Didacticiel poste tlphonique Tlphonie du Rectorat prsentation des

Didacticiel poste téléphonique Téléphonie du Rectorat présentation des nouveaux outils de communication

Découvrez votre nouveau poste La présentation de votre poste vous guidera vers une utilisation spontanée de ses nouvelles fonctionnalités. Téléphone IP Touch 8028 Cliquez sur " Retour " pour revenir à la page précédente Page N° 2 Cliquez sur " Suite " pour aller à la page suivante

Sommaire Poste Alcatel 8028 ◊ Présentation du poste ◊ Gestion des appels ◊ ◊ ◊ ◊ ◊ Appeler un correspondant Demande de rappel Recevoir un Appel Identifier l’appelant Mettre en attente Appeler un 2ème correspondant Passer d’un correspondant à l’autre Transférer un appel Etablir une conférence à 3 jusqu’à 6 ◊ Fonctionnalités avancées ◊ ◊ Renvoi d’appel, renvoi immédiat, Journal d’appel Bis Envoyer un Texto ◊ Emettre en fréquence vocale Page N° 3 ◊ Gestion des contacts ◊ ◊ ◊ Programmer un numéro d’appel Programmer une fonction Annuler ou modifier une touche programmée ◊ Messagerie Vocale ◊ ◊ ◊ Premier accès à la messagerie Initialiser sa messagerie Arborescence de la messagerie Vos messages d’accueil Gérer son absence Consulter ses messages ◊ Réglages ◊ ◊ Téléphone : sonnerie, Sécurité contraste, volume Cliquez sur la fonction qui vous intéresse ou laissez vous guider avec la « Présentation du poste »

Présentation de votre poste Passez la souris sur les différentes zones du poste. Poste IP Touch 8028 Cliquez ici pour aller directement au Sommaire Page N° 4 Cliquez ici pour découvrir votre poste en détail

L’afficheur poste en ligne Date et heure Je 11 juil 2007 10: 30 LENOM Patrick En garde 00’ 34 Reprendre Nom de l'appelant si communication interne Menus interactifs Date et heure Je 11 juil 2007 10: 30 0601020304 Conversation 01’ 24 Numéro de l'appelant si communication externe Fin d’appel Transfert Menus interactifs Cliquez sur page suivante… Page N° 5

L’afficheur poste au repos ok Pour naviguer d’un onglet à l’autre Navigation dans les trois onglets Menu perso Réglages Appels émis Rdez-vous Verrou Ensemble des fonctions Page N° 6 Info 1 nouveau message 1 appel non répondu Aucun renvoi activé Nom : Pascal LENOM Poste : 800001 Accès aux touches que vous pouvez programmer à votre convenance ou déjà programmées Informations sur le téléphone : nom, numéro de téléphone, nombre de messages reçus, état du renvoi. . .

Touches de lignes Touches personnalisables: La touche « F 1 » peut être programmée pour un appel direct, intercepter l’appel d’un collègue, faire un renvoi vers un autre poste… La touche « F 2 » peut être programmée pour un appel direct, intercepter l’appel d’un collègue, faire un renvoi vers un autre poste… Page N° 7

Touches retour, bis et messages Retour C Appui court : Retour à l'écran précédent Appui long : Retour au menu Messagerie La touche « Enveloppe» est allumée : vous avez des messages ou des appels en absence. BIS Un appui court recompose le dernier numéro appelé. Un appui long fournit le journal des appels émis pour rappeler l’un des derniers numéros composés. Page N° 8

Touche navigateur Navigateur : (Haut, Bas, Droite, Gauche) Les Menus Le répertoire personnel (70 touches programmables) OK pour la Validation OK La touche de navigation vous permet de vous déplacer dans les différents écrans de votre poste. Page N° 9

Touche de confort Libération (Raccroché) Haut-parleur: Appui court: Mains libres Appui long: Ecoute amplifiée Secret (Coupure micro) Page N° 10 Réglage du volume: combiné, haut-parleur Réglage de la sonnerie Réglage du contraste

Touche de confort : clavier Clavier alphanumérique: Tapez les premières lettres de votre correspondant interne Effacement du dernier caractère Majuscules Page N° 11

Gestion des appels Appeler un correspondant Demande de rappel Recevoir un appel En cours de communication Fonctionnalités avancées Renvoyer un appel Page N° 12

Appeler un correspondant Par le nom en interne : Appel par nom len Nom Initiales Saisissez les 3 premières lettres du nom sur le clavier alphabétique. Appuyez sur la touche en face de «Nom» pour effectuer la recherche. Appuyez sur la touche en face du nom correspondant. S’il y a plusieurs réponses, utilisez les touches de « Navigation » pour les faire défiler. 6 réponses LENOM Vincent LENORMAND Clara Si le correspondant n’apparaît pas dans la liste, appuyer sur la touche « Annuaire » pour afficher tous les résultats de la recherche. Pour modifier la recherche, appuyez sur la touche C Par le numéro : Composez directement le numéro à 4 chiffres pour les appels internes: Composez le numéro externe (appel extérieur : 0 + 10 chiffres) Page N° 13 OK

Demande de rappel Je 11 juil 2007 10: 30 LENOM Patrick Libre Rappel Message texte Pour les appels internes, si le poste ne répond pas, vous pouvez : Laisser une demande de « Rappel » Envoyer un « Message texte » Laisser une demande de « Rappel » Page N° 14 Envoyer un « Message texte »

Recevoir un appel Répondre : Décrocher le combiné 10/07/2009 14: 10 LENOM Vincent Appelle Silence Prend appel Ou Appuyer sur la touche « Haut-parleur » : Ou Arrêt de la sonnerie « Répondre » si la fonction casque est activée Page N° 15 Activer ou désactiver la fonction mains libres

Identifier l’appelant Appel Interne Je 11 juil 2013 10: 30 Pour les correspondants internes : Le nom de l’appelant s’affiche. LENOM Patrick Appelle Silence Prend appel Pour les correspondants externes : Appel Externe Je 11 juil 2013 10: 30 0172299000 Appelle Silence Prend appel Page N° 16 Le numéro s’affiche sauf si votre correspondant est en secret identité. Si vous avez programmé ce numéro dans votre répertoire, c’est le nom enregistré qui apparaîtra.

Mettre en attente, reprendre une communication Mettre un appel en attente : 10/0709 14: 00 0172299000 Conversation 00: 45 Nouv. Appel Par appui sur la touche associée à l’icône « en conversation » Reprendre la conversation : 10/0709 14: 00 0172299000 En garde Reprendre Par appui sur la touche associée à l’icône « en attente » Ou Par appui sur la touche « reprendre » Page N° 17

Appeler un 2ème correspondant Appel en attente Appel en conversation En cours de communication : 10/0709 14: 00 0601020304 Composez directement le numéro du 2ème correspondant : Le 1 er correspondant est mis en attente. Conversation 00: 23 Fin d’appel Transfert Ou Si vous utilisez l’appel par le nom pour appeler le second correspondant, le 1 er correspondant est mis en attente dès que vous tapez la 1ère lettre du nom. Page N° 18

Passer d’un correspondant à l’autre En cours de communication : Je 11 juil 2007 10: 30 0601020304 Conversation 01’ 24 Appuyez sur la touche associée à l’appel en attente pour prendre l’appel en attente : Fin d’appel Transfert Appel en attente Conversation en cours Je 11 juil 2007 10: 30 LENOM Patrick En garde 00’ 34 Reprendre Page N° 19 Le premier appel est automatiquement mis en attente.

Transférer un appel Pour transférer cet appel à un contact Vous recevez un appel interne : Composez directement son numéro, votre correspondant est automatiquement mis en attente. Je 11 juil 2007 10: 30 LENOM Vincent Libre Fin d’appel Transfert Votre contact répond et accepte l’appel : Vous appuyez sur la touche « Transfert » ou « Raccrocher » Votre contact ne répond pas ou ne peut prendre l’appel : Vous appuyez sur la touche « Fin d’appel » et vous récupérez le 1 er correspondant. Page N° 20

Établir une conférence à 3 jusqu’à 6 Conférence téléphonique à trois : Je 11 juil 2013 10: 30 0601020304 Conversation 01’ 24 Confér Vous recevez un appel (interne ou externe). Pour entrer en conférence une autre personne, composez directement son numéro (contact externe) ou recherchez le contact dans l’annuaire (en interne) à l’aide du clavier; l’appel du 1 er correspondant est automatiquement mis en attente. Si votre correspond répond à votre appel, déplacez-vous avec la touche de navigation « flèche du bas » et appuyez sur la touche «Confér» . Mettre fin à la conférence : Je 11 juil 2013 10: 30 Conférence 01’ 24 «Fin conférence» : vous revenez avec le premier interlocuteur. «Transfert» : vous transférez les deux interlocuteurs ensemble et libérez votre poste. Fin conf Transfert Vous pouvez également après une conférence à 3 ajouter d’autres participants jusqu’à 6 Touches « Ajouter » puis « Insérer » Page N° 21

Renvoyer ses appels vers un autre poste Accéder directement au menu Renvoi : Utilisez le raccourci ! Appuyez sur la touche de fonction en face de la flèche. Choix du mode de renvoi : Renvoi Aucun envoi activé Rv immédiat Autre renvoi Page N° 22 «Rv immédiat» : votre poste ne sonnera plus et les appels arriveront directement sur le poste destinataire. «Autre renvoi» : vous permet d’accéder aux trois autres modes de renvoi.

Renvoi immédiat Programmer un renvoi : Renvoi Entrez le n° du destinataire Appel Direct Appuyez sur la touche flèche puis choisir «Rv immédiat» Composez le numéro du poste vers lequel vous souhaitez rediriger vos appels: Pour un numéro interne, il est possible d’utiliser le clavier pour la fonction «appel par nom» . Annuler un renvoi : Renvoi immédiat vers Paul Désactiver Autre renvoi Page N° 23 Appuyez sur la touche flèche puis sur la touche «Désactiver»

Journal d’appels : Consulter ses appels en absence L’enveloppe clignote : Vous avez des messages ou des appels en absence. Messageries 1 appel non répondu Messagerie vocale Pour les consulter : Appuyez sur l’enveloppe puis successivement sur les touches suivantes : Nombre appels non répondus Appel int ou ext non répondu Appuyez sur la touche en face de la corbeille pour supprimer la liste des messages en absence ou sélectionnez un contact pour afficher les options avancées: Non rép interne DUPOND Antoine Supprimer Rappeler Page N° 24 Supprimer l’appel en absence Rappeler le correspondant

Bis et journal d’appels émis Recomposer le dernier numéro appelé : Appel émis Fabrice Caroline Un appui court sur la touche Affiche le journal des appels émis : Utilisez les touches de navigation pour faire défiler les numéros Un appui long sur la touche Rappeler rapidement l’un des derniers numéros Composés en utilisant cette fonction. OK Page N° 25

Envoyer un texto Envoyer un message texte : A l’aide du navigateur, allez dans l’onglet « Menu » puis descendez jusqu’à visualiser la fonction Rendez-vous à 12 h 30 à la cafétéria. OK ? Valider Puis Msg texte Envoyer Composez le numéro de poste du destinataire ou tapez les 3 premières lettres de son nom et validez le nom choisi dans la liste proposée. En suivant les instructions sur l’écran, choisissez le type de message que vous souhaitez envoyer, tapez le texte ou le complément de texte sur le clavier numérique et envoyez-le. Page N° 26

Emettre en fréquence vocale Bonjour ! Pour contacter notre service client, merci d’appuyer sur la touche « 1 » de votre poste téléphonique. 0892363636 Conversation 00: 23’ Lorsque le guide vocal vous demande d’appuyer sur une touche pour choisir un service, vous devez au préalable passer en «Fréquence Vocale» . Envoyer FV Utilisez les touches de navigation pour faire défiler les options OK Page N° 27 Exemple : Appeler un service de renseignements Le guide vocal se déclenche: Appuyez sur la touche « Envoyez FV » ou bien composez « * » pour passer en «Fréquence Vocale» . Vous pouvez ensuite appuyer sur la touche correspondant à votre choix (touche 1 ou 2 …)

La Messagerie Vocale Initialiser / Personnaliser sa messagerie Gérer son absence Consulter ses messages Page N° 28

Le premier accès à la messagerie Impératif pour avoir accès à vos messages 1 2 Appuyez sur la touche : Puis sur les touches Msg vocale et Consulter 4 Personnalisez votre boîte vocale en suivant les instructions du guide vocal : Enregistrer votre nom et votre prénom Changer le code secret Modifier l'annonce d'accueil avec votre xxxxxpropre message Plus de précisions sur la page suivante 3 Composez votre code de messagerie Msgerie vocale Code personnel Page N° 29 La messagerie vocale ne sera pas active sans validation de toutes les étapes du guide vocal !

Initialiser sa messagerie Accédez à la messagerie vocale § En appuyant sur la touche Composez votre mot de passe ( par défaut 12345) § Écouter votre enregistrement 1 Recommencer l’enregistrement 5 Valider ## Nom et prénom Enregistrez vocalement votre nom et votre prénom puis appuyez sur ## Mot de passe Tapez votre nouveau mot de passe à 4 chiffres puis appuyez sur # Écouter votre mot de passe 11 Recommencer 5 Valider # Raccrocher, c’est l’annonce standard qui sera diffusée Pour enregistrer une annonce personnalisée, suivez la procédure page suivante (4 2) et suivez le guide vocal. Page N° 30

Arborescence de la messagerie Si le voyant clignote, un message vous a été déposé. Il faut le consulter. Options d’écoute Envoyer un message Consulter les messages sauvegardés 2 Enregistrer le message d’accueil prolongé 3 Enregistrer le message d’accueil personnalisé Gestion des messages d’accueil Enregistrer le 1 er message d’accueil alternatif 4 Enregistrer le 2ème message d’accueil alternatif Options personnelles 5 Options personnelles Enregistrer votre Nom 1 Modifier votre mot de passe (Refus des 5 derniers mots de passe utilisés) 2 Page N° 31 Relire 1 Informations du message 5 Envoyer une copie 6 Supprimer 7 Répondre 8 Archiver 9 Passer au message suivant # Plus d’options 0 Gestion des messages d’accueil Menu principal 1 2 Enregistrer votre annonce Valider par « # » 3 4 Activer le message d’accueil standard 5 Activer le message d’accueil personnel 6 Activer le 1 er message d’accueil alternatif 7 Activer le 2ème message d’accueil alternatif 8 Quitter * Réécouter 1 Réenregistrer 2 Confirmer # Quitter * Options d’enregistrement Enregistrer votre nom Valider par « # »

Vos messages d’accueil Message d’accueil personnel : Vous disposez de plusieurs messages d’accueil, qu’il vous est possible de personnaliser et d’activer Il permet de remplacer le message d’accueil standard. Vous pouvez si besoin enregistrer un message d’accueil spécifique pour vos correspondants internes Enregistrement Message d’accueil standard : C’est l’annonce par défaut, reconstituée à partir de votre nom enregistré lors de la personnalisation de votre messagerie vocale. Réenregistrer votre nom 5 Enregistrer Votre nom 1 # 4 2 Enregistrer Votre annonce Pour activer # # 1 Enregistrer Annonce interne * Quitter # # 6 4 # Message d’accueil prolongé : Pour activer 4 5 Il permet de diffuser une annonce sans laisser la possibilité immédiate de déposer un message à votre correspondant. Message d’accueil alternatif : Enregistrement Vous pouvez enregistrer deux messages d’accueil alternatif. Enregistrement 1ère annonce alternative 4 3 Enregistrer Votre annonce # # 2ème annonce alternative 4 4 Enregistrer Votre annonce # # 1ère annonce alternative 4 Page N° 32 4 1 Enregistrer Votre annonce # 8 # Le message d’accueil prolongé est activé dès validation de votre annonce. Lorsque ce message est actif, vous en serez informé par un guide vocal spécifique Vous pouvez Le conserver 1 Le supprimer 2 L’écouter 3 7 Pour activer 2ème annonce alternative 4 Menu principal

Gérer son absence Si absence : Appuyez sur la touche puis « Rv imm MV » Votre poste ne sonnera plus, les appels arriveront directement dans votre boîte vocale. Pour désactiver le renvoi, appuyez à nouveau sur la touche puis « Désactiver » . Rv imm mv Une annonce personnalisée accueillante qui répond aux questions de celui qui appelle : – Suis-je au bon poste ? – Est-ce une absence momentanée ? Si non – Dans quel délai mon appel sera-t-il traité ? – Qui puis-je joindre en cas d’urgence ? Page N° 33

Consulter ses messages Clignote pour signaler la présence de messages (vocaux ou textes) ou d’appels non répondus. Pour écouter à partir d’un autre poste : XXXX En interne 1 Pour écouter à partir de votre poste : Appeler la messagerie vocale OU Depuis l’extérieur 1 Appuyer sur la touche Message 2 2 Sélectionner Messagerie Vocale 3 Saisir Votre Mot de passe * * * 3 4 1 Ne pas tenir compte du guide vocal Si vous appelez depuis un poste interne, titulaire d’une messagerie vocale. OU (A 5 chiffres) Page N° 34 Composer XX XX XX Saisir Votre N° de boite vocale Votre Mot de passe * * * # (Votre N° de poste) * * * (A 5 chiffres) 1

Réglages Régler son poste téléphonique : Affichage, sonnerie et volume Sécurité : cadenas Page N° 35

Régler l’écran et le contraste du poste + Contraste - Réglage de l’inclinaison de l’écran Plus de contraste Moins de contraste Page N° 36

Choisir la sonnerie Une liste de 16 sonneries à disposition : 2 choix à effectuer pour différencier les appels externes des appels internes. Mon poste Programmer : Prog touche Langue Sonnerie Mot passe – Dans l’écran menu, appuyez successivement sur : Réglages Poste Sonnerie +code personnel 0000 par défaut et valider Sonnerie App interne Volume App externe Plus d’opt. – – – Page N° 37 Choisissez « Appel interne » Utilisez le navigateur et les touches de fonction pour écouter les sonneries proposées Appuyez sur la touche « OK » du navigateur pour activer la sonnerie qui vous plaît L’écran annonce « Programmation enregistrée » Appuyez sur la touche « retour » C Puis sélectionnez « Appel externe » .

Régler le volume Volume du combiné : Plus fort Moins fort En cours de conversation, appuyez sur les touches plus ou moins jusqu’à l’obtention du volume souhaité. Volume des sonneries : Utilisez les touches plus ou moins pendant que le poste sonnerie App interne Volume App externe Plus d’opt. Page N° 38 Ou Passez par l’écran menu. Suivez les mêmes étapes que le choix de sonnerie et dans l’écran sonnerie choisissez la touche volume.

Sécuriser vos outils de communication 2 codes à initialiser C’est votre poste! il faut un code personnel pour verrouiller votre poste Page N° 39

Sécuriser vos outils de communication Sécuriser votre poste par un code personnel Initialiser le mot de passe de votre poste avec un code personnel à 4 chiffres. Par défaut, le code du poste est 0000 Sécuriser votre messagerie vocale par un code personnel Initialiser la messagerie vocale si vous en disposez d’une et choisissez votre mot de passe personnel à 5 chiffres. Ce mot de passe vous sera demandé pour: – Enregistrer votre annonce d’accueil – Ecouter vos messages Par défaut, le code de votre messagerie vocale est le numéro du poste. Choix des codes Par sécurité, 4 chiffres identiques (1111) ou 4 chiffres qui se suivent (1234) ne sont pas conseillés. Page N° 40

Changer son code personnel 1 Appuyez sur la touche de fonction : Aller dans l’onglet « Menu » Réglages 2 Puis successivement sur les touches : Poste Mot passe 3 Saisissez le mot de passe par défaut 0000 puis validez. menu perso info Saisissez le nouveau code de 4 chiffres : Réglages Appel émis Poste Appel émis Rdez-vous Verrou Mesg texte Mot de passe Nouveau code - - - Valider Validez 4 Confirmez-le en le saisissant une seconde fois et validez à nouveau : Mot de passe Vérification - - - Valider 5 Raccrochez. Page N° 41 Validez

Utiliser le cadenas Aller dans l’onglet « Menu » menu perso info Réglages Appel émis Rdez-vous Verrouiller votre poste : Activer le verrou et interdire les appels externes tout en continuant à recevoir les appels entrants internes et externes. Le code par défaut est 0000 Vous pouvez remplacer ce code par un code personnel. 1 Allez dans l’onglet « Menu » 2 Appuyez sur la touche : Verrou Pour déverrouiller le poste, allez dans l’onglet « Menu » puis « Verrou » et saisissez votre code personnel. Page N° 42

Gestion des contacts Gérer ses contacts : Programmer un numéro d’appel Programmer une fonction Page N° 43

Gérer ses contacts Aller dans l’onglet « Perso » Programmer une touche : Un numéro que vous appellerez directement en appuyant sur la touche. Une fonction (exemple : un service de renvoi ou une interception d’appel) accessible par l’activation d’une seule touche. 1. Appuyez directement sur la touche libre que vous Prog touches Touche non programmée Services Appel direct souhaitez programmer + votre code personnel, par défaut 0000 et validez. 2. Dans l’écran « Prog touches » , les options suivantes sont disponibles : Services: programmation d’une fonction Appel direct: Programmation d’un appel Page N° 44

Programmer un numéro d’appel Numéro extérieur hors annuaire : Suite aux étapes 1. et 2. sélectionner : Prog touches 00102030105 Numéro Annuaire Valider Appel direct 3. Saisissez le numéro (avec le 0 comme préfixe) et appuyez sur « Valider » . 4. Saisissez le nom qui sera affiché en intitulé de touche et Prog touches Société Label Valider appuyez sur « Valider » . (Ce nom s’affichera à l’écran quand le numéro que vous avez saisi vous appellera). Numéro d’un collaborateur dans l’annuaire : Suite aux étapes 1. et 2. sélectionner : Appel direct Appel par Nom der Nom Page N° 45 Initiales 3. Appuyez sur la touche « Annuaire » . 4. Procédez comme pour l’appel par le nom en tapant les 3 premières lettres du nom recherché et appuyez sur « Valider » . 5. Valider le N° de téléphone et le nom du contact. (Le nom peut être modifié à l’aide du clavier)

Programmer une fonction Programmer un renvoi : Suite aux étapes 1. et 2. sélectionner: Services Prog touches Numéro #6881234 Annuaire Valider 3. Pour un renvoi, sélectionnez « Services de renvoi » puis « renvoi immédiat » . Le code « #68 » (pour un renvoi immédiat) est automatiquement entré. Il suffit de saisir le numéro du poste vers lequel envoyer ses appels. Puis appuyez sur « Valider » et compléter le Prog touches Label Rv Valérie Numéro Valider menu perso info . . . Rv Valérie . . . Page N° 46 4. Saisissez le nom qui sera affiché en intitulé de touche et appuyez sur « Valider » . Lorsqu’une fonction (exemple: un renvoi d’appel) a été programmé sur une touche, il suffit d’appuyer sur la touche pour activer ou désactiver la fonction.

Programmer une fonction Autres fonctions disponibles: Suite aux étapes 1. et 2. sélectionner: Services Voici d’autres fonctions programmables: q Services de renvoi s Renvoi immédiat s Renvoi si occupé ou absent q Interception d’appel q Et d’autres fonctions Page N° 47

Modifier une touche programmée La touche « I » : Appuyez successivement sur la touche «i » puis sur la touche que vous désirez modifier ou effacer. menu perso info . . . . Valérie . . Exemple: PUIS touche « Valérie » + votre code personnel Appuyez sur « Effacer » ou « Modifier » . 10/07/09 10: 30 Prog touches Effacer Modifier Page N° 48