Den vanskelige samtalen Utdanningsforbundet avdeling Steinkjer Fredag 5

Den vanskelige samtalen Utdanningsforbundet, avdeling Steinkjer Fredag 5. mars 2010 Psykolog Erik Jullumstrø Total. Consult

Hva skal vi bruke tida på? • Den vanskelige samtalen - "hva det er og hvordan gjøre det". • Ulike persontyper og kommunikasjon: ”En må behandle folk forskjellig for å behandle dem likt!” – Håndtering av "overraskelser" som sinneutbrudd, følelsesmessige reaksjoner osv. • Åpent for spørsmål, diskusjoner og demonstrasjoner. Den gode prestasjon

Den vanskelige samtalen En firedelt (femdelt) samtale med siktemål å korrigere en vanske eller et problem: 1. 2. 3. 4. 5. Den gode prestasjon Åpning Felles forståelse av problemet Felles forståelse av løsning Avslutning med avtale om oppfølging (Debrief)

En vanske… Egenskaper ved en person som tar ressurser i ”det daglige”: • • • Den gode prestasjon Samspill/kommunikasjon Verdier, etikk, moral Tøyning av regler, normer, standarder Kvalitet i arbeidet Personlige særtrekk

e s l e g i s Opp Klag e fs ks e r r o Korrigering: Den vanskelige samtalen K Ad var s Den gode prestasjon Re el Kjeft Bebr eide lse e l a t På

Kjennetegn: • • Korrigering/problemløsning Ett problem Leder/ansatt Kunnskap som utgangspunkt Ved behov Respekt og positiv innstilling Vinne - vinne Den gode prestasjon

Men først: Hele verktøykassa… sjonen a is n a g r o r fo Ønsket nivå tvikling U Gap Utfordringer: Per son pp O se el sig ed m • Den vanskelige alsa samtalen • Mu k • ”Daglig korrigeri ntlig • Sk ng” a d r • Konfliktløsning • An iftlig ad varsel dre v pro arsel sed yrer mål og ering • Involv planer gsmøter lin • Avde ter ø • Fagm opplæring r og • Kurs eidersamtale (MU) t rb • Meda utviklingssam g • Mål- o ing n • Veiled ng • Treni praten” ig • ”Dagl er m. . . Den gode prestasjon ng av i utvikli

Den vanskelige samtalen: Steg for steg.

Forberedelser • • • Den gode prestasjon Sett av nok tid. Vurder ”hvem” personen er. Hva er problemet? Definer målet. Finn konkrete eksempler som illustrerer problemet. • Eventuelt: Hva du må sjekke ut med andre? Tenk gjennom noen realistiske tiltak. Planlegg/skriv åpningen. Eventuelt; drøft/rollespill deler av samtalen med en kollega. Innkall til samtalen, gi rom forberedelser.

Åpning Presenter problemet • Sett ”overskriften” for samtalen. • Presenter problemet så konkret som mulig slik du ser det. • Illustrer om mulig budskapet med eksempler. Den gode prestasjon

Felles forståelse av problemet • • Den gode prestasjon Få fram den andres synspunkter om problemet. Be den andre komme med eksempler/være konkret. Påpek forhold dere er enige om underveis i samtalen. Fastslå eventuelt at det er et problem for deg. Prøv å forstå den andres logikk i forklaringen. Sjekk om du har forstått den andre riktig. Men husk; det å forstå er ikke det samme som å akseptere…

Felles forståelse av problemet Avsender Med et ønske om å si… Filter … noe som filtreres Filter Budskapet når mottak ers filter… Mottaker … som hører det en vil høre • Avsender må forsøke å tilpasse budskapet til mottakers filter. • Mottaker må være ydmyk for avsenders filter. Den gode prestasjon

Felles forståelse av løsning • Få fram idéer til hvordan problemet kan løses • Eventuelt: Vær konkret på hva du mener må til for å løse problemet. • Si eventuelt også hva du vil gjøre selv for å løse problemet. • Informer om hva du eventuelt gjør som en konsekvens av problemet. Den gode prestasjon

Avslutning med avtale om oppfølging • Oppsummer samtalen ledd for ledd. • Si hva dere er blitt enige om – tiltak. Vær konkret! • Avtal oppfølging. Den gode prestasjon

Debrief handler om å nullstille. • Sjekk den andres synspunkter på samtalen. • Sjekk den andres reaksjoner på samtalen. Den gode prestasjon

Alle mennesker er rare, unntatt du og jeg, og selv du er litt merkelig…

Husker du denne? Avsender Med et ønske om å si… Filter … noe som filtreres Filter Budskapet når mottak ers filter… Mottaker … som hører det en vil høre • Avsender må forsøke å tilpasse budskapet til mottakers filter. • Mottaker må være ydmyk for avsenders filter. Hva menes med ”filter”? Den gode prestasjon

g i l n n e Relasjonsorientert Støttende F V Respektfulle o Intuitive Tilpasningsdyktige r Dempende Hyggelige s i Analytiske k Ordentlige t Utholdende Alvorlige i Skikkelige G g run dig sia Utradisjonelle Impulsive Optimistiske Reagerende Stimulerende Dramatiske Effektive Kraftfulle Viljesterke Pragmatiske Drivende Saksorientert Den gode prestasjon En tu E r e n sti sk k s i g D r i s t i g

Obs!… g i l n n e F V o r s i k t i g Gru Den gode prestasjon Relasjonsorientert E nt Ironiske Trege Tilskuere Likegyldige Usikker ved konfrontasjoner Moralistiske Kritiske Pessimistiske Lett såret Uforsonlige nd ig us ias Overfladisk Upålitelig Mange baller i luften Sier aldri nei Alt skal være gøy Harde Dårlige lyttere Intense Innrømmer ikke feil Dominerende “Kyniske” k s gi r e n Saksorientert E tis k D r i s t i g

Presterer best… Relasjonsorientert E g nt i l n I et vennlig og n e F V o r s i k t i g Gru nd informativt arbeidsmiljø med personlige og avslappede forhold. Relativt rolig tempo I et strukturert, og formelt arbeidsmiljø I et rolig og stabilt tempo ig Den gode prestasjon us I et stimulerende arbeidsmiljø med små grupper. ias tis Kjapt tempo I et travelt arbeidsmiljø som han/hun har kontroll over Det skal være effektivt Saksorientert E r e n k s gi k D r i s t i g

Vil at leder skal… g i l n n e Lytte F V o r s i k t i G ru g n Den gode prestasjon Relasjonsorientert E nt Gi oppmerksomhet Akseptere følelser Ha fokus på verdier Gi tid til forberedelse Vise ro Være korrekt og systematisk us Gi positiv feedback Støtte opp om ideer Fortelle om statusmessige konsekvenser ias Være rett på sak Vise tillit Ha fokus på personlig gevinst tis dig r e n k s gi Saksorientert E k D r i s t i g

Under press… g i l n en Gr F V o r s i k t i g Relasjonsorientert • Kan bli passiv og stille • Verdifokusert • Føle seg personlig angrepet. • Tenker/truer med å finne på noe annet Den gode prestasjon tu sia sti sk • Bli hissig. • Skryter av seg selv. • ”Tar” person og skylder på andre: ”Du er ikke noe bedre selv” • Blir utbrent • Bli aggressiv • Detaljfokusert: ”Har du ett bevis!” • Styrende og kranglete • Bli fysisk syk ig d un • Bli passiv • Bebreider seg selv: ”Jeg duger vel ikke” • Anspent • Forklarende • Bli deprimert En Saksorientert E r e n k s gi D r i s t i g

Irriteres av… g i l n n e Relasjonsorientert E nt F V o Ufølsomhet og utålmodighet r s i k Uforutsigbarhet t og spontanitet i G g rund ig Den gode prestasjon us ias Trekker ut i langdrag tis Ineffektivitet og ubesluttsomhet Saksorientert E r e n k s gi k D r i s t i g

Diskuter: • Hva mener du er din personprofil? • Med utgangspunkt i din profil: Hva er dine styrker og svakheter i kommunikasjon med andre? • Suksessfaktorer i samtalen med de ulike persontypene? Den gode prestasjon

Korrigering og endring: Vennlige • • Inviter til dialog Vær hyggelig Skill tydelig sak og person Vær tydelig på hva du ønske annerledes Be om konkrete tanker om tiltak Motiver for endring Synliggjør konsekvensene Søk vinn/vinn Den gode prestasjon

Korrigering og endring: Entusiastiske • • • Sett tydelig dagsorden Avklar roller Hold fokus Skap aksept for å snakke ut Utfordre løsningene Få bekreftelse på hva som er oppfattet Still konkrete krav Oppsummer Inngå konkret avtale om oppfølging Overhør noen giftpiler Den gode prestasjon

Korrigering og endring: Energiske • • Vær godt forberedt Sett effektiv dagsorden Isoler ”saken” – vær tålmodig Vær direkte og tydelig Vær nøyaktig og korrekt på detaljer Be om løsningsforslag – utfordre på konsekvenser Felles aksept av løsning Avtal fremdriftsplan Den gode prestasjon

Korrigering og endring: Grundige • • Inviter til dialog i betydningen analysér Gi anledning til forklaring Sett av ekstra god tid Opptre korrekt Vær rolig Vær nøyaktig i beskrivelser Be om forslag til endring Synliggjør positive konsekvenser ved endring Den gode prestasjon

Håndtering av overraskelser • • • Bruk av pauser Siste ords teknikk Gjentakelse av budskap/hakk i plata Kommentere på situasjonen Kommentere på egne følelser Be om konkretisering Inviter til å se konsekvensen av problemet Speiling Unngå: ”Ja, men…” Med andre ord: Bruk dine normale konversasjons-ferdigheter! Den gode prestasjon