DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS NOVOS PROCEDIMENTOS ESTGIO EM

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS NOVOS PROCEDIMENTOS ESTÁGIO EM DIREITO

CONVOCAÇÃO DE CANDIDATOS APROVADOS UNIDADE SOLICITAR AO DRH VIA E-MAIL CONVOCAÇÃO DOS/AS CANDIDATOS/AS A VAGA DE ESTÁGIO PORTARIA CGA Nº 11/2018 ART. 1º, II 1 - O pedido de convocação deve ser encaminhado para o e-mail drh@defensoria. sp. def. br, com no mínimo 05 (cinco) dias de antecedência da data de comparecimento; 2 - A convocação deve obedecer a ordem de classificação e a opção de período apontada pelo/a candidato/a no momento da inscrição do concurso; 3 - O pedido deve conter o nome dos/as candidatos/as a serem convocados/as, a data, hora, local de comparecimento e o nome do/a servidor/a que deve procurar; 4 - Entrar em contato por telefone com o/a candidato/a, verificar o interesse em assumir o estágio e informar a respeito da data de comparecimento e documentação a ser apresentada. DRH VERIFICAR SE O PEDIDO DA UNIDADE ESTÁ EM CONFORMIDADE COM AS NORMAS E PUBLICAR NO DOE EDITAL DO CONCURSO CAP III, 4. 3 E CAP XIV, 1. 1 1 - Receber o e-mail, verificar se o pedido contém todas as informações necessárias para a convocação; 2 - Verificar junto à lista de classificação se o/a candidato/a está apto/a pra ser convocado/a; 3 - Confeccionar a lauda de convocação e encaminhar para a imprensa oficial para publicação no dia seguinte; 4 - Encaminhar e-mail aos/às candidatos/as com as informações da convocação; 5 - Manter no Portal da Defensoria Pública a relação atualizada de convocações. CANDIDATO/A – ESTAGIÁRIO/A COMPARECER À UNIDADE, NO DIA DA CONVOCAÇÃO EDITAL DO CONCURSO CAP XIV – 2, 6, 7 e 8 1 - Apresentar os documentos que comprovem as condições para credenciamento, a falta de qualquer documento elencado no edital, impede o credenciamento; 2 - O não comparecimento no dia convocado eliminará o/a candidato/a do certame; 3 - O/A candidato/a poderá completar toda a documentação e iniciar o exercício em até 15 dias contados da data de convocação.

CREDENCIAMENTO UNIDADE RECEBER, ANALISAR E DIGITALIZAR TODA A DOCUMENTAÇÃO SOLICITADA CADASTRAR O/A ESTAGIÁRIO/A NO SISTEMA GESTAORH E ENVIAR A DOCUMENTAÇÃO AO DRH PORTARIA CGA Nº 11/2018 ART. 1º, III – EDITAL CAP XIV, 6 1 - Verificar se a documentação original apresentada pelo/a candidato/a está em conformidade com o edital; 2 - Digitalizar toda a documentação do/a candidato/a (a unidade não deve reter nenhum documento físico); 3 - A unidade pode solicitar ao/à candidato que encaminhe por e-mail a documentação digitalizada em arquivo único no formato PDF. PORTARIA CGA Nº 11/2018 ART. 1º, III 1 - Cadastrar os dados (pessoais, foto, acadêmicos e do estágio) no sistema Gestao. RH; 2 - Enviar ao e-mail do DRH o nome do/a supervisor/a do estágio e a documentação digitalizada em formato PDF, em arquivo único. DRH VALIDAÇÃO DO CADASTRO NO SISTEMA GESTAORH ATO DPG 80/2014 – Subseção I, art 37, I, i ENVIO DE RELATÓRIO DE CREDENCIAMENTO PARA O CIEE, PARA EMISSÃO DOS TERMOS DE COMPROMISSO DE ESTÁGIO -TCE CONTRATO CIEE/DPE 1 - Receber o e-mail de documentação, e analisar a correspondência dos dados cadastrados; 2 - Validar o cadastro no sistema Gestao. RH – realizar “upload” dos arquivos; Obs: o cadastro somente será validado mediante o recebimento do e-mail com toda a documentação digitalizada; 3 - Confeccionar a lauda de credenciamento e encaminhar para a imprensa oficial para publicação no dia seguinte. 1 - Elaboração de relatório dos credenciamentos do dia anterior (publicados no DOE);

CONTRATO CIEE EMISSÃO DE TERMO DE COMPROMISSO DE ESTÁGIO TCE CONTRATO CIEE/DPE 1 - Receber e-mail do DRH com o relatório de credenciamentos; 2 - Verificar se os dados do cadastro CIEE estão atualizados com o relatório recebido; 3 - Emitir TCE em 03 (três) vias – Estagiário/a, Instituição de Ensino e CIEE e indicar em qual endereço do posto CIEE deverá ser entregue a via assinada; 4 - Entregar os termos impressos, assinados (agente de integração)e envelopados ao DRH RECEBIMENTO E ENVIO DOS TCE’s E EMISSÃO DE CRACHÁ DIRETRIZ INTERNA DRH 1 - Receber e conferir os termos (nome, data de início e fim, semestre e assinatura CIEE); 2 - Emitir crachás; 3 - Enviar termos e crachás para as unidades via SGPDOC; 4 - Auxiliar o CIEE na verificação do retorno dos Termos assinados. UNIDADE RECEBIMENTO DOS TERMOS E CRACHÁS PORTARIA CGA Nº 11/2018 ART. 1º, IV DELIB CSDP 26/06 ART. 15, I 1 - Recebimento das 03 (três) vias ; 2 - Entrega dos termos aos/às estagiários/as para coleta de assinatura da Instituição de Ensino; 3 - Entrega dos crachás, e instrução quanto ao uso;

CONTRATO - ARQUIVO CANDIDATO/A – ESTAGIÁRIO/A COLHER ASSINATURA DA INSTITUIÇÃO DE ENSINO NAS 03 (TRÊS) VIAS DO TERMO CONTRATO CIEE/DPE 1 - O/A estagiário/a deve colher as respectivas assinaturas nas três vias do termo 2 - Devolver uma via, devidamente assinada, ao posto CIEE, conforme endereço indicado CIEE RECEBIMENTO DO TERMO ASSINADO E ENVIO AO DRH CONTRATO CIEE/DPE 1 - Receber do/a estagiário/a uma via do termo devidamente assinado; 2 - Encaminhar ao DRH uma cópia digitalizada (a DPE não reterá nenhuma via física do TCE). DRH RECEBIMENTO DE CÓPIA DIGITAL DOS TERMOS DIRETRIZ INTERNA DRH 1 - Receber e conferir os termos digitalizados; 2 - Inserir o arquivo no cadastro do/a estagiário/a – sistema Gestao. RH

PRORROGAÇÃO/PERMANÊNCIA DRH ENVIO MENSAL DE E-MAIL ÀS UNIDADES DIRETRIZ INTERNA DRH 1 - Enviar relatório com os/as estagiários/as com data fim no mês seguinte, indicando os que podem prorrogar o estágio; 2 - Enviar relatório com os/as estagiários/as com data fim no mês seguinte, indicando a hipótese de permanência, nos termos da Deliberação CSDP 26/09; 3 - Enviar relatório com os/as estagiários/as que ultrapassaram o limite de faltas nos termos da alínea “c” do inciso II do art. 78 da LC 988/06. UNIDADE RECEBER E ANALISAR HIPOTESES DE PRORROGAÇÃO, PERMANÊNCIA OU DESCREDENCIAMENTO PORTARIA CGA Nº 11/2018 ART. 1º, IV E VI 1 - No caso de prorrogação, deverá informar ao DRH assinalando no campo do relatório de origem; 2 - No caso de permanência ou descredenciamento pelo excesso faltas, deverá registrar a ação no sistema Gestao. RH, nos moldes atuais. DRH ENVIO DE E-MAIL AO CIEE DIRETRIZ INTERNA DRH 1 - Relaciona os caso de prorrogação e encaminha relação ao Posto CIEE para emissão dos Termos Aditivos.

PRORROGAÇÃO - CONTRATO CIEE EMISSÃO DE TERMO DE PRORROGAÇÃO (TA) CONTRATO CIEE/DPE 1 - Emissão de Termos de Prorrogação (TA) dos/as estagiários/as conforme relação fornecida pelo DRH - em 03 (três) vias – Estagiário/a, Instituição de Ensino e CIEE; 2 - Entrega ao DRH dos TA’s impressos, assinados (agente de integração)e envelopados DRH RECEBIMENTO E ENVIO DOS TERMOS DE ADITAMENTO DIRETRIZ INTERNA DRH 1 - Receber e conferir os TAs (nome, data de início e fim, semestre e assinatura CIEE); 2 - Enviar os termos para as unidades. UNIDADE RECEBIMENTO E DEVOLUÇÃO DOS TERMOS DE ADITAMENTO – PRORROGAÇÃO PORTARIA CGA Nº 11/2018 ART. 1º, VI 1 - Recebimento das 03 (três) vias dos TA’s; 2 - Entrega dos termos aos/às estagiários/as para coleta de assinatura da instituição de ensino.

PRORROGAÇÃO – CONTRATO - ARQUIVO CANDIDATO/A – ESTAGIÁRIO/A COLHER ASSINATURA DA INSTITUIÇÃO DE ENSINO NAS 03 (TRÊS) VIAS DO TERMO CONTRATO CIEE/DPE 1 - O/A estagiário/a deve colher as respectivas assinaturas nas três vias do termo; 2 - Devolver uma via, devidamente assinada, ao posto CIEE, conforme endereço indicado. CIEE RECEBIMENTO DO TERMO ASSINADO E ENVIO AO DRH CONTRATO CIEE/DPE 1 - Receber do/a estagiário/a uma via do termo devidamente assinado; 2 - Encaminhar ao DRH uma cópia digitalizada do termo assinado (a DPE não reterá nenhuma via física do TA). DRH RECEBIMENTO DE CÓPIA DIGITAL DOS TERMOS E ATUALIZAÇÃO DO CADASTRO DIRETRIZ INTERNA DRH 1 - Receber e conferir as cópias digitais dos termos; 2 - Inserir o termo digitalizado no cadastro do/a estagiário/a – sistema Gestao. RH; 3 - Atualizar o cadastro do/a estagiário/a quanto à data fim do estágio.

COMPROVAÇÃO DA SITUAÇÃO ACADÊMICA UNIDADE RECEBER, ANALISAR E INSERIR NO SISTEMA A DECLARAÇÃO DE MATRÍCULA E HISTÓRICO ESCOLAR PORTARIA CGA Nº 11/2018 ART. 1º, VII, “b”, 5, § 2º REGISTRAR DESCREDENCIAMENTO NO SISTEMA GESTAORH PORTARIA CGA Nº 11/2018 ART. 1º, VII, “b”, 5, § 2º INFORMAR AO DRH O CUMPRIMENTO DOS TERMOS DA PORTARIA CGA Nº 11/2018 ART. 1º, VII, “b”, 5, § 2º 1 – Receber a declaração de matrícula e histórico escolar, atualizados, até 31/03 para o primeiro semestre e até 31/08 para o segundo semestre; 2 – Verificar se o/a estagiário/a está matriculado/a e não reprovou em duas matérias; 3 – Inserir cópia digital da declaração de matrícula e histórico escolar na aba “AFASTAMENTOS – SITUAÇÃO ACADÊMICA”, do sistema Gestao. RH (a unidade não deve reter nenhum documento físico); 1 – Registrar o DESCREDENCIAMENTO nas hipóteses de: a) o/a estagiário/a não ter renovado a matrícula; b) o/a estagiário/a reprovou em duas ou mais disciplinas; 1 – Encaminhar e-mail ao DRH informando o cumprimento deste item da Portaria CGA nº 03/2018 DRH CONFERENCIA DO CUMPRIMENTO DO DISPOSTO NA PORTARIA CGA Nº 03/2018 DIRETRIZ INTERNA DRH 1 - Analisar todos os históricos e declarações de matrícula inseridos no sistema; 2 – Informar as unidades sobre eventual divergência na documentação apresentada; 3 – Validar o registro da unidade;

COMPROVAÇÃO DO ATESTADO DE FREQUÊNCIA MENSAL UNIDADE ATESTADO DE FREQUÊNCIA (Folha Diária de Ponto) PORTARIA CGA Nº 11/2018 ART. 1º, V 1 – Orientar sobre o preenchimento diários da folha de ponto; 2 – Encaminhar a folha de ponto (totalmente preenchida) à coordenação atestar a frequência do mês de competência; 3 – inserir os afastamentos no sistema Gestao. RH; 4 – Inserir cópia digital da Folha de ponto, devidamente atestada pela Coordenação na aba “AFASTAMENTOS – ATESTADO DE FREQUÊNCIA”, do sistema Gestao. RH (a unidade não deve reter nenhum documento físico); DRH ATESTADO DE FREQUÊNCIA (Folha Diária de Ponto) DIRETRIZ INTERNA DRH 1 - Analisar todos os afastamentos e atestados de frequência inseridos no sistema; 2 – Informar as unidades sobre eventual divergência na documentação apresentada; 3 – Validar o registro da unidade;

RELATÓRIO TRIMESTRAL – CORREGEDORIA-GERAL ESTAGIÁRIO/A APRESENTAR TRIMESTRALMENTE RELATÓRIO DE SUAS ATIVIDADES DELIBER. CSDP Nº 26/2006, ART 14, III 1 - Confeccionar relatório de suas atividades a cada três meses, contados da data de início de exercício; 2 – Despachar com o/a Defensor/a Supervisor/a do Estágio 3 - Encaminhar por e-mail à secretaria da unidade, após analise do/a Defensor/a Supervisor/a, em formato PDF, cópia digital do relatório. UNIDADE INSERIR O RELATÓRIO NO SISTEMA GESTAORH DELIBER. CSDP Nº 26/2006, ART 14, III 1 – Receber e conferir o relatório; 2 –Inserir o arquivo na aba “AFASTAMENTOS – RELATÓRIO TRIMESTRAL” do sistema Gestao. RH (a unidade não deve reter nenhum documento físico); CORREGEDORIA CONFERENCIA DO RELATÓRIO INSERIDO NO SISTEMA DELIBER. CSDP Nº 26/2006, ART 14, III 1 – Extrair relatório e verificar se o documento apresentado atende à normas internas da Corregedoria Geral;