozessoptimierung verbinden Workshop

Die Einführung der E-Akte mit Geschäftsprozessoptimierung verbinden Workshop der Verwaltungsakademie Berlin, den 20/21. März 2019 www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

Ziele dieses Seminars 1. Kenntnisse zu wichtigen Vorgehensweisen und Erfolgsfaktoren bei Einführung einer E-Akte sowie bei der Realisierung von GPO-Vorhaben vertiefen 2. Austausch zu Erfahrungen zwischen den Teilnehmenden und dem Dozententandem 3. Identifizieren von Schnittmengen zwischen den verschiedenen Vorhaben 4. Ausarbeiten und Weiterentwickeln von Arbeitshilfen, um Synergien zwischen den verschiedenen Vorhaben auszuschöpfen www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

Inhalt 1. 2. 3. 4. 5. Ausgangslage Ziele Vorgehensmodelle Thesen zu Synergien Lesehinweise www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

1. Ausgangslage Das Berliner E-Government-Gesetz vom 30. 5. 2016 ist „Antrieb und Fahrplan“ für den Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnik in der Berliner Verwaltung. Hierdurch sollen Verwaltungsabläufe und –leistungen schneller und für die Bürgerinnen und Bürger transparenter und komfortabler werden. Im Abschnitt 2 „Verwaltungshandeln im E-Government“ heißt es u. a. zum Thema Prozessoptimierungen: § 10 „Die Behörden (…) sollen Verwaltungsabläufe, (…) vor Einführung der informationstechnischen Systeme unter Nutzung gängiger Methoden dokumentieren, analysieren und optimieren“ Und zum Thema E-Akte im § 7: „Die Berliner Verwaltung führt ihre Akten spätestens ab dem 1. Januar 2023 elektronisch. “ www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

1. Ausgangslage Sie haben also seit Ende des Jahres 2017 für Prozessoptimierungen und Einführung der elektronischen Akte in ganz Berlin 5 Jahre Zeit. Das ist einerseits viel Zeit. Andererseits ist es nicht viel Zeit, wenn man bedenkt, dass in dieser Zeit nicht mehr und nicht weniger als ein vollständiger Kulturwechsel in den Arbeitsweisen der Verwaltungen erfolgen soll und seinen Nutzen nach außen und innen spürbar entfalten soll. www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

1. Ausgangslage Was heißt E-Akte? (Oder auch „Digitale Akte“) Die elektronische Akte (oder E-Akte) ist eine virtuelle Sammlung von Dateien und Dokumenten (auch die von analogen Medien konvertierten), die zu einem einheitlichen elektronischen Medium (Dateiordner) zusammengefasst werden. Sie ersetzt die Papierakte. In der E-Akte können auch Grafikdateien, Bilddateien, Film- und Tondateien enthalten sein. Die E-Akte hat zum Ziel, sämtliche aktenrelevanten Schriftstücke in digitaler Form unter Beibehaltung der physischen Ordnungssysteme zu speichern und jederzeit den Berechtigten zugänglich zu machen. Darüber hinaus müssen auch Meta-Informationen sowie den Geschäftsgang abbildenden Bearbeitungs- und Protokollinformationen (wie Geschäftsgangvermerke, Verfügungen, Laufwegsinformationen, Unterschriften und Mitzeichnungen) in ihr enthalten sein. Hierzu werden verschiedene, konzeptionell unterschiedliche Enterprise-Content-Management (ECM)- oder Dokumentenmanagement (DMS)-Systeme angeboten. Qualifizierte elektronische Signaturen können sicherstellen, dass Unterzeichner identifiziert und die Integrität der signierten elektronischen Informationen geprüft wird. (vgl. Noppeney) www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

1. Ausgangslage Was heißt Geschäftsprozessoptimierung (GPO)? Die GPO ist eine gezielte und systematische Vorgehensweise, um die wertschöpfenden Prozesse einer Organisation zu verbessern. Unter Wertschöpfung versteht man die Zunahme des Wertes eines Produktes oder einer Dienstleistung durch die einzelnen Bearbeitungsschritte. (Wertschöpfungskette). In der Dienstleistung ist der Prozess der Dienstleistungserbringung vom Kundenwunsch bis zu seiner Erledigung gemeint. Zu diesem Zweck werden Prozesse identifiziert, dokumentiert, kritisch bewertet und zielorientiert verbessert. (vgl. Peters/Schekerka) www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

2. Ziele Gleiche oder unterschiedliche Ziele? - exemplarische Zielfelder Wirksamkeit Ergonomie Kundenkomfort Effizienz Mitarbeiter motivation Qualität www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

2. Ziele Gleiche oder unterschiedliche Ziele? - exemplarische Zielfelder Vorhaben digitale Akte Vorhaben GPO Auffindbarkeit erhöhen Komfort für Kunden Transparenz für Vertretung Attraktivität Verwaltung steigern G-Gang beschleunigen Bearbeitungsaufwand senken Weniger Liegezeiten Durchlaufzeiten gesamt senken Missbrauch vermeiden Kooperation mit Lieferanten besser Weniger Fehler bei Eingaben Steuerung Priorisierung Weniger Fläche/Schränke Ergebnis- und Prozessqualität steigern www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

3. Vorgehensmodelle verschiedener Vorhaben E-Akte Ready E-Akte GPO Charakter Vorbereitende Aktivitäten um ein Projekt zur Einführung der digitalen Akte gut starten zu können Projekt zur umfassenden Einführung eines Systems der digitalen Aktenführung in einer Behörde Projekt zur umfassenden Optimierung von ausgewählten Prozessen unter Nutzung von Digitalisierungschancen Ergebnisse Grundsätzliche Analysen und Bestandsaufnahmen sind durchgeführt mit Fokus auf die digitale Akte In allen relevanten Bereichen einer Behörde oder eines Amtes sind ITLösungen zur digitalen Aktenführung und Kollaboration eingeführt In identifizierten und priorisierten Bereichen sind ganzheitliche Prozessverbesserung en inklusive Nutzung von Digitalisierungschancen umgesetzt. www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

3. Vorgehensmodelle GPO-Vorgehensmodell Berlin 1. Vorphase und Initialisierung 1. 1 Analyse der Rahmenbedingungen (z. B. Stakeholder und Akzeptanz) 1. 2 Auftragsklärung (z. B. Ziele, Rollen, Ressourcen) 1. 3 Projektplanung (Ablauf- und Terminplanung) 2. Ist-Aufnahme 2. 1 Identifizieren der relevanten Prozesse 2. 2 Erheben und Dokumentieren der Prozesse 2. 3 Beschreibung der Prozesse (Kennzahlen) 3. Kritische Bewertung der Ist-Prozesse 4. Erarbeiten der Soll-Prozesse Grob-/Machbarkeit (Recht, IT, Finanzen…) 5. Dokumentieren und kommunizieren der Ergebnisse - Umsetzungsentscheidung 6. Umsetzen der Soll-Prozesse, IT-Verfahren umsetzen 7. Geschäftsprozess-Controlling, Evaluation und kontinuierliche Verbesserungen *nach dem Leitfaden der Berliner Verwaltung (Stand 1/18) www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

3. Vorgehensmodelle E-Akte Vorgehensmodell beispielhaft 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Ziele und Geltungsbereich auswählen, Projektauftrag (PR einbeziehen) Ist-Aufnahme: Interviews Geschäftsprozesse führen, (Fokus: Akten) Soll-Konzept Prozesse für ausgewählte Bereiche erarbeiten Fachkonzept, Betriebskonzept grob Schulungskonzept Fachkonzept fein (Aktenplan, Ablage- und Rechtestruktur) (PR einbeziehen) Grunddaten übernehmen, Scanlösung umsetzen, Piloten umsetzen Flächendeckendes Rollout Reviews und kontinuierliche Prozessverbesserungen *In Anlehnung an den Leitfaden Einführung der E-Akte, Bundesarbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister, 2014 Sowie Projektpräsentation Sen. Jus. VA Berlin vom 12. 7. 2018 www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

3. Vorgehensmodelle E-Akte Ready Vorgehensmodell 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Projektauftrag klären (PR einbeziehen) Untersuchung Mengengerüst Ist-Posteingang/Postausgang Erheben bestehender Verfahren mit Nutzung einer E-Aktenfunktion Bedarfserhebung nötiger Infrastruktur Stand- und Bedarfserhebung Schulungen Strategie und Hinweise zum mobilen Arbeiten entwickeln Rollenkonzept erarbeiten Verzeichnis der Ist-Vorlagen, Aktenplan und Anweisungen erstellen Kommunikation und Übergabe der Ergebnisse *In Anlehnung an den Leitfaden E-Akte Ready Projektpräsentation Sen. Inn. DS Berlin vom März 2018 www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

4. Synergien Thesen zur erfolgsförderlichen Verzahnung zwischen Vorhaben zur Einführung der E-Akte und zur Geschäftsprozessoptimierung www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

4. Synergien These 1 Erfolgsförderlich ist: Smarte Ziele und die zeitliche Abfolge der Aktivitäten sowie das Beteiligungskonzept sollte übergreifend abgestimmt werden. Die Wechselwirkung und Verzahnung sind zu verdeutlichen. Kein : „Erst das Eine und dann das Andere“. www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

4. Synergien These 2 Erfolgsförderlich ist: Die Priorisierung von Prozessen und Einsatzbereiche (Piloten) der E-Akten-Einführung sollten integriert abgestimmt werden www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

4. Synergien These 3 Erfolgsförderlich ist: Bei der Ist-Aufnahme sollten Prozesse und Aktenstrukturen identifiziert werden. Es sollte einheitliche Form der Dokumentation von Prozessen gewählt werden. Einfachheit und Verständlichkeit ist wichtig. www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

4. Synergien These 4 Erfolgsförderlich ist: Es geht um einen Kulturwandel. Ein Multiplikatoren- und Schulungskonzept sollte beide Elemente (E-Akte und GPO) umschließen. Die engagierten, motivierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten zuerst angesprochen werden. www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

4. Synergien These 5 Erfolgsförderlich ist: Der Austausch zwischen Ergebnissen der Orientierungsinterviews zu Prozessen (Prozesssteckbrief) und den Musterakten ist erfolgsförderlich und hilft Synergien zu heben. Gemeinsame Standards beider Formate sind sinnvoll. www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

4. Synergien These 6 Erfolgsförderlich ist: Reviews sollten immer beide Elemente (GPO und E-Akte) umfassen. Der Nutzen sollte veranschaulicht werden. Quick Wins sollten angestrebt werden. Es sollte keine ausschließlich „technische“ Evaluation der Einführung der E-Akte betrieben werden. www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

4. Synergien These 7 Erfolgsförderlich ist: Keine Einführung der E-Akte ohne Hinterfragen der Prozesse. Die Potenziale werden sonst bei Weitem nicht ausgeschöpft. www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite

5. Lesehinweise 1. Das Berliner E-Government-Gesetz vom 30. 5. 2016 unter http: //www. berlin. de/sen/inneres/service/publikationen 2. https: //www. vitako. de/Publikationen/Vitako-Handreichung_E-Akte. pdf 3. Claus Noppeney: ”Die elektronische Akte als Bildphänomen: Beobachtungen zur Alltäglichkeit des Digitalen in Organisationen”, in: Bildwelten des Wissens, 3(2), 2005, 74– 83. 4. Organisationshandbuch des Bundesministeriums des Innern 5. Das prozesszentrierte Unternehmen, Campus ISBN 3 -593 -35659 -7 6. Verwaltungsorganisation, Siepmann, Kohlhammer, ISBN 3 -555 -0188 -3 7. Geschäftsprozessoptimierung, Peters, Verwaltungsmanagement 1/2012 , Refa e. V. 8. Geschäftsprozessoptimierung mit BPMN-Notation, Peters & Co. Gmb. H, 2012 9. Leitfaden Einführung der E-Akte, Bundesarbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister, 2014 10. Trainingsdokumentation: Grundlagen der Geschäftsprozessoptimierung, Peters/Schekerka, Hamburg 2014 www. Peters-Co. de info@Peters-Co. de Winterhuder Weg 29 22085 Hamburg 040 - 51 32 67 31 Seite