Descrizione archivistica Antonella Mul Direzione generale per gli

Descrizione archivistica Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 1

Voci che vogliono uscire A proposito dei nastri con le registrazioni sonore di interviste raccolte nel corso di ricerche di storia orale, Sandro Portelli ha detto: “Conservo armadi pieni di voci che dicono: Voglio uscire! Voglio uscire” Questa immagine suggestiva si adatta a tutti i documenti di archivio che recano tracce di vita cristallizzate in attesa che qualcuno ascoltandole le riporti a vivere. Compito dell’archivista è rendere possibile questo risveglio. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 2

Gli strumenti di ricerca Il primo contatto tra l’utente/ricercatore e i documenti avviene attraverso gli strumenti di ricerca predisposti dagli archivisti sulla base di tecniche si sono raffinate nel corso dei secoli. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 3

Le guide e gli inventari • Le guide descrivono sistematicamente in maniera più o meno dettagliata i fondi conservati in uno o in diversi istituti archivistici. • Gli inventari descrivono con diverso livello di analiticità tutte le unità che compongono un archivio ordinato. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 4

La normalizzazione nell’attività editoriale dell’Amministrazione archivistica A partire dal 1951 l’Amministrazione archivistica ha pubblicato nelle proprie collane quasi 130 inventari ed oltre 30 guide. Per individuare le collane sono state definite e mantenute nel tempo alcune caratteristiche formali, quali il corpo e la dimensione dei caratteri, nonché l’impostazione della pagina, data ad es. da giustezza, posizione del numero, disposizione dei titoli correnti. Nella preparazione dei testi per la stampa si è affinata l’esigenza di rigore, intesa come controllo sia del linguaggio utilizzato che della presentazione redazionale delle informazioni. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 5

Norme redazionali La necessità di elaborare un codice di comunicazione visiva per la presentazione in modo uniforme di informazioni omogenee nella successione dei volumi a stampa ha permesso di superare il vecchio punto di vista secondo cui l’unicità di ciascun archivio non è riconducibile a modelli predeterminati e unitari di presentazione. Le modalità di presentazione delle citazioni bibliografiche e archivistiche sono state inizialmente fissate nelle Norme per i collaboratori, diramate con la circolare 28/66 del 29 aprile 1966, successivamente riviste e nuovamente pubblicate nella «Rassegna degli archivi di stato» , LX (1991), 2 -3. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 6

Attività redazionale • Analisi del contenuto La natura fortemente specialistica dei volumi pubblicati rende necessaria al momento della preparazione per la stampa anche un’analisi approfondita del contenuto, effettuata dal redattore in un dialogo serrato con l’autore. • Confronto autore / redattore Quando è svolto con la dovuta competenza e con sincera volontà di reciproca comprensione il dialogo tra autore e redattore sicuramente allunga i tempi di pubblicazione ma garantisce la qualità della stesura finale del testo, a giudizio unanime degli autori stessi. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 7

La Guida generale come laboratorio di descrizione archivistica Questa prassi di lavoro ha avuto il suo momento più alto nel periodo di intensa elaborazione metodologica che ha accompagnato la ventennale gestazione della Guida generale degli archivi di stato italiani, la cui preparazione ha avuto inizio alla fine degli anni Sessanta, mentre il primo volume è uscito nel 1981 e il quarto nel 1994. In quegli anni l’allora Divisione studi e pubblicazioni ha costituito un vivace laboratorio di ricerca, artigianale ma fortemente avanzato anche nel campo specifico che oggi chiameremmo di rappresentazione delle informazioni. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 8

MINISTERO PER I BENI CULTURALI E AMBIENTALI, UFFICIO CENTRALE PER I BENI ARCHIVISTICI, Guida generale degli Archivi di Stato italiani • • I (A-E), Roma 1981, pp. XVIII, 1. 042 II (F-M), Roma 1983, pp. XVI, 1. 088 III (N-R), Roma 1986, pp. XIV, 1. 302 IV (S-Z), Roma 1994, pp. XVI, 1. 412 Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 9

Cura per la presentazione delle informazioni Il rigore nell’affrontare importanti questioni metodologiche si è tradotto tra l’altro nella cura con cui sono state individuate le soluzioni redazionali più idonee. Rende testimonianza dell’attenzione dedicata a questi aspetti lo spazio ad esse riservato nelle pagine introduttive alla Guida, dove le soluzioni grafiche adottate per la presentazione delle informazioni vengono dichiarate nelle note metodologiche e non riunite in un paragrafo finale. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 10

Criteri redazionali della Guida generale: - il fondo La Guida generale ha assunto come livello base di descrizione il fondo o archivio evidenziandone tipograficamente il nome con il carattere spaziato. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 11

Criteri redazionali della Guida generale: - livelli superiori al fondo Quando la struttura di un livello documentario è particolarmente ricca, articolata e complessa, e fondi molteplici appaiono uniti da vincoli che è apparso necessario rispettare e porre in evidenza, allora nella stesura della voce, al di sopra del livello base costituito dal fondo, sono stati accolti uno o due ulteriori livelli gerarchicamente sovrastanti, contraddistinti tipograficamente da titoli in maiuscolo collocati l’uno al margine, l’altro in corpo più grande al centro della pagina. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 12

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Caratteristiche della Guida • Struttura omogenea • rigorose regole redazionali nella presentazione dei dati Si può parlare di standardizzazione ante litteram. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 14

La Guida on line Nel 2000 è stata effettuata la trasposizione in formato digitale, tramite • elaborazione di un modello astratto di rappresentazione dei dati, nel linguaggio tecnico una DTD Document Type Definition. • acquisizione del testo nel linguaggio di marcatura SGML I diversi elementi dell’edizione a stampa hanno trovato posto senza sbavature nelle articolazioni del. Ia DTD e il successo dell’operazione ha confermato il livello di rigore formale raggiunto della Guida. http: //www. maas. ccr. it/h 3. exe/aguida/findex_guida Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 15

Il modello Guida Le scelte elaborate in forma così meditata per la Guida generale hanno costituito un riferimento per le guide pubblicate successivamente in formato cartaceo • da quella dell’archivio del Pci conservato presso l’Istituto Gramsci di Roma • fino alla più recente sulle fonti riguardanti l’Unione fra l’Albania e l’Italia dal 1939 al 1945 • e infine anche per loro eventuali trasposizioni in digitale ai fini della consultazione on line Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 16

Guida agli archivi della Fondazione Istituto Gramsci di Roma, a cura di LINDA GIUVA. Guida agli archivi degli Istituti Gramsci, a cura di PATRIZIA GABRIELLI e VALERIA VITALE, Roma 1994, pp. XXXVIII, 290 Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 17

L’Unione fra l’Albania e l’Italia. Censimento delle fonti (1939 -1945) conservate negli archivi pubblici e privati a Roma, a cura di SILVIA TRANI, Roma 2007, pp. 586 Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 18

Esempio di trasposizione in formato digitale: la Guida agli archivi della Fondazione Istituto Gramsci di Roma Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 19

Il modello Inventario Gli inventari, pur costituendo una percentuale consistente della produzione editoriale della Direzione generale (sono ad oggi 126), non hanno avuto un momento di elaborazione intensa in vista di un prodotto di eccellenza, come sono stati gli anni di dibattito per l’impostazione della Guida generale, dal quale potessero derivare scelte altrettanto profondamente meditate. Sintetiche linee guida sono comunque offerte dalle Norme per la pubblicazione degli inventari diramate nel 1966, in parallelo con le già ricordate Norme per i collaboratori delle pubblicazioni archivistiche. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 20

Norme per la pubblicazione degli inventari (1966) Prima sistematizzazione di abitudini di lavoro già in parte consolidate e che si sono poi affermate stabilmente. Ad esempio: «Riportare, fra virgolette, il titolo originario dell’unità archivistica. Se questo manca, o è inesatto, o insufficiente, si dovrà sostituirlo o integrarlo con una descrizione, cercando di raggiungere la massima chiarezza, pur usando espressioni concise» «Di ogni unità archivistica va indicata la data iniziale e terminale con l’anno e nell’ordine, quando rilevabili, il mese e il giorno» . Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 21

Norme per la pubblicazione degli inventari (1966). 2 Anche per la compilazione dell’introduzione all’inventario vengono date indicazioni ancora valide, quali: «Le notizie storiche necessarie sono quelle che inquadrano il problema dell’ordinamento. Si devono, come è ovvio, evitare le divagazioni anche se dotte, che allontanino dal tema centrale» . Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 22

Prima esperienza di normalizzazione in formato digitale: l’Anagrafe degli archivi italiani Progetto condotto su scala nazionale negli anni ’ 90 per l’acquisizione con il supporto informatico di dati omogenei da utilizzare a fini gestionali (coordinamento del servizio di sala studio, delle attività di versamento e di sorveglianza) e di fruizione (produzione di strumenti di ricerca). Criteri descrittivi normalizzati tradotti in tracciato per la raccolta dei dati. Presenza di un Manuale del catalogatore Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 23

LA DESCRIZIONE ARCHIVISTICA Glossario ISAD: L’elaborazione di un'esatta rappresentazione di una unità di descrizione e delle parti che eventualmente la compongono attraverso la raccolta, l’analisi, l’organizzazione e la registrazione di informazioni che permettano di identificare, gestire, localizzare ed illustrare il materiale documentario e il contesto ed i sistemi di archiviazione che lo hanno prodotto. Il termine indica anche il risultato di tale processo. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 24

La descrizione archivistica in Italia In Italia la pratica descrittiva ha uno sviluppo secolare ma la descrizione archivistica è stata oggetto di riflessione metodologica soprattutto negli ultimi anni, in particolare ad opera del collega Stefano Vitali, che ha avuto nel settore diversi incarichi internazionali • prima membro (1996 -2000) e poi presidente (20002004) del Comitato per gli standard di descrizione del Consiglio internazionale degli Archivi • adesso membro del Comitato per le buone pratiche e gli standard del Consiglio internazionale degli Archivi. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 25

Rapporto tra descrizione e ordinamento nella tradizione archivistica italiana Vitali individua nella tradizione archivistica italiana un’ideale gerarchia al cui primo posto compare l’ordinamento come rispecchiamento della storia e delle funzioni dell’istituzione (cfr. G. Cencetti, Inventario bibliografico e inventario archivistico) Rispetto ad esso, la descrizione occupa una posizione “ancillare” ed è intesa come una sorta di appendice all’attività di ordinamento finalizzata a rendere verbalmente espliciti i significati storico-istituzionali già tutti compresi nell’ordine originario – conservato o recuperato delle carte Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 26

Teoria della descrizione archivistica In contrapposizione a questo tradizionale atteggiamento, Vitali ha posto le basi per una teoria della descrizione archivistica, affermando che: La descrizione è un’attività strettamente connessa ad altre operazioni compiute dall’archivista, prima delle quali l’ordinamento, ma ciò non toglie che sia fondamentalmente distinta da esse e fondata su principi e logiche propri. Fondare una teoria della descrizione archivistica significa affrontare il problema delle forme di comunicazione attraverso le quali l’elaborazione teorico-pratica dell’archivista viene comunicata a chi è esterno alla disciplina e ne utilizza i prodotti per soddisfare esigenze e finalità diverse.

Descrizione come rappresentazione La descrizione archivistica - prosegue Stefano Vitali si propone di fornire una rappresentazione astratta di realtà archivistiche concrete e delle loro relazioni, sia mediante modelli formali di articolazione della descrizione stessa che con l’utilizzo di elementi descrittivi pertinenti e l’adozione, nella loro formulazione, di un linguaggio appropriato. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 28

Elementi per una teoria della descrizione archivistica La descrizione archivistica implica quindi: • tecniche di rappresentazione della realtà archivistica; • convenzioni formali; • linguaggi di comunicazione che siano i più autoesplicativi ed efficaci possibile Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 29

Finalità della descrizione archivistica La descrizione archivistica ha lo scopo di : • rappresentare la struttura dell’archivio; • identificare in modo univoco le singole entità archivistiche; • fornire – attraverso le informazioni di contesto - gli strumenti essenziali al ricercatore per formulare una valutazione critica della documentazione descritta in relazione alle proprie finalità e ai propri interessi; • dare conto dei criteri adottati. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 30

Perché oggi viene data tanta importanza alla descrizione archivistica? Con l’aumento della distanza fisica e culturale tra la documentazione archivistica e l’utente interessato a raggiungerla la descrizione archivistica è l’unico strumento disponibile per • mantenere il controllo intellettuale sulla documentazione • garantire l’accesso agli utenti • fornire agli utenti le conoscenze di contesto acquisite dagli archivisti e tradizionalmente da questi trasmesse ai ricercatori in sala studio. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 31

Qual’era la visione ottocentesca? Secondo la visione dell’archivista ottocentesco Francesco Bonaini, la prima descrizione del contenuto di un archivio doveva essere offerta dalla disposizione fisica dei documenti, allineati sugli scaffali nel succedersi delle sale in una sequenza capace di rappresentare allo studioso il succedersi delle magistrature. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 32

La situazione odierna • L’accesso ai depositi è interdetto agli studiosi; • i depositi risultano condizionati dalla ristrettezza di spazio e dalle esigenze della conservazione di supporti diversi; • gli istituti di conservazione di materiali archivistici si sono moltiplicati sul territorio; • con l'avvento del digitale i documenti hanno perso consistenza materiale ed è a rischio la loro permanenza nel tempo; Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 33

La situazione odierna. 2 • la documentazione prodotta da soggetti privati occupa una posizione prima sconosciuta per quantità e importanza accanto ai grandi fondi delle istituzioni pubbliche ed ecclesiastiche; • gli utenti degli archivi sono fortemente differenziati nelle domande che rivolgono alle carte e nella competenza con cui sanno interrogarle; • la stessa condizione degli archivisti è profondamente cambiata. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 34

Elementi del cambiamento • Trasformazione del paesaggio archivistico – Nuovi soggetti promotori di lavori archivistici (a partire dagli ordinamenti fino ai sistemi informativi); – Nuovi operatori (accanto agli archivisti di Stato quelli impegnati presso altri enti e i c. d. archivisti liberi professionisti); – Nuovi utenti con nuove richieste • Innovazione tecnologica – Informatica – internet Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 35

Informatica in archivio L’incontro con l’informatica ha comportato nel lavoro d’archivio : • un’accresciuta esigenza di rigore; • nuovi modelli concettuali; • l’affermazione degli standard. Dal punto di vista operativo si è assistito a: • sviluppo di programmi di automazione per la gestione e la descrizione degli archivi, • creazione di sistemi archivistici. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 36

Internet in archivio Conseguenze della diffusione di internet: • rottura dell’autoreferenzialità degli Archivi e degli archivisti; • centralità della comunicazione. Ne deriva l’esigenza di individuare strumenti per rendere possibile lo scambio e la cumulazione dei dati. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 37

STANDARD Il termine standard è un vocabolo inglese che proviene dal francese antico estendart “stendardo”. Il dizionario della lingua italiana Devoto Oli lo definisce: • Tipo, modello, norma cui viene uniformata una data produzione o attività • Complesso di elementi che individuano le caratteristiche di una determinata prestazione o processo tecnico. Mutuato da ambiti di attività tecnica o commerciale, il termine standard è di uso recente nel lessico archivistico italiano. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 38

Standard archivistico Il complesso delle norme e delle convenzioni adottate da una comunità di esperti con il fine di uniformare il comportamento di coloro che creano le rappresentazioni e di coloro che cercano rappresentazioni. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 39

Standard come modelli di rappresentazione • Rappresentazione formalizzata dell’entità archivistica che si vuol descrivere; • Individuazione delle componenti formali generali della descrizione indipendentemente dai caratteri specifici che caratterizzano da un lato i singoli archivi e dall’altro le singole tipologie di strumenti di ricerca (guide, inventari etc) Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 40

Standard di descrizione Modelli di rappresentazione condivisi il cui livello di astrazione è tanto maggiore • quanto più ampia è la realtà da rappresentare • o quanto più vasta è la comunità archivistica che ad essi si riferisce Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 41

Tappe nell’elaborazione degli standard in ambito internazionale Meeting per esperti in materia di standard descrittivi: Archivi nazionali canadesi e ICA (Ottawa, 1988). Costituzione di un gruppo di lavoro ICA per lo sviluppo di uno standard internazionale di descrizione archivistica. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 42

Tappe nell’elaborazione degli standard in ambito internazionale. 2 Commissione ad hoc ICA sugli standard di descrizione (ICA/DDS) (Wroclaw, 1990). Comitato permanente ICA sugli standard descrittivi (ICA/CDS) (Congresso internazionale di Pechino, 1996). Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 43

Documenti ICA Statements of Principles Regarding Archival Description ISAD(G): General International Standard Archival Description, 2 ed. , 2000 ISAAR(CPF): International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, 2 ed. . 2004 ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings, 1 ed, 2008 Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 44

Statement: concetti e principi • Principio del respect des fonds (e invito a definire in ambito nazionale il concetto di fondo) • Concetto di unità di descrizione • Descrizione dal generale al particolare • Recupero della provenienza del materiale archivistico descritto • Ruolo delle chiavi di accesso (access points) e del controllo di autorità (authority control) Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 45

Testi degli standard internazionali di descrizione • Versioni originali nel sito web del CIA http: //www. ica. org/en/standards • Traduzioni in italiano di ISAD G e ISAAR (CPF) nella «Rassegna degli archivi di Stato» , LXIII (2003), 1 • Traduzione in italiano di ISDIAH nella «Rassegna degli archivi di Stato» , III (2007), 1 http: //www. archivi. beniculturali. it/servizio. III/pub/rassegna/ index. html Anche nel sito dell’Anai www. anai. org Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 46

Elaborazione degli standard Procedura complessa che prevede il coinvolgimento dell’intera comunità archivistica mondiale, chiamata ad • analizzare e commentare una prima stesura, • sperimentare per cinque anni la versione consolidata • presentare osservazioni e richieste di modifiche in vista della seconda edizione. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 47

Elaborazione condivisa Tale procedura complessa • costituisce occasione di dibattito e crescita professionale • permette di giungere a una stesura condivisa Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 48

Gli standard internazionali Intendono fornire alla comunità internazionale un quadro generale di riferimento e criteri efficaci per l’elaborazione di descrizioni archivistiche. Promuovono lo sviluppo di standard nazionali Le norme non costituiscono un tracciato, né definiscono un formato di scambio Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 49

ISAD (G): descrizione della documentazione archivistica • Identificare ed illustrare il contesto e il contenuto della documentazione archivistica per promuoverne l’accessibilità • Fornire un mezzo per il controllo intellettuale della documentazione La descrizione archivistica è intesa come un processo Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 50

Regole della descrizione in più livelli 2. 1 Descrizione dal generale al particolare (specificità del lavoro di descrizione rispetto a quello di ordinamento) 2. 2 Informazioni pertinenti al livello di descrizione 2. 3 Collegamenti fra le descrizioni 2. 4 Non ripetizione delle informazioni (principio discutibile, soprattutto quando la descrizione è in formato digitale) Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 51

Struttura di ISAD(G) 26 elementi descrittivi, ripartiti in 7 aree. Le aree e gli elementi della descrizione sono gli stessi a qualsiasi livello, dal fondo fino al singolo documento. Alcuni (6) elementi sono essenziali soprattutto in sede di scambio di informazioni a livello internazionale. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 52

1. Area dell’identificazione • • • Informazioni essenziali per identificare l’unità di descrizione: segnatura/e o codice/i identificativo/i denominazione o titolo data/e livello di descrizione consistenza e supporto dell’unità di descrizione Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 53

2. Area delle informazioni sul contesto • • Informazioni relative alla provenienza ed alla storia della sua conservazione: denominazione del soggetto produttore storia istituzionale/amministrativa, nota biografica storia archivistica modalità di acquisizione o versamento Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 54

3. Area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura • • Informazioni relative al contenuto e all’ordinamento dell’unità di descrizione: ambiti e contenuto procedure, tempi e criteri di valutazione e scarto incrementi previsti criteri di ordinamento Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 55

4. Area delle informazioni sulle condizioni di accesso e utilizzazione • • • Informazioni relative alla disponibilità dell’unità di descrizione: condizioni che regolano l’accesso condizioni che regolano la riproduzione lingua/scrittura della documentazione caratteristiche materiali e requisiti tecnici strumenti di ricerca Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 56

5. Area delle informazioni sulla documentazione collegata • • Informazioni relative all’esistenza di altra documentazione che ha relazioni significative con l’unità di descrizione: esistenza e localizzazione degli originali esistenza e localizzazione di copie unità di descrizione collegate bibliografia Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 57

6. Area delle note Informazioni particolari e informazioni che non possono essere inserite in nessuna delle altre aree: • note Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 58

7. Area del controllo della descrizione Informazioni relative a come, quando e da chi è stata redatta la descrizione archivistica: • nota dell’archivista • norme o convenzioni • data/e della descrizione Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 59

Elementi essenziali Sono da considerare essenziali soprattutto in sede di scambio di informazioni a livello internazionale: • Segnatura/e o codice/i identificativo/i • Denominazione o titolo • Soggetto produttore • Data/e • Consistenza dell’unità di descrizione • Livello di descrizione Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 60

Rapporto fondo / soggetto produttore nella tradizione italiana • Per Cencetti il fondo rispecchia l’istituto che lo ha prodotto • Pavone insinua un dubbio in questa certezza: Ma è poi vero che il fondo rispecchia l’istituto? Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 61

SOGGETTO PRODUTTORE • Glossario ISAAR (CPF): Qualsiasi entità (ente, famiglia, persona) che ha prodotto, accumulato e/o conservato e usato la documentazione archivistica nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale. • Ontologie archivistiche: Soggetto (ente, famiglia o persona) che ha prodotto o acquisito per finalità amministrative, familiari o personali il complesso archivistico oggetto di descrizione. Può essere collegato ad altri soggetti produttori con relazioni gerarchiche o temporali. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 62

Relazioni fra archivi e soggetti produttori nella teoria archivistica tradizionale (Cencetti) Relazione uno a uno: al singolo fondo corrisponde uno ed un solo soggetto produttore e viceversa ad un soggetto produttore corrisponde un fondo e uno solo. Relazione lineare, monodimensionale e statica Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 63

Relazioni fra archivi e soggetti produttori La più recente riflessione ha sottolineato come nel corso dei processi di trasmissione accade che gli archivi, per ragioni politico-istituzionali o burocratico-amministrative oppure per scelte e sensibilità culturali siano smembrati e riaccorpati, siano dispersi o confluiscano l’uno nell’altro secondo modalità e itinerari spesso imprevedibili Relazione molti a molti: in un singolo fondo può essere confluita documentazione prodotta da soggetti diversi, così come uno stesso soggetto può aver prodotto diversi fondi nello svolgimento di diverse attività Relazione complessa, multidimensionale e dinamica Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 64

ISAAR(CPF): descrizione del soggetto produttore Modello di descrizione archivistica nel quale le descrizioni dei soggetti produttori sono gestite separatamente da quelle della documentazione archivistica e messe in relazione con queste ultime secondo le modalità ed al livello descrittivo appropriati. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 65

Modello della descrizione separata Permette di sviluppare tutti gli elementi informativi dell’analisi storico-istituzionale che secondo il modello tradizionale vengono forniti nell’introduzione di guide ed inventari. Permette, inoltre, di dar conto delle relazioni multiple esistenti tra documenti archivistici e soggetti che li hanno prodotti. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 66

Vantaggi della gestione separata delle informazioni di contesto possono successivamente essere collegate: • a documentazione archivistica dello stesso soggetto produttore conservata in istituti diversi; • a documenti di tipologie diverse (archivistici e librari), conservati separatamente ma riconducibili ad uno stesso soggetto; • a documentazione corrente ancora custodita presso il soggetto produttore. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 67

ISAAR nasce dal controllo di autorità • Controllo di autorità (Authority control): controllo dei punti di accesso attraverso l’elaborazione di liste di autorità. E’ un concetto elaborato in ambito bibliotecario, per un esempio vedi Voci di autorità in SBN • ISAAR sviluppa inizialmente il controllo sulle denominazioni; nella 2 ed. si definisce come standard per la descrizione dei soggetti produttori Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 68

ISDIAH Norme generali per la standardizzazione delle descrizioni degli istituti conservatori di archivi. Rendono possibile: - fornire una guida pratica per identificare e contattare gli istituti conservatori di archivi, e per accedere alla documentazione archivistica e ai servizi disponibili; - produrre directory e/o liste d’autorità degli istituti conservatori; - stabilire collegamenti con liste d’autorità di biblioteche e musei e/o sviluppare directory condivise di istituzioni culturali a livello regionale, nazionale e internazionale, e produrre statistiche relative agli istituti conservatori di archivi, a livello regionale, nazionale o internazionale. Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 69

Elementi indispensabili Tutti gli elementi compresi in queste regole possono essere utilizzati, ma solo i seguenti sono indispensabili: - Codice identificativo (elemento 5. 1. 1); - Forme autorizzate del nome (elemento 5. 1. 2); - Ubicazione e indirizzi (elemento 5. 2. 1). Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 70

Grazie per l’attenzione Antonella Mulè Direzione generale per gli archivi 71