Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit GTZ Gmb H

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Gliederung Teil 1: Konzepte für E-Government § Was verstehen wir unter E-Government ? § Prozesse in der öffentlichen Verwaltung § Fallbeispiel Dokumentenverwaltung § Fallbeispiel webbasierte Dienste § Erforderliche Rahmenbedingungen für E-Government Teil 2: Ansätze für E-Government in der Entwicklungszusammenarbeit § Fallbeispiel indonesische Steuerverwaltung § Fallbeispiel Kolumbien: E-Government auf kommunaler Ebene § Weitere Aktivitäten der GTZ im Bereich E-Government Teil 3: Schlussfolgerungen Folie 2

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Konzept E-Government I E-Government bezeichnet den koordinierten Einsatz von IKT in Institutionen der öffentlichen Verwaltung mit dem Ziel: 1. der Effizienzsteigerung der betroffenen Institutionen § Modernisierung und Reformierung der Abläufe und Prozesse § Integrierte und automatisierte Prozessabwicklung 2. der Transparenzsteigerung der politischen Prozesse § Einheitliche Behandlung durch ein integriertes System § Verbesserter Informationsfluss zwischen Bürger und Staat Folie 3

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Konzept E-Government II E-Government bezeichnet den koordinierten Einsatz von IKT in Institutionen der öffentlichen Verwaltung mit dem Ziel: 3. der Verbesserung der Beteiligungsmöglichkeiten an politischen Prozessen und Prozessen der Leistungserstellung § E-Voting § E-Services 4. der Erweiterung des staatlichen Leistungsangebots § Informationen und Leistungen über neue Medien Vergleiche - von Haldenwang, Electronic Government und Entwicklung, DIE 2001, und - Weltbank, http: //www 1. worldbank. org/publicsector/egov/ Folie 4

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H IKT-gestützte Prozesse in der öffentlichen Verwaltung Integration aller Einnahme- betriebswirtschaftlichen wesen Prozesse einer Personal- organisatorischen wirtschaft Wissens. Management Einheit Enterprise Resource Beschaffung Dokumenten- Haushalts- Verwaltung wesen Planning Operatives (ERP) Management Folie 5

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Von Enterprise Resource Planning bis zum integrierten Gesamtkonzept Enterprise Resource Planning Kooperation zwischen mehreren organisatorischen Einheiten New Public Management e-Community und gesamtheitliche Vernetzung E-Szenarien l Integration aller Geschäftsprozesse l Kunden- und Bürgerorientierung l Bürgerportale, Personalisierte Dienste l Transparenz, Effizienz und Kostenreduktion l Ergebnis- statt Regelsteuerung l Wertschöpfung durch gezieltes Bündeln von relevanter Information Folie 6

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Dokumentenverwaltung und damit verbundene Prozesse Verwaltungsprozesse werden mit Hilfe von Schriftgut gesteuert. Alle Dokumente zu einem Geschäftsvorfall werden in Vorgängen zusammengefasst. Der Vorgang steuert die Bearbeitung. Eine Akte ist eine Sammlung von Vorgängen bzw. Dokumenten, die aus der Verwaltungstätigkeit resultieren. Folie 7

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Nachteile der konventionellen Dokumentenverwaltung § Hoher Personalbedarf auf Sachbearbeiterebene und im Assistenzbereich (Registratur, Schreibdienst, Boten) § Lange Warte-/Liege- und Transportzeiten sowie lange Recherchierzeiten § Doppelnachweise (Kopien) § Umständliche und fehleranfällige Frist- und Terminüberwachung § Extrem arbeitsteilige Vorgangsbearbeitung § Antiquiertes tayloristisches Konzept (Widerspruch zum Leitziel der "modernen, zukunftsorientierten Verwaltung") § Hoher Anteil an nicht wertsteigernden Routinetätigkeiten zu Lasten der sachlich-inhaltlichen Bearbeitung der Vorgänge Folie 8

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Konventionelle versus elektronische Dokumentenverwaltung I Papierakte Ablage § Originaldokumente und Kopien E-Akte § gescannte Dokumente § Massenablage § Integration in Workflow § Reorganisation der Akte möglich § Verschiedenste Formate – ein Medium Recherche § an einem Ort § von beliebig vielen Orten § von einer Person § von beliebig vielen Personen § nach einem Kriterium § nach mehreren Kriterien § Kopien erschweren § aktuelles Dokument konsistente Daten Folie 9

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Konventionelle versus elektronische Dokumentenverwaltung II Papierakte Sicherheit § falscher Ablageort § immer an einem Ort § Verlust, Entwendung, § Protokollierung jeder Manipulation Kosten E-Akte DB-Änderung § Zugangsregelung § Berechtigungskonzepte § Räume, Archivschränke, § Speichermedien, Infrastruktur Poststellen, Boten § Einsparung durch effizientere Prozessabläufe Folie 10

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H E-Szenarien: Fallbeispiel Anwohnerparkausweis Stadt Mannheim Zuhause Bürger EWO Kfz. Zulassun g Parkausweis Neuantrag Änderung Verlängerung Zahlschein FB 31: Zahlschein Bürgerdienste FB 33: Fachbereich Sicherheit und Ordnung Fachbereich Bürgerdienste Folie 11

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H E-Szenarien: Fallbeispiel Straßenkleinaufgrabung Stadt Mannheim FB 68 erhält eine Kopie des Antrags Der Bauunternehmer stellt einen Antrag über das Internet FB 68 erhält eine Kopie des geänderten Antrags FB 31 prüft den Antrag, vervollständigt die Daten Der Bauunternehmer erhält eine e-mail mit der Verfügung FB 31 erstellt die Verfügung FB 31: FB 68: FB 68 erhält die Verfügung per Workflow Fachbereich Sicherheit und Ordnung Fachbereich Straßenbetrieb und Grünflächen Folie 12

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Erforderliche Rahmenbedingungen für E-Government § IT – Infrastruktur § der Wille zur Modernisierung und Prozessoptimierung auf politischer Ebene § Aussicht auf Kostenersparnisse § Die Nachfrage von Seiten der Bürger § Ein stabiles politisches Klima, welches längerfristige Planung und Durchführung ermöglicht § Ein gesetzliches Rahmenwerk bezüglich Datenschutz, Standardisierung, Verbraucherschutz und IT – Sicherheit § Geschultes und kompetentes Personal Folie 13

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H E-Government im internationalen Kontext Okinawa Charter on the Global Information Society (2000) G 8 Digital Opportunity Task Force (DOT FORCE) Genua Aktionsplan (2001) § Aktionspunkt 1: Nationale E-Strategien UN ICT Task Force § AG 1: ICT Policy and Governance § AG 2: National and regional e-strategies Folie 14

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Die Beratung der indonesischen Steuerverwaltung: E-Government als Beitrag zur Modernisierung des Staates Tax Potential Indicators Ministry of Finance Tax Potential estimates based on national accounts, assessment of real and potential taxpayer development, sensitivity analyses and revenue projections Tax Management Information System Integrated Taxation System Tax authorities Master file, payment and control system, tax audit, other contributions (e. g. property taxes, enforcement Folie 15

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Die Beratung der indonesischen Steuerverwaltung: Ziele von E-Government Durch. . . zu. . . § die dezentrale Erfassung und Verarbeitung von Daten Effizienzgewinn und mehr Bürgerorientierung § die Ersetzung des rationalen Fachbeamten durch die DV mehr Transparenz der Ergebnisse; die Verwaltung wird vorhersehbar § die datenunterstützte Steuerung der Verwaltung ergebnisorientierter Steuerung von Organisation, Prozess und Personal § die Generierung hochaggregierter Parameter für die politische Steuerung besserer Erfüllung des Politikberatungsauftrags durch die (Ministerial -) Verwaltung Folie 16

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Die Beratung kolumbianischer Gebietskörperschaften (Departamentos und Gemeinden) Finanzministerium Kolumb. Verband der Departamentos Planungsministerium Programa Mejor Géstion de los Departamentos Beratung Innenministerium Kolumb. Gemeindeverband Departamentos Gemeinden Folie 17

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Die Beratung kolumbianischer Gebietskörperschaften (Departamentos und Gemeinden): Ziele von E-Government Durch. . . zu. . . § mehr Transparenz und Rechenschaftspflichtigkeit öffentlichen Handelns die Veröffentlichung der Informationen (Arbeitspläne, Einnahmen, Ausgaben) § die Einführung einer Software für Buchhaltung, Kostenrechung, Kasse&Bank Rationalisierung der Verfahren von Zahlungen und Einnahmen (Effizienzgewinne) § die dezentrale Erfassung, Verarbeitung und Bereitstellung von Daten Nachprüfbarkeit und mehr Bürgerorientierung (one stop agencies) Folie 18

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Weitere Aktivitäten der GTZ im Bereich E-Government § Eigenmaßnahme zu E-Government und lokaler Wirtschaftsentwicklung § EU-Angebot im Rahmen von @lis zu E-Government und lokaler Wirtschaftsentwicklung (GTZ im Rahmen eines Konsortiums). § Eigenmaßnahme zur Nutzung elektronischer Medien in grossstädtischen Armutssiedlungen. § Diverse GTZ-Projekte mit Teilkomponenten zu E-Business und E-Learning, vor allem auch im Rahmen von PPP-Projekten. Folie 19

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Schlussfolgerungen: Risiken von E-Government in der EZ Zusammenfsg. bisher getrennter Systeme u. Org. schafft neue, nicht auf trad. Weise legitimierte Machtzentren. Entspricht die Organisation ihrem politischen Auftrag? Informelle, soziale Kontrollmechanismen werden außer Kraft gesetzt. Gelingt d. Sprung aus d. patrimonialen in eine formal-rationale Verw. bei gleichbleibendem Umfeld? Wer kann solche Risiken einschätzen u. tragen? Wer übernimmt Erg. verantwortlichkeit f. Prozess, d. außerhalb d. Kontrolle der bislang Bet. abläuft? Die Ergebnisse aus der DV müssen erst auf ihre "Verträglichkeit" getestet werden. Punktuelle Maßnahmen ohne zugrundeliegendes polit. Konzept und kohärenter Strategie. Werden alle pot. Nutzer, v. a. Arme, mitgedacht? Nähere Hinweise und weitere Anwendungsbeispiele in - Edling/Fischer (Hrsg. ), Steuerverwaltung und Entwicklung, Nomos 1991, und - Bennett/Giegerich (Hrsg. ), Informationssysteme der volkswirtschaftlichen Regierungsberatung in Entwicklungsländern, Nomos 1993 Folie 20

Deutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) Gmb. H Schlussfolgerungen: Potenziale von E-Government in der EZ § Nach einer Umfrage der GTZ in 2001 besteht eine Nachfrage nach der Unterstützung unserer Partnerländer im Bereich E-Government. In den Partnerländern der deutschen EZ wird die Förderung des IKT-Sektors unterstützt, oftmals fehlt es allerdings an einer kohärenten politischen Strategie. § Schwerpunkte der TZ § Demokratie, Zivilgesellschaft und öffentliche Verwaltung § Wirtschaftsförderung und Aufbau der Marktwirtschaft § EZ-Beratungsansätze zur Stärkung von Politik und Verwaltung müssen den veränderten Bedarf, der sich durch E-Government ergibt, abdecken. Erfahrungen sind jedoch nicht ausreichend für die EZ systematisiert. § § Deutsches und europäisches kommunales Know-how zu EGovernment und E-Governance ist noch nicht für die EZ nutzbar gemacht. Potenziale von E-Governance im Sinne von E-Participation und EDemocracy sind nicht ausreichend für die EZ erschlossen. Folie 21