DIAGNOSTICO EMPRESARIAL INDICE 1 Concepto de Diagnostico Empresarial

DIAGNOSTICO EMPRESARIAL

INDICE • • • 1. Concepto de Diagnostico Empresarial. 2. Fines y Objetivos del Diagnóstico Empresarial 3. Fases del Diagnostico 4. El método científico. 5. Técnicas de Investigación social. 6. Variables e indicadores empresariales utilizados en el diagnostico. 7. Metodología y Procedimiento para elaborar el diagnostico. 8. El Perfil de la empresa – diagnostico situacional 9. Caracterización de la problemática empresarial. 10. Contenido del informe de Diagnostico.

Diagnostico Empresarial • Su concepto es de origen griego, significa “ el acto de conocer”. Consiste en el análisis de la situación anterior y actual, mediante la aplicación de la investigación tecnológica u operativa, para proyectar el pronostico que comprende problemas, causas y soluciones. • Permitirá conocer los puntos fuertes y débiles, que influirán en la determinación de los objetivos, estrategias, políticas etc. . . debe ser claro y preciso en indicar las conclusiones y recomendaciones del diagnostico, sus fuentes de información, y de fecha de elaboración. • El diagnostico debe ser desarrollado por un equipo de profesionales de carácter multidisciplinario por el carácter integral que tiene la empresa moderna.

FINES Y OBJETIVOS DEL DIAGNOSTICO

Fines y Objetivos del Diagnostico Empresarial Es conocer en forma cualitativa y mensurable la realidad de la empresa, para tomar conocimiento de las causas que ocasionan problemas, plantear alternativas de solución a las restricciones y perfeccionar los aspectos positivos de la gestión, dentro de una metodología validada técnicamente. El desarrollo de un diagnostico empresarial requiere del diseño de un esquema básico, donde se identifiquen las principales líneas de acción de la gestión empresarial incidiendo sustantivamente en las áreas de producción-operaciónservicios-investigación de mercados-comercialización-ventastecnología-control de calidad-finanzas-sistemas administrativos-entorno empresarial, etc. . constituyéndose en un sistema de información gerencial que será clasificada, analizada y cuyos resultados reflejaran el estado situacional de la empresa.

• El diagnostico no es un instrumento fiscalizador, por el contrario alerta al empresario de la necesidad de hacer ajustes para fortalecer el desarrollo empresarial, en términos de competitividad, productividad, rentabilidad y excelencia empresarial.

Fases del Diagnostico El diagnostico empresarial se desarrolla a través de las siguientes : a) Análisis de la situación anterior: se aplica de la investigación u operativa, para contar con una información histórica con cinco años de antigüedad aproximadamente, tanto del entorno como del intorno de la empresa, materializada en indicadores cualitativos y cuantitativos, que reflejan su impacto en la gestión empresarial sustantivamente en sus áreas estratégicas de producción, operación, finanzas, administración, etc. b) Análisis de la situación actual: se desarrolla en función a situaciones estructurales y coyunturales por la que atraviesa la empresa, mediante un sistema de información gerencial mas actualizado c) Pronostico: consiste en proyectarse al futuro mediante el análisis de las situaciones anteriores y actuales precisadas, para diseñar una imagen objetivo a un plazo fijado, determinado causas, problemas y soluciones.

EL METODO CIENTÍFICO 4. 1 Concepto • Los proyectos de investigación se sustentan en una metodología validada del método científico, porque parten del análisis de variables e indicadores que forman parte de soporte de la Gestión Empresarial para el diseño del modelo y la aplicación de estrategias que garanticen la implementación del estudio con éxito.

4. 2 Esquema básico del Método Científico EL METODO CIENTIFICO Se desagrega de la siguiente forma: TITULO DE INVESTIGACIÓN A. El Problema: A. 1 La formulación y definición de problema ¿Qué buscamos y que vamos a investigar? ¿Cuál es el problema a estudiar? B. A. 2 Formulación del problema A. 3 Objetivos de la investigación ¿Para qué? A. 4 Justificación del estudio ¿Por qué hemos seleccionado el tema y no otro? A. 5 Limitaciones de la investigación Marco Teórico: B. 1 Antecedentes del problema. B. 2 Bases teóricas. B. 3 Definición de términos.

C. Hipótesis: C. 1 Hipótesis (general y específico). C. 2 Variables (dependiente e independiente). D. Contratación de las Hipótesis: (Metodología) D. 1 Población muestra. D. 2 Técnicas de recolección de datos. D. 3 Procesamiento de datos. D. 4 Tratamiento estadístico de los datos. E. Propuesta de la Investigación: E. 1 Contenido temático de informe. E. 2 Cronograma de ejecución del plan F. Anexos del Plan: F. 1 Bibliografía revisada. F. 2 Otras Fuentes de información. F. 3 Instrumentos para la recolección de datos.

4. Diseño general de investigación El producto final de la aplicación del método científico se resume en el diseño general de la investigación que se detalla en la siguiente figura: Proble mas Objetivo del Estudio: *General *Especifico Hipótesis Interrogan tes de estudio Variables: *Dependient es *independie ntes Indic a dore s Es resumir planteamientos teóricos y plantear o preparar medidas a) b) c) etc Técnicas de recolección Observa c. directa Anál is. Doc um. X X X Encue sta ó cuestio nario entre vista s esc ala s tes t otr os X X X X

TECNICAS DE LA INVESTIGACION

5. Técnicas de investigación social • El investigador empresarial aplica las técnicas de la investigación social para ejecutar el relevamiento de información, el cual le dará la rigurosidad, para asegurar su objetividad. 5. 1 Recopilación y registro de datos: datos Fundamentalmente los instrumentos técnicos potencialmente utilizables para el trabajo de una investigación son el cuestionario, entrevista, la observación directa y la investigación documental. La elección de la técnica a ser utilizada en un momento especifico dependerá teóricamente de las variables o elementos que se hayan decidido estudiar y del tipo particular de datos que se desea obtener, la información será de naturaleza cuantitativa y cualitativa.

A. El Cuestionario: este instrumento de recolección de datos resulta aconsejables por los siguientes criterios: • Cuando por cuestiones de tiempo no es factible entrevistar o establecer contacto personal de quienes se requiere información. • Si los datos requeridos no pueden ser suministrados inmediatamente por el informante y por el contrario se requiere de un tiempo prudencial para reunirlo. • Cuando el informante se encuentra ubicado físicamente en un lugar distinto. • Los informantes serán los ejecutivos y trabajadores, que constituyan una muestra representativa importante para los fines del Proyecto de Investigación Sus instrumentos son las preguntas que se formulan por escrito, siendo indispensable la presencia del investigador.

Estas preguntas deberán ser claras, concisas, concretas y correctas, se orientan a la construcción de una guía diseñada de tal forma que permita evaluar con rapidez; para tal fin, marcando con un aspa dentro del paréntesis dela respuesta mas apropiada, para cada concepto se deberá marcar solamente una respuesta. La estructuración de la guía describe los principales conceptos clasificados por áreas básicas de insumos, procesos, productos y retroalimentación B. La Entrevista: Esta técnica es la mas profusamente utilizada; para su realización se recomienda tomar en cuenta las siguientes acciones: • Planear tan minuciosamente la entrevista como sea posible precisando los datos a obtener, la fuente de información para cada caso y el momento de realización. • Escuchar atentamente al informante sin entablar polémica respecto a los hechos que manifiestan o las opiniones que exprese. • Tomar nota de los datos suministrados y revisarlo conjuntamente con el entrevistado.

• Evaluar duplicación de la entrevista, por el contrario procurar agotar el tema en una sola oportunidad. Los entrevistados serán las autoridades y ejecutivos, quienes tienen el mando y supervisión sobre Unidades Orgánicas de tipo administrativo y operativo, efecto relevante para tomar conocimiento en forma directa de acciones positivas y restrictivas de la gestión. • Sus instrumentos son los siguientes: • • Estructurada o Dirigida: consiste en un interrogatorio, las preguntas se realizan sobre la base de un formulario previamente preparado y dirigida a las autoridades y ejecutivos, quienes tienen la responsabilidad de la conducción de la empresa. No estructurada: existe amplia libertad tanto como del entrevistador como del entrevistado, no existe restricción en la formulación de preguntas, ni se parametra las respuestas. Este instrumento se utilizara en los casos de entrevista con los estamentos: ejecutivos, personal administrativo y obrero.

C. La Observación Directa: • La observación directa permite observar personalmente como se ejecuta realmente cada procedimiento estudiado, quien es el encargado de ejecutar cada una de las operaciones de cada procedimiento y apreciar la veracidad de datos obtenidos por otros medios • Básicamente los efectos observados se orientan a contemplar el comportamiento del potencial humano en el contexto organizacional de la empresa, verificando su grado de participación e identificación institucional. Técnicas de Observación : ( Participante y no participante) Sus instrumentos son los siguientes: 1. Documental : referida al estudio de impresos como : estatutos, reglamentos, manuales, leyes, etc. 2. Conducta: indaga sobre el comportamiento de una persona o grupo en situaciones determinadas. 3. Laboratorio: es aquella en la que se sitúa a los grupos humanos en situaciones posibles de manipular y en estas circunstancias estudiarlos.

D. Investigación Documental: • Se refiere principalmente al conocimiento que se toma de archivos y registros con el animo de constatar la veracidad de datos obtenidos por otras fuentes sobre acciones ejecutadas en el pasado. • Secundariamente tiene el propósito de extraer información complementaria y adicional relacionada con la ejecución de los procedimientos y, que en algunos casos, no es posible obtener en forma precisa a través de entrevistas u observación directa. • Concretamente la investigación documental permite disponer de datos de los procedimientos con relación a antecedentes legales y administrativos, informes de estudios y trabajos sobre la materia ejecutados con anterioridad, estadísticas administrativas y operativas de diversa índole, problemas de procedimientos resueltos de periodos precedentes, etc.

5. 2 Procedimiento del Análisis de Datos. Concluida la fase de recopilación y registro de datos, estos deberán someterse a un proceso de análisis o examen critico que permitía descubrir las causas, problemas, proyecciones, evolución de la tecnología, desarrollo empresarial, etc. teniendo en cuenta: A. La naturaleza y propósito del análisis: • El análisis proveerá una descripción ordenada de los datos a fin de someterlos a un examen critico que a su vez, permitía conocer en todos sus aspectos y detalles el objeto al cual se aplica el estudio y conduzca este esfuerzo de racionalización a diagnosticar los problemas vigentes con respecto a los sistemas administrativos y operativos que afectan a la empresa.

Dentro de este proceso podría distinguirse las siguientes secuencias de pasos: • Conocer los hechos de cada línea de acción del Plan Empresarial • Describir la situación de la Organización empresarial. • Analizar cada sistema administrativo y operativo de la organización, con el objeto de conocer sus fortalezas y debilidades. • Estudiar cada elemento del Sistema Productivo de acuerdo a los criterios técnicos y metodológicos, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias con hechos o situaciones. • Analizar las relaciones que operan entre cada elemento del Sistema de Comercialización, considerando individualmente y en conjunto, tomando en consideración que los fenómenos comerciales no se comportan en forma aislada , sino son producto de las circunstancias del ambiente que los rodea. • Identificar y explicar las deficiencias y sus causas con el fin de suprimir, combinar y reordenar la racionalización del sistema empresarial, para incrementar su productividad, rentabilidad y competitividad.

B. Procedimiento de Análisis l. Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos, consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática una serie de preguntas que resuman los aspectos de una situación determinada l. El procedimiento del análisis de los datos permitirá el empleo de instrumentos de trabajo como la estadística, a fin de precisar la información que se genere como consecuencia de la investigación

III. Tratamiento Estadístico de los Datos Se utilizaran las técnicas de razonamiento lógico, que se sustentan en los principios, doctrinas y técnicas que fundamentan todo Trabajo de Investigación. Se emplearán los métodos cuantitativos reflejándose en los cuadros estadísticos con sus respectivas interpretaciones cualitativas. La información estadística se procesara teniendo en cuenta su magnitud, complejidad y consistencia a través de sistemas mecanizados. Debiendo ser clasificada por: - Sus tareas y estrategias, y - Su naturaleza cuantitativa y/o cualitativa.

VARIABLES E INDICADORES EMPRESARIALES UTILIZADOS EN EL DIAGNOSTICO

Variables e Indicadores Empresariales utilizados en el Diagnostico. El Sistema empresarial se analiza en función del: a) Entorno Empresarial. - Variables mas importantes: - Económicas - Educativas - Políticas - Culturales - Sociales - Mercado, etc. b) Análisis interno Empresarial. - Variables mas importantes: - Producción/operatividad -Infraestructura - Comercialización/ventas -Seguridad, etc. - Recursos (Humanos, materiales, financieros, tecnológicos)

Se plantea el siguiente esquema, donde se precisan las líneas de acción del Proceso de Planeación y los factores de evaluación que comprende el Diagnostico Empresarial.

METODOLOGIA Y PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL DIAGNOSTICO

Metodología elaborar el Diagnóstico. • Es necesario conocer las necesidades empresariales, que se reflejan en recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, así como en sus procesos, aplicando el enfoque integral que nos ayudara a analizar a la empresa. • La empresa debe ser concebida como un ente integrado, conformado por partes que se interrelacionan entre sí desenvolviéndose en un entorno globalizado, para proyectarse a la

Diagnostico Necesidades Empresariales Recursos disponibles Insumos (causas) Evaluación comparación Proceso (operación) Excelencia Empresarial Eficiencia Eficacia en uso Producto o Resultado (efecto)

Procedimiento para elaborar el Diagnóstico A. Elaboración del Cuestionario ( en caso de seleccionar esta técnica de investigación social) B. Contenido del cuestionario - Área General - Área Insumos - Área Proceso - Área Resultados C. Confección de la Tabla de Calificación Guarda correspondencia con las preguntas del cuestionario. Solo se puede marcar una sola opción entre las cuatro alternativas: Excelente ( ), Bueno ( ), Regular ( ), Deficiente ( ). Cada opción tiene un puntaje asignado que puede ser: 12, 6, 3, 0

MODELO : TABLA CALIFICACION DEL CUESTIONARIO DE PREGUNTAS PUNTAJES CONCEPTOS ÁREA GENERAL I. SIST. INF. GERENCIAL II. TOMA DE DECISIONES III. POLÍTICA EMPRESARIAL ÁREA INSUMOS I. RECURSOS HUMANOS II. RECURSOS MATERIALES III. RECURSOS FINANCIEROS IV. RECURSOS TECNOLÓGICOS V. PRODUCCIÓN ÁREA PROCESOS I. RECURSOS HUMANOS II. RECURSOS MATERIALES III. RECURSOS FINANCIEROS IV. RECURSOS TECNOLÓGICOS V. PRODUCCION AREA RESULTADOS I. RECURSOS HUMANOS II. RECURSOS MATERIALES III. RECURSOS FINANCIEROS IV. RECURSOS TECNOLÓGICOS V. PRODUCCIÓN CLASIFICACION OBTENIDA PARCIAL TOTAL

El Perfil de la Empresa – Diagnostico Situacional • Los puntajes parciales obtenidos en la tabla de calificación por cada segmento de las áreas: general insumos, proceso y resultados son materia de la aplicación de la media aritmética siguiente: Área General I. 10 I. 23_____3 Puntaje máximo Puntaje mínimo 12 3 - 100% X X = 3 x 100 = 25% (MALO) 12

CONTENIDO DEL INFORME DE DIAGNÓSTICO

Contenido del informe de Diagnostico Responde al siguiente esquema A. Introducción: Comprende aspectos generales que motivaron el trabajo B. Presentación de hechos: Se desarrolla la metodología técnica empleada C. Caracterización de la problemática: Producto final del diagnostico D. Conclusiones: Aspectos relevantes de carácter restrictivo de la gestión empresarial. E. Recomendaciones: Alternativas viables de solución señalando el tiempo para su ejecución. F. Firma del planificador y Fecha del informe.

ANALISIS DE UNA EMPRESA PRIVADA Un grupo de ingenieros que además son docentes se reúnen para analizar las opciones de atender los cursos masivos mediante el apoyo de la tecnología. Una vez analizadas diversas opciones se concentran en la posibilidad de desarrollar un sistema de apoyo a la enseñanza usando internet. Luego de un breve estudio de mercado definen las características del producto y las posibilidades de comercialización. Profundizando en aspectos técnicos y comerciales de la idea se convencen que hay posibilidades de desarrollar y vender el producto en el país. Calculan que los recursos necesarios arman un plan de negocios, convencen a varios inversores y deciden crear una empresa de desarrollo de software para internet que se focalizará en el área de la educación a distancia. Los primeros estudios de mercado posicionan muy bien al producto y surgen excelentes posibilidades de ventas locales que se procesan lentamente por la recesión general. La estrategia, tal vez influenciada por aspectos emotivos, fue donar el producto a instituciones de enseñanza gratuita para tener rápidamente una gran plataforma instalada.

MATRIZ FODA

MATRIZ FODA • El análisis FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de la empresa. • Esta compuesto por las : Fortalezas, Debelidades, Oportunidades y Amenazas. • Esta herramienta se utiliza con fines estratégicos, tiene múltiples aplicaciones y puede ser utilizada por todos los niveles de la empresa

ANALISIS DEL AMBIENTE EXTERNO • El entorno se analiza: oportunidades y amenazas. • Macro entorno: ámbito nacional e internacional. • Factores del macro entorno: políticos, sociales, económicos, culturales, educativos, legales, gobierno, medio ambiente etc.

ANALISIS DEL AMBIENTE EXTERNO • Factores del Micro Entorno: CLIENTES, PTOVEEDORES, COMPETENCIA. • Independientemente de la empresa en la que operen, todos los administradores deben tomar en cuenta en diversos grados los elementos y fuerzas de su entorno.

Condiciones Económicas Las condiciones económicas en las empresas se orientan a la producción y distribución de bienes y servicios, que el cliente necesita y puede pagar, y que forma parte de los ingresos.

Condiciones Económicas • Capital : Maquinaria, edificios, equipos de oficina, herramientas y dinero en efectivo entre otras cosas. • Fuerza de Trabajo : Otro de los insumos más importantes de las condiciones económicas es la disponibilidad, calidad y costo de la fuerza laboral.

Condiciones Económicas • Política Tributaria : La Política Tributaria del Gobierno afecta a todos los segmentos de la sociedad. • Clientes : Ninguna empresa podría existir sin ellos, una compañía debe saber ¿qué necesita la gente y qué comprará?

Condiciones Tecnológicas • Las organizaciones deben estar pendientes de los cambios tecnológicos, que puedan afectarlas para resistir la obsolescencia tecnológica y poder realizar innovaciones.

Condiciones Socio – Culturales Comprenden las creencias, valores, normas, actitudes, opiniones, estilos de vida y experiencias colectivas de las personas que viven en una determinada sociedad o región geográfica. También son dinámicos y están en constante cambio.

Condiciones Políticas y Legales La actividad política y legal del gobierno influye en todas las empresas, desempeñando dos funciones principales: • La promoción empresarial • Restricción de la actividad empresarial

Condiciones Ecológicas • Los administradores debemos estar consientes de la gran variedad de leyes y reglamentos para incorporar las preocupaciones ecológicas del medio ambiente en la toma de decisiones

Oportunidades

Oportunidades • Son situaciones favorables en el medio ambiente externo, que permite a una organización fortalecer o mejorar su posición. Ejemplo : Necesidades de los consumidores aún no satisfechas, posibilidades de exportación de productos nuevos.

AMENAZAS Es todo aquello a lo que la organización se enfrenta

AMENAZAS • Es aquello que pone en peligro la capacidad de la organización para alcanzar sus objetivos. • Son situaciones o condiciones desfavorables en el medio ambiente externo, que pueden desmejorar o atacar la posición que la organización tiene. Ejm. Factores ambientales externos negativos.

ANALISIS DEL AMBIENTE INTERNO • Recursos materiales : Son bienes tangibles : edificios, terrenos, instalaciones que sirven para adaptarlas a la labor productiva. • Materia primas : insumos • Recursos Técnicos : Son el equipamiento y maquinarias.

ANALISIS DEL AMBIENTE INTERNO • Recursos Humanos : Son trascendentales para la existencia del grupo social, de ellos depende el funcionamiento de los demás recursos. • Recursos Financieros : Son los elementos monetarios propios y ajenos con que cuenta la empresa, indispensables para la ejecución de sus decisiones.

FORTALEZAS Habilidades, capacidades y recursos que permiten a la empresa generar valor y constituyen sus armas competitivas

FORTALEZAS • Son las actividades que la empresa realiza bien en las diferentes areas funcionales: marketing, producción, investigación y desarrollo, finanzas y contabilidad, sistemas de información, administración de recursos humanos etc. , o recursos que controla.

DEBILIDADES Son aquellas actividades que la organización no realiza bien o los recursos que necesita y no los posee

DEBILIDADES • Es un aspecto débil de la organización. • Implica que algo anda mal. • Son actividades que limitan o inhiben el éxito general de una organización.

DIAGNÓSTICO FODA

I Matriz FODA FORTALEZAS F DEBILIDADES D OPORTUNIDADES O FO DO AMENAZAS A FA DA E

Estrategia FO • Usan las fuerzas internas de la empresa para aprovechar la ventaja de las oportunidades externas. Es la situación mas deseable que un gerente desearía para su compañía

Estrategia DO • Pretenden reducir las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas claves, pero una empresa tiene debilidades internas que le impiden explotar dichas oportunidades.

Estrategia FA • Se basan en las fortalezas de las organizaciones para enfrentar amenazas en su entorno. El propósito es optimizar las primeras y reducir al mínimo las segundas.

Estrategia DA • Son tácticas defensivas que pretenden disminuir las debilidades internas y evitar las amenazas del entorno.

FIM

LA PLANEACIÓN

Para todo aquel que sabe cuál es su puerto de destino, cualquier fue un filósofo romano viento, es viento a favor Lucio Anneo Séneca Filósofo romano

LA PLANEACION Por qué es necesario planear? Ninguna empresa puede alcanzar el éxito si no posee una administración eficiente. . esto, por lo regular, requiere de la planeación la cual es importante ya que: Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos La eficiencia es resultado del orden y no puede surgir de la improvisación Se necesita hacer planes sobre la forma en que las acciones serán coordinadas Todo control es imposible si no se compara con un plan previo sin un plan se trabaja a ciegas Sin la previa determinación de actividades no existirá nada que organizar, nadie que ejecute y nada que necesite control

LA PLANEACIÓN Por qué es necesario planear? Ya que la empresa se encuentra inmersa en un sistema, los cambios ambientales que se gestan en el medio en el cual opera son, entre otros los siguientes: Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Cambios en las actividades o normas sociales Cambios tecnológicos Cambios en la actividad económica, etc. Cambios políticos y de gobierno Cambios en el grado y actividad de la competencia

LA PLANEACIÓN Por qué es necesario planear? Como justificación adicional a la necesidad de planear están las siguientes consideraciones: Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? • La organización se desarrolla en un medio complejo y dinámico siempre cambiante. El Proceso • La empresa siempre se enfrenta a niveles crecientes de actividad. Concepto e Importancia • Ante los avances tecnológicos, los métodos de trabajo tienden a volverse obsoletos. Principios y Elementos • La eficacia operativa tiende a reducirse ante los volúmenes de operación, las necesidades de cambios y la presión externa.

LA PLANEACIÓN El Proceso de la Planeación Determinación de la situación presente Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? Alternativas de decisión Objetivos: en donde queremos estar? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Suposiciones: que podríamos hacer en cada caso

LA PLANEACIÓN Concepto e Importancia Introducción “La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en el futuro” La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Objetivo: el aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados Cursos alternos de acción: al planear es necesario determinar diverso caminos, formas de acción y estrategias, para conseguir los objetivos Elección: la planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la decisión más adecuada Futuro: la planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos así como trazar actividades futuras

LA PLANEACIÓN Concepto e Importancia Al conocer hacia donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos. Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son: Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso • Propicia el desarrollo de la empresa al utilizar racionalmente los recursos • Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro • Prepara a la empresa para las contingencias que se presenten • Mantiene una mentalidad futurista teniendo así más visión de futuro • Condiciona a la empresa al medio ambiente que la rodea Concepto e Importancia • Establece un sistema racional para la toma de decisiones Principios y Elementos • Las decisiones se basan en hechos y no en suposiciones • Reduce riesgos y permite aprovechar oportunidades • Elimina la improvisación • Proporciona los elementos para llevar a cabo las actividades de control

LA PLANEACIÓN Concepto e Importancia Planear es intentar prevenir crisis, las series continuas de crisis por lo general indican una pobre planeación La tipología para integrar los planes dentro de la empresa siguen este orden: Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Estratégica: Su función consiste en regir la obtención uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, es a largo plazo y comprende a toda la organización. Táctica o Funcional: Determina planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y están subordinados a los planes estratégicos. Operativa: Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas.

LA PLANEACIÓN Concepto e Importancia Por otro lado, en cuanto el período establecido para su realización se clasifican en: Introducción Corto plazo: cuando se realizan en menos de un año, a su vez pueden ser La Teoría • inmediatos: aquellos con duración de hasta seis meses Por qué es necesario planear? • mediatos: aquellos a realizar entre seis y doce meses El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Mediano plazo: a realizar entre uno y tres años Largo plazo: a realizar en un tiempo mayor a tres años

LA PLANEACION Principios y Elementos Los principios son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guía de conducta a observar en la acción administrativa Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Factibilidad Flexibilidad Cambio de estrategias Objetividad y cuantificación Unidad

LA PLANEACION Principios y Elementos Factibilidad: Lo que se planea debe ser realizable. Flexibilidad: Al elaborar un plan es conveniente establecer marcos de holgura que permitan afrontar situaciones no previstas. Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Cambio de Estrategias: Cuando el plan se extiende por más tiempo, será necesario rehacerlo para ajustarlo a la nueva realidad. Objetividad y Cuantificación: Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Unidad: Todos los planes deben integrarse en un plan general de la organización.

LA PLANEACIÓN Principios y Elementos Introducción Por qué es necesario planear? TIPOS DE PLANES Misión Visión Procedimientos Presupuestos El Proceso Concepto e Importancia Propósitos Principios y Elementos Premisas Programas Políticas Objetivos Estrategias

LA PLANEACION Principios y Elementos TIPOS DE PLANES La Misión Introducción Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Define el negocio al que se dedica la organización, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pública de la empresa u organización. La misión de la empresa es la respuesta a la pregunta , ¿Para que existe la organización?

LA PLANEACIÓN Principios y Elementos TIPOS DE PLANES La Misión Introducción Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Declaración de la misión de Gas Natural La Misión del Grupo Gas Natural es atender las necesidades energéticas de la sociedad, proporcionando a sus clientes servicios y productos de calidad respetuosos con el medio ambiente, a sus accionistas una rentabilidad creciente y sostenible y a sus empleados la posibilidad de desarrollar sus competencias profesionales.

LA PLANEACIÓN Principios y Elementos Introducción Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos TIPOS DE PLANES La Misión ¿Por qué existimos (cuál es nuestro propósito básico)? ¿En qué sector debemos estar? ¿Quién es nuestro usuario o ciudadano objetivo? ¿En dónde se encuentra nuestro usuario o ciudadano objetivo? ¿Qué es valor para nuestro usuario o ciudadano? ¿Qué necesidades podemos satisfacer? ¿Cómo es que vamos a satisfacer estas necesidades? ¿En qué nicho o sector queremos estar? ¿Cuáles son nuestros productos o servicios presentes o futuros? ¿En qué nos distinguimos? , ¿qué característica especial tenemos o deseamos tener? ¿Cómo mediremos el éxito de la misión? ¿Qué aspectos filosóficos son importantes para el futuro de nuestra organización?

LA PLANEACIÓN Principios y Elementos TIPOS DE PLANES La Visión Introducción Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos La visión es el sueño sobre el posicionamiento de la empresa a muy largo plazo, que ha de entusiasmar a todo el mundo: accionistas, personal, proveedores clave y externos. Define lo que la organización quiere ser, los grandes objetivos a perseguir, cómo espera conseguirlos y el campo de actividad.

LA PLANEACIÓN Principios y Elementos TIPOS DE PLANES La Visión Introducción Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos La Visión es ser un Grupo energético y de servicios líder y en continuo crecimiento, con presencia multinacional, que se distinga por proporcionar una calidad de servicio excelente a sus clientes, una rentabilidad sostenida a sus accionistas, una ampliación de oportunidades de desarrollo profesional y personal a sus empleados y una contribución positiva a la sociedad actuando con un compromiso de ciudadanía global

LA PLANEACIÓN Principios y Elementos TIPOS DE PLANES La Visión Introducción Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos ¿Qué tratamos de conseguir? ¿Cuáles son nuestros valores? ¿Cómo produciremos resultados? ¿Cómo nos enfrentaremos al cambio? ¿Cómo conseguiremos ser competitivos?

LA PLANEACIÓN Principios y Elementos Introducción Propósitos Son las aspiraciones fundamentales de tipo cualitativo que la organización persigue de forma permanente La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Ejemplo: “incrementar las utilidades sobre la inversión de los accionistas” Para determinar los propósitos, es importante considerar los siguiente puntos: Características Importancia

LA PLANEACION Principios y Elementos Propósitos Características Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Al establecer los propósitos es importante considerar: • darlos a conocer a todo el personal • deben estar acordes con los valores de la empresa • definirse con frases claras y sin ambigüedades • deben ayudar a que la dirección no pierda tiempo en aspiraciones desatinadas o erróneas Importancia: • sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación • permiten orientar sobre los cursos de acción a seguir • identifican a la empresa ante sus públicos objetivos • son la razón de ser de la empresa

LA PLANEACION Principios y Elementos Premisas Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? Son las suposiciones que deben considerarse acerca de las condiciones o factores futuros que pueden afectar el desarrollo del plan Por su naturaleza pueden ser: El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Internas: cuando se originan en el interior de la empresa Externas: cuando su origen es ajeno a la empresa

LA PLANEACION Principios y Elementos Objetivos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y proporcionan pautas hacia donde dirigir los esfuerzos Para determinar los objetivos, es importante considerar los siguientes puntos: Características Clasificación Lineamientos

LA PLANEACION Principios y Elementos Objetivos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? Características: • se establecen a un tiempo específico • se determinan cuantitativamente El Proceso “Lograr una utilidad neta de 15 millones Concepto e Imprtancia de pesos durante los próximos 2 años” Principios y Elementos

LA PLANEACION Principios y Elementos Objetivos Introducción La Teoría Clasificación: Por qué es necesario planear? • estratégicos o generales: para toda la organización • tácticos o departamentales: referidos a un área o departamento y son a mediano plazo • operacionales: se refieren a actividades más detalladas y son a corto plazo El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos

LA PLANEACION Principios y Elementos Objetivos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Lineamientos: • Asentarlos por escrito • No confundirlos con las estrategias (el cómo) • Al establecerlos, recordar las preguntas, qué, cómo cuando, donde, quien, porqué • Deben conocerse y entenderse por todos los miembros de la organización • Deben ser estables para evitar confusiones

LA PLANEACION Principios y Elementos Estrategias Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Son los cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos Al establecer las estrategias, es importante considerar los siguientes puntos: Concepto e Importancia Principios y Elementos Características Lineamientos

LA PLANEACION Principios y Elementos Estrategias Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Por ejemplo, siguiendo el caso de nuestra empresa de confecciones de lana, es posible que en la población en que está ubicado este centro de madres, existan tiendas que, o son sucursales de fábricas grandes que elaboran producto similares o son pequeños negocios particulares que distribuyen, entre otras cosas, chombas para señoras

LA PLANEACION Principios y Elementos Estrategias Introducción La Teoría Importancia Por qué es necesario planear? • A falta de ellas se corre el riesgo de no lograr los objetivos • Establece el camino para llegar a los objetivos • Facilita la toma de decisiones al evaluar diversas alternativas • Desarrolla la creatividad en la solución de problemas El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos

LA PLANEACION Principios y Elementos Estrategias Introducción La Teoría Lineamientos Por qué es necesario planear? • determinarlas con claridad • no confundir las estrategias con tácticas • analizar las consecuencias que puden presentarse al momento de implantarlas • considerar experiencias pasadas para su establecimiento • asegurarse de que sean consistentes con los objetivos El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos

LA PLANEACION Principios y Elementos Estrategias Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Características • Una vez alcanzados los objetivos, es necesario diseñar nuevas estrategias • Debido a la dinámica del negocio, una estrategia útil en un momento puede no serlo en otro • Son establecidas por los niveles más altos de la organización • Por cada área clave es necesario aplicar una diferente estrategia

LA PLANEACION Principios y Elementos Políticas Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez en la organización Al establecer las políticas, es importante considerar los siguientes puntos: Concepto e Importancia Principios y Elementos Importancia Lineamientos

LA PLANEACION Principios y Elementos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Políticas Un grupo de madres decide formar un pequeño negocio de confecciones de lana, las que venderán en el barrio. Se reúnen y fijan sus objetivos: fabricación de 100 chombas para señora al mes. El trabajo lo hará cada una en su casa y utilizarán un crédito que otorga una institución gubernamental para la compra de máquinas tejedoras, lanas y otros materiales. Al existir libertad de decisión entre las socias e, incluso, separación física, es necesario dictar pautas generales para que las decisiones que tomen estén de acuerdo con los objetivos y los planes generales que se han fijado.

LA PLANEACION Principios y Elementos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Imprtancia Principios y Elementos Políticas Igual sucede en muchos casos con las adquisiciones. Existen políticas concretas que fijan e 1 monto que puede adquirir un ejecutivo de acuerdo con su rango jerárquico. Por ejemplo, el jefe de una sección podrá comprar hasta por $100; el jefe de una división, hasta por $ 1. 000; el jefe de un departamento, hasta $ 5. 000, y las que suban de ese monto deben ser decididas por el Gerente con el Directorio. Esta política establece así las áreas decisionales y lleva a una descentralización y agilización de las compras.

LA PLANEACION Principios y Elementos Políticas Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? Las políticas deberán estar interrelacionadas y deben contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; su redacción debe ser clara, accesible y realista de tal forma que su interpretación sea uniforme Importancia El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos • Facilitan la delegación de autoridad • Evitan pérdidas de tiempo: los colaboradores no tienen que estar preguntando una y otra vez • Facilitan loa inducción al nuevo personal • Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones • Otorga un margen de libertad para tomar decisiones

LA PLANEACION Principios y Elementos Políticas Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Lineamientos • debe establecerse por escrito y darle validez • redactarse claramente y con precisión • coordinarse con las demás políticas • revisarse periódicamente • ser razonable y aplicable en la práctica • ser flexible • debe ser estable en su formulación

LA PLANEACION Principios y Elementos Programas Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Es un esquema en donde se establecen la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, el tiempo requerido para cada actividad asi como todo evento involucrado Al establecer los programas, es importante considerar los siguientes puntos: Concepto e Imprtancia Su elaboración Principios y Elementos Importancia Lineamientos

LA PLANEACION Principios y Elementos Programas Introducción Elaboración La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Imprtancia Principios y Elementos La elaboración técnica de un programa, debe apegarse al siguiente procedimiento 1. Identificar y determinar las actividades comprendidas 2. Ordenar cronológicamente las actividades 3. Interrelacionar las actividades 4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración , asi como los recursos necesarios

LA PLANEACION Principios y Elementos Programas Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Importancia. Suministra información e indica el estado de avance. Mantiene el orden de las actividades. Sirve como control. Disminuye costos. Determina los recursos necesarios. Evitan duplicidades de esfuerzos. Determinan tiempo e inicio de las actividades. Se incluyen solo las actividades necesarias. Determinan el tiempo de inicio y término de las actividades

LA PLANEACION Principios y Elementos Programas Introducción Lineamientos La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Imprtancia Principios y Elementos . En su elaboración deben participar tanto el responsable de la ejecución como el de la elaboración del programa. Evitar que los programas se contrapongan entre si. Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y fácil comprensión. Su aprobación debe involucrar a todos los afectados. El programa debe tener la capacidad de adaptarlo a los cambios en el entorno y en las circunstancias

LA PLANEACION Principios y Elementos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Presupuestos Es un esquema escrito de tipo general y-o específico que determina por anticipado, en términos cuantitativos el origen y asignación de los recursos de la organización para un período específico. Cuando los planes convierten en cifras monetarios, se convierten en PRESUPUESTOS Al establecer los presupuestos, es importante considerar los siguientes puntos: Sus características distintivas Su forma de cálculo Importancia Consideraciones al elaborarlos

LA PLANEACION Principios y Elementos Presupuestos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Características distintivas. Es un esquema. Es un plan expresado cuantitativamente. Es general porque se establece para toda la empresa. Es específico porque puede referirse a cada una de la áreas de la empresa. Esta diseñado para un período de tiempo específico • Son considerados una herramienta de control

LA PLANEACION Principios y Elementos Presupuestos Tipos de Presupuestos: Introducción 1. La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Imprtancia Principios y Elementos 2. 3. 4. Fijos o rígidos: cuando se estiman con base en metas definidas para la operación. Se elaboran para un solo nivel de la actividad. Flexibles o variables: permite conocer los resultados en diversas situaciones. Van variando de acuerdo a los cambios en las actividades que se realizan Según el tiempo que abarcan: a corto o a largo plazo Por programa: se calcula con base en los programas de cada área de la empresa

LA PLANEACION Principios y Elementos Presupuestos Tipos de Presupuestos: Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos 5. Según el sector al que serán aplicados: a. Sector Público- generalmente son los presupuestos del Estado y generalmente se elaboran por programas. Modernamente y como medida más efectiva del control del gasto público, surgió el presupuesto base cero. b. Sector Privado-conocidos como presupuestos empresariales y dedicados a la planificación de las actividades de la empresa.

LA PLANEACION Principios y Elementos Presupuestos Tipos de Presupuestos: Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos 6. Según el campo de aplicación dentro de la empresa: a. Operativos: comprende un conjunto de presupuestos que abarca todas las actividades del periodo siguiente. Generalmente se proyecta en el Estado de Resultados b. Financieros: comprende todas las partidas esenciales del Balance General y pueden ser de dos tipos: i. Tesorería-comprende fondos disponibles en bancos, caja o valores fácilmente negociables. ii. De Capital-inversiones en activos fijos o proyectos de inversión

LA PLANEACION Principios y Elementos Presupuestos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Importancia. Convierte los aspectos de la ejecución en unidades de medida comprobables. Sirve como estándar o patrón de ejecución. Determina el límite y alcance de las erogaciones. Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades

LA PLANEACION Principios y Elementos Presupuestos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Elaboración. Hay que revisar constantemente las cifras. En planes a largo plazo, es difícil precisar la estabilidad del dinero. No deben ser muy rígidos para adaptarse con el tiempo. Deben manifestar el límite y alcance de las cifras

LA PLANEACION Principios y Elementos Procedimientos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Los procedimientos son guías para la acción que detallan cómo debe ser realizada una actividad Al establecer los procedimientos, es importante considerar los siguientes puntos: Su importancia Lineamientos para su formulación

LA PLANEACION Principios y Elementos Procedimientos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Un buen ejemplo lo constituyen los Bancos, en que existen diversos procedimientos para cada una de las actividades que éste desarrolla. Así, tenemos Procedimientos de depósitos, giros, descuentos de letras, préstamos, importaciones y exportaciones, compra y venta de divisas, etc.

LA PLANEACION Principios y Elementos Procedimientos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Imprtancia Principios y Elementos Existen casos en que un procedimiento abarca más de una unidad organizacional. Por ejemplo, un procedimiento de préstamo en un banco incluye secciones tan diferentes como informes (donde dan a conocer la solvencia del postulante), el Comité de Préstamo (que decide la otorgación del mismo) y Cuenta Corriente (donde se abona el préstamo a la cuenta del cliente).

LA PLANEACION Principios y Elementos Procedimientos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Imprtancia Principios y Elementos Podemos pensar en el procedimiento de pedido de materiales a bodega, en el que intervienen el departamento de Producción, el departamento de Bodegas y, a veces, el departamento de Adquisiciones.

LA PLANEACION Principios y Elementos Procedimientos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Imprtancia Principios y Elementos Importancia. Determinan el orden lógico que deben de seguir las actividades. Promueven la eficiencia y la especialización. Determinan responsabilidades y evitan duplicidades. Determinan como y cuando deben ejecutarse las actividades y quien las debe ejecutar

LA PLANEACION Principios y Elementos Procedimientos Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Imprtancia Principios y Elementos Lineamientos. Es necesario capacitar al personal previo a su aplicación. Deben ser accesibles y fáciles de interpretar. Deben presentarse gráficamente. Deben estar adecuados a situaciones reales. Deben ser aceptados por el personal en cuanto a su interpretación. Deben ser estables para evitar confusiones al personal

LA PLANEACION Principios y Elementos Procedimientos Finalmente: Introducción La Teoría Por qué es necesario planear? El Proceso Concepto e Importancia Principios y Elementos Lo importante de los procedimientos es que normalizan las actividades que se deben llevar a cabo para alcanzar un objetivo. Esta normalización se logra al indicarse y detallarse los pasos, lo que hace posible el entrenamiento de la persona que lo cumple, la planificación en el tiempo y el control del avance o desarrollo de la actividad.