Der Absatzprozess in NAV 2009 Angebote Auftrge Debitoren
Der Absatzprozess in NAV 2009 Angebote Aufträge Debitoren einrichten VK-Zeilenrabatte Warenausgang Artikel einrichten Rechnungsausgang Zahlungseingang Reklam. / Gutschriften Mahnungen erstellen (Die Texte basieren auf der Online-Hilfe von MS Dynamics NAV 2009)
Mandanten öffnen Die nachfolgenden Ausführungen verwenden Mandanten NBuero. V 00 2017 Absatzprozess in NAV 2009 3
Angebote Verkaufsangebot erstellen Ein Verkaufsangebot kann als erster Entwurf für einen Auftrag verwendet werden. Der Auftrag kann dann in eine Rechnung umgewandelt werden. Bevor Sie ein Verkaufsangebot erstellen können, müssen Sie möglicherweise neue Stammdaten eingeben: • Für einen neuen Debitoren ist eine passende Debitorenkarte einzurichten • Für einen neuen Artikel ist eine passende Artikelkarte einzurichten. Um Verkaufsangebote zu erstellen: • Menü: Verkauf Auftragsabwicklung Angebote • Es öffnet sich die Maske Verkaufsangebot • Drücken Sie F 3, um eine leere Anfrage zu erstellen. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 siehe nächste Folie 4
Angebote Verkaufsangebot erstellen • • • Das Feld Angebot Nr. wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie einen Debitoren auswählen. Wählen Sie die Nummer des Debitoren aus. Wählen Sie in der ersten Anfragezeile in dem Feld Art die Artikel. Geben Sie im Feld Nr. die Nummer des angefragten Artikels ein. Geben Sie in dem Feld Menge die Menge an, die der Kunde angefragt hat. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 siehe nächste Folie 5
Angebote Verkaufsangebot drucken Nachdem Sie die Maske zur Erstellung des Verkaufsangebotes ausgefüllt haben, können Sie dieses drucken. Um Verkaufsangebote zu drucken: • Öffnen Sie über Drucken das Fenster Verkauf - Angebot und suchen Sie das entsprechende Angebot. • Klicken Sie auf Drucken. • Geben Sie die gewünschte Anzahl von Kopien an und klicken Sie erneut auf Drucken (oder zunächst auf Seitenansicht. ) 2017 Absatzprozess in NAV 2009 6
Aufträge erfassen Um einen Auftrag für einen Kunden zu erfassen, nutzen Sie die Anwendung Aufträge im Bereich Verkauf/Auftragsabwicklung. Falls Sie bereits zuvor ein Verkaufsangebot erstellt haben, wurden die meisten Informationen bereits eingegeben. Damit haben Sie die Möglichkeit, aus dem Angebot schnell einen Auftrag zu erstellen. Um Verkaufsangebote in Aufträge umzuwandeln: • • Menü: Verkauf Auftragsabwicklung Angebot Es öffnet sich das Fenster Verkaufsangebot. Blättern Sie zu dem Angebot, das Sie umwandeln wollen. Überprüfen bzw. verändern Sie die Angaben zum VK-Preis oder Rabatt %. Klicken Sie auf Auftrag erst. und wählen Sie Ja. Die Anwendung wandelt das Angebot in einen Auftrag um. Das Angebot wird gelöscht und ein neuer Auftrag erstellt. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 siehe nächste Folie 7
Aufträge drucken Um Aufträge (=Auftragsbestätigungen) zu drucken: • Öffnen Sie das Fenster Aufträge und suchen Sie den entsprechenden Auftrag heraus. Zum Beispiel über die Übersicht: • Klicken Sie auf Drucken. • Geben Sie die gewünschte Anzahl von Kopien an und klicken Sie erneut auf Drucken oder auf Seitenansicht. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 siehe nächste Folie 8
Warenausgang buchen Wenn Sie einen Artikel liefern, müssen Sie den dazugehörigen Auftrag öffnen und den Warenausgang aus dem Auftrag heraus buchen. Dieser Vorgang ist derselbe für Aufträge, die aus Angeboten erstellt wurden, und Aufträge, die direkt angelegt wurden. Um Aufträge zu buchen: • Öffnen Sie das Fenster Aufträge und suchen Sie den entsprechenden Auftrag. • • Füllen Sie das Feld Buchungsdatum aus. Klicken Sie auf Buchen. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten: Buchen Bucht den Auftrag ohne interne Belege zu drucken. Buchen und Drucken Bucht den Auftrag und druckt Belege: Einen Lieferschein (wenn Sie die Ware liefern, ohne den Auftrag zu fakturieren) und/oder eine Ausgangsrechnung (wenn Sie den Auftrag fakturieren). 2017 siehe nächste Folie Absatzprozess in NAV 2009 9
Warenausgang buchen Nachdem Sie ausgewählt haben, ob gedruckt werden soll oder nicht, erscheint ein Fenster, in dem Sie angeben können, wie dieser gebucht werden soll. Entscheiden Sie, ob der Auftrag als geliefert, fakturiert oder beides gebucht werden soll. • Liefern (Warenausgang) Bucht den Ausgang der Artikel. • Liefern und Fakturieren (Warenausgang + Rechnungsausgang) Fakturiert und bucht gleichzeitig den Ausgang der Artikel. Warenausgang Rechnungsausgang Wählen Sie Liefern oder Liefern und Fakturieren aus und klicken Sie auf OK 2017 Absatzprozess in NAV 2009 10
Rechnungsausgang buchen Wenn Sie einen Artikel liefern, müssen Sie dazugehörige Rechnung erstellen und buchen. Dieser Vorgang ist derselbe für Aufträge, die aus Angeboten erstellt wurden, und Aufträge, die direkt angelegt wurden. Um Rechnungen zu erstellen und zu buchen: • Öffnen Sie das Fenster Aufträge und suchen Sie den entsprechenden Auftrag. • • • Füllen Sie das Feld Buchungsdatum aus. Klicken Sie auf Buchen. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten: Buchen Bucht den Auftrag, ohne interne Belege zu drucken. Buchen und Drucken Bucht den Auftrag und druckt Belege: Einen Lieferschein (wenn Sie die Ware liefern, ohne den Auftrag zu fakturieren) und/oder eine Ausgangsrechnung (wenn Sie den Auftrag fakturieren). 2017 siehe nächste Folie Absatzprozess in NAV 2009 11
Rechnungsausgang buchen Nachdem Sie ausgewählt haben, ob die Rechnung gedruckt werden soll oder nicht, erscheint ein Fenster, in dem Sie angeben können, wie diese gebucht werden soll. Entscheiden Sie, ob der Auftrag als fakturiert oder als geliefert und fakturiert gebucht werden soll. • • Fakturieren (Rechnungsausgang) Fakturiert die bereits gelieferten Artikel. Liefern und Fakturieren (Warenausgang + Rechnungsausgang) Fakturiert und bucht gleichzeitig den Ausgang der Artikel. Rechnungsausgang Warenausgang Rechnungsausgang Wählen Sie eine Buchungsoption aus und klicken Sie auf OK. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 12
Reklam. / Gutschriften Reklam. /Gutschriften Wenn Sie sich mit Ihrem Debitor auf die Rücksendung eines verkauften Artikels geeinigt haben, erstellen Sie eine Verkaufsreklamation, um die Rücksendung in der Anwendung zu erfassen. Klicken Sie im Navigationsbereich auf „Verkauf", wählen Sie die Option „Auftragsabwicklung“ und klicken Sie auf „Reklam. /Gutschriften". Das Fenster Verkaufsreklamation wird geöffnet. Drücken Sie F 3, um eine leere Einkaufsreklamation zu öffnen. Wenn Sie das Feld Debitor Nr. auswählen, wird eine freie Reklam. /Gutschrift-Nr. vorgeschlagen. Sie können die Zeilen entweder manuell ausfüllen oder Daten aus anderen Belegen kopieren. Mithilfe der Schaltfläche Funktion Beleg kopieren können Sie einen vorhandenen Beleg in die Reklamation kopieren. Dies kann ein bereits gebuchter oder ein noch nicht gebuchter Beleg sein. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 siehe nächste Folie 13
Reklam. / Gutschriften Reklam. /Gutschriften Geben Sie die Belegnummer des Beleges ein, zu dem die Reklamation erfolgt ist oder wählen Sie einen Beleg aus. Durch das Setzen des ersten Häkchens werden die Adressdaten und der Inhalt der gebuchten Rechnung in die Gutschrift übernommen (Kopfdaten). Löschen Sie die Positionen, die von der Gutschrift nicht betroffen sind. Im Feld Reklamationsgrundcode können Sie den Grund für die Reklamation eingeben. Klicken Sie auf den Assist. Button rechts im Feld, und wählen Sie den entsprechenden Code aus. Passen Sie im Feld Menge die Rücksendungsmenge an. Über die Schaltfläche Drucken kann die Gutschrift ausgegeben werden. Über die Schaltfläche Buchen kann die Gutschrift gebucht werden. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 14
Mahnungen erstellen Mahnmethoden einrichten Die Verwaltung von Forderungen umfasst die Prüfung, ob fällige Beträge rechtzeitig bezahlt werden. Wenn Debitoren überfällige Zahlungen haben, müssen Sie entscheiden, wann und wie Sie ihnen eine Mahnung schicken möchten. Zusätzlich möchten Sie ihnen möglicherweise Zinsen und/oder Gebühren berechnen. Unter Verwaltung Anwendung Einrichtung Finanzmanagement Mahnmethoden wählen Sie den Code INLAND aus und erfassen Sie über die Schaltfläche Stufen die entsprechenden Daten für die jeweilige Mahnstufe. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 siehe nächste Folie 15
Mahnungen erstellen Im Fenster Mahnstufen kann für jede Stufe unter Ebene jeweils der Vortext und der Nachtext angezeigt und bearbeitet werden. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 siehe nächste Folie 16
Mahnungen erstellen Öffnen Sie das Fenster Mahnung über Verkauf Periodische Aktivitäten. In der Anwendung ist eine Mahnung ähnlich wie eine Rechnung. Wenn Sie eine Mahnung erstellen, müssen Sie einen Mahnungskopf und eine oder mehrere Mahnungszeilen ausfüllen. Sie können den Kopf manuell ausfüllen und die Zeilen von der Anwendung ausfüllen lassen oder Sie können die Anwendung Mahnungen für alle Debitoren automatisch erstellen lassen. Über Funktion und Mahnungen erstellen erzeugen Sie die Mahnungen. Prüfen Sie das Fälligkeitsdatum (unter Register Buchung) und die eingestellte Mahnstufe (über Mahnmethodencode). Anschließend klicken Sie im Menüpunkt Mahnung auf Registrieren und auf Ok. Dann schließen Sie alle Fenster. Rufen Sie Registrierte Mahnungen über Periodische Aktivitäten auf. Über Drucken Seitenansicht können Sie sich die Mahnschreiben anzeigen lassen. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 17
Zahlungseingang buchen Wenn Sie eine Zahlung erhalten haben, müssen Sie den dazugehörigen Zahlungseingang buchen. Um einen Zahlungseingang zu buchen: • Öffnen Sie im Bereich Finanzmanagement unter Finanzbuchhaltung das Fenster Fibu Buch. -Blätter. • Wählen Sie im Fenster Fibu Buch. Bl. -Vorlagenübers. die Vorlage ALLGEMEIN aus und drücken Sie OK. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 siehe nächste Folie 18
Zahlungseingang buchen • Öffnen Sie das Fenster Fibu Buch. -Blatt. Füllen Sie die Felder ersten Zeile aus. • Falls Spalten wie die Spalte Belegart nicht angezeigt werden, können Sie die Ansicht wie folgt einstellen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalten anzeigen aus. Setzen Sie bei der Spalte Belegart einen Haken und drücken Sie auf OK. • Zunächst geben Sie das Buchungsdatum ein und wählen Sie als Belegart Zahlung aus. • Geben Sie eine Belegnr. ein. (z. B. Nr. des Kontoauszugs) • Wählen Sie die Kontoart Sachkonto sowie die passende Kontonr. (z. B. 2800 Bank) aus. Wählen Sie die Gegenkontoart Debitor sowie bei Gegenkontonr. den passenden Debitoren aus. • • Im Feld Ausgleich-Belegnr. wählen Sie die offene Rechnung des Debitoren aus. Daraufhin erscheint im Feld Betrag der passende Rechnungsbetrag. • Im Feld Beschreibung können Sie die Buchung erläutern. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 siehe nächste Folie 19
Zahlungseingang buchen • Nachdem Sie die Felder ausgefüllt haben, wählen Sie Buchen, um das Buch. -Blatt zu buchen. Bestätigen Sie die anschließende Frage mit Ja. Fibujournal Bericht Dieser Bericht zeigt gebuchte Sachposten sortiert und nach einzelnen Journalen gegliedert. • • Öffnen Sie im Bereich Finanzmanagement unter Finanzbuchhaltung und Berichte das Fenster Fibujournal. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken, um den Bericht auszudrucken. Klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenansicht, wenn Sie sich den Bericht vor dem Ausdruck am Bildschirm ansehen wollen. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 20
Debitoren einrichten • • Öffnen Sie im Bereich Verkauf Auftragsabwicklung Debitoren eine Debitorenkarte. Drücken Sie F 3, um eine leere Debitorenkarte zu erstellen. siehe nächste Folie 2017 Absatzprozess in NAV 2009 siehe nächste Folie 21
Debitoren einrichten Die folgenden Felder müssen ausgefüllt werden: • Nr. • Geschäftsbuchungsgruppe • Mw. St. -Geschäftsbuchungsgruppe • Debitorenbuchungsgruppe • Ausgleichsmethode (siehe nächste Folie) 2017 Absatzprozess in NAV 2009 siehe nächste Folie 22
Debitoren einrichten Register Zahlung: Ausgleichsmethode Register Lieferung 2017 Absatzprozess in NAV 2009 23
VK-Zeilenrabatte Verkaufszeilenrabatte Wenn Sie mit einem Debitor einen Rabatt für bestimmte Artikel vereinbart haben, dann wird die Vereinbarung für individuelle Artikel unter Verkauf - Auftragsabwicklung – Debitoren in den Zeilen des Fensters VK-Zeilenrabatte erfasst. Öffnen Sie das Fenster Debitorenkarte, suchen Sie den entsprechenden Debitor, klicken Sie auf Verkauf und dann auf Zeilenrabatte. Das Fenster VK-Zeilenrabatte wird angezeigt. Füllen Sie in den Zeilen die Felder mit der Artikelnr. , dem Einheitencode und dem vereinbarten Zeilenrabatt % aus. Wenn der Debitor eine Mindestmenge bestellen muss, um den vereinbarten Rabatt in Anspruch nehmen zu können, müssen Sie das Feld Mindestmenge ausfüllen. Geben Sie das Startdatum und das Enddatum der Preisvereinbarung ein, falls erforderlich. Wiederholen Sie die Schritte für jeden Artikel, für den Sie einen Verkaufszeilenrabatt anlegen möchten. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 24
Artikel einrichten Wenn Sie einen neuen Artikel auf einer Artikelkarte einrichten möchten, müssen Sie einige Felder immer ausfüllen, einige Felder können Sie bei Bedarf ausfüllen und in anderen Feldern können Sie nichts eingeben. Um Artikel einzurichten: Öffnen Sie z. B. über den Bereich Lager den Menüpunkt Lager Artikel das Fenster Artikelkarte. Drücken Sie F 3 um eine leere Artikelkarte zu erzeugen. Wenn Sie das Feld Beschreibung auswählen, wird eine freie Nr. vorgeschlagen. Die folgenden Felder müssen ausgefüllt werden: • • Nr. Lagerabgangsmethode VK-Preis/DB-Berechnung VK-Preis Produktbuchungsgruppe Mw. St. -Produktbuchungsgruppe Lagerbuchungsgruppe. 2017 Absatzprozess in NAV 2009 25
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