Die doppelte Buchfhrung Teil 1 Mag Helmut Bauer

Die doppelte Buchführung Teil 1 Mag. Helmut Bauer BHAK 1 Salzburg h. bauer@schule. at

Was geschah zwischen 1492 und 1494? 1492 – Columbus entdeckt Amerika 1494: Luca Pacioli verfasst das erste Buch über die Buchhaltung! 1492 Gründung der Stiegl Brauerei

Danke, Herr Pacioli!

Rechnungswesen als Grundlage der Betriebsführung Ausgangssituation: Aufgrund Ihrer Fähigkeit, Geschäftschancen sehr rasch zu erkennen, beschließen Sie, einen Imbissstand direkt im Innenhof der Schule zu errichten. Was benötigen Sie? Warum benötigen Sie ein funktionierendes Rechnungswesen als Grundlage für den Betrieb?

Aufgaben des Rechnungswesens Dokumentations. Informationsfunktion Aufzeichnung aller betrieblichen Vorgänge Information für interessierte Personen Planungs- und Entscheidungsfunktion Bereitstellung von Unterlagen für die Steuerung betrieb-licher Vorgänge Kontrollfunktion Kontrolle der Wirtschaftlichkeit und Rentabilität Überwachung des betrieblichen Geschehens Berichtsfunktion Aufbau eines Berichtswesen zur aktuellen Information für die Unternehmensleitung

4 Teilbereiche des Rechnungswesens Buchführung Aufzeichnungen der Geschäftsfälle Ermittlung des Gewinnes / Verlustes Kostenrechnung Grundlage für die Berechnung der Preise Betriebliche Statistik Darstellung und Auswertung der Zahlen des Rechnungswese ns Planungsrechnung Planung zukünftiger Ereignisse aufgrund der gewonnenen Zahlen

Wer ist an unserem Unternehmen interessiert? Gewinn Eigentümer 1 Unternehmensleitung Entwicklung d. UN 2 Arbeitsplätzen Belegschaft 3 Gläubiger Zahlungsfähigkeit 4 Ordnungsmäßigkeit der Buchführung Steuerberater 5 Bund, Land, Gemeinde. . . Richtigkeit der Steuerzahlungen 6

Was wird in der Buchhaltung erfaßt? Kapital Alle Mittel, die im Unternehmen eingesetzt werden. • Geld Vermögen Wert jener Güter, in denen das Kapital angelegt wird. Waren Maschinen. . . Aufwände Ausgaben, die den Unternehmer "ärmer" machen. Mietzahlung Stromrechnung. . . Erträge Einnahmen, die den Unternehmer "reicher„ machen. Verkauf von Waren Provisionen. . .

Bücher doppelten Buchhaltung Grundbuch (Journal) Hauptbuch Nebenbücher Hilfsbücher

Formvorschriften 1. Die Bücher und Aufzeichnungen sind so zu führen, dass sie einen Überblick über die Geschäftsfälle vermitteln können. Geschäftsfälle sollen in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar sein. 2. Die Bücher und Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache zu führen. 3. Die Eintragungen sollen fortlaufend (d. h. der Zeitfolge nach geordnet), vollständig, richtig und zeitgerecht vorgenommen werden. Alle Bareingänge und Barausgänge sind täglich einzeln festzuhalten. 4. Die Bezeichnung der Konten soll erkennen lassen, welche Geschäftsfälle auf dem betreffenden Konto verbucht werden. 5. Die zu den Büchern und Aufzeichnungen gehörigen Belege sollen derart dass die Überprüfung der Eintragungen jederzeit möglich ist. geordnet aufbewahrt werden, 6. Es dürfen keine leicht entfernbaren Schreibmittel (z. B. Bleistift) verwendet und keine leere Zwischenräume gelassen werden. Der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung nicht durchstreichen oder z. B. Radieren unleserlich machen. 7. Keine Buchung ohne Beleg! 8. Der Zusammenhang zwischen den einzelnen Buchungen sowie der Zusammenhang zwischen Buchungen und den Belegen sollen durch gegenseitige Verweise erkennbar sein. 9. Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger (z. B. Festplatten) verwendet werden. Eine Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen ist vorzunehmen. 10. Die Aufzeichnungen sowie die zugehörigen Belege sind durch sieben Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die letzte Eintragung in die Bücher vorgenommen wird. Nachfolgend der Versuch einer Visualisierung!

Nachvollziehbarkeit - Ordnung! Waren WIR Rechnung Lieferant Kunde Zahlung

Eintragungen in Bücher und Aufzeichnungen Eintragungen • fortlaufend • zeitgerecht • vollständig erfassen Eintragungen Dürfen nicht Leicht löschbar sein Bareinnahmen Barausgaben • täglich • einzeln festhalten Eintragungen dürfen nicht unleserlich gemacht werden Zwischenräume nicht leer lassen

Führen von Büchern und Aufzeichnungen Überblick Aufzeichnungen & Bücher über Geschäftsfälle müssen übersichtlich geführt werden Lebende Sprache Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache zu führen Nachvollziehbarkeit Geschäftsfälle sollen nachvollziehbar sein Protokollierung der Datenerfassung und Änderungen ist notwendig Datenträger dürfen verwendet werden Elektronisches Radierverbot Veränderungen müssen ersichtlich sein Aufbewahrung Aufzeichnungen sind sieben Jahre aufzubewahren

Lebende Sprache! NO!

Exakte Bezeichnung der Konten! Aufwand Soll Haben Mietaufwand Soll Haben

Geordnete Aufbewahrung!

Schreibmittel – Leerzeilen - Korrekturen Keine radierbaren Schreibmittel Keine Leerzeilen Leserlich durchstreichen

Keine Buchung ohne Beleg!

Zusammenhang Beleg und Buchung! K 97 7400 an 2700 15, 60

Speicherung der Daten

Aufbewahrungsfrist 7

Die Bilanz als Ausgangspunkt Wir gründen ein Unternehmen und haben € 90. 000, -- zur Verfügung. 80. 000, -- legen wir auf unser Bankkonto, der Rest kommt in die Kassa. Unser Unternehmen: Lamron BILANZ

Die Bilanz als Ausgangspunkt Wir gründen ein Unternehmen und haben € 90. 000, -- zur Verfügung. 80. 000, -- legen wir auf unser Bankkonto, der Rest kommt in die Kassa. Unser Unternehmen: Lamron BILANZ Aktiva Bankguthaben -Kassa (Bargeld) -- 80. 000, 10. 000, 90. 000, -- Eigenkapital - Passiva 90. 000, --

Die ersten Geschäftsfälle WIR Einkauf von Handelswaren um € 3. 000, -durch Barzahlung. Lieferant Was verändert sich in der Bilanz? BILANZ Aktiva Bankguthaben -Kassa (Bargeld) -Handelswaren 3. 000, -- 80. 000, 7. 000, 90. 000, -- Eigenkapital - Passiva 90. 000, --

Die ersten Geschäftsfälle Einkauf von Handelswaren um € 3. 000, -durch Barzahlung. WIR Lieferant Was verändert sich in der Bilanz? Aktiva BILANZ Passiva

Die ersten Geschäftsfälle WIR Ausgangsbilanz: BILANZ Aktiva Bankguthaben -Kassa (Bargeld) -- 80. 000, 90. 000, -- 10. 000, 90. 000, -- Geschäftsfälle: 1. 000, --. Kapital Passiva 90. 000, -- 1. Kauf von Geschäftsausstattung (Zahlung durch Banküberweisung) um € 2. Wir nehmen € 200, -- von der Bank und legen den Betrag in die Kassa. 2. 000, --. 3. Wir kaufen eine Maschine gegen spätere Bezahlung (Rechnung) um €

Kontenlehre - Bestandskonten BILANZ Aktiva Bankguthaben -Kassa (Bargeld) -- 80. 000, 10. 000, - - Bank 80. 000, - - 90. 000, -- 10. 000, 90. 000, -- Kass a Kapital Passiva 90. 000, -- Kapital 90. 000, - -

Kontenlehre - Bestandskonten BILANZ Aktiva Bankguthaben Kassa (Bargeld) Passiva Kapital 80. 000, -- 90. 000, -- 10. 000, -90. 000, -- Geschäftsfälle: 1. 000, --. 90. 000, -- 1. Kauf von Geschäftsausstattung (Zahlung durch Banküberweisung) um € 2. Wir nehmen € 200, -- von der Bank und legen den Betrag in die Kassa. 3. Wir kaufen eine Maschine gegen spätere Bezahlung (Rechnung) um € 2. 000, --. Kassa Geschäftsausstattung 10. 000, -- 1. 000, -- neu 1 Maschinen 2. 000, -- neu 3 200, -- 2 Bank 80. 000, -- Kapital 1. 000, -- 1 200, -- 2 neu Lieferverbindlichkeiten 90. 000, -- 2. 000, -- 3

Kontenlehre - Bestandskonten BILANZ Aktiva Bankguthaben Kassa (Bargeld) 80. 000, -- 90. 000, -- 10. 000, -90. 000, -- Geschäftsfälle: 1. 000, --. Kapital Passiva 90. 000, -- 1. Kauf von Geschäftsausstattung (Zahlung durch Banküberweisung) um € 2. Wir nehmen € 200, -- von der Bank und legen den Betrag in die Kassa. 2. 000, --. 3. Wir kaufen eine Maschine gegen spätere Bezahlung (Rechnung) um €

Aktive und passive Bestandskonten Aktives Bestandskonto Passives Bestandskonto Beispiele: Kassa, Bank, Gebäude, Beispiele: Lieferverbindlichkeiten, Regeln: Geschäftsausstattung, SOLL HABEN Darlehen, Kapital SOLL HABEN Anfangsbestand Verminderung Anfangsbestand Vermehrung Endbestand Vermehrung

Aktive - passive Bestandskonten - Buchungsregeln Folie 32

Bestandskonten Kontenarten und Buchungsregeln Anlagevermögen 0 Vorräte 1 Umlaufvermögen 2 Buchungsregel. Bestandsveränderung: Geschäftsausstattung, Maschinen, PKW, LKW, Gebäude. . . HW-Vorrat, Rohstoffvorrat Vorrat Heizöl, Vorrat Büromaterial. . . aktive Bestandskonten soll + - Kassa, Bank, PSK, Lieferforderung, Vorsteuer. . . soll Verbindlichkeiten 3 haben Lieferverbindlichkeiten, Darlehen, Umsatzsteuer. . . (Kapital) passive Bestandskonten - + Erfolgskonten soll Erträge HW-Erlöse, Mieterträge, Zinserträge, Provisionserträge. . . 4 Zinsaufwand, 5, 6 Mietaufwand, Heizölaufwand, Telefon. Aufwände gebühren, Instandhaltung 7 durch Dritte, HW-Einsatz. . . Aufwände &und Erträge Aufwände 8, 9 Ertragskonten Aufwandskonten haben Ertrag soll Aufwand haben

Herleitung von Buchungssätzen 4 zum Schritte Welche Konten sind beteiligt? Buchungssatz richtigen Aktives/passives Bestandskonto? Vermehrung oder Soll oder Haben? Verminderung 1 2 3 4 Buchungssatz : an

Lieferforderungen vs. Lieferverbindlichkeiten Eingangsrechnungen vs. Ausgangsrechnungen Warenlieferung: Zahlung: Lieferforderung wird größer! Lieferforderung wird kleiner! Lieferforderung WIR Wareneinkauf Lieferant Warenverkauf Kunde Lieferverbindlichkeit Warenlieferung: Zahlung: Lieferverbindlichkeit wird größer! Lieferverbindlichkeit wird kleiner!

Der Weg zur Bilanz Der Weg 4 zur Bilanz Schritte: 1. Zerlegung der Bilanz – jede Position erhält ein eigenes Konto 2. Aufstellung der Buchungssätze 3. Eintragung der Buchungssätze in die Konten 4. Abschluss der Konten

Der Weg zur Bilanz 1. Schritt: Eröffnungsbilanz Zerlegung der Bilanz über das EBK Konto: Geschäftsaus. Soll 1. 1. EBK Konto: Bank 1. 1. EBK Konto: Kassa 1. 1. EBK Kassa Bank Geschäftsausstattung Eigenkapital Haben 5. 000, -- Soll Haben 6. 000, -5. 000, -4. 000, -15. 000, -- 4. 000, -- Soll Haben 6. 000, -- Konto: Eigenkapital 1. 1. EBK 15. 000, -- Soll Haben

Der Weg zur Bilanz 2. Schritt: Aufstellung der Buchungssätze Beispiel: Geschäftsfall: Kauf einer Computerkasse (GA) durch Banküberweisung € 600, -1. Konto Buchungssatz: 2. Konto Geschäftsausstattung an Bank € 600, -- 3. Schritt: Eintragung der Buchungssätze in die Konten Konto: Bank Anfangsbestand Geschäftsaus. Konto: Geschäftsaus. Anfangsbestand Bank Soll Haben 5. 000, -- Konto: LV Soll Anfangsbestand Haben 7. 000, -- 600, -Soll 6. 000, -600, -- Haben Konto: Kapital Anfangsbestand Soll Haben 4. 000, --

Der Weg zur Bilanz 4. Schritt: Abschluss der Konten Reihenfolge: • Ermittlung des Saldos • Eintragung des Saldo auf die betragsmäßig kleinere Seite • Konto ist somit ausgeglichen • Aktive und passive Bestandskonten werden mit dem Schlussbilanzkonto ausgeglichen Konto: Bank Anfangsbestand Geschäftsaus. SBK Soll Haben 5. 000, -600, -4. 400, -5. 000, -- Konto: Geschäftsaus. Anfangsbestand Bank Soll Haben Anfangsbestand 7. 000, -SBK 7. 000, -Soll Konto: Kapital Anfangsbestand 4. 000, -SBK Haben 4. 000, -- 6. 000, -600, -- SBK 6. 600, -- 5. 000. -- Soll Konto: LV 6. 600, -- Schlussbilanzkonto SBK Bank Geschäftsaus. Lieferverbindlichkeit Kapital Soll 4. 400, -6. 600, -11. 000, -- Haben 7. 000, -4. 000, -11. 000, --

Erfolgskonten – Aufwände Bisher blieb das Eigenkapital stets unverändert – Erfolgsneutrale Buchungen! BILANZ Aktiva Bankguthaben -Kassa (Bargeld) -- 80. 000, 10. 000, Eigenkapital - 90. 000, -- Passiva 90. 000, -- Geschäftsfall: Zahlung der Miete bar: € 300, -Überlegung: Buchungssatz: Unternehmen wird „ärmer“ – Eigenkapital verringert sich! Kassa wird weniger (Haben) Eigenkapital an Kassa 300, -Mietaufwand an Kassa 300, -- Statt dem Konto „Eigenkapital“ wird ein entsprechendes Aufwandskonto verwendet – Übersichtlicher!

Erfolgskonten – Erträge Bisher blieb das Eigenkapital stets unverändert – Erfolgsneutrale Buchungen! BILANZ Aktiva Bankguthaben -Kassa (Bargeld) -- 80. 000, 10. 000, Eigenkapital - 90. 000, -- Passiva 90. 000, -- Geschäftsfall: Erhalt von Zinsen auf dem Bankkonto: € 100, -Überlegung: Buchungssatz: Unternehmen wird „reicher“ – Eigenkapital wird mehr! Bankbestand erhöht sich (Soll) Bank an Eigenkapital 100, -Bank an Zinserträge 100, -- Statt dem Konto „Eigenkapital“ wird ein entsprechendes Ertragskonto verwendet – Übersichtlicher!

Erfolgskonten – Aufwände Bisher blieb das Eigenkapital stets unverändert – Erfolgsneutrale Buchungen! BILANZ Aktiva Bankguthaben -Kassa (Bargeld) -- 80. 000, 10. 000, 90. 000, -- Eigenkapital - Passiva 90. 000, -- Geschäftsfall: Zahlung der Miete bar: € 300, -Überlegung: Unternehmen wird „ärmer“ – Eigenkapital verringert sich! Kassa wird weniger (Haben) Buchungssatz: Statt dem Konto „Eigenkapital“ wird ein entsprechendes Aufwandskonto verwendet – Übersichtlicher!

Erfolgskonten – Erträge Bisher blieb das Eigenkapital stets unverändert – Erfolgsneutrale Buchungen! BILANZ Aktiva Bankguthaben -Kassa (Bargeld) -- 80. 000, 10. 000, 90. 000, -- Eigenkapital - Passiva 90. 000, -- Geschäftsfall: Erhalt von Zinsen auf dem Bankkonto: € 100, -Überlegung: Unternehmen wird „reicher“ – Eigenkapital wird mehr! Bankbestand erhöht sich (Soll) Buchungssatz: Statt dem Konto „Eigenkapital“ wird ein entsprechendes Ertragskonto verwendet – Übersichtlicher!

Erfolgskonten - Buchungsregeln AUFWÄNDE Mietaufwand, (= Kapital ) Zinsauf wand, Werbeaufwand, … soll Aufwandskonten haben Aufwand Buchungsregel soll ERTRÄGE (= Kapital ) HW-Erlöse, Mieterträge, Zinserträge, . . . Ertragskonten haben Ertrag

Herleitung von Buchungssätzen mit Erfolgskonten 4 zum Schritte Welche Konten sind beteiligt? Buchungssatz richtigen Aktives/passives BK Aufwand/Ertrag? Vermehrung oder Verminderung Soll oder Haben? 1 2 3 4 Buchungssatz: an

Beispiel zu Herleitung von Buchungssätzen Geschäftsfall: Wir bezahlen die Miete von € 7. 000, -- bar Welche Konten sind beteiligt? Aktives/passives BK Aufwand/Ertrag? Vermehrung oder Verminderung Soll oder Haben? 1 2 3 4 Kassa Mietaufwand aktives BK Verminderung Aufwand Vermehrung Buchungssatz: Haben Soll Mietaufwand an Kassa € 7. 000, --

Abschluss eines Kontos SBK = Schlussbilanzkonto HW-Vorrat Soll Bank SBK 10. 000, -- SBK HW-Vorrat - Soll Haben 10. 000, -- Ermittlung des Saldos Eintragung des Saldos auf der betragsmäßig kleineren Seite Konto ist ausgeglichen Aktive und passive Bestandskonten werden mit SBK abgeschlossen Erfolgskonten mit Gu. V

Erfolgskonten - Aufwandskonten Beispiel: Zahlung der Miete bar: 2. 000, -Soll Bilanz Haben Bankguthaben 80. 000, -Kapital Kassa (Bargeld)10. 000, -90. 000, -- Kassabestand vermindert sich um 2. 000, -- (akt. BK - Habenbuchung) Unternehmer wird um 2. 000, -- ärmer. Kapitalbestand nimmt um 2. 000, -- ab (pass. BK - Sollbuchung) Theoretisch aber falsch: Richtig: Kapital an Kassa 2. 000, -- Mietaufwand an Kassa Unübersichtlich!: 2. 000, --

Erfolgskonten - Erträge Beispiel: Erhalt von Provision auf das Bankkonto: 1. 000, -Soll Bilanz Haben Bankguthaben 80. 000, -Eigenkapital Kassa (Bargeld)10. 000, -90. 000, -- Der Bankbestand vermehrt sich um 1. 000, -- (akt. BK - Sollbuchung) Unternehmer wird um 1. 000, -- reicher. Kapitalbestand nimmt um 1. 000, -- zu (pass. BK - Habenbuchung) Theoretisch aber falsch : richtig: Bank an Kapital 1. 000, -- Bank an Provisionserträge Unübersichtlich! 1. 000, --

Erfolgskonten SOLL Haben Aufwände …werden im SOLL verbucht! -Mietaufwand -Zinsenaufwand -Heizölverbrauch -Gehälter -Telefongebühren -Instandhaltung durch Dritte (Reparaturen) … Erträge …werden im HABEN verbucht! -Zinsenerträge -Mieterträge -Provisionserträge -Handelswarenerlöse …