Delete by design TU Delft 1 Inhoud TU

Delete by design @ TU Delft 1

Inhoud TU Delft Archiving by design/ risico gericht archiveren Delete@TUDelft 2

Esther Maes TU Delft e. a. m. maes@tudelft. nl 000 UPIR en Zeilschool Aalsmeer 3

24. 703 studenten, waarvan 11. 151 masters 3. 245 wetenschappelijk personeel (bv hoogleraren) 2. 149 ondersteunend personeel 000 Diverse samenwerkingsverbanden LDE, 4 TU, European University Accociation, CESAER, IDEA League 4

Ø Ø Ø 89. 456 studentendossiers 789 leerstoelendossiers 5. 013 Pure registrations 28. 000 master's theses online >49. 000 personeelsdossiers 566 Share. Point sitecollecties 5

360 applicaties 132 AVG register Datawarehouse Nubes, EBSCO, Intota™, Pro. Quest, Dropbox, Google drive, SURFdrive, edugroepen, Linkedin, Flicker, whatsapp, Mapiq, Basecamp, Elsevier, github, Eddex, Facebook, Betabalie, Lamp server, WIMBA, LOOWI wiki, Youtube, Turnitin , Feedback fruit, Kanban, Timemachine, Evernote, Devonthink, One Note, Archiefweb. eu, e-mail, mappenschijven, … 6

7

Geert-Jan van Bussel automatisch archiveren Rik Maes o. a. spraakherkenning Prism UPIR Role of Content Based Access Control, Google search, Ordening/metadata via Triples, Ruleminders, DLP, SIEM, LCS TU Delft: Augmented reality, Robotica, Gedragswetenschappen, Fylosofie, Psychologie 8

9

10

11

Delete by design Op basis van periodieke controle Bewaartermijnen/ verplichting vernietigen AVG collega's Aantal variaties: - Korte bewaartermijn - Lange bewaartermijn - Share. Point - Uitgefaseerde applicaties - Email en mappenschijven 12

Korte bewaartermijn en lage BIV Vaak relatief weinig informatie, alleen metadata en klein aantal gebruikers Lessons learned: Vernietiging meenemen in de jaarlijkse controle 13

Lange bewaartermijn en hoge BIV Vaak veel informatie, veel variatie aan data en veel gebruikers Osiris 2019 vernietiging 59. 655 documenten van studentendossiers Lessons learned: • Automatisch vernietigen uitgezet • Selectie 2019 in eerste instantie niet mogelijk • Check de gemaakte selectie met nieuwe toevoegingen 14

Share. Point zeer veel variaties binnen 1 systeem Variaties binnen SP: Site-collecties, projectsites, personeelsdossiers, hooglerarendossiers, zaken JZ en FM, etc. Lessons learned: • Inrichting scheelt de helft bij archiveren (geef niet alles vrij) • Beperk maatwerk • Archivering inhoud sites via RMA • Dossiers via beheerders bij jaarlijkse controle • Archiveren erg lastig zonder gebruikers 15

Uitgefaseerde applicaties Archief in applicaties die niet meer in gebruik zijn/ vervangen zijn. Lessons learned: • Ideale situatie: naar nieuwe applicatie • Helaas geen ideale situatie • Data op mappenschijf • In beheer van DMA, samen met ICT en gebruikers • Indien technisch onmogelijk in huidige applicatie laten, eis in aanbesteding • Op dit moment (te)veel variaties • Mappenschijven simpelste oplossing, op zoek naar betere variant, vooral voor langere bewaartermijnen. 16

(persoonlijke) email en mappenschijven en google- en surfdrive/etc. Zoveel als mogelijk archiveren in bronapplicaties. Ideeën welkom hiervoor, graag wel betaalbare; -) 17

Eindconclusie Heel verschillende informatie Stappen met archiving by design en risico gericht archiveren inclusief vernietiging Denken vanuit gebruikers Veel variaties door gevarieerde omgeving Vraagstukken: oa variaties en email Geïnteresseerd in nieuwe ontwikkelingen bv AI 18

19