Dezvoltarea sistemelor de control internmanagerial SCIM la nivelul

Dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial (SCI/M) la nivelul ordonatorilor secundari şi terțiari din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale Compartiment Dezvoltare Managerială MMFPS

Introducere § Conceptul de control intern/managerial § Legislaţie specifică dezvoltării sistemelor de control intern/ managerial § Instrumentele sistemului de control intern Elemente definitorii pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial § Schema logică pentru dezvoltarea SCI/M § Componentele controlului intern/Construcţia pe 5 piloni a sistemelor de control intern/managerial § Standardele de control intern/managerial § Instrumente utilizate pentru implementarea standardelor/ Metodologia necesar a fi parcursă pentru dezvoltarea sistemului de control intern/managerial la nivelul ordonatorilor secundari si terțiari din cadrul MMFPS § Importanţa implementării SCI/M § Identificare şi elaborarea documentelor justificative pentru implementarea standardelor de control intern/managerial Metodologia de raportare a dezvoltării şi implementării SCI/M • Raportarea progreselor privind SCI/M • Completarea raportului de autoevaluare anual privind stadiul dezvoltării SCI/M

Conceptul de control intern § Accepţiunea largă - controlul intern este răspunsul la întrebarea „ce se poate face pentru a deţine un control cât mai bun asupra activităţilor? ” § Definiţie: „Controlul intern reprezintă ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile” (art. 2 lit. d din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv, republicată).

Caracteristici: § reprezintă totalitatea politicilor şi procedurilor concepute şi implementate de către managementul şi personalul entităţii publice; § furnizează o asigurare rezonabilă în legătură cu: Atingerea obiectivelor într-un mod economic, eficient şi eficace Respectarea regulilor interne şi externe Protejarea bunurilor şi informaţiilor Prevenirea şi depistarea fraudelor şi erorilor Respectarea standardelor în ceea ce priveşte calitatea documentelor Producerea în timp util de informaţii de încredere referitoare la segmentul financiar şi de management - Creşterea performanţei organizaţionale -

Legislaţie specifică dezvoltării sistemelor de control intern/ managerial O. G. nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare § Art. 4: Obligaţiile conducătorului instituţiei publice în domeniul controlului intern/managerial: - dispune măsurile necesare pentru elaborarea, dezvoltarea şi aplicarea SCI/M; elaborează anual un raport asupra SCI/M; § Art. 5: Stabileşte responsabilitatea MFP: - elaborează şi implementează politica în domeniul SCI/M şi al gestiunii financiare; îndrumă metodologic, coordonează şi supraveghează implementarea SCI/M şi asigură buna gestiune financiară în utilizarea fondurilor publice şi în administrarea patrimoniului public. § Art. 27 şi 28: Sancțiunea aplicată de MFP în cazul neîndeplinirii de către ordonatorul de credite a obligaţiei de a elabora şi prezenta raportul anual asupra SCI/M, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 3000 la 5000 lei.

Legislaţie specifică dezvoltării sistemelor de control intern/ managerial Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005, republicat § Conducătorul instituţiei dispune, ţinând cont de particularităţile cadrului legal de organizare şi funcţionare, măsurile necesare pentru elaborarea şi/sau dezvoltarea sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activităţi. § Obiectivele, acţiunile, responsabilităţile, termenele, precum şi alte componente ale măsurilor respective se cuprind în Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, elaborat şi actualizat la nivelul fiecărei entităţi publice. § În program se evidenţiază distinct şi acţiunile de perfecţionare profesională, atât pentru persoanele cu funcţii de conducere, cât şi pentru cele de execuţie, prin cursuri organizate de Şcoala de Finanţe Publice şi Vamă, Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici sau de alte organisme abilitate.

Legislaţie specifică dezvoltării sistemelor de control intern/ managerial Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005, republicat § În vederea monitorizării, coordonării şi îndrumării metodologice a implementării şi/sau dezvoltării SCMI, conducătorul entităţii publice constituie, prin act de decizie internă, o structură cu atribuţii în acest sens. § Stadiul implementării şi dezvoltării SCI/M la nivelul entităţilor publice, precum şi situaţiile deosebite, constatate în acţiunile de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică, fac obiectul informării, prin întocmirea de situaţii trimestriale/anuale, care se transmit entităţilor publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea. § MMFPS transmite prin controlorul delegat numit către MFP - Unitatea centrală de armonizare a sistemelor de management financiar şi control, situaţii centralizatoare ale situaţiilor trimestriale/anuale, până la data de 25 a lunii următoare fiecărui trimestru încheiat, respectiv până la 25 februarie a anului următor, pentru anul precedent.

Legislaţie specifică dezvoltării sistemelor de control intern/ managerial § Ordinul ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr. 2776/08. 12. 2011 § Ordinul ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr. 2844/23. 12. 2011 § Ordinul ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr. 408/09. 03. 2012 § Ordinul ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr. 548/03. 04. 2012

Instrumentele sistemului de control intern/managerial 1. Obiectivele Reprezintă efectele pozitive pe care conducerea încearcă să le realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea încearcă să le evite. 2. Mijloacele Ansamblul resurselor umane, financiare şi materiale, privite în corelaţie cu realizarea obiectivelor. 3. Sistemul informaţional Reprezintă totalitatea procedeelor, metodelor şi mijloacelor utilizabile la nivelul entităţii, în cadrul procesului informaţional considerat ca rezultat al operaţiilor de culegere, prelucrare, sistematizare, transmitere, valorificare şi stocare a datelor şi informaţiilor. Practica a dovedit că proiectarea sistemului informaţional al entităţii publice nu poate aborda de la început întregul acestuia, ci trebuie efectuată întâi în domenii restrânse, pe subsisteme, între care se vor stabili ulterior legăturile de interdependenţă.

Instrumentele sistemului de control intern/managerial 4. Organizarea Constituie un ansamblu de măsuri, metode, tehnici, mijloace şi operaţiuni, prin care conducerea stabileşte componentele procesuale şi structurale entităţii publice, în vederea realizării obiectivelor propuse. 5. Procedurile Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite si regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau sarcinii. Exemple: procedura de organizare şi desfăşurare a concursurilor pentru ocuparea posturilor publice vacante; procedura de inventariere; procedura de înregistrare contabilă; procedura de exercitare a căilor de atac vizând actele sau deciziile prin care sunt încălcate, etc.

Schema logică pentru dezvoltarea SCI/M Misiune Resurse necesare Obiective Mijloace Sistem informaţional Organizare Proceduri Control Reguli care trebuie respectate

Componente ale controlului intern/managerial § Controlul intern cuprinde 5 componente strâns interdependente care decurg din maniera în care sunt administrate activitățile şi care sunt integrate în aceste activităţi. § Deși toate cele 5 componente ale controlului intern sunt aplicabile oricărei entitati, punerea lor în practică se realizează în mod diferit în conformitate cu particularitățile proprii fiecărei entităţi în parte. § Cele 5 elemente componente ale controlului intern sunt: Activităţi de control

Standardele de control intern/managerial § Standardele de control intern reprezintă un ansamblu minimal de reguli de management care trebuie să fie aplicate în oricare entitate publică; § Reglementarea standardelor de management / control intern a urmărit, pe de o parte, crearea unui model de control managerial unitar şi coerent pentru entitățile publice iar, pe de alta parte, utilizarea standardelor drept sistem de referință în raport cu care se evaluează calitatea sistemelor de control managerial ale entităților publice.

Standardele de control intern/managerial Mediul de control Standardul 1 - Etica, integritatea Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini Standardul 3 - Competenţa, performanţa Standardul 4 - Funcţii sensibile Standardul 5 - Delegarea Standardul 6 - Structura organizatorică Informarea şi comunicarea Standardul 12 - Informarea Standardul 13 - Comunicarea Standardul 14 - Corespondenţa Standardul 16 - Semnalarea neregularităţilor Activităţi de control Standardul 17 - Proceduri Performanţe şi managementul riscului Standardul 18 - Separarea atribuţiilor Standardul 7 - Obiective Standardul 19 - Supravegherea Standardul 8 - Planificarea Standardul 20 - Gestionarea abaterilor Standardul 9 - Coordonarea Standardul 21 - Continuitatea activităţii Standardul 10 - Monitorizarea performanţelor Standardul 22 - Strategii de control Standardul 11 - Managementul riscului Standardul 23 - Accesul la resurse Standardul 15 - Ipoteze, reevaluări Auditarea şi evaluarea Standardul 24 - Verificarea şi evaluarea controlului Standardul 25 - Auditul intern

Instrumente utilizate pentru implementarea standardelor § Fişa standardelor: - Rezultatul standardului Cerinţe pentru implementarea standardului Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Întrebări de verificare a implementării standardului § Planurile de implementare a standardelor § Documente justificative pentru implementarea standardelor

§ Implementarea unui sistem de control managerial intern susţine managementul în elaborarea planificărilor pe termen scurt şi mediu, organizarea eficientă a activităţii prin elaborarea de proceduri, identificarea şi gestionarea riscurilor, îmbunătăţirea sistemului de comunicare, etc § Disfuncțiile, insuficienţele, punctele slabe sau erorile care ar putea fi constatate în funcționarea unei entităţi publice pot fi soluţionate prin implementarea standardelor de control managerial intern ce permit deținerea unui bun control asupra funcționarii entității în ansamblul ei, precum şi a fiecărei activităţi/operaţiuni în parte.

Standardul 1 - Etică, integritate Entitatea publică asigură condiţiile necesare cunoaşterii de către angajaţi a reglementărilor care guvernează comportamentul acestora, prevenirea şi raportarea fraudelor şi neregulilor. Răspuns Criterii generale de evaluare a /Explicaţ stadiului implementării standardului ie A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabileşte reguli de comportament etic în realizarea atribuţiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât şi celui de execuţie din cadrul compartimentului? Salariaţii beneficiază de consiliere etică şi li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită? Documente justificative - Da - Stadiul implementării standardului Codul de conduită aprobat şi comunicat pe site şi prin adresa oficială Tabel semnături luare la cunoștința de către angajații direcțiilor , privind legislația specifică eticii şi integrității profesionale Implementat Da - Rapoartele consilierului de etică - pe site Informarea privind nominalizarea consilierului de etică Declarațiile de avere şi interese postate pe site şi actualizate

Standardul 2 - Atribuţii, funcţii, sarcini Entitatea publică transmite angajaţilor şi actualizează permanent: § documentul privind misiunea entităţii publice; § regulamentele interne; § fişa postului (funcţiei). Răspuns Criterii generale de evaluare a /Explicaţ stadiului implementării standardului ie Personalului îi sunt aduse la cunoştinţă documentele actualizate privind misiunea entităţii, regulamentele interne şi fişele posturilor? Da Documente justificative - Stadiul implementării standardului Chestionar MMFPS ROF ROI postate pe Intranet si pagina web oficială a MMFPS Fişele posturilor Implementat Sarcinile /atribuţiile asociate posturilor sunt stabilite în concordanţă cu competenţele decizionale necesare realizării acestora? Da - Fişele posturilor

Standardul 3 – Competenţă, performanţă Managerul asigură ocuparea posturilor de către persoane competente, cărora le încredinţează sarcini potrivit competenţelor, şi asigură condiţii pentru dezvoltarea capacităţii profesionale a salariatului. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Documente justificative - Au fost analizate şi stabilite cunoştinţele şi aptitudinile necesare a fi deţinute în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuţiilor asociate fiecărui post? Da - Sunt identificate nevoile de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului? Sunt elaborate şi realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecţionare identificate anterior? Da - Stadiul implementării standardului PO fise postului (Existenta pe Intranet secţiunea DRU) PO dosar examen (Existenta pe Intranet secţiunea DRU) Condiţiile specifice pe post transmise de direcţii/ bibliografie Centralizarea efectuată de către DRU / necesarul de formare transmis de către direcţii/rapoartele de evaluare a performantelor profesionale individuale Adresă a DRU privind listele centralizate cu necesarul de cursuri Plan de formare profesională/pe întreg aparatul central MMFPS Lista de cursuri Implementat

Standardul 4 – Funcţii sensibile Entitatea publică identifică funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor care ocupă astfel de funcţii. Răspuns Criterii generale de evaluare a /Explicaţ stadiului implementării standardului ie A fost întocmit inventarul funcţiilor sensibile? Da Documente justificative - Stadiul implementării standardului Lista funcţiilor sensibile Implementat Este stabilită o politică adecvată de rotaţie a salariaţilor din funcţiile sensibile? Da - Tabelul privind gestionarea riscurilor aferente funcţiilor sensibile

Standardul 5 – Delegarea Managerul stabileşte, în scris, limitele competenţelor şi responsabilităţilor pe care le deleagă. Răspuns Criterii generale de evaluare a /Explicaţ stadiului implementării standardului ie Sunt stabilite şi comunicate limitele competenţelor şi responsabilităţilor care se deleagă? Da Documente justificative - Stadiul implementării standardului PS de delegare Fise de post Acte administrative de delegare/subdelegare Implementat Delegarea/subdelegarea de competenţă se realizează în baza unor proceduri specifice aprobate? Da - PS pe delegare Fisa postului Acte administrative de delegare/subdelegare

Standardul 6 – Structura organizatorică Entitatea publică defineşte propria structură organizatorică, competenţele, responsabilităţile, sarcinile şi obligaţia de a raporta pentru fiecare componentă structurală şi informează în scris salariaţii. Răspuns Criterii generale de evaluare a /Explicaţ stadiului implementării standardului ie Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activităţi, în scopul identificării eventualelor disfuncţionalităţi în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fişele posturilor şi în stabilirea atribuţiilor compartimentului? Structura organizatorică asigură funcţionarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale necesare supravegherii şi realizării activităţilor proprii? Documente justificative - Da Da - ROF- cuprinde atribuţiile pe direcţii şi pe servicii Organigrama Chestionar MMFPS Statul de personal/ Statul de funcţii Fişa postului Organigrama Statul de personal/ Statul de funcţii Fisa postului Tabel circuitul documentelor, flux informaţional la nivelul fiecărei direcţii PS privind elaborarea procedurilor pe activităţi Stadiul implementării standardului Implementat

Standardul 7 – Obiective Entitatea publică trebuie să definească obiectivele determinante, legate de scopurile entităţii, precum şi cele complementare, legate de fiabilitatea informaţiilor, conformitatea cu legile, regulamentele şi politicile interne şi să comunice obiectivele definite tuturor salariaţilor şi terţilor interesaţi. Răspuns Criterii generale de evaluare a /Explicaţ stadiului implementării standardului ie Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului? Da Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerinţe S. M. A. R. T. ? (Unde: S -precise; M - măsurabile şi verificabile; A - necesare; R - realiste; T - cu termen de realizare. ) Da Sunt stabilite activităţile individuale pentru fiecare salariat, care să conducă la atingerea obiectivelor specifice compartimentului? Da Documente justificative - Fisa de analiza MMFPS Rapoarte de activitate - Fisa de analiza MMFPS (obiective definite cantitativ sau calitativ cu indicatori de rezultat comensurabili) - Fisele posturilor Fisa de analiza MMFPS Stadiul implementării standardului Implementat

Standardul 8 – Planificarea Entitatea publică întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile de a nu realiza obiectivele să fie minime. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activităţile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului? Răspuns /Explicaţ ie Da Documente justificative - Stadiul implementării standardului Fisa de analiza (activităţile) Necesarul de consumabile Lista de investiţii /planuri anuale/ multianuale Programul de achiziţii Implementat În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate? Da -Fisa de analiză / planul activităţilor

Standardul 9 – Coordonarea Pentru atingerea obiectivelor, deciziile şi acţiunile componentelor structurale entităţii publice trebuie coordonate, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora. Criterii generale de evaluare a Răspuns stadiului implementării standardului /Explicaţ ie Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor şi activităţilor compartimentului cu cele altor compartimente, în scopul asigurării convergenţei şi coerenţei acestora? Da Documente justificative - Stadiul implementării standardului Acte administrative – decizii director Şedinţele grupurilor de lucru Procedurile de sistem existente la nivelul aparatului MMFPS Implementat În compartiment se realizează consultarea Da prealabilă, în vederea coordonării activităţilor? - Minute ale şedinţelor

Standardul 10 – Monitorizarea performanţelor Entitatea publică asigură, pentru fiecare politică şi activitate, monitorizarea performanţelor, utilizând indicatori cantitativi şi calitativi relevanţi, inclusiv cu privire la economicitate, eficienţă şi eficacitate. Răspuns Criterii generale de evaluare a /Explicaţ stadiului implementării standardului ie Este instituit un sistem de monitorizare şi raportare a performanţelor, pe baza indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice? Da Documente justificative - Stadiul implementării standardului Fisa de analiză Evaluarea performantelor profesionale Rapoartele privind activitatea compartimentelor Implementat Atunci când necesităţile o impun, se efectuează o reevaluare a relevanţei indicatorilor asociaţi obiectivelor specifice, în scopul operării corecţiilor cuvenite? Da - Fisa de analiză Evaluarea performantelor profesionale

Standardul 11 – Managementul riscului Entitatea publică analizează sistematic, cel puţin o dată pe an, riscurile legate de desfăşurarea activităţilor sale, elaborează planuri corespunzătoare, în direcţia limitării posibilelor consecinţe ale acestor riscuri, şi numeşte salariaţii responsabili în aplicarea planurilor respective. Răspuns Criterii generale de evaluare a /Explicaţ stadiului implementării standardului ie Documente justificative - Fişa de analiză Procedura de sistem privind managementul riscului Formularele de alertă la risc Registrul riscurilor (riscuri identificate) Da - Registrul riscurilor Fisa de urmărire a riscului Da - Registrul riscurilor Sunt identificate şi evaluate principalele riscuri, proprii activităţilor din cadrul compartimentului? Da Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate şi evaluate la nivelul activităţilor din cadrul compartimentului? Este asigurată completarea/actualizarea registrului riscurilor? - Stadiul implementării standardului Implementat

Standardul 15 – Ipoteze, reevaluări Fixarea obiectivelor ia în considerare ipoteze acceptate conştient, prin consens. Modificarea ipotezelor, ca urmare a transformării mediului, impune reevaluarea obiectivelor. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Stabilirea obiectivelor specifice are la bază formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens? Da Documente justificative - Stadiul implementării standardului Fişa de analiză Implementat Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora? Da - Fişa de analiză

Standardul 12 – Informarea Entitatea publică stabileşte tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât managerii şi salariaţii, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Au fost stabilite tipurile de informaţii, conţinutul, calitatea, frecvenţa, sursele şi destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere şi cel de execuţie, prin primirea şi transmiterea informaţiilor, să îşi poată îndeplini sarcinile de serviciu? Da Colectarea, prelucrarea şi centralizarea informaţiilor se realizează în sistem informatizat? Da Documente justificative - Stadiul implementării standardului Fluxul informaţional Procedura de sistem privind gestionarea petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul liber la informaţiile de interes public şi circuitul solicitărilor în cadrul entităţii Implementat - Registre de corespondenţă

Standardul 13 – Comunicarea Entitatea publică trebuie să dezvolte un sistem eficient de comunicare internă şi externă, care să asigure o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă complete şi la timp la utilizatori. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Documente justificative Circuitele informaţionale (traseele pe care circulă informaţiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă şi precisă a informaţiilor, astfel încât acestea să ajungă la timp la utilizatori? Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii şi personalul de execuţie din cadrul unui compartiment să fie informaţi cu privire la proiectele de decizii sau iniţiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le -ar putea afecta sarcinile şi responsabilităţile? Da Da - Procedura de sistem privind gestionarea petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul liber la informaţiile de interes public şi circuitul solicitărilor în cadrul entităţii E-mail, fax, telefon, adrese scrise transmise prin registratură. Procedura de sistem privind gestionarea petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul liber la informaţiile de interes public şi circuitul solicitărilor în cadrul entităţii Modalitatea electronică E-mail, fax, telefon, adrese scrise transmise prin registratură. Stadiul implementării standardului Implementat

Standardul 14 – Corespondenţa şi arhivarea Fiecare entitate publică organizează primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei, astfel încât sistemul să fie accesibil managerului, angajaţilor şi terţilor interesaţi cu abilitare în domeniu. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns/ Explicaţie Documente justificative - Procedura de sistem privind gestionarea petiţiilor, circuitul documentelor şi accesul liber la informaţiile de interes public şi circuitul solicitărilor în cadrul entităţii Nomenclatorul arhivistic Procedura de sistem privind arhivarea - Procedura de sistem privind arhivarea Sunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, înregistrarea şi arhivarea corespondenţei? Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea şi depozitarea informaţiilor clasificate sunt cunoscute şi aplicate în practică? Da Da Stadiul implementăr ii standardului Implementat

Standardul 16 – Semnalarea neregularităţilor Salariaţii, deosebit de comunicările pe care le realizează în legătură cu atingerea obiectivelor faţă de care sunt responsabili, au şi posibilitatea ca, pe baza unor proceduri distincte, să semnaleze neregularităţi, fără ca astfel de semnalări să atragă un tratament inechitabil sau discriminatoriu faţă de salariatul care se conformează unor astfel de proceduri. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns /Explicaţ ie Documente justificative A fost comunicată salariaţilor procedura aplicabilă în cazul semnalării unor neregularităţi? Da - În cazul semnalării unor neregularităţi, conducătorul de compartiment a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării acestora şi a aplicat măsurile care se impun? Da - Procedura de sistem privind semnalarea neregularităţilor Documente care să ateste condiţiile necesare personalului pentru semnalarea neregularităţilor constatate Reglementări interne privind semnalarea neregularităţilor Sesizări adresate Rezultatele cercetărilor disciplinare Rapoartele consilierului de etică Stadiul implementăr ii standardului Implementat

Standardul 17 – Proceduri Pentru activităţile din cadrul entităţii publice şi, în special, pentru operaţiunile economice, aceasta elaborează proceduri scrise, care se comunică tuturor salariaţilor implicaţi. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Pentru activităţile proprii au fost elaborate /actualizate proceduri operaţionale? Răspuns /Explicaţ ie Da Documente justificative - Stadiul implementării standardului Inventarul activităţilor procedurabile Proceduri de sistem Proceduri operaţionale Implementat Procedurile operaţionale comunicate salariaţilor sunt aplicate? Da - Proceduri de sistem Proceduri operaţionale Liste de difuzare Postare pe site/intranet

Standardul 18 – Separarea atribuţiilor Elementele operaţionale şi financiare ale fiecărei acţiuni sunt efectuate de persoane independente una faţă de cealaltă, respectiv funcţiile de iniţiere şi verificare trebuie să fie separate. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Funcţiile de iniţiere, verificare şi aprobare a operaţiunilor sunt funcţii separate şi exercitate de persoane diferite? Conceperea şi aplicarea procedurilor asigură separarea atribuţiilor? Răspuns /Explicaţ ie Da Da Documente justificative - - Fişe de post Ordine ministru Acte administrative Procedura de sistem privind întocmirea Fiselor de post, conţinând şi componenta de delegare a atribuţiilor Proceduri de sistem Proceduri operaţionale Stadiul implementării standardului Implementat

Standardul 19 – Supravegherea Entitatea publică asigură măsuri de supraveghere adecvate a operaţiunilor, pe baza unor proceduri prestabilite, inclusiv prin control ex-post, în scopul realizării în mod eficace a acestora. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Managerii supraveghează şi supervizează activităţile care intră în responsabilitatea lor directă? Răspuns /Explicaţ ie Da Documente justificative - Stadiul implementării standardului Raport de evaluare Rapoarte de activitate Declaratia salariatului privind insusirea procedurilor Implementat Supervizarea unor activităţi care implică un grad ridicat de expunere la risc se realizează pe baza unor proceduri prestabilite? Da - Procedura privind managementul riscului

Standardul 20 – Gestionarea abaterilor Entitatea publică se asigură că, pentru toate situaţiile în care, datorită unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de politicile sau procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului În situaţia în care, din cauza unor circumstanţe deosebite, apar abateri faţă de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operaţiunilor? Răspuns /Explicaţ ie Da Documente justificative Stadiul implementării standardului - Sesizări - Rapoarte Implementat Se efectuează o analiză periodică a circumstanţelor şi a modului cum au fost gestionate abaterile în vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bună practică? Da - Procedura de sistem privind semnalarea neregularităţilor

Standardul 21 – Continuitatea activităţii Entitatea publică asigură măsurile corespunzătoare pentru ca activitatea acesteia să poată continua în orice moment, în toate împrejurările şi în toate planurile, cu deosebire în cel economico-financiar. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Răspuns /Explicaţ ie Documente justificative Sunt inventariate situaţiile generatoare de întreruperi în derularea unor activităţi? Da - Stadiul implementării standardului Inventarul situaţiilor generatoare de întreruperi în derularea activităţilor Gestionarea situaţiilor generatoare de întreruperi Implementat Sunt stabilite şi aplicate măsuri pentru asigurarea continuităţii activităţii, în cazul apariţiei unor situaţii generatoare de întreruperi? Da - Delegarea, în cazul absenţei temporare (concedii, plecări în misiune etc. ); Acte administrative

Standardul 22 – Strategii de control Entitatea publică construieşte politici adecvate strategiilor de control şi programelor concepute pentru atingerea obiectivelor şi menţinerea în echilibru a acestor strategii. Răspuns Criterii generale de evaluare a stadiului /Explicaţ implementării standardului ie Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor specifice? Da Documente justificative Stadiul implementării standardului - Planuri de control/Strategii de control - Plan de monitorizare a implementării strategiei Implementat Strategiile de control aplicate furnizează o asigurare rezonabilă cu privire la atingerea obiectivelor specifice? Da - Fisă de analiza - Rapoartele de monitorizare

Standardul 23 – Accesul la resurse Managerul stabileşte, prin emiterea de documente de autorizare, persoanele care au acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale entităţii publice şi numeşte persoanele responsabile pentru protejarea şi folosirea corectă a acestor resurse. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Sunt emise acte administrative de reglementare a accesului salariaţilor din compartiment la resursele materiale, financiare şi informaţionale? Răspuns /Explicaţ ie Da Documente justificative - Stadiul implementării standardului Ordin ministru Decizie director Implementat Accesul personalului la resurse se realizează cu respectarea strictă a normelor cuprinse în actele administrative de reglementare cu acest obiect? Da - Proceduri de sistem, proceduri operaţionale Fişele postului Actele administrative emise la nivelul compartimentului

Standardul 24 – Verificarea şi evaluarea controlului Entitatea publică instituie o funcţie de evaluare a controlului intern şi elaborează politici, planuri şi programe de derulare a acestor acţiuni. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Conducătorul compartimentului realizează, anual, operaţiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/managerial existent la acest nivel? Răspuns /Explicaţ ie Da Documente justificative - Stadiul implementării standardului Chestionar de autoevaluare Implementat Operaţiunile de autoevaluare a subsistemului de control intern/ managerial au drept rezultat date, informaţii şi constatări pertinente necesare luării de decizii operaţionale, precum şi raportării? Da - Raportări MFP / UCASMFC

Standardul 25 – Auditul intern Entitatea publică înfiinţează sau are acces la o capacitate de audit, care în structura sa auditori competenţi, a căror activitate se desfăşoară, de regulă, conform unor programe bazate pe evaluarea riscului. Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului Compartimentul de audit intern execută, în afara misiunilor de asigurare, planificate şi aprobate de manager, şi misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al compartimentului? Răspuns /Explicaţ ie Documente justificative Stadiul implementării standardului - Standard aplicabil numai structurii de audit intern Implementat Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit? - Standard aplicabil numai structurii de audit intern

Raportarea progreselor privind SCI/M OMFP 946/2005, republicat Anexa nr. 3 - Situaţie centralizatoare, trimestrială/anuală privind stadiul implementării SCI/M Capitolul I – Informaţii generale § se întocmeşte şi se transmite trimestrial entităţilor publice ierarhic superioare; § cuprinde date cumulative privind stadiul implementării SCI/M; § instituţiile publice transmit la MFP- UCASMFC, situaţii centralizatoare pentru toate instituţiile publice subordonate (inclusiv pentru cele aflate în subordinea ordonatorilor secundari). Capitolul II – Stadiul implementării standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevaluării § se întocmește şi se transmite anual entităţilor publice ierarhic superioare; § coloanele 8 -10 se completează prin cumularea informaţiilor conţinute în coloana 6 din anexa nr. 4. 2 “Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării”.

Raportarea progreselor privind SCI/M OMFP 946/2005, republicat Anexa nr. 4 - Instrucţiuni § raportul - forma oficială de asumare a responsabilităţii manageriale şi documentul prin care instituţiile publice furnizează MFP informaţiile necesare elaborării raportului anual privind controlul intern; § responsabilitatea şi răspunderea managerială; § declaraţiile formulate de conducătorul entităţii se bazează pe datele, informaţiile şi constatările rezultate din operaţiunea de autoevaluare a stării SCI/M, controalele ex-post, rapoartele de audit intern şi extern; § realizarea autoevaluării constituie implementarea S 24 ”Verificarea şi evaluarea controlului”; § consiliere în pregătirea autoevaluării; § păstrarea documentaţiei relevante - minimum 5 ani.

Raportarea progreselor privind SCI/M OMFP 946/2005, republicat Anexa 4. 1 - Chestionarul de autoevaluare § convocarea unei reuniuni a structurii de coordonare SCI/M; § completarea Chestionarului de autoevaluare a stadiului implementării SCI/M - Anexa 4. 1; § elaborarea Situaţiei sintetice a rezultatelor autoevaluării Anexa 4. 2; § aprecierea gradului de conformitate a SCI/M, astfel: -sistem conform (implementate minimum 22 standarde, mai putin - S 15; S 20; S 22); -sistem parţial conform (implementate între 13 -21 standarde); -sistem neconform (implementate mai puţin de 13 standarde).

Raportarea progreselor privind SCI/M OMFP 946/2005, republicat Anexa 4. 1 - Chestionarul de autoevaluare § Coloana 1. – Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului - cuprinde 53 de criterii generale obligatorii care pot fi completate cu criterii specifice proprii; § Coloana 2. – Răspunsul la criteriul general de evaluare, iar în situaţia standardelor neaplicabile unui anumit compartiment - acronimul “NA“; § Coloana 3. – Explicație asociată răspunsului – se motivează răspunsul dat la întrebarea din Col. 1 sau se motivează neaplicabilitatea standardului; § Coloana 4. –La nivelul compartimentului un standard aplicabil se considera: implementat (I), când s-a răspuns cu “Da” la toate criteriile generale de evaluare aferente standardului; parţial implementat (PI), când s-a răspuns cu “Da” cel puţin la un criteriu general de evaluare; neimplementat (NI), când s-a răspuns cu “Nu”la toate criteriile generale de evaluare aferente standardului.

Raportarea progreselor privind SCI/M OMFP 946/2005, republicat Anexa 4. 2 - Situaţia sintetică a rezultatelor autoevaluării § se întocmeşte de către structură prin centralizarea informaţiilor din chestionarele de autoevaluare completate de compartimente; § pe primul rând se precizează numărul total de compartimente din organigrama entităţii publice; § în coloana 2 se completează numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil; § la nivelul entităţii un standard se consideră: - implementat (I), dacă numărul compartimentelor în care standardul este implementat, reprezintă cel puţin 90% din numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil; - parţial implementat (PI), dacă numărul compartimentelor în care standardul este implementat reprezintă între 41% şi 89% din numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil; - neimplementat (NI), dacă numărul compartimentelor în care standardul este implementat nu depăşeşte 40% din numărul compartimentelor în care standardul este aplicabil.

Raportarea progreselor privind SCI/M OMFP 946/2005, republicat Anexa 4. 3 - Raport asupra SCI/M la data de 31. 12. 20. . . Conţinutul raportului: § declaraţii minimal obligatorii ale conducătorului entităţii publice; § informaţii cu privire la aprecierea gradului de conformitate a SCI/M al ordonatorilor secundari şi terţiari de credite subordonaţi. Aprobarea şi prezentarea raportului: § se aprobă de conducătorul entităţii publice; § se transmite la organul ierarhic superior odată cu situaţia financiară anuală; § se prezintă la MFP/UCASMFC numai de către conducătorii instituţiilor publice care au calitatea de ordonatori principali de credite ai bugetului de stat, bugetului asigurărilor sociale de stat sau al bugetului oricărui fond special.

Vă mulţumim pentru atenţie! Compartiment Dezvoltare Managerială