Del 1 Risikostyring og get lnsomhed Om BDO

Del 1: Risikostyring og øget lønsomhed

Om BDO • BDO er danskejet og –ledet, med kontorer i 31 danske byer og kontor i Grønland. • Vi er markedsledere inden for rådgivnings-, revisions- og serviceydelser til mindre og mellemstore virksomheder samt til det offentlige marked. • Mere end 1. 200 medarbejdere, heraf er mere end 120 statsautoriserede revisorer. • En mia. kr. i nettoomsætning (2017/18). • BDO International er ét af verdens største revisionsnetværk repræsenteret i mere end 160 lande worldwide.

Det bedste af to verdener… • NÆRVÆR OG ENGAGEMENT BDO er den lokale revisor, der er tæt på. En revisor, der bruger indsigt og indlevelse til at rådgive din forretning – og dig. • HØJ FAGLIGHED MED INTERNATIONALT UDSYN BDO er samtidig specialister med høj faglighed, dybe specialkompetencer og internationalt format. Branchekendskab, specialister og repræsentation på verdensplan betyder, at vi rådgiver lokalt, regionalt, nationalt og internationalt. Hos BDO er det ikke enten eller, det er både og.

Præsentation • Brian Andersen, Statsautoriseret Revisor & Partner hos BDO • Stor erfaring med kunder arbejder med projektøkonomi – primært inden for håndværk og industri • Har tidligere været økonomidirektør i en virksomhed beskæftiget inden for entreprenørbranchen med både byggestyring i hoved og totalentreprise samt egenproduktion med timelønsansatte

Risici på forskellige opgaver • Alt efter virksomhedens type, størrelse og sammensætning vil det i større eller mindre grad være vigtigt at se på risici på de forskellige opgaver i projektet • Typer af projekter • Teknologiprojekter, renovering, nybygning eller en kombination, • Der relatere sig forskellige risici til de enkelt områder • Har virksomheden erfaring med lignende projekter, eller er der behov for at udvide erfaringsgrundlaget evt. ved at købe assistance • Faser i projektet • Mindre opgaver, indgang af ordre, udførelse og fakturering • risiko for ekstra tid på kørsel til grossisten mm. • manglende detailplanlægning af opgaven

Risici på forskellige opgaver • Projekter med en længere tidsmæssig periode, hvor der vil være fokus på • Kalkulation (brug af efterkalkulation i nye kalkulationer) • Projektering og opstartsfasen • Udførelsesfasen • Afslutning, herunder tidsfrister, afleveringsforretning, nedskrivning af garantier mm. • Risiko på projektet skal styres gennem hele projektet og afspejles i sagsøkonomien. • Risiko afdækkes indledningsvis ved projektgennemgang, hvor der kan ske fejl. Dette sammenholdt med erfaringsgrundlaget for lignende projekter, samt projektleders erfaringer

Risici på forskellige opgaver • Er der usikkerheder, på et givent tidspunkt, skal der reserveres beløb, som er allokeret til den identificerede risiko. Dermed sikres et løbende reelt billede af sagsøkonomien og derigennem hele virksomhedens økonomi • Den identificerede risikoen skal styres gennem forløbet, således at økonomiske tab begrænses. Herunder gennemgang af projektet for eventuelle ekstraarbejder • Generelt skal afkastet gerne afspejles i den risiko som man påtager sig

Projektøkonomi ses som helhed for virksomheden • Man skal se virksomhedens enkelte projekter som en helhed • De enkelte projekter der er i en virksomhed giver samlet set virksomhedens regnskab • Derfor er det vigtigt, at der er fokus på, at man på ledelsesniveau ser projektøkonomi i det samlede billede • Eksempelvis, hvis der er tilknyttet en underentreprenør der er med på flere projekter, og et projekt går dårligt. Her kan den enkelte projektejer være nødsaget til at foretage nogle ekstra udgifter på sit projekt (måske uberettiget), da en konkurs vil have indflydelse på andre projekter i virksomheden og samlet give større tab for virksomheden

Rette personer til økonomiopfølgning • Økonomiopfølgning • Virksomheden skal sikre, at der er personer, der samlet set kan sikre overblik over projekterne og løbende foretage økonomiopfølgning • Identificere eventuelle fejlregistreringer eller forud fakturering • Det kan eventuelt også være ved involvering i enkelte projekter, hvor der opstår uhensigtsmæssigheder og hvor der er behov for større opmærksomhed. • Der skal generelt søges effektivisering og koordinering af arbejdet på tværs af afdelinger. • Fokus på DB pr. time, hvad sælger vi og hvor tjener vi pengene • Penge kan tjenes på kontoret

Usikkerheder i projekter • At arbejde med projekter er at arbejde med usikkerhed. Derfor er det vigtigt at styre projektets økonomi og tage højde for usikkerheden og den økonomiske risiko, så resultaterne opnås inden for de opstillede rammer • For de ansvarlig i et projekt, spiller det en væsentlig rolle, at der er kendskab til, hvordan styringen i projekter fungerer. Det komplette overblik af et projekt kræver indsigt i planer, aktiviteter, tidsforbrug, ressourcer og i de fleste tilfælde ikke mindst økonomien. Det er her budgetter og styring kommer ind • Projektøkonomi er en vigtig del af et projekt. Når man arbejder med projekter, er der altid en hvis usikkerhed forbundet med projektets forløb og økonomi. Det er helt afgørende for et projekt overlevelse og succes, at der er styr på økonomien • God projektøkonomi er lig med god projektstyring

Risikostyring - besvigelser • Projektøkonomien kan indeholde besvigelser i form af misbrug af aktiver • Generelt • Incitament/pres til at udøve besvigelse, muligheden for at udøve besvigelser samt retfærdiggørelse af besvigelser • Besvigelser i praksis kan fremkomme i form af: • Omkostninger der køres på projekter men vedrører noget andet • Optimering i egne bonusordninger ved at flytte omkostninger mellem sager • Berigelse for egen vindingsskyld

Forbedre indtjeningen • Fokus på projektøkonomien herunder ændringer, budgettering og løbende tilpasning. Styr økonomien hele vejen igennem projektforløbet og slut af med efterkalkulationer, for at sikre en opfølgning på afsluttede projekter samt til brug for erfaringsgrundlag til kommende projekter. • Øget brug af it værktøjer vil kunne medvirke til forbedret indtjening. Herunder integreret af kvalitetsstyring, realtime data i projektstyring mm.

Eksempler fra hverdagen • It værktøjer er ikke bedre end det, de er sat op til • Markant forbedret likviditet ved indførelse af elektronisk sags- og faktureringssystem • Låsning af priser – ved dyre vareindkøb, og kontraktuel mulighed for ændring af pris ved projektændringer • 17 individuelle manuelle behandlinger på kontoret fra ordre indgang til færdig faktura

Spørgsmål?

Del 2: Den produktive installationsvirksomhed

Fortsat vækst i dansk økonomi… • Lang periode med stabil vækst på de fleste indikatorer • Dansk økonomi vokser fortsat, dog mindre end tidligere • Især vækst i privatforbrug og investeringer trækker op • Risiko for handelskrig mellem USA og Kina, samt BREXIT skaber usikkerhed, som påvirker 2018 -tallene Kilde: TEKNIQ, Markedsanalyse, Marts 2019 (Danmarks Statistik)

Der er også god gang i byggeriet… • Ny- og tilbygning vokser med 8%-points +8% +2, 6% Kilde: Danmarks Statistik, Omsætning i byggeri og anlæg efter arbejdets art, branche (DB 07) og tid • Anlægsvirksomhed vokser med 2, 6%points • Reparation og vedligeholdelse er status quo

Det giver travlhed og vækst hos mange installationsvirksomheder… • Installationsbranchen vokser i gennemsnit med ca. 4%-points fra 2017 -18 +3, 9% +3, 1% • Vvs-branchen vokser relativt mest – med knapt 5%-points +5, 0% • I elbranchen stiger aktivitetsniveauet med 3, 1%-points

…men loven om udbud og efterspørgsel gælder ikke i installationsbranchen… Pris Ny markedspris Markedspris Udbud = Kapacitet til rådighed Når efterspørgslen stiger men kapaciteten er den samme, bliver kapaciteten mere værd, og kunden er villig til at betale en højere pris Markedsprisen = hvor der er ligevægt mellem udbud og efterspørgsel Efterspørgsel = Opgavemængde Mængde

Tværtimod oplever installationsvirksomhederne faldende priser… +: Oplever stigende priser Danmarks Statistik spørger hvert år samtlige virksomheder (el- og vvs), om de oplever ændringer i tilbudspriser på licitationsopgaver Statistikken er baseret på de virksomheder svarer, at de oplever prisændringer -: Oplever faldende priser Kilde: Danmarks Statistik, Konjunkturbarometer for bygge og anlæg Både el- og vvs-virksomheder oplever faldende priser i hele perioden, på trods af høj byggeaktivitet

Og branchens indtjening er da også helt upåvirket af den høje efterspørgsel…

Når priserne er presset, kan indtjeningen øges på to måder… …I kan skære i omkostningerne, men det er svært, når der er travlt… …eller I kan øge produktiviteten…

pit ra al ft se l de Ka Le be jd sk Materialer Ar Bygn inger Bi le r Produktivitet handler om at skabe merværdi… j r æ V ø kt Ps Merværdi Det, der kommer ud af pølsemaskinen, skal være mere værd end det, I stopper ind…

Jo mere værdi I kan skabe med virksomhedens ressourcer, desto flere penge tjener I …

…og der er mange måder at øge produktiviteten på… • Brug den rigtige type arbejdskraft til opgaven • Indgå lokalaftaler, der giver større fleksibilitet i arbejdstilrettelæggelsen • Brug af produktivitetsfremmende lønsystemer (bonus) • Fjerne tidsrøvere, spild og spildtid • Øge den fakturérbare tid • Effektivisere arbejdsprocesser, samt brug af værktøj, materialer og komponenter, som gør håndtering og montagearbejde lettere, f. eks. præfabrikerede installationsløsninger

Brug den rigtige type arbejdskraft til opgaven… • Er alle jeres medarbejdere lige dygtige? • Kan I sende alle jeres medarbejdere ud på alle opgaver? • Skal det altid være en faguddannet elektriker eller vvs’er, der udfører hele opgaven?

Brug den rigtige type arbejdskraft til opgaven… • Så vidt muligt skal medarbejderen ”matche” opgaven – jo mere kompleks opgave, jo dygtigere medarbejder • Hvis I aflønner efter kvalifikationer, kan I også fakturere efter kompleksitet i opgaver (højere pris for større fagligt indhold) • Ved lidt større opgaver kan det give god mening at lade én medarbejder udføre ”basisarbejdet”- f. eks. en dygtig ufaglært, mens en anden står for det specialiserede/komplekse

Indgå lokalaftaler, der giver større fleksibilitet… Hvorfor lokalaftaler? • Lokalaftaler udfylder overenskomsten, og giver mulighed for at ”få noget for noget” • Lokalaftaler indgås med tillidsrepræsentanten (hvor en sådan er valgt) eller med samtlige ansatte (når nye kommer til, skal de medunderskrive på lokalaftalen) • Fastlæggelse af arbejdstid, sygemeldingsregler, arbejdstøj, regler for GPSovervågning hører ikke hjemme i en lokalaftale

Indgå lokalaftaler, der giver større fleksibilitet… Hvad skal så med i en lokalaftale? • Betaling for rejse- og udearbejde – for servicemedarbejdere, som har servicevogn, bør det være muligt at reducere betaling for kørsel udenfor normal arbejdstid (for VVS forudsætter det, at lokalaftalen indgås med en tillidsrepræsentant) • Regler for varierende/fleksibel arbejdstid • Rådighedsvagt (f. eks. regler for overholdelse af hviletid) (for VVS forudsætter det, at lokalaftalen indgås med en tillidsrepræsentant, hvis mere end 1 medarbejder indgår i vagtordningen)

Brug af produktivitetsfremmende lønsystemer… • Akkord (EBA) • Mulighed for anden form for akkord/slumpakkord • Hvis kalkulationen er struktureret korrekt, kan EBA fungere som tidsstyringssystem • Bonussystem • Fastlæggelse af relevante bonusparametre – besparelse i tid, ressourcer (f. eks. indlejet materiel, underentreprenører m. v. ), lav fejlprocent • Kvalifikationslønssystem • Fastlæggelse af maks. 3 -4 parametre – uddannelse, orden i KLS/ dokumentation, fleksibilitet, mødestabilitet, faktureringsgrad, m. v.

Fjern spild og spildtid Forestil dig, at det i din virksomhed er muligt at fjerne bare én enkelt spildtime om ugen, og bruge den på kundeopgaver, så… • Stiger virksomhedens omsætning med ca. 27. 000 kr. pr. år, og • Overskuddet vokser med 1. 600 -4. 900 kr. pr. år …og tænk, hvis det var muligt at øge produktiviteten med mere end bare én enkelt time pr. uge… Forudsætninger: 1 time pr. uge*kundetimepris (450 kr. )*43 arbejdsuger = 19. 350 + materialesalg (40%) = kr. 7. 740. I alt ca. 27000. kr. Ved en overskudsgrad på i gennemsnit 6 -7% genererer det et overskud på ca. kr. 1400, - Ved en overskudsgrad på 18%, som er gennemsnit for de 25% af installationsvirksomhederne med den højeste overskudsgrad, genererer det et overskud på ca. kr. 4600, -

TEKNIQ Produktivitetsmåler • Salgsproduktivitet (”hit rate” på tilbudsarbejdet) • Værditilvækst (dækningsgrad på kundeopgaver/projekter) • Arbejdsproduktivitet (fakturérbar tid) • Administrationsgrad (ikke-fakturérbar tid) • Om-igen-arbejde (fejlretning på afsluttede kundeopgaver/projekter) • Spildkørsel (unødvendige grossistbesøg)

Indtast 17 lettilgængelige tal

Og mål jeres produktivitet måned for måned… Målingen viser produktivitetsniveauet i din virksomhed – det giver ikke mening at sammenligne med andre virksomheder eller branchen. Brug jeres egen produktivitet som udgangspunkt, og arbejd på at øge den

Tips & tricks til at øge produktiviteten Hit-rate på tilbud • Prioritér opgaver for kendte, lønsomme kunder • Gå i dialog. Vælg ”tilbudsjægerne” fra (eller overbevis dem om, at jeres løsning er bedre!) • Tag evt. betaling for tilbud (som kan refunderes, hvis du får opgaven) Dækningsgrad på kundeopgaver • Byd ikke på opgaver, hvor du på forhånd kan se, at du ikke tjener penge. Sats ikke på at redde indtjeningen gennem forventet merarbejde! • Lav en omhyggelig kalkulation og efterkalkulation – følg løbende op på, at kalkulationen holder • Sørg for at svendene registrerer alle timer og materialer på opgaven. Op mod 1015% af time- og materialeforbruget bliver aldrig bliver faktureret! • Find kundens ”smertetærskel” og prissæt opgaven efter værdi fremfor timepris

Tips & tricks til at øge produktiviteten Faktureringsgrad • Elektronisk timeregistrering • Følg løbende op på faktureringsprocenten (fakturérbare timer i % af alle arbejdstimer) for virksomheden totalt og pr. medarbejder • Tilpas kapaciteten til opgaveomfanget Administrationsgrad • Slå ”plejer” ihjel - og fjern unødvendige eller ikke-forretningskritiske administrationsopgaver • Er der processer eller opgaver, der kan effektiviseres eller automatiseres ved hjælp af IT? • Er det bedre og billigere at outsource opgaver som telefonbetjening, fakturering, debitoropfølgning, markedsføring, IT-administration, rekruttering, mv, ?

Tips & tricks til at øge produktiviteten Om-igen-arbejde • Ingen forlader kunden før arbejdet er kontrolleret • (Gen-)implementering af KLS/KS • Ledelsesmæssig opfølgning og konsekvens. 0 -fakturaer accepteres ikke. Den medarbejder, der har udført opgaven, tager samtalen, når kunden klager Spildkørsel • Alle materialer, som ikke er på lager, bestilles forlods over nettet • Brug fleksible leveringskoncepter (Fastbox, mv. ) • Alle fysiske grossistindkøb godkendes af mester - inden de foretages!