Des runions efficaces dans un climat mobilisant Confrencire

Des réunions efficaces dans un climat mobilisant Conférencière : Marival Gallant

Objectifs de la conférence • Reconnaître l’importance et la pertinence d’agir au niveau de réunions • Identifier vos pratiques d’organisation de réunions dans le contexte actuel • Déterminer des pratiques mobilisantes pour hausser la qualité, la productivité et l’efficacité de vos réunions Repartir avec le goût d’actualiser vos réunions 2

Question 1 Combien de temps investissez-vous en réunion par semaine? o Moins de 10 heures o De 10 à 20 heures o 20 à 30 heures o Plus de 30 heures 3

Question 2 Selon vous, quelle proportion de vos réunions est productive? o 20 % o 40 % o 60 % o 80 % o 100 % 4

Saviez-vous que… Selon « Les affaires » , un employé nord-américain passe en moyenne 31 heures en réunion par mois (20 % du temps travaillé par semaine) et considère qu’en général, 1 réunion sur 2 lui est totalement inutile. = 3, 5 heures/semaine* https: //ccihr. ca/nouvelles/les-trucs-de-mark-zuckerberg-pour-des-reunionsefficaces/#sthash. 3 wqzs. MEz. dpuf * Basé sur une semaine de 35 h, mois = 4, 3 5

Et si, on extrapolait quelque peu… 3, 5 heures/semaine* x 40 semaines/an = 140 heures/année = équivaut à 4 semaines de travail * Basé sur une semaine de 35 h, mois = 4, 3 6

Qu’en pensez-vous? Une belle piste pour améliorer vos pratiques de réunion? 7

81 % s'occupent en faisant autre chose. rêve éveillé (91 %), 37 % font aussi dessins 51 % lisent ou envoient des mails, 39 % s'assoupit carrément 8 % vont sur les réseaux sociaux http: //www. lesechos. fr/24/03/2015/lesechos. fr/0204248989789_52 -minutes---le-tempsmaximum-de-concentration-des-cadres-en-reunion. htm#QBeyvo. A 4 ob. Us 44 xv. 99 8 (source : Atlassian, 2015).

Saviez-vous que pendant les réunions… • 27 % disent sortir de réunion en ne sachant pas précisément ce qu'ils doivent faire • 25 % disent arriver sans connaître l'ordre du jour. • 15 % disent sortir de réunion en étant incapables de restituer ce qui vient d'être dit ou décidé. http: //www. lesechos. fr/24/03/2015/lesechos. fr/0204248989789_52 -minutes---le-tempsmaximum-de-concentration-des-cadres-en-reunion. htm#QBeyvo. A 4 ob. Us 44 xv. 99 9

Voir les choses autrement… Un paradigme 10

Voir les rencontres autrement… Considérer vos rencontres comme étant : o Un levier de mobilisation du changement o Une source d’inspiration, de motivation et d’énergie pour tous o Un levier d’apprentissages individuels et collectifs Une façon différente de voir vos réunions! 11

Des leviers contribuant au climat 1. Dynamique CLIMAT MOBILISANT Harmonie 2. Structure 4. Résultats Respect et retombées et contenus Apprentissage Responsabilisant 3. Animation 12

Des pratiques s’appliquant à : Quels types de rencontre : • Conseil d’établissement • Comité de gestion • Comité de travail • Rencontre d’employés • Comité de parents • Rencontre syndicale • Etc. Quels objectifs poursuivis : • Consultation/discussion • Générer des idées, remueméninges • Information • Décision • Suivi/état d’avancement/bilan • Organiser/plan d’action 13

1. La dynamique d’une rencontre 14

5 points essentiels http: //sirieix. over-blog. com/2014/09/repenser-la-formation-a-partir-des-apports-desneurosciences. html 15

Partons de cette information http: //sirieix. over-blog. com/2014/09/repenser-la-formation-a-partir-des-apports-desneurosciences. html 16

Réactiver par des stratégies diversifiées Quelques pistes pour réactiver l’énergie en réunion… • • Interactions avec le groupe Exercices et activités Musique/vidéos Mouvement (debout) « Faisons un test! » https: //www. youtube. com/watch? v=31 cr. A 53 Dgu 0 https: //www. youtube. com/watch? v=ru 0 K 8 u. YEZWw 17

La musique a un effet sur la dynamique! Le répertoire des chansons http: //www. isabellefontaine. ca/pdfdownload/ 18

Capacité de concentration du cerveau La capacité maximale de concentration du cerveau est de 18 min Au-delà de ce délai, c'est plus fort que nous, nous décrochons! Et ce, pendant plusieurs minutes avant de pouvoir nous reconcentrer sur quelque chose d'exigeant http: //www. lesaffaires. com/blogues/olivier-schmouker/les-2 -trucs-geniaux-de-mark-zuckerberg-pour-reussir-unereunion/585395? utm_source=facebook&utm_medium=social&utm_content=17 -02 -2016&utm_campaign=trucs-zucky 19

Debout, c'est toujours mieux! Évitez de tenir une réunion dans une salle dotée d'une table et de chaises, car chacun va s'affaler au bout d'un moment. Le truc le plus simple pour contrer cela, c'est. . . de rester debout! http: //www. lesaffaires. com/blogues/olivier-schmouker/les-2 -trucs-geniaux-de-mark-zuckerberg-pour-reussir-unereunion/585395? utm_source=facebook&utm_medium=social&utm_content=17 -02 -2016&utm_campaign=trucs-zucky 20

2. La structure et les contenus d’une rencontre 21

3 pistes pour vos ordres du jour 1. Se préparer o Objectifs de la rencontre/Vos intentions pédagogiques o Les personnes invitées/La préparation au préalable 2. Types de sujet (D : décider) (C : consulter) (I : Informer) 3. Un ordre du jour… incite à la préparation et l’action o o Des sujets en QUESTIONS Compte rendu intégré 22

Un ordre du jour avec le compte rendu Un chef d’orchestre pour la vue d’ensemble et intentions pédagogiques Caroline soumet son sujet et point de décision Le compte rendu est inclus 23

Diversifier vos moyens PEP TALK Outil de motivation FLASH MEETING Outil d’information POWER MEETING Outil d’échange/action 30 -90 secs 10 -20 min max But Susciter l’enthousiasme Informer, transfert d’information rapide Résoudre des problèmes mineurs en groupe Développe des réflexes d’équipe (forces, complémentarités…) Encourager la prise de décision Conditions gagnantes À faire avant ou pendant période de « rush » ou à divers moments de la journée DURÉE Lieu commun, debout À faire en période plus Une discussion concentrée calme ou à divers sur 1 sujet moments de la journée Lieu commun, debout/assis Lieu commun, debout Défier la routine et innover! 24

Des règles de conduite guidant les actions • Avez-vous des règles? 25

Des règles qui sortent de l’ordinaire! • Droit de mettre fin à la réunion si celle-ci est ennuyante • Droit d’annuler la rencontre si celle-ci n’a pas d’objectif, ni préparation • Droit d’y assister ou non… Réunions optionnelles En avez-vous des règles du jeu? Sont-elles écrites, vécues et maintenues? http: //www. lesaffaires. com/blogues/olivier-schmouker/les-2 -trucs-geniaux-de-mark-zuckerberg-pour-reussir-unereunion/585395? utm_source=facebook&utm_medium=social&utm_content=17 -02 -2016&utm_campaign=trucs-zucky 26

Les outils technologiques et autres Des outils qui impliquent et suscitent l’action o o « Post-it » Objets Jouets … 27

Des brise-glaces • Pour créer le climat au départ • Pour créer le type de discussion • Un exemple : o Le check-in 28

Comment apprennent les gens? Apprendre par l’expérience Apprendre par l’action Les styles d’apprentissage Apprendre par la réflexion Apprendre par la pensée Modèle Kolb 29

3. L’animation dans les rencontres 30

Un climat mobilisant, c’est : Avoir le sentiment : o D’être en action, avoir le pouvoir de décider/d’agir o D’être apprécié pour ses efforts et des réalisations o De pouvoir se fier aux autres o De disposer du soutien et de l’appui des gens o D’être traité avec respect par l’organisation et ses collègues Un climat mobilisant est l’art d’établir des échanges favorables et de confiance qui donne le goût et incite à être en action Adapté des travaux de : Michel Tremblay et Gilles Simard 31

Un truc… Le clearing • Suis-je disposé à animer? o Si non, qu’ai-je besoin pour le devenir? • La technique du « clearing » , c’est : o L’art de rendre quelque chose plus clair o La capacité de l’animateur à ventiler/exprimer ce qui le préoccupe/habite ses pensées afin de créer une présence attentive et une ouverture à la discussion actuelle 32

4. Les résultats et retombées des rencontres 33

Saviez-vous que? ? • Au bout de 20 minutes, le taux d’assimilation d’informations chute de +50 %. • Dans les 24 h suivantes, ce taux chute encore à 80 %. • Et dans le mois qui suit, si rien n’a été fait pour réactiver ce contenu, les apprenants n’en garderont aucune trace. http: //www. formavox. com/neurosciences-apprentissage-formation 34

Un apprentissage de cette conférence? • Qu’est-ce qui a attiré votre attention? • En quoi votre regard a changé face à la façon vous animez ou gérez vos réunions? 35

Qu’allez-vous mettre en œuvre? • Si vous avez une piste à mettre en action, quelle estelle? • Partager avec votre partenaire 36

Mesurer les résultats • Les actions — qui part avec quels suivis? o Tour de table : Résumé sommaire des actions convenues par les personnes identifiées • Évaluation brève en 5 min — coter la rencontre • Les apprentissages o Je repars de cette rencontre en ayant appris… o Quels sont les apprentissages du groupe? 37

En résumé, de nouveaux paradigmes Des réunions mobilisantes : un levier de changement 38

Vous souhaitez vous perfectionner davantage… Venez apprendre et pratiquer « l’art et la science » de préparer et animer des réunions mobilisantes 39

Références • • http: //www. effectivemeetings. com/diversions/meetingcost. asp http: //www. lesaffaires. com/blogues/olivier-schmouker/les-2 -trucs-geniaux-de-mark-zuckerberg-pourreussir-une-reunion/585395? utm_source=facebook&utm_medium=social&utm_content=17 -022016&utm_campaign=trucs-zucky http: //www. lesechos. fr/24/03/2015/lesechos. fr/0204248989789_52 -minutes---le-temps-maximum-deconcentration-des-cadres-en-reunion. htm http: //www. formavox. com/neurosciences-apprentissage-formation http: //sirieix. over-blog. com/2014/09/repenser-la-formation-a-partir-des-apports-des-neurosciences. html http: //www. college-de-france. fr/site/stanislas-dehaene/symposium-2012 -11 -20 -10 h 00. htm http: //www. isabellefontaine. ca/pdfdownload/ Les personnalités difficiles • • http: //www. prendresoin. org/wp-content/uploads/2012/12/Travailler-en-e%CC%81 quipe-demanie%CC%80 re-positive-avec-des-personnes-difficiles. pdf http: //www. journaldunet. com/management/0605135 gerer-personnalite. shtml Des brise-glaces • • http: //www. shambles. net/pages/staff/icebreaker/ http: //www. eycb. coe. int/edupack/fr_64. html 40